6. Kết cấu đề tài
2.2.2. Thực trạng về phân quyền tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh
Thịnh Vân
2.2.2.1. Đặc điểm và các yêu cầu của phân quyền tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân
Dựa vào phiếu điều tra về thực trạng phân quyền tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân ta có các biểu đồ tròn sau:
(Nguồn: Kết quả khảo sát của sinh viên)
Hình 2.3. Kết quả đánh giá mức độ thường xuyên của việc phân quyền, ủy quyền tại công ty Thịnh Vân
Người có quyền hành và chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty là Giám ông Đặng Quốc Thịnh ông cũng trực tiếp điều hành mọi công việc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Sự phân quyền trên thực tế quyền lực lại đang tập trung quá lớn vào ban lãnh đạo, vào Tổng giám đốc của Công ty. Việc này làm gia tăng áp lực công việc cho nhà quản trị cấp cao, vừa không thể tập trung cao cho công tác chiến lược lại vừa phải đưa ra quá nhiều quyết định. Giảm tính sáng tạo, chủ động trong sản xuất kinh doanh của các đơn vị phòng ban. Các nhà quản lý cấp thấp chỉ được quyền quyết định những việc nhỏ, chưa phát huy được tính sáng tạo, tính chịu trách nhiệm của họ.
Dựa vào biểu đồ trên ta có thể thấy có đến 56 % nhân viên cho rằng Ban Giám đốc chưa thường xuyên giao quyền cho cấp dưới, Ban Giám đốc Công ty vẫn chưa thực sự tin tưởng vào cấp dưới của mình, thường chỉ giao cho những công việc không quá quan trọng, và đối với những công việc mang tính quyết định và quan trọng thì luôn tự mình thực hiện hoặc nếu có phân công cho cấp dưới thì vẫn luôn kiểm tra gắt gao tình hình thực hiện, làm cho cấp dưới không tự tin với quyết định trong công việc đó :
(Nguồn: Kết quả khảo sát của sinh viên)
Hình 2.4. Kết quả đánh giá mức độ phù hợp của việc giao nhiệm vụ tại công ty Thịnh Vân
Trong việc phân công nhiệp vụ tại công ty Thịnh Vân, theo phiếu khiểu sát thì có đến 71% người khảo sát đánh giá, công tác phân công nhệm vụ của công ty đang phù hợp với khả năng của nhân viên. Các cấp quản lý đã nhìn nhận được năng lực của từng cá nhân từ đó đề ra các mục tiêu, nhiệm vụ phù hợp từ đó nâng cao được hiệu quả công việc.
(Nguồn: Kết quả khảo sát của sinh viên)
Hình 2.5. Kết quả đánh giá mức độ phù hợp phạm vi quyền hạn của mỗi phòng ban tại công ty Thịnh Vân
Mặc dù công tác phân công nhiệm vụ được các nhân viên đánh giá rất cao xong lại có tới 58 % số nhân viên được điều tra cho rằng phạm vi quyền hạn chưa rõ ràng. Điều này cho thấy ban giám đốc khi giao quyền cho các phòng ban bên dưới, cần phân định rõ ràng các nhiệm vụ công đoạn. Tránh những trường hợp các công đoạn nhiệm vụ bị chồng chéo gây khó khăn cho công tác sử lý và quản lý.
Như vậy việc phân công công viêc, nhiệm vụ cho cấp dưới được công ty thực hiện khá tốt, tuy nhiên việc giao quyền cho cấp dưới còn một số hạn chế khi việc phạm
vi quyền hạn chưa rõ ràng. Bên cạnh đó cần cải thiện thêm về tần suất lẫn mức độ quang trọng của các nhiệm vụ được giao cho nhân viên, từ đó nâng cao được hiệu quả công việc và giảm tải áp lực cho ban giám đốc. Từ các yếu tố trên ta có thể nhận xét Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thịnh Vân đáp ứng được cơ bản các yêu cầu khi phân quyền, nhưng vẫn còn một số vấn đề chưa thực sự hợp lý, cần cải thiện trong thời gian sắp tới.
2.2.2.2. Hình thức phân quyền tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân
Công ty tiến hành phân quyền theo chức năng, mỗi Ban trong Công ty sẽ có phạm vi quyền hạn tương ứng để thực hiện công việc, nhiệm vụ của mình. Bậc thang phân quyền trong Công ty có 2 cấp quản trị: giám đốc và phó giám đốc là quản trị cấp cao, các trưởng phòng ban là quản trị cấp cơ sở.
2.2.2.3. Quá trình phân quyền tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân
Quá trình phân quyền của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân tiến hành theo quy trình phân quyền chung. Tuy nhiên, công ty tiến hành quá trình phân quyền chưa được khoa học, sự tương thích giữa chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn chưa cao.
Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền
Việc phân quyền tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân giảm được rất sự quá tải trong việc truyền đạt thông tin và tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí. Từ đó, nâng cao chất lượng công việc và hiệu quả kinh doanh của công ty.
Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ
Ở Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thịnh Vân ta đã thấy giám đốc trao cho các trưởng phòng quyền quản lý các nhân viên và toàn quyền giải quyết các nhiệm vụ trong phòng của mình. Cũng như các trưởng phòng lại trao quyền cho nhân viên của mình tiến hành giải quyết các nhiệm vụ. Tuy nhiên, cùng với việc được trao quyền các thành viên cũng phải có trách nhiệm và nghĩa vụ tương ứng.
Bước 3: Tiến hành trao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ
Thật vậy, bất kỳ nhà quản trị nào trong công ty cũng có quyền hạn nhất định và chỉ được sử dụng quyền hạn trong phạm vi chức trách của mình. Tuy nhiên, việc quán triệt vấn đề quyền hạn này chưa thực sự triệt để nên tại Công ty TNHH Thương Mại và
Dịch Vụ Thịnh Vân đôi khi vẫn xảy ra tình trạng lạm quyền.
Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ
Giám đốc công ty cùng các quản lý giám sát, theo dõi quá trình thực hiện nhiệm vụ của các nhân viên của mình rất sát sao. Khi thấy nhân viên của mình làm việc không hiệu quả họ sẽ thực hiện hành động sửa chữa ngay để tránh lãng phí thời gian.