6. Bố cục khóa luận
2.2.1.1. Cơ sở vật chất
a) Phòng hội nghị hội thảo
Với hoạt động kinh doanh loại hình du lịch MICE, Pearl River có một hệ thống cơ sở vật chất khá hiện đại. Tại Hải Phòng những năm trở lại đây, hoạt động du lịch MICE cũng đã có những sự phát triển đáng kể. Tuy nhiên, để đáp ứng được yêu cầu của loại hình du lịch này, Hải Phòng chưa có nhiều các doanh nghiệp có thể đáp ứng được. Ngoài một số khách sạn có vị trí trong thành phố hiện nay như Harbour View, Nam Cường Hotel, Sea Star Hotel thì Hải Phòng chưa có nhiều địa điểm lý tưởng để tổ chức hoạt động kinh doanh loại hình du lịch này. Nắm bắt được tâm lý thị trường, ngay từ khi xây dựng, Pearl River đã chú trọng đầu tư vào hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho loại hình kinh doanh du lịch MICE.
đoàn
. Đi kèm với hệ thống phòng nghỉ sang trọng, Pearl River có một hệ thống các phòng kinh doanh hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp. Về hệ thống cơ sở vật chất, khách sạn có phòng Ballrooms có sức chứa tới 500 khách với hệ thống thông 3 phòng gồm Diamond, Ruby và Sapphire. Tất cả các phòng đều được trang bị các thiết
bị cao cấp, sang trọng, hiện đại, là địa điểm thích hợp để tổ chức các buổi lễ kỷ niệm, tiệc cưới, giới thiệu sản phẩm, các cuộc họp, triển lãm.
Bảng 2.2. Hệ thống phòng hội nghị, hội thảo của khách sạn
Tên Kích Diện Hội Tiệc Tiệc Phòng Chữ Bảng
thƣớc tích trƣờng cocktail lớn họp U phòng (chỗ) (m) (m2) (chỗ) (chỗ) (chỗ) (chỗ) (chỗ) Diamond 10,5 x 20 210 250 225 170 125 65 55 Ruby 7 x 15 105 135 120 90 65 35 30 Sapphire 5 x 15 75 90 80 60 45 25 30
(Nguồn: Phòng kinh doanh – Khách sạn Pearl River) Nhìn vào bảng thống kê chi tiết các phòng tại khách sạn Pearl River chúng ta nhận thấy khách sạn đã có sự phân chia và bố trí phòng theo diện tích và kích thước. Hơn thế nữa, khách sạn có thể phục vụ được nhiều đoàn khách khác nhau ( tối thiểu 3 cuộc họp cùng một lúc). Điều này làm tăng tính cạnh tranh và thu hút được nhiều hơn các khách hàng đến với Pearl River so với các khách sạn khác trong thành phố.
b) Trang thiết bị phục vụ hội nghị, hội thảo
Với hệ thống phòng đa dạng, Pearl River có đủ khả năng để đáp ứng những yêu cầu khác nhau của khách hàng trong việc lựa chọn và bố trí phòng hợp lý cho những mục đích khác nhau. Trong hoạt động kinh doanh loại hình du lịch MICE, khách sạn đã chú trọng đến việc đầu tư trang thiết bị, hệ thống âm thanh, áng sáng phục vụ cho các buổi họp, tọa đàm. Tất cả các phòng phục vụ hội nghị, hội thảo đều được trang bị hệ thống ánh sáng và âm thanh hiện đại, máy chiếu đa năng, máy vi tính, flipchart và các trang thiết bị tiện nghi khác. Ngoài các trang thiết bị kể trên, khách sạn còn có một hệ thống âm thanh, hệ thống loa và dây kết nối, hệ thống tránh lẫn tiếng khi sử dụng micro không dây, nhạc nền (control music). Bên cạnh đó, trong mỗi một hội nghị, hội thảo đều có sử dụng rất nhiều ánh sàn và các loại đèn khác nhau như: đèn chiếu vào một khoảng nhất định (sports light), đèn chiếu từ trên trần nhà xuống làm nền (profile light), đèn chiếu theo người hoặc vật di chuyển (follow light),
đèn chiếu vào một vật thể nhất định để làm nổi bật (flood light); hệ thống hình ảnh như: màn hình cố định treo trên tường (screen), màn chiếu có chân (tripod screen).
Ngoài ra còn phải kể đến các đồ dùng bên trong phòng, cũng quan trọng không kém đó là bàn ghế. Đây là công cụ đóng vai trò quan trọng trong phục vụ hội nghị, hội thảo. Chất lượng và kiểu dáng của bàn ghế tạo ra sự thoải mái thư giãn cho khách, nhất là đối với những cuộc họp, hội thảo kéo dài. Ngoài ra, nó còn tạo nên một khung cảnh trang trọng cho phòng họp. Qua khảo sát, nhìn chung khách sạn đã trang bị một số lượng lớn bàn ghế đồng bộ, hiện đại thuận tiện cho việc kê và sắp xếp theo các yêu cầu khác nhau của hội nghị. Hầu hết các loại ghế này đều được làm từ chất liệu nhẹ bọc đệm. Khi tổ chức hội nghị, hội thảo khách sạn sẽ trang trí thêm cho ghế áo ghế, nơ, bàn được trải khăn tạo nên sự sang trọng cho các buổi họp. Những vật dụng này thường xuyên được kiểm tra bảo dưỡng và mua mới thường xuyên nhằm đảm bảo thẩm mỹ và an toàn.
Việc đầu tư hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật không chỉ tạo ra không gian sang trọng, tạo chữ tín cho khách sạn mà còn thể hiện sự tôn trọng khách hàng. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, khách sạn không ngừng đổi mới các trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại nhất mang thương hiệu quốc tế, không ngừng cải thiện nâng cao chất lượng dịch vụ để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
Khi sử dụng phòng họp hay tổ chức hội nghị, hội thảo, khách hàng đều nhận được những quyền lợi đi kèm như: bục đứng và sân khấu được trang trí sang trọng, bảng trắng, flip chart, sổ ghi chép, bảng viết và bút có lôgô của khách sạn, nước lạnh.
Bảng 2.3. Bảng giá phòng hội nghị tại khách sạn Pearl River
Tên phòng Nửa ngày Một ngày
Diamond 349++ 499++
Ruby 199++ 299++
Sapphire 165++ 220++
(Nguồn: Phòng kinh doanh – Khách sạn Pearl River)
(Tất cả giá đều tính theo tỷ giá USD, bao gồm 10% thuế VAT và 5% thuế dịch vụ).
Trên cơ sở thực trạng nghiên cứu về điều kiện kinh doanh cơ sở vật chất của khách sạn Pearl River, có thể đưa ra nhận xét: nhìn chung khách sạn đã có
một hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng được tương đối cơ bản những yêu cầu của việc kinh doanh loại hình du lịch MICE. Tuy nhiên, trong thời gian tới, khách sạn cần phải đầu tư thêm vào cơ sở hạ tầng cũng như các trang thiết bị hỗ trợ khác để phục vụ kinh doanh MICE được tốt hơn.