6. Kết cấu đề tài
3.3.1. Giải pháp đối với Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân
3.3.1.1. Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân
a, Phân công bố trí lại nhân sự các phòng ban
Trong quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cần chú ý đặc biệt đến quá trình xây dựng đội ngũ nhân sự, tái cơ cấu nhân viên trong công ty. Thực hiện tái cơ cấu nhân viên trong công ty phải được tiến hành dựa trên cơ sở một chiến lược nguồn nhân lực rõ ràng và phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty. Công ty cần tập trung đào tạo nguồn nhân lực nội tại, xác định những bộ phận có nhân lực thừa hoặc không cần thiết, xem xét lại năng lực nhân viên để điều chuyển huấn luyện trở thành nhân viên kinh doanh hay đưa vào bộ phân đang thiếu. Cần chú ý xây dựng lại đội ngũ, cách tổ chức nhân viên và tạo ra mối liên kết mật thiết giữa các nhân viên để họ sát cánh cùng nhau làm việc hiệu quả hơn vì mục tiêu chung của công ty. Phải làm cho nhân viên thấu hiểu, thông cảm và luôn tin tưởng gắn bó lâu dài với công ty.
Công ty cần xem xét lại nhân sự trong các phòng ban, cắt giảm những nhân sự thừa không cần thiết, làm việc không hiệu quả, không có tinh thần trách nhiệm để giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp.
Như vậy, tái cơ cấu nhân viên không có nghĩa là buộc phải cắt giảm nhân sự mà là phải đưa ra mô hình hoạt động tốt nhất đúng người, đúng việc. Đúng người, đúng việc ở đây là phải dựa trên năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân trong Công ty để sắp xếp bố trí công việc nhằm nâng cao hiệu quả công việc và là động lực để nhân viên phấn đấu.
Cụ thể tái cơ cấu tổ chức nhân viên trong các phòng ban của Công ty như sau:
Phòng Kinh doanh: Do yêu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh thì phòng Kinh doanh cần thêm nhân lực để đảm nhiệm một số công việc như xây dựng chiến lược Marketing và chiến lược phát triển thương hiệu. Cụ thể tái cơ cấu nhân viên phòng Kinh doanh thể hiện rất rõ qua bảng so sánh sau:
Bảng 3.1: Bảng so sánh cơ cấu tổ chức nhân viên cũ, mới của phòng Kinh doanh
(Đơn vị: Người)
Các chức doanh Cơ cấu nhân
viên cũ
Cơ cấu nhân viên mới
1.Trưởng phòng 1 1
2.Phó phòng 1 1
3.Nhân viên xây dựng kế hoạch và chiến lược kinh doanh 1 2
4.Nhân viên giám sát, kiểm tra chất lượng công việc 1 1
5.Nhân viên nghiên cứu đề xuất lựa chọn đối tác đầu tư
liên doanh liên kết nướng ngoài 1 2
6.Nhân viên kinh doanh tìm kiếm và ký kết hợp đồng với
khách hàng 3 5
7.Nhân viên nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh 0 1
8.Nhân viên xây dựng chiến lược Marketing 0 1
9.Nhân viên xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu 0 1
Phòng Hành chính tổng hợp: Hiện tại có 4 nhân viên nhưng với quy mô hiện nay thì cần thêm nhân viên tổ chức, quản lý, theo dõi, kiểm tra công tác liên quan đến trật tự phòng cháy, chữa cháy, vệ sinh,…Cơ cấu nhân viên của phòng Hành chính nhân sự thể hiên rất rõ qua bảng so sánh sau:
Bảng 3.2: Bảng so sánh cơ cấu tổ chức nhân viên cũ, mới của Hhòng hành chính nhân sự
(Đơn vị: Người)
Các chức danh Cơ cấu nhân
viên cũ
Cơ cấu nhân viên mới
1.Trưởng phòng 1 1
2.Phó phòng 0 1
3.Nhân viên tuyển dụng và phát triển nhân lực 1 1
4.Nhân viên lưu trữ hồ sơ, soạn thảo các văn bản, các tài liệu
hành chính lưu hành nội bộ 1 2
5.Nhân viên đón tiếp khách và đối tác 0 1
6.Nhân viên quản lý và bảo dưỡng tài sản của Công ty 1 2
7.Nhân viên tổ chức, quản lý,theo dõi, kiểm tra công tác trật
tự, phòng cháy chữa cháy… 0 1
b, Tăng cường phối hợp hoạt động giữa các bộ phận
Các phòng ban trong Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân chưa có sự phối hợp hoạt động và đây là vấn đề cần khắc phục để cơ cấu tổ chức của Công ty đạt hiệu quả. Việc phân cấp tổ chức theo chức năng đã khiến cho sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng bị suy giảm. Làm cho tiến độ công việc bị chậm chạp, các quyết định quản lý kém chính xác và văn hóa tổ chức bị rời rạc.
