6. Kết cấu đề tài
2.2.1. Thực trạng về cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ
tác bán buôn bán lẻ đơn phương chấm dứt hợp đồng hợp tác với Công ty, tuy đã có những chính sách để chăm sóc tốt hơn các khách hàng và đối tác nhưng tính trạng đó vẫn đang tiếp diễn làm sụt giảm về cả doanh thu và lợi nhuận của công ty. Nhiều mặt hàng hoa quả nhập khẩu dần mất vị thế trên thị trường, các mặt hàng thiết bị điện tử nhập về thường bị hỏng hóc hay bị lỗi, lượng tồn kho do các đơn hàng bị hủy hay gặp vấn đề không thể tiêu thụ cũng làm chi phí kho bãi tăng lên. Trong khi đó tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn chưa được cải thiện, doanh thu hàng năm đang có xu hướng giảm mạnh, chi phí kinh doanh và giá vốn hàng hóa luôn ở mức cao, dẫn đến tình trạng lợi nhuận liên tục âm trong cả 3 năm 2017,2018 và 2019.
2.2. Thực trạng về cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHHThương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân
2.2.1. Thực trạng về cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương Mại và DịchVụ Thịnh Vân Vụ Thịnh Vân
Tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân có cấu trúc tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng, trong đó mọi hoạt động đều diễn ra dưới sự chỉ đạo của Giám đốc sau giám đốc có một Phó giám đốc và hệ thống các phòng ban bao gồm: Phòng Kế hoạch, Phòng Kế toán, Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Kinh doanh và Phòng Dịch vụ kho bãi, cấu trúc tổ chức của công ty khá đơn giản. Trong đó có ông Đặng Quốc Thịnh đang là Giám đóc, là người đại diện theo pháp luật của công ty cũng là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty. Bà Nguyễn Thanh Vân giữ chức vụ Phó giám đốc.
Với các phòng ban chức năng, mỗi phòng phụ trách một mặt hoạt động của công ty, thực hiện các chức năng riêng biệt và chuyên ngành, có trách nhiệm hỗ trợ cho giám đốc.
Trong đó, phòng Kinh doanh là phòng ban có vai trò rất quan trọng trong công ty. Đây là nơi tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, tìm kiếm các khách hàng, đối tác mới, lập các chứng từ, tiếp nhận các chứng từ, chuyển cho từng phòng ban khác các công việc liên quan.
(Nguồn: Phòng Hành chính, nhân sự) 2.2.1.1. Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân
Giám đốc: Lãnh đạo điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, ban hành quy định và các quyết định cuối cùng. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung về mọi mặt trong kinh doanh và quản lý của công ty.
Phó giám đốc: Nhận chỉ đạo trực tiếp từ của giám đốc, cùng giám đốc hoạch định chiến lược phát triển công ty, điều hành bộ máy quản lý, xây dựng văn hóa công ty. Cùng với đó phó giám đốc trực tiếp hướng dẫn làm việc và đánh giá công việc của các bộ phận phòng ban.
Phòng Kinh doanh: Có nhiệm vụ chính là đem được sản phẩm tới tay khách hàng. Là bộ phận chịu trách nhiệm chung về tình hình kinh doanh của công ty. Xây dựng các kế hoạch kinh doanh dựa trên các hợp đồng đã ký, phát triển thị trường, xây dựng chính sách bán hàng, kiểm soát nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên kinh doanh dưới quyền đảm bảo doanh số đề ra.
Phòng Kế hoạch: Có nhiệm vụ lập kế hoạch theo tháng, quý, năm, quản lý, theo dõi thực hiện kế hoạch dự án, đảm bảo các chỉ tiêu phù hợp với thị trường. Chịu trách nhiệm nghiên cứu và phát triển sản phẩm, xây dựng và phát triển mối quan hệ với nhà cung ứng. Xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng. Tham gia chuẩn bị và quản lý ngân sách, theo dõi và kiểm soát chi tiêu...
Phó giám đốc Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Hành chính, nhân sự Phòng Kế hoạch Phòng Quản lý kho bãi Giám đốc 25
Phòng Kế toán: Giúp việc Giám Đốc lập kế hoạch khai thác và luân chuyển vốn, đáp ứng tốt các yêu cầu kinh doanh của đơn vị. Phòng trực tiếp thực thi nhiệm vụ hạch toán trong nội bộ công ty để đảm bảo cung cấp các số liệu kế toán trung thực, nhanh chóng, chính xác. Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo thu chi định kỳ nhằm giúp Giám đốc điều hành vốn hiệu quả theo quy định của pháp luật.
Phòng Hành chính, nhân sự: Chịu trách nhiệm về quản lý lực lượng cán bộ công nhân viên của công ty và vấn đề hành chính khác. Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực. Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua, khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng pháp luật và quy chế của Công ty.
