- Những căn cứ để xác định mục tiêu hoạt động của trường là: Đường lối, chính sách Đảng và Nhà nước đối với giáo dụcvà TDTT; k ế hoạch phát triển kinh tế
2. Tổ chức khoa học lao động quản lý.
2.1. Yêu cầu.
Tổ chức lao động quản lý một cách khoa học là quá trình bố trí, sắp xếp, điều phối lao động quản lý dựa trên cơ sở các thành tựu khoa học và kinh nghiệm nhằm đảm bảo cho các quá trình lao động này đạt hiệu quả cao. Để thực hiện tốt hoạt động này, tổ chức khoa học lao động quản lý phải tuân thủ các yêu cầu sau:
2.1.1. Xuất phát từ mục tiêu của tổ chức và phù hợp với đối tượng quản lý:
Mục tiêu là tiếng nói chung của tổ chức. Mỗi hoạt động cá nhân, bộ phận là một phần quy định của tiếng nói chung đó. Phối hợp toàn bộ các hoạt động cá nhân, bộ phận phải thống nhất, ăn khớp với nhau theo sự kế tiếp, hay đồng thời diễn ra trong cùng một không gian và thời gian do yêu cầu của của mục tiêu chung đòi hỏi. Vì vậy, yêu cầu đầu tiên của tổ chức khoa học lao động quản lý là phải đảm bảo tính khách quan, tính hướng đích trong việc tổ chức lựa chọn các phương án bố trí, sử dụng lao động quản lý.
Mục tiêu của mỗi tổ chức khác nhau phải có cơ cấu lao động quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý khác nhau. Vì thế, khi thiết kế bộ máy quản lý và bố trí lao động phải dựa vào các phương án cụ thể theo mục tiêu. Cơ cấu mẫu chỉ có ý nghĩa hướng dẫn. Tương tự như vậy, mỗi đối tượng quản lý yêu cầu một cơ chế đặc thù, muốn quản lý có hiệu quả phải tổ chức một cơ cấu lao động quản lý với bộ máy của nó đáp ứng yêu cầu mà đối tượng quản lý đặt ra.
2.1.2. Phải dựa vào đặc điểm tâm sinh lý, truyền thống của cá nhân người quản lý cũng như điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có.
Lao động quản lý là hoạt động của con người với tất cả sắc thái tình cảm, tinh thần cũng như điều kiện sinh lý và vật chất của nó. Vì vậy, khi tổ chức lao động quản lý, phải tính đến các giới hạn (ngưỡng) của con người về những vấn đề trên, đặt trong điều kiện và hoàn cảnh cụ thể. Năng suất lao động cũng như chất lượng của nó phụ thuộc rất lớn vào yêu cầu này.
2.1.3. Phải chú ý đến xu hướng quốc tế hóa:
Quốc tế hóa đang là xu hướng phát triển ngày càng mạnh mẽ và sâu rộng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội loại người. Như vậy, mọi hoạt động đều đang có xu hướng tiến tới tiêu chuẩn hóa quốc tế, "đẳng cấp" quốc tế, tập quán quốc tế trên từng lĩnh vực cụ thể. Lao động và quá trình lao động quản lý cũng không nằm ngoài xu thế phát triển đó. Tổ chức khoa học lao động quản lý phải đảm bảo xây dựng được cơ cấu đội ngũ lao động quản lý thích hợp và làm chủ hoạt động trong môi trường quốc tế hóa hiện nay.
2.2. Nội dung tổ chức khoa học lao động. 2.2.1. Phân chia công việc, bố trí lao động:
- Phân chia công việc là sự phân công lao động quản lý thành các bộ phận chuyên môn hóa sâu theo các chức năng quản lý nhằm nâng cao năng lực, trình độ làm chủ công việc, nâng cao năng suất, chất lượng công việc quản lý. Quá trình phân chia công việc phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Phân chia công việc không bỏ sót, trùng lặp chức năng nhiệm vụ quản lý. + Phân chi công việc phải xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm cho từng loại công việc. Quyền hạn tạo khả năng để người lao động hoàn thành công việc của mình, đó là quyền hạn trong giới hạn quy định mà thiếu nó người lao động quản lý không thể thực thi công việc. Tuy nhiên, quyền hạn phải gắn liền với trách nhiệm. Quyền hạn là để người lao động quản lý thực hiện trách nhiệm đối với công việc của mình, đó là những yêu cầu bắt buộc phải thực hiện khi người lao động tiến hành công việc. Quyền hạn và trách nhiệm là hai mặt liên hệ chặt chẽ với nhau ở vị trí của mỗi công việc. Trong quản lý, quyền hạn được phân cấp từ trên xuống, còn trách nhiệm được tích lũy từ dưới lên.
