Khái niệm, vai trò và phân loại cán bộ quản lý

- Những căn cứ để xác định mục tiêu hoạt động của trường là: Đường lối, chính sách Đảng và Nhà nước đối với giáo dụcvà TDTT; k ế hoạch phát triển kinh tế

1.Khái niệm, vai trò và phân loại cán bộ quản lý

1.1. Khái niệm:

Người quản lý làm việc trong một tổ chức, nhưng không phải bất cứ thành viên nào trong tổ chức cũng là nhà quản lý. Nói chung trong tổ chức có hai loại người: những nhà quản lý và những người thừa hành (thực hiện). Người thừa hành là những người trực tiếp làm một công việc hay một nhiệm vụ và không có trách nhiệm trông coi công việc của người khác. Ví dụ: nhân viên văn thư, nhân viên kế toán, thủ thư… Trái lại, nhà quản lý là những người có quyền và có trách nhiệm điều khiển công việc của người khác, họ được bố trí vào những vị trí có tầm quan trọng khác nhau trong tổ chức, ví dụ: giám đốc, trưởng phòng, trưởng khoa…;

Quản lý đồng thời còn là một nghề (nghề giám đốc, nghề quản trị - The profession of management). Ai cũng có thể đi học nghề để tham gia hoạt động quản lý hay các hoạt động kinh doanh (ngành quản trị hay quản lý). Tuy nhiên, thành công hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kiến thức - kinh nghiệm - ý chí học hỏi - tinh thần sáng tạo. Muốn trở thành một người quản lý giỏi, người quản lý đó trước hết phải được đào tạo về nghề nghiệp một cách chu đáo để suy nghĩ có hệ thống trước những tình huống phát sinh trong tổ chức, trong quản lý; có khả năng phân tích, đánh giá và nhận diện vấn đề, có nhạy cảm và thích nghi mọi hoàn cảnh, nhận thức một cách chuẩn xác và đầy đủ các quy luật khách quan xuất hiện trong quá trình quản lý. đồng thời có phương pháp, nghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ đúng đòi hỏi của các quy luật đó. Vậy, người quản lý là gì?

Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về người quản lý:

- Người quản lý là người làm việc trong một tổ chức, là nhân vật có trách nhiệm phân bổ các nguồn lực, chỉ dẫn sự vận hành của một bộ phận hay toàn bộ tổ chức để tổ chức hoạt động có hiệu quả và đạt đến mục đích.

- Người quản lý là người có quyền và có chức mà những người phụ thuộc phải phục tùng, là người đứng đầu cơ quan quản lý, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của toàn đơn vị.

- Người quản lý là những người thực hiện các chức năng quản lý nhằm đảm bảo cho tổ chức đạt được những mục đích của tổ chức với kết quả và hiệu quả cao.

Một người quản lý được xác định bởi ba yếu tố cơ bản: + Có vị thế trong tổ chức với những quyền hạn nhất định;

+ Có chức năng thể hiện những công việc cần thực hiện trong toàn bộ hoạt động của tổ chức;

+ Có nghiệp vụ để thực hiện những đòi hỏi nhất định của công việc.

1.2. Vai trò người quản lý:

Người quản lý (cán bộ quản lý) là một trong những nhân tố quyết định mọi thành công trong hoạt động của một tổ chức và của chiến lược phát triển của tổ chức đó. Cán bộ quản lý có 2 nhiệm vụ quan trọng sau:

- Phải xây dựng tập thể những người dưới quyền thành một hệ thống đoàn kết, năng động với chất lượng cao, thích nghi tốt với môi trường.

- Điều khiển tập thể dưới quyền hoàn thành các mục đích và mục tiêu đặt ra một cách vững chắc, ổn định và lâu dài.

Thông thường để quản lý thành công, người quản lý phải chỉ ra một cách rõ ràng bằng văn bản cho các cấp dưới của mình (cán bộ chuyên môn và nhân viên phục vụ) về vai trò, vị trí, nhiệm vụ của mỗi bộ phận và mỗi cá nhân cùng các tiêu chuẩn, định mức cụ thể để có biện pháp kiểm tra, theo dõi, thưởng phạt phân minh và kịp thời.

Vai trò là toàn bộ những cách ứng xử được thiết lập sao cho phù hợp với chức vụ, hoặc bộ phận, cơ quan riêng biệt. Nói cách khác, vai trò quản lý là tập hợp có tổ chức các hành vi của người quản lý.

Có nhiều cách nhìn nhận khác nhau về vai trò của người quản lý, nhưng nhiều tác giả đều thống nhất quan điểm cho rằng người quản lý là nhân tố cơ bản quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức, trong hoạt động hàng ngày các nhà quản lý thường xuyên thực hiện ba vai trò sau:

a) Vai trò liên nhân cách: còn gọi vai trò liên kết con người của người quản lý, bao hàm những công việc liên quan trực tiếp với con người và các tổ chức khác, thể hiện:

- Vai trò đại diện cho tổ chức trong các mối quan hệ với các tổ chức khác, các đối tác (quan hệ bên ngoài).

