5. Kết cấu luận văn
2.2.1 Cơ cấu, sự biến động hàng tồn kho của Vinmart Kỳ Anh
Bảng 2.3: Cơ cấu, sự biến động hàng tồn kho của Vinmart Kỳ Anh 2018 – 2020.
Đơn vị: triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Tổng Tài sản 3141.8 3356.8 3624.2 Tài sản ngắn hạn 3007.5 3187.7 3437.7 Hàng tồn kho 1855.8 1518.3 1674.7 Tỷ trọng hàng tồn kho trong Tổng Tài sản 59.07% 45.23% 46.20% Tỷ trọng hàng tồn kho trong Tài sản ngắn hạn 61.71% 47.63% 48.71%
Nguồn: Báo cáo tài chính của Vinmart Kỳ Anh
Dựa vào số liệu trong bảng trên ta thấy hàng tồn kho trong những năm gần đây có xu hướng giảm dần. Tỷ trọng hàng tồn kho trong Tổng Tài sản cũng có xu hướng giảm trong những năm gần đây, cụ thể:
Năm 2018, tỷ trọng hàng tồn kho trong Tổng Tài sản là 59.07%.
Đến năm 2019,tỷ trọng hàng tồn kho trong Tổng Tài sản giảm xuống còn 45.23%, đã giảm 13.84% so với năm 2018.
Năm 2020, tỷ trọng hàng tồn kho trong Tổng Tài sản mặc dù tăng lên là 46.20% nhưng so với năm 2019, chỉ tiêu này tăng lên chỉ có 0.97% - một lượng không đáng kể.
Cũng như tỷ trọng hàng tồn kho trong Tổng Tài sản, tỷ trọng hàng tồn kho trong Tài sản ngắn hạn trong những năm gần đây cũng có xu hướng giảm, cụ thể:
Năm 2018, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng 61.71% trong Tài sản ngắn hạn nhưng đến năm 2018 tỷ trọng của hàng tồn kho trong Tài sản ngắn hạn giảm xuống còn 47.63%. Mức giảm của tỷ trọng hàng tồn kho 14.08% chủ yếu là do nền kinh tế gặp khó khăn, nhu cầu của khách hàng giảm. Năm 2020, hàng tồn kho chiếm 48.71% trong Tài sản ngắn hạn, mặc dù đã tăng lên so với năm 2019 song không đáng kể, chỉ tăng lên 1.08%.
D anh mục bảng biểu 36
Bảng 2.4: Thực trạng hàng tồn kho của Vinmart Kỳ Anh trong thời gian gần đây 2018 - 2020
Đơn vị: triệu đồng
Năm Hàng tồn kho
Tăng giảm so với năm trước Triệu đồng % 2018 1855.8
2019 1518.3 -337.5 -18.19%
2020 1674.6 156.3 10.30%
Nguồn: Báo cáo tài chính của Vinmart Kỳ Anh.
Bảng số liệu trên cho thấy sự thay đổi hàng tồn kho qua các năm khá lớn, cụ thể:
Năm 2019, hàng tồn kho của Vinmart Kỳ Anh giảm 18.19% so với năm 2018 tức là 337 triệu đồng. Có sự giảm sút đáng kể trên là do nền kinh tế của Việt Nam nói riêng và của toàn thế giới nói chung gặp nhiều bấp bênh đầy biến động và sóng gió kéo theo đó các ngành tiêu dùng cũng bị ảnh hưởng. Để tránh gặp phải vấn đề ứ đọng quá nhiều hàng tồn kho do nền kinh tế đi xuống, nhu cầu của khách hàng giảm mạnh, Vinmart Kỳ Anh đã giảm lượng hàng tồn kho xuống.
Năm 2019, hàng tồn kho của Vinmart Kỳ Anh lại tăng lên 10.30% so với năm 2018 tức là tăng hơn 156 triệu đồng. Năm 2020 nền kinh tế Việt Nam có xu hướng ổn định, thể hiện ở một vài chỉ báo quan trọng như lạm phát được duy trì ở mức thấp 6.04% so với mục tiêu 7% - 8%, lãi suất có xu hướng giảm thấp và ổn định, không còn tình trạng chạy đua lãi suất phức tạp như những năm trước,… và với kỳ vọng năm 2021, nền kinh tế ổn định hơn nữa, Vinmart Kỳ Anh đã tăng hàng tồn kho lên 1674.6 triệu đồng. Tuy nhiên nền kinh tế vẫn chưa thoát khỏi khó khăn vì vậy hàng tồn kho của Vinmart Kỳ Anh cuối năm 2019 tăng lên không đáng kể so với năm 2018.