+ Phân chia công việc, bố trí lao động quản lý phải trên cơ sở thực hiện mục tiêu không phải với bất kỳ giá nào mà phải đảm bảo tính kinh tế và hiệu quả, nghĩa là với chi phí ít nhất mà kết quả cao nhất.
- Nội dung phân chia công việc có thể được tổng hợp theo ba nhóm phương pháp sau:
+ Thực hiện phân chia công việc theo phương pháp phân cấp quản lý. Với cách thức này, sự phân chia công việc gắn với cương vị quản lý theo thứ bậc trong hệ thống tổ chức từ trên xuống. Cấp trên phụ trách cấp dưới, cấp dưới phục tùng cấp trên.
+ Thực hiện phân chia công việc theo phương pháp ủy quyền quản lý. Với cách thức này, nội dung lao động của người lãnh đạo cấp trên được giao cho người lao động quản lý nào đó, với một phần quyết định, trách nhiệm và thời gian nhất định.
+ Thực hiện phân chia công việc theo phương pháp tư vấn, tham mưu. Với cách thức này, công việc phục vụ cho việc ra quyết định quản lý (xử lý thông tin, đề ra phương án…) sẽ phân chia cho một hoặc một số bộ phận chuyên trách không trực tiếp làm chức năng quản lý đảm nhận.
Trong thực tiễn, thông thường người ta kết hợp áp dụng cả ba phương pháp trên cho từng khâu, từng cấp quản lý, bởi vì mỗi cách đều có ưu điểm và nhược điểm nhất định.
2.2.2. Điều hòa phối hợp các hoạt động quản lý:
Điều hòa phối hợp các hoạt động quản lý là sự hợp tác chặt chẽ các hoạt động cá nhân, bộ phân trong tổ chức. Đó là sự liên kết các công việc, chức năng quản lý của từng nhóm, những nhân viên lao động một cách đồng bộ, ăn khớp để đảm bảo thực hiện có hiệu quả mục tiêu chung. Nói cách khác, Điều hòa phối hợp các hoạt động quản lý là xác định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cho từng cá nhân, bộ phận ở từng khâu, từng cấp quản lý trong bộ máy; cùng với các quy định về quan hệ của chúng với nhau một cách chặt chẽ.
Mục đích của điều hòa phối hợp các hoạt động quản lý là nhằm thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý, đảm bảo cho quá trình ra quyết định và thực hiện quyết định quản lý một cách chính xác, có hiệu quả. Mặt khác, điều phối hoạt động quản lý chính là nhằm xác định các xu hướng đi chệch mục tiêu của các bộ phận, các phân hệ và các cá nhân trong hệ thống quản lý.
Các phương thức phối hợp lao động quản lý cơ bản:
- Phối hợp thông qua vai trò quản lý tổng hợp lãnh đạo chung của cấp trưởng các đầu mối quản lý.
Ưu điểm: Đảm bảo hiệu lực thực thi cao.
Nhược điểm: Thời gian thực thi chậm, đường truyền dẫn thông tin qua nhiều cấp trung gian dễ bị sai lạc từ động cơ riêng của các khâu quản lý.
- Phối hợp theo phương thức hiệp thương thỏa thuận. Là các dạng hội nghị, lấy ý kiến đóng góp và hiệp thương, hòa giải các bên để có sự thống nhất cao trong phân chia công việc, không bị chồng chéo, trùng lặp. Đây là phương thức mang tính dân chủ cao, được nhiều người ủng hộ.
Ưu điểm: Đạt được kết quả tạm thời trong giải quyết hài hòa các lợi ích của các khâu quản lý, tạo ra động lực chung cho thực hiện mục tiêu.
Nhược điểm: Tốn kém thời gian dàn xếp và nhiều khi kết quả không bền vững.
- Phối hợp công việc theo phương thức quản lý chương trình mục tiêu. Theo phương thức này, sự phối hợp công việc căn cứ vào chương trình mục tiêu đã xây dựng.
Nhược điểm: Chỉ có thể giới hạn cho các mục tiêu độc lập, có thể xác định rõ phương án thực hiện, nếu chương trình có nhiều mục tiêu khác nhau trong cùng một thời gian thì khó tổ chức phối hợp công việc.
2.2.3. Xây dựng phương pháp làm việc khoa học cho người lao động quản lý:
Đó là quá trình xây dựng kế hoạch thời gian lao động hợp lý và nghiêm chỉnh thực hiện nó, đảm bảo cho quá trình lao động của người cán bộ quản lý có hiệu quả nhất. Bởi vì sắp xếp thời gian làm việc một cách hợp lý theo kế hoạch thì mới tính định hay không cố định, trọng tâm hay không trọng tâm. Từ đó người cán bộ quản lý mới dành được thời gian thích đáng cho những công việc trọng tâm và kiểm tra công việc của người khác.