Phòng Quản lí kho bãi: Có nhiệm vụ giao nhận hàng hóa. Sắp xếp hàng hóa trong kho đảm bảo kho hàng luôn gọn gàng, dễ dàng trong việc nhập xuất hàng hóa. Điều hành công tác vận chuyển, lắp đặt hàng hóa.
Đánh giá mô hình cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân đảm bảo nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức:
Với kết quả số liệu thu thập và qua quá trình nghiên cứu thực trạng tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân, nhận thấy: Bộ máy cơ cấu tổ chức tại công ty khá đơn giản nhưng về tổng thể những năm qua cũng phát huy được vai trò quản lý, tổ chức của mình. Tuy nhiên vẫn còn có những phòng ban chưa được bố trí chức danh nhiệm vụ chưa rõ ràng, hợp lý dẫn đến việc không phát huy được hết công dụng của phòng ban. Điều này được thể hiện rõ nhất qua đánh giá trực tiếp của nhân viên công ty ở số liệu tổng hợp từ phiếu điều tra dưới đây:
(Nguồn: Kết quả khảo sát của sinh viên)
Hình 2.1. Kết quả đánh giá về cơ cấu tổ chức ở Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân
Trong quá trình phỏng vấn, anh Hoàng Xuân Chính cho biết “Số lượng các phòng ban trong công ty còn chưa hợp lí, đặc biết chưa có bộ phận nghiên cứu, thăm dò thị trường riêng biêt”. Như những nhận xét và đánh giá mức độ ở phiếu điều tra và phỏng vấn cho thấy cơ cấu tổ chức của công ty đáp ứng được mục tiêu và chiến lược của công ty đã đề ra tuy chưa được nhanh chóng. Cơ cấu tổ chức vận hành chậm, mức độ linh hoạt trong công việc của các phòng ban giảm sút. Mặc dù đã cố gắng hoàn thành những mục tiêu đã đề ra song do cơ cấu tổ chức đang áp dụng còn thấp nên vẫn bị hạn chế trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao của các nhân viên, trao đổi, phối hợp giữa các phòng ban.
Qua kết quả của phiếu điều tra thì hầu hết các phòng ban đều mong muốn khối lượng công việc được phân chia hợp lý, tránh tình trạng công việc chồng chéo, nhiều bộ phận cùng đảm nhiệm nhưng không mang lại hiệu quả cao.
* Thực trạng đảm bảo nguyên tắc đối với cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân
Một là, yêu cầu về tính thống nhất: Các phòng ban trong Công ty đều hoạt động dưới sự quản lý của Ban Giám đốc, có chức năng tham mưu về các vấn đề chuyên môn để công việc kinh doanh diễn ra liên tục và có kết quả cao. Giữa các phòng ban trong Công ty luôn có sự phối hợp, trao đổi công việc với nhau. Tuy nhiên, theo kết quả điều
tra thì thực tế khi các phòng ban kết hợp và trao đổi với nhau vẫn không đầy đủ và rõ ràng, trùng lặp.
Hai là, yêu cầu về tính linh hoạt và tinh tối ưu: Để đạt được mục tiêu thống nhất hoạt động giữa các bộ phận trong cơ cấu bộ máy tổ chức, Công ty phải xây dựng các cơ chế phối hợp đảm bảo linh hoạt để ứng phó với môi trường kinh doanh luôn biến động và khó lường. Theo kết quả từ phiếu điều tra về sự phối hợp giữa các phòng ban, chi có 25 % nhân viên cho rằng có sự phối hợp ở mức tốt và rất tốt, 40 % ở mức trung bình và 20 % cho rằng mức độ phối hợp kém. Điều này cho thấy rằng cơ cấu tổ chức của Công ty chưa hình thành được một cơ chế phối hợp tốt, sự phối hợp của nhân viên trong nội bộ phòng ban và với phòng ban khác chưa thật hài hòa, hiệu quả.
Ba là, yêu cầu về tính tin cậy: Mức độ trao đổi thông tin thông qua phiếu điều tra cho thấy, có tới 75 % nhân viên cho rằng mức độ trao đổi chỉ ở mức thỉnh thoảng và chỉ có 25 % cho rằng nhân viên thường xuyên trao đổi thông tin. Điều này cho thấy mức độ tin cậy giữa các phòng ban không cao, sự phối hợp không tốt sẽ gây trở ngại tới mức độ truyền thông giữa các phòng ban chức năng của Công ty.
2.2.1.2. Số lượng, chất lượng lao động của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Hình 2.2. Số lượng lao động của công ty Thịnh Vân 2017 - 2019
ban có sự gia tăng nhưng rất nhỏ cũng chỉ tuyển thêm 1 vị trí ở phòng Kinh doanh, 1 vị trí phòng Kế hoạch, tuyển thêm 3 lao động phổ thông cho phòng Quản lí kho bãi. Số lượng lao động biến đổi qua các năm cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh lẫn cơ cấu tổ chức không có nhiều thay đổi trong giai đoạn này.