Để khắc phục được những hạn chế đế cần có những giải pháp sau: 43
Thứ nhất, dựng một sơ đồ cơ cấu tại vị trí thuận tiện để mọi nhân viên trong công ty thường xuyên nhìn thấy. Mọi nhân viên đều được đào tạo để nắm vững được mối liên hệ giữa các bộ phận, biết được những bộ phận phối hợp khi cần thiết.
Thứ hai, ban Giám đốc cần tổ chức những cuộc họp bao gồm phó giám đốc và tất cả nhân viên trong công ty cùng tham gia và đưa ra vấn đề để mọi người cùng thảo luận và giải quyết. Lắng nghe và lấy ý kiến đóng góp của nhân viên khi thấy ý kiến phù hợp từ đó sẽ tạo động lực cho nhân viên làm việc, hăng hái phát biểu ý kiến để xây dựng tổ chức, làm cho mỗi nhân viên cảm thấy họ quan trọng trong Công ty để họ làm việc tốt hơn, nhiệt tình và có trách nhiệm hơn.
Thứ ba, tăng tính tiêu chuẩn hóa: công ty cần thực hiện các chính sách, quy chế để tăng tính ràng buộc việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng ban, bộ phận, cá nhân. Hình thành một phương thức làm việc hiệu quả, chuyên môn cao vì mục tiêu chung của công ty.
3.3.1.2. Giải pháp hoàn thiện việc phân quyền của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân
Quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của nhân viên trong công ty: Quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban trong công ty, thực hiện chuyên môn hóa công việc nhưng phải đảm bảo công việc thực hiện linh hoạt và hiệu quả. Trong mỗi phòng ban cũng cần chuyên môn hóa công việc của từng người và thực hiện công việc theo quy trình để tránh chồng chéo.
Tăng cường sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban: Cần xây dựng một hệ thống thông tin chung trong công ty để tránh việc tập hợp thông tin tốn thời gian và có sai sót. Hệ thống đường dây liên lạc nội bộ của công ty: điện thoại, mạng nội bộ, website; email phải luôn ổn định và cập nhật thường xuyên thông tin để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh.
Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới để tránh xu hướng hoặc là lạm dụng quyền lực hoặc là tránh né quyền lực, đều có thể dẫn đến các hậu quả xấu.
3.3.1.3. Một số giải pháp khác
a. Bồi dưỡng trình độ cán bộ nhân viên
Đối với một tổ chức thì công tác đào tạo, bồi dưỡng trình độ nhân viên luôn là một nhiệm vụ quan trọng quyết định đến sự sống còn của tổ chức. Ý thức được tầm quan trọng của công tác đào tạo, Công ty Thương mại và Dịch vụ Thịnh Vân luôn có những khóa bồi dưỡng, nâng cao kiến thức cho cán bộ nhân viên. Các hình thức đào tạo mà công ty có thể áp dụng:
Đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ: Do nhu cầu cũng như đặc thu của ngành xuất nhập khẩu luôn thay đổi theo thị trường của các quốc gia và cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin. Vì vậy, công ty liên tục liên kết với các tổ chức để thực hiện những khóa bồi dưỡng các kỹ năng cần thiết cho cán bộ nhân viên.