D anh mục bảng biểu 37 • Quy trình xuất nhập hàng - Lưu đồ quy trình nhận hàng
- Lưu đồ quy trình Picking – Xuất
D anh mục bảng biểu 38 Ngoài các hoạt động chính trong quy trình hoạt động chính thì bên trong các hoạt động chính còn phân ra thành nhiều qui trình phụ tùy thuộc vào hoạt động chính
2.2.2. Các mô hình biện pháp quản lý hàng tồn kho của Vinmart Kỳ Anh.
Hiện nay Vinmart Kỳ Anh đang sử dụng kết hợp nhiều mô hình và biện pháp quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên Vinmart Kỳ Anh sử dụng chủ yếu là mô hình JIT (just in time), và sử dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho ABC.
❖ Mô hình quản lý hàng tồn kho JIT(just in time)
JIT là cụm từ viết tắt của Just in time, là một khái niệm trong sản xuất hiện đại.
Tóm lược ngắn gọn nhất là: “Đúng sản phẩm – Đúng số lượng – Tại đúng nơi – Vào đúng thời điểm cần thiết”.
Trong quá trình cung ứng dịch vụ, mỗi công đoạn của quá trình sản xuất sẽ được hoạch định để làm ra một số lượng bán thành phẩm, thành phẩm đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo sẽ cần tới.
Trong JIT, các quá trình không tạo ra giá trị gia tăng phải bị bãi bỏ. Và như vậy, hệ thống chỉ sản xuất ra những cái mà khách hàng muốn.
Nói cách khác, JIT là hệ thống điều hành sản xuất trong đó cá luồng nguyên liệu, vật liệu, hàng hóa và sản phẩm lưu hành trong quá trình sản xuất và phân phối được lập kế hoạch chi tiết nhất trong từng bước, sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi quy trình hiện thời chấm dứt. Qua đó không có hạng mục nào trong quy trình sản xuất rơi vào tình trạng để không, chờ xử lý, không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi để có đầu vào vận hành.
JIT còn được áp dụng trong suốt quy trình cho đến bán hàng. Số lượng hàng bán và luồng hàng điều động sẽ gần khớp với số lượng hàng sản xuất ra tránh tình trạng tồn đọng vốn và tồn kho hàng không cần thiết. Có những Vinmart Kỳ Anh đã có hàng tồn kho gần như bằng 0.
D anh mục bảng biểu 39 Hệ thống JIT cho phép hệ thống vận hành hiệu quả nhất, tránh lãng phí không cần thiết.
Chính vì thế phương pháp này khá phổ biến trong các Vinmart Kỳ Anh về thực phẩm. Khi người bán vừa bán hết số lượng trong n sản phẩm trong ngày thì người sản xuất cũng làm ra n sản phẩm để đảm bảo bán hết trong ngày tiếp theo. Rõ ràng rằng bạn không cần phải ản xuất ra những sản phẩm tốt nhất, bạn cũng không cần phải có những cửa hiệu trang trí đẹp nhất, chỉ cần bạn biết cách quản lý những nhà cung cấp tốt nhất thì bạn đã có được sản phẩm đó một cách hoàn hảo và với chi phí thấp nhất.
Khi quy trình tiêu thụ sản phẩm bắt đầu chậm, thì bên bán sẽ báo cho bên sản xuất làm ra ít sản phẩm hơn và điều này đảm bảo rằng tất cả các hàng sản xuất ra được tiêu thụ hết trong ngày.
Để làm được điều này cần có một sự liên lạc vững mạnh giữa bên bán và bên sản xuất, cũng như sự vận chuyển hàng hóa cần phải đảm bảo diễn ra thông suốt và đúng lúc.