Theo phỏng vấn ban lãnh đạo và nhân viên trong công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân, thì số lượng nhân viên trong các phòng ban đối với ban giám đốc là đã hợp lí và phù hợp tương đối với nội dung công việc từng phòng ban, nếu thiếu nhân sự có thể phối hợp thêm với các phòng ban khác. Nhưng đối với nhân viên phòng Kinh doanh thì ý kiến có phần trái chiều, theo phỏng vấn đa só cho rằng dù có nhận được trợ giúp của các phòng ban khác nhưng phòng Kinh doanh vẫn cần thêm nhân sự cố định.
Bảng 2.2. Số lượng, chất lượng lao động của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân trong 3 năm 2017 – 2019
Năm Chỉ tiêu
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Trình độ Sau đại học 2 6,9 2 6,1 2 5,9 Đại học/cao đẳng 13 44,8 15 45,5 15 44,1 Trung cấp 4 13,8 4 12,1 4 11,8 LĐPT 10 34,5 12 36,3 13 38,2 Giới tính Nam 19 65,5 22 66,7 23 67,6 Nữ 10 34,5 11 33,3 11 32,4 Độ tuổi Dưới 25 6 20,7 7 22,2 8 23,5 25- 35 16 55,2 19 57,6 19 55,9 Trên 35 7 24,1 7 21,2 7 20,6 Tổng số lao động 29 100 33 100 34 100 (Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Qua bảng 2.3, ta thấy rằng lực lượng lao động của công ty như sau: Đa số nhân viên chính thức của công ty đều tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung cấp, tỉ lệ này chiếm gần 60%. Ban lãnh đạo công ty là những người có trình độ sau đại học. Như vậy, xét về mặt trình độ lao động có thể thấy chất lượng lao động của công ty là khá tốt, có trình độ cao, thỏa mãn yêu cầu, đòi hỏi tính chuyên môn của công việc. Ngoài ra công ty cũng tuyển một số nhân viên tốt nghiệp THPT, để đáp ứng nhu cầu sử dụng lao động chân tay.
Nguồn nhân lực của công ty tăng đều đặn qua các năm tuy nhiên tỷ lệ trình độ lao động của công ty không có biến động nhiều, trình độ đại học/ cao đẳng tăng vì yêu cầu công việc cần trình độ chuyên môn cao, trình độ ngoại ngữ, kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng giao tiếp. Lao động có trình độ trung cấp giảm vì đa phần họ cố gắng học lên trình độ cao hơn. Lao động phổ thông tăng vì có một số vị trí công việc cần lao động tay chân sức khỏe.
Tỷ lệ lao động nam của công ty luôn ở mức cao, điều này hoàn toàn phù hợp với đặc trưng của doanh nghiệp như giao nhận hàng hoá, Dịch vụ kiểm đếm hàng hoá; Hoạt động đóng gói bốc vác liên quan đến vận tải.
Đa số nhân viên công ty đều đang ở độ tuổi lao động trẻ dưới 35 tuổi chiếm đến khoảng 75% vì vậy tạo được môi trường năng động trẻ trung nhiệt huyết cho nhân viên. Đây là lực lượng lao động chính của công ty với trình độ chuyên môn cao và sự nhiệt tình, năng động của tuổi trẻ giúp công ty đạt được các mục tiêu đã đề ra và ngày càng phát triển.
Đa số cán bộ công nhân viên tại công ty Thịnh Vân đều làm đúng chuyên ngành đã học, một số ít nhân viên tại phòng Kinh doanh học trái ngành nhưng tất cả đều đang làm rất tốt công việc được giao.
Phòng Quản lí kho bãi là phòng có số lượng nhân sự nhiều nhất trong công ty Thịnh Vân. Do đặc thù công việc là các hoạt động chân tay như bốc và vận chuyển hàng hóa nên đã số nhân sự ở đây đêu là Nam giới và có trình độ tốt nghiêp trung học phổ thông chỉ một số ít cấp quản lý là có trình độ cao đẳng đại học.
Nhìn chung lại, trình độ lao động trong toàn công ty đang ngày càng cải thiện tốt hơn, chất lượng lao động cũng được quan tâm. Mỗi nhân lực đều đang được sắp xếp hợp lý tại các phòng ban phù hợp với chuyên môn của mình. Từ đó ta có thể thấy chất lượng và số lượng nhân sự hiện tại của công ty Thịnh Vân đã đáp ứng được với tốc độ phát triển của công ty, từ đó cũng tạo được lợi thế cạnh tranh không nhỏ góp phần vào mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.