- Vai trò thủ lĩnh - lãnh đạo: là vai trò của người quản lý khi họ thực hiện các chức năng quản lý để chỉ đạo, hướng dẫn và phối hợp hoạt động của những người dưới quyền nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.

- Vai trò liên hệ: liên kết các mối quan hệ giữa những người bên trong và bên ngoài tổ chức.

b) Vai trò thông tin: là sự trao đổi thông tin với những người khác. Người quản lý phải hình thành một mạng lưới các mối quan hệ và họ trở thành "tế bào thần kinh trung ương" của tổ chức. Vai trò thông tin thể hiện trong quá trình thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin, cụ thể:

- Người quản lý phải tìm kiếm, thu thập và xử lý thông tin;

- Người quản lý phải chia sẻ thông tin với cấp dưới và các thành viên khác của tổ chức. Yêu cầu của vai trò này là người quản lý biết được những thông tin nào cần chia sẻ, chia sẻ như thế nào, vào lúc nào và cho những ai cần thiết.

- Người quản lý có trách nhiệm gửi thông tin về thực trạng tình hình của tổ chức cho nhiều người, nhất là những người ngoài tổ chức.

c) Vai trò quyết định: Các quyết định quản lý là kết quả cơ bản và quan trọng nhất của lao động quản lý. Vai trò quyết định là vai trò quan trọng nhất và người quản lý là hạt nhân của hệ thống ra quyết định trong một tổ chức. Vai trò này thể hiện ở chỗ:

- Vai trò sáng nghiệp và quyết định sự phát triển của tổ chức; - Vai trò điều hành, chỉ đạo thực hiện quyết định;

- Vai trò dàn xếp, phân phối các nguồn lực;

- Vai trò thương thuyết, đàm phán với các đối tác v.v...

Khi bàn đến vai trò quản lý cần lưu ý rằng mọi công việc của người quản lý luôn luôn là một sự kết hợp nào đó của các vai trò trên. Các vai trò này liên hệ chặt chẽ với nhau, tầm quan trọng tương đối của mỗi vai trò sẽ thay đổi theo cấp quản lý và chức năng quản lý.

Henry Mintzberg nghiên cứu các hoạt động của các nhà quản lý và cho rằng mọi nhà quản lý đểu phải thực hiện 10 vai trò khác nhau và được phân thành 3 nhóm theo bảng 1. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Bảng 1. Mười vai trò quản trị của Mintzberg

Vai trò Nội dung

Quan hệ con người

1. Đại diện Tham gia vào các sự kiện khác nhau: giới thiệu, phát biểu, tượng trưng cho tổ chức

2. Lãnh đạo Xây dựng mối quan hệ với cấp dưới, động viên, thúc đẩy nhân viên

3. Liên hệ Duy trì mối quan hệ mạng lưới làm việc nội bộ với bên ngoài và giúp cung cấp thông tin

Thông tin

4. Thu thập thông tin

Thu thập thông tin bên trong và bên ngoài về những vấn đề có thể ảnh hưởng đến tổ chức

5. Truyền đạt Truyền đạt những thông tin bên trong và bên ngoài cho nội bộ 6. Phát ngôn Truyền đạt những thông tin của tổ chức cho bên ngoài

Quyết định

7. Người dẫn đường

Hành động như người khởi xướng, thiết kế, khuyến khích cải tiến và đổi mới

8. Giải quyết những xáo trộn

Có những hành động đúng và kịp thời khi tổ chức đối mặt với những vấn đề quan trọng, những khó khăn bất ngờ

9. Phân phối Chịu trách nhiệm phân phối các nguồn thời gian, ngân quỹ, phương tiện, nhân sự

10. Đàm phán Đại diện cho tổ chức thương lượng, đàm phán

1.3. Phân loại người quản lý

Người quản lý được phân loại theo các tiêu chí khác nhau:

1.3.1. Theo cấp quản lý:

a) Người quản lý cấp cao: Là những người chịu trách nhiệm định hướng chỉ đạo và vận hành toàn diện của cả một tổ chức. Nhiệm vụ của họ là xác định mục tiêu, chính sách, chiến lược cho toàn bộ tổ chức, đại diện cho tổ chức trong các hoạt động có tính cộng đồng.

b) Người quản lý cấp trung gian: Là những người chịu trách nhiệm quản lý những bộ phận và phân hệ của tổ chức. Nhiệm vụ của họ là tiếp thu những chủ trương, chiến lược, chính sách có tầm rộng lớn và toàn diện từ người quản lý cấp cao từ đó xây dựng thành những mục tiêu, kế hoạch chuyên biệt hơn, riêng lẽ hơn, cụ thể hơn và chuyển tải chúng cho người quản lý cấp thấp.

c) Người quản lý cấp thấp (cấp cơ sở): Là những người quản lý trực tiếp người lao động, tức là họ chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả sản xuất. Họ có nhiệm vụ giám sát, uốn nắn tại chỗ hoạt động của những người lao động. Họ có vai trò như một mối dây liên hệ giữa kết quả hoạt động của bộ phận do họ phụ trách với bộ phận khác trong tổ chức. Họ là người chỉ huy "nơi đầu sóng ngọn gió".