Áp dụng vào trường hợp cụ thể của Vinmart Kỳ Anh, Vinmart Kỳ Anh đã sử dụng mô hình JIT vào hoạt động quản lý hàng tồn kho như sau: khi có một đơn đặt hàng trong đó khách hàng yêu cầu n bộ trang phục bảo hộ lao động gồm quần, áo, mũ yêu cầu: màu xanh dương, trên trang phục có in logo của Vinmart Kỳ Anh, thì đầu tiên Vinmart Kỳ Anh kiểm tra số hàng hiện có trong kho nếu thiếu hàng lập tức liên hệ ngay với nhà cung cấp vải để mua loại vải theo yêu cầu sau đó liên hệ với xưởng may và xưởng gia công mũ để đặt hàng may theo mẫu mà khách hàng yêu cầu, tiếp đó liên hệ với xưởng chuyên in và sản xuất bao bì sản phẩm để thực hiện khâu cuối cùng là in logo của khách hàng lên trang phục bảo hộ của khách hàng. Đặc điểm của loại mặt hàng này là mỗi khách hàng đều có những yêu cầu riêng về mẫu mã, chất lượng, màu sắc khác nhau, logo của mỗi tổ chức, công ty cũng khác nhau, do vậy để tránh tình trạng tồn đọng vốn và tồn kho hàng không cần thiết Vinmart Kỳ Anh áp dụng hệ thống JIT đối với những đơn đặt hàng như trên.
D anh mục bảng biểu 40 Bên cạnh đó, đối với các mặt hàng có giá trị lớn, Vinmart Kỳ Anh cũng áp dụng mô hình JIT tức là khi có đơn đặt hàng, Vinmart Kỳ Anh mới nhập hàng về.
❖ Phương pháp quản lý hàng tồn kho ABC Quy ước: dấu chấm ngăn cách phần thập phân. Một số ký hiệu: Công thức và đơn vị Công thức độ lệch chuẩn: p max – p min 6 Ý nghĩa độ lệch chuẩn:
Độ lệch chuẩn (ĐLC) là một giá trị thể hiện sự hội tụ hay phân tán của một tập dữ liệu. Trong thống kê ĐLC thể hiện mức độ dao động quanh giá trị kỳ vọng của một tập số liệu. Giá trị độ ĐLC càng nhỏ thì mức độ dao động quanh giá trị kỳ vọng càng nhỏ, tức là giá trị kỳ vọng càng gần với giá trị thực. Ngược lại, giá trị ĐLC càng lớn thì mức độ dao động càng lớn, giá trị kỳ vọng càng xa giá trị thực, tức là sai số giữa giá trị kỳ vọng và giá trị thực là lớn, kết quả nhận được là không khả thi.
Công thức giá trung bình:
Đơn vị tính CP, DS, P: nghìn đồng
EOQ : lượng đặt hàng kinh tế
p : giá trung bình/ thùng (SP)
D : nhu cầu trung bình năm :độ lệch chuẩn
Q :số sản phẩm/ thùng (bao, gói) N : số lần đặt hàng
D anh mục bảng biểu 41 Hai nhóm hàng chính : nhóm các mặt hàng gia dụng và nhóm hàng may mặc. + Nhóm các mặt hàng gia dụng Bảng 2.5: Bảng dữ liệu nhóm hàng gia dụng Tên nhóm hàng Mã hàng Nhập Tồn Xuất Pmax p Pmin ĐLC Nhu cầu Bia lon 01 200 250 380 16.5 11.00 5.5 1.83 19760 Nước ngọt lon 02 100 150 200 7.9 6.15 4.4 0.58 10400 Nước ngọt chai 03 120 150 200 106 55.20 4.4 16.93 10400 Rượu các loại 04 100 100 120 3400 1714.50 29 561.83 6240 Nước khoáng 05 100 80 150 19 10.50 2 2.83 7,800 Gạo 06 50 40 60 167 104.75 42.5 20.75 3120 Giấy vệ sinh 07 100 100 