2.2.4. Bố trí nơi làm việc một cách khoa học:
Nơi làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và chất lượng lao động của người quản lý, bởi vì nó thường xuyên tác động đến các giác quan, đến các thao tác kỹ thuật của họ. Vì vậy, nơi làm việc phải được bài trí, tổ chức phù hợp với tính chất công việc và tính cách từng người quản lý, phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
- Trang bị đủ phương tiện lao động như bàn ghế, tủ, tài liệu, điện thoại…phù hợp với quá trình lao động và cá nhân người lao động quản lý, giúp mang lại sự thuận tiện cho thực hiện các thao tác.
- Bố trí phòng làm việc phù hợp với công việc, giao tiếp không ảnh hưởng đến người khác, đủ ánh sáng, có nhiệt độ thích hợp, màu sắc hài hòa gây hứng thú cho làm việc.
- Áp dụng kỹ thuật hiện đại để giảm nhẹ sức lao động và nâng cao năng suất lao động.
2.2.5. Tạo môi trường thuận lợi cho người lao động quản lý:
Môi trường lao động quản lý bao gồm trường vật chất và môi trường tinh thần.
Môi trường vật chất là các điều kiện làm việc có hiệu quả như các công cụ làm việc, cảnh quan, vệ sinh lao động, chế độ đãi ngộ… Đặc biệt trong đó chế độ lương và khả năng thăng tiến là một động lực lớn của quá trình lao động quản lý.
Môi trường tinh thần làm việc bao gồm các yếu tố chính thức và không chính thức, trong đó cần chú ý các yếu tố không chính thức như uy tín của người lãnh đạo, mức độ đảm bảo dân chủ trong cơ quan, các chuẩn mực đạo đức được thiết lập… Môi trường tinh thần tác động rất lớn đến tâm lý người lao động quản lý, nó có vai trò kích thích hay cản trở các hoạt động quản lý.
2.2.6. Đào tạo lao động quản lý:
Quản lý là một nghề, đòi hỏi phải được đào tạo chu đáo. Lao động quản lý thuộc nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau, mỗi lĩnh vực là một ngành chuyên môn hóa sâu cần phải có tri thức được đào tạo. Hai hình thức đào tạo cổ điển là đào tạo qua thực tiễn và qua trường lớp, với những ưu nhược điểm khác nhau, cần phải được kết hợp, đó là:
Đào tạo qua trường lớp sẽ chủ động được nội dung, thời gian và số lượng lao động theo yêu cầu. Hình thức này có hạn chế là người học sau khi ra trường chưa thể đảm đương được công việc có hiệu quả ngay, thường thiếu kinh nghiệm và kỹ năng thực hành, cần phải có thời gian thử việc để lựa chọn những người thích hợp. Ngược lại đào tạo thông qua hình thức hoạt động thực tiễn có kèm cặp, thường thiếu kiến thức lý luận và mất nhiều thời gian nhưng lại đào luyện được nhiều người quản lý dày dạn kinh nghiệm và vững vàng trong công việc.
Trên thực tế, hai hình thức đào tạo trên thường song song tồn tại và bổ sung cho nhau. Lao động được đào tạo qua trường lớp sẽ được tiếp tục đào tạo, rèn luyện trong thực tiễn; ngược lại, lao động đã được rèn luyện trong thực tiễn sẽ được bồi dưỡng thêm lý luận để hoàn thiện.
Ngày nay, người ta thường dùng các hình thức đào tạo linh hoạt hơn, phù hợp với yêu cầu của sự phát triển lao động quản lý ngày càng cao, đó là đào tạo lại và thường xuyên bổ túc kiến thức. Hình thức này thức này thích hợp với đội ngũ cán bộ lao động quản lý đương chức, vừa tiện lợi, vừa giảm được chi phí đào tạo. Hình thức này được các nước trên thế giới rất ưa chuộng. Tuy nhiên, nó đòi hỏi tổ chức phải linh hoạt, mềm dẻo, chương trình đa dạng với hệ thống giáo viên chuyên sâu, giàu kinh nghiệm.
Tổ chức khoa học lao động quản lý là một vấn đề vừa mang tính khoa học, vừa là một nghệ thuật dùng người. Tổ chức tốt lao động quản lý là một trong những yếu tố làm nên thành công cho một tổ chức nói chung, cho hoạt động quản lý nói riêng.
CHƯƠNG 7. CÁN BỘ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