Luôn chú trọng nâng cao trình độ chuyên sâu cho những nhân viên có kinh nghiệm và đã gắn bó với công ty. Bên cạnh đó hướng dẫn và đào tạo công việc cho nhân viên mới hay những nhân viên còn yếu kém.
Công ty ưu tiên thực hiện phương thức đào tạo tại chỗ để tiết kiệm chi phí cho công ty mà vẫn đạt được hiệu quả tối ưu.
Đồng thời, Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân luôn tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên của mình để họ có thể nắm vững kỹ năng và phát huy được năng lực sở trường của mình.
Bên cạnh việc quan tâm đến trình độ của nhân viên, công ty cũng cần chú trọng đến lực lượng các cán bộ quản lý. Công ty phải đề ra một số tiêu chuẩn cho các cán bộ quản lý thông qua công tác đào tạo và tuyển dụng:
Cán bộ quản lý phải có năng lực lãnh đạo và tổ chức.
Phải có phẩm chất đạo đức tư cách cá nhân tốt, trung thực, uy tín.
Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chuyên sâu về lĩnh vực mà mình phụ trách, đồng thời phải có nghiệp vụ quản lý, giao tiếp xã hội.
b. Ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý
Công nghệ hiện đại sẽ giúp cho doanh nghiệp duy trì được việc kiểm soát cho tổ chức một cách dễ dàng hơn, hình thành hệ thống thông tin hiệu quả, giảm tải công việc cho nhà quản trị và nhân viên.
Công ty cần phải thực hiện quá trình chuyển giao công nghệ hiệu quả để có thể phát huy được vai trò và tác dụng trong thực tế. Đồng thời, đào tạo hướng dẫn cán bộ nhân viên để họ có thể tiếp cận và sử dụng tốt công nghệ mới, hiện đại.
c. Sử dụng các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên trong công ty
Sử dụng các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên chính là một phương pháp hữu hiệu nhằm duy trì sự gắn kết giữa người lao động và công ty, nhằm giữ chân nhân viên tài giỏi hay huy động tối đa năng lực làm việc của nhân viên trong công ty. Đồng thời, nhằm thu hút những lao động giỏi, có năng lực trình độ về công ty của mình. Một số biện pháp mà Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân cần sử dụng:
Tuyên dương, khen thưởng cho những cán bộ nhân viên có thành tích tốt để khích lệ nhân viên phát huy năng lực và hết lòng với công ty.
Tạo điều kiện tuyển dụng đối với các con em trong ngành có kết quả học tập tốt. Tổ chức thăm hỏi, động viên những gia đình có hoàn cảnh khó khăn, giúp đỡ họ về vật chất tạo điều kiện cho họ hoàn thành tốt các mục tiêu của công ty.
d. Hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên
Việc xây dựng một môi trường làm việc thân thiện, không gây áp lực nặng nề cho các nhân viên là nhu cầu tất yếu. Làm việc trong môi trường thoải mái giúp nhân viên phát huy được hết khả năng của mình, tăng cường sự phối hợp trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung của công ty. Để hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên trong công ty, tôi xin đề xuất một số giải pháp:
Tạo động lực làm việc cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty. Giám đốc công ty cũng như các nhà quản trị cần tìm hiểu tâm lý của nhân viên của mình để gây thiện cảm cho họ, cho họ cảm thấy mình được làm việc trong một môi trường thân thiện và giàu tình cảm.
Tăng sự đoàn kết của toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty tạo cho họ có một niềm tin về sự phát triển của công ty trong tương lai.
Công ty cần tạo sự công bằng và không khí tích cực trong tổ chức.
Tạo môi trường làm việc năng động, vui vẻ trong công ty: có thể tổ chức các buổi giao lưu văn nghệ, thể thao giữa các phòng ban trong công ty,…