Trong chương trình môn học này, chúng ta phân biệt hai loại người quản lý là cán bộ quản lý và người lãnh đạo trong quản lý.

1.3.2. Theo cấp độ điều hành và lãnh đạo quản lý:

a) Cán bộ quản lý: là người lao động thực hiện những chức năng và nhiệm vụ nhất định trong lĩnh vực quản lý, là người làm việc trong các bộ máy quản lý.

b) Cán bộ lãnh đạo trong quản lý: là người đứng đầu trong mỗi tổ chức (chủ nhiệm, chủ tịch, giám đốc, tổng giám đốc…), là người xác định mục tiêu định hướng, tổ chức thực hiện mục tiêu và chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động của tổ chức do mình quản lý.

Điểm khác nhau giữa cán bộ quản lý (cấp điều hành) và người lãnh đạo (cấp cao) thể hiện qua bảng 2.

Cán bộ quản lý Người lãnh đạo

Yêu cầu những người khác phải hoàn thành nhiệm vụ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Truyền cảm hứng cho người khác theo các ý tưởng mới

Điều hành hoạt động của tổ chức theo điều lệ, nội quy, chính sách, chủ trương về quy trình, quy định

Hoạt động vượt khỏi các quy định, điều lệ, nội quy để tìm kiếm sự thay đổi phù hợp

Là một vị trí cụ thể được đặt ra để quản lý và điều hành

Là một vị trí xuất phát từ ý tưởng, sáng kiến đòi hỏi phải có tình cảm, sẵn sàng phục vụ cho mọi người

Làm các việc cho đúng Làm cho đúng công việc Là người sáng tạo lần thứ hai Là người sáng tạo lần thứ nhất Quan tâm đến năng suất, hiệu quả Quan tâm đến hiệu lực

Quản trị và duy trì các hoạt động Sáng tạo các ý tưởng mới và phát triển Tập trung chỉ đạo hệ thống và tổ chức

thực hiện

Tập trung vào con người và nhân viên cụ thể

Tin cậy vào sự kiểm tra, kiểm soát Tin cậy vào sự tín nhiệm, giao phó, niềm tin, hy vọng

Tổ chức các cán bộ và nhân viên Chỉ ra hướng đi cho mọi người Tập trung cho các hoạt động mang tính

chiến thuật, tổ chức và hệ thống

Tập trung cho các hoạt động mang tính triết lý, giá trị cơ bản và mục tiêu

trước mắt

Phải thường xuyên hỏi và tự trả lời câu hỏi When và How

Phải thường xuyên hỏi và tự trả lời câu hỏi What và Why?

Chấp nhận và tuân theo các điều luật, điều lệ cơ chế

Tìm cách thay đổi điều luật, điều lệ cơ chế chính sách

Tập trung cho các vấn đề của hiện tại, để mắt vào các giới hạn

Tập trung cho các vấn đề của tương lai, hướng cái nhìn của mình vào không giới hạn

Lập kế hoạch chi tiết và tiến độ thực hiện

Phát triển tầm nhìn và xây dựng chiến lược

Dự báo kết quả và ra quyết định Phát triển tầm nhìn và xây dựng chiến lược

Tránh rủi ro và mạo hiểm Chấp nhận rủi ro và mạo hiểm Động viên con người tuân thủ các quy

định và tiêu chuẩn

Khuyến khích con người thay đổi và sáng tạo

Sử dụng quyền lực và quan hệ cấp trên, cấp dưới

Sử dụng sự thuyết phục, quan hệ và ảnh hưởng giữa con người với con người

1.3.3. Theo phạm vi quản lý:

a) Người quản lý tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm về toàn bộ tổ chức hay những bộ phận trọng yếu nhất của tổ chức đó. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

b) Người quản lý theo chức năng: Là những người có trách nhiệm giám sát

theo dõi, đôn đốc hoạt động của những người dưới quyền theo một chuyên môn hoặc kỹ năng chuyên biệt, hoạt động trong một phạm vi hẹp.

c) Người quản lý dự án: Người có trách nhiệm điều phối, lôi cuốn các cá nhân, các bộ phận khác nhau trong tổ chức cùng thực hiện một dự án đặc biệt nào đó. Vì vậy người quản lý dự án phải có kỹ năng liên nhân cách để bảo đảm công việc được tiến hành trôi chảy.