120 33.2 30.35 27.5 0.95 6240 Khăn ướt / lạnh 08 100 120 150 25.8 14.80 3.8 3.67 7800 Đồ điện 09 150 200 300 3790 2020.00 250 590.00 15600 Mì gói 10 300 450 650 4.5 3.50 2.5 0.33 33800 Mì ly 11 200 400 500 27.5 15.75 4 3.92 26000 Bánh các loại 12 150 200 280 121 61.35 1.7 19.88 14560 Chất tẩy rửa 13 100 120 180 86 50.75 15.5 11.75 9360 Nước lau sàn 14 200 200 300 74 44.60 15.2 9.80 15600 Đồ hộp 15 160 200 280 79 42.30 5.6 12.23 14560 Sữa tươi 16 400 350 600 21.8 12.40 3 3.13 31200 Sữa bột 17 80 150 120 589 324.00 59 88.33 6240 Sữa đặc 18 120 120 180 36 23.50 11 4.17 9360 Dầu gội, sữa tắm 19 200 300 350 117 61.40 5.8 18.53 18200 Bột giặt 20 200 450 500 160 88.95 17.9 23.68 26000 Nước mắm, tương 21 160 200 250 81 42.85 4.7 12.72 13000 Dầu ăn các loại 22 120 150 220 136.9 81.25 25.6 18.55 11440 Bột các loại 23 40 100 80 32.2 18.55 4.9 4.55 4160 Cháo các loại 24 100 120 150 4.3 3.05 1.8 0.42 7800 Cà phê, trà. 25 100 150 200 147.5 76.25 5 23.75 10400
Căn cứ theo ĐLC thì hai nhóm hàng có độ phân tán về giá rất lớn là nhóm 04 (rượu) và nhóm 09 (đồ điện gia dụng). Hướng giải quyết: với nhóm rượu thì phân rượu thành hai nhóm nhỏ là nhóm rượu nội và nhóm rượu ngoại; với nhóm đồ điện thì phân theo giá
D anh mục bảng biểu 42 (nhóm 1 có giá bán < 1 triệu đồng, nhóm 2 có giá bán từ 1 triệu đồng trở lên).
- Phân loại
Tiêu chí phân loai: gọi X là tỉ lệ doanh số hàng năm trên số lượng hàng
năm
Nhóm A : X nhỏ nhất 4.67(X=<4.67)
Nhóm C: X lớn nhất là 0.09(X>=0.09)4.67) Nhóm B: 0.09<X<4.67
Bảng 2.6: Bảng phân loại các nhóm hàng gia dụng
Mã hàng Nhu cầu hàng năm % sản lượng Doanh số
hàng năm % doanh số % DS / % SL Phân loại
01 19,760 5.8% 5,216,640.00 1.6% 0.27 B 02 10,400 3.1% 1,535,040.00 0.5% 0.15 B 03 10,400 3.0% 13,777,920.00 4.2% 1.36 B 04 6,240 1.8% 64,190,880.00 19.4% 10.55 A 05 7,800 2.3% 982,800.00 0.3% 0.13 B 06 3,120 0.9% 9,804,600.00 3.0% 3.22 B 07 6,240 1.8% 757,536.00 0.2% 0.12 B 08 7,800 2.3% 692,640.00 0.2% 0.09 C 09 15,600 4.6% 31,512,000.00 9.5% 2.07 B 10 33,800 10.0% 3,549,000.00 1.1% 0.11 B 11 26,000 7.7% 9,828,000.00 3.0% 0.39 B 12 14,560 4.3% 26,797,680.00 8.1% 1.89 B 13 9,360 2.8% 5,700,240.00 1.7% 0.62 B 14 15,600 4.6% 8,349,120.00 2.5% 0.55 B 15 14,560 4.3% 7,390,656.00 2.2% 0.52 B 16 31,200 9.2% 11,606,400.00 3.5% 0.38 B 17 6,240 1.8% 24,261,120.00 7.3% 3.99 B 18 9,360 2.8% 5,279,040.00 1.6% 0.58 B 19 18,200 5.4% 26,819,520.00 8.1% 1.51 B 20 26,000 7.7% 27,752,400.00 8.4% 1.10 B 21 13,000 3.8% 6,684,600.00 2.0% 0.53 B 22 11,440 3.4% 11,154,000.00 3.4% 1.00 B 23 4,160 1.2% 2,315,040.00 0.7% 0.57 B 24 7,800 2.3% 713,700.00 0.2% 0.09 C 25 10,400 3.1% 23,790,000.00 7.2% 2.35 B Tổng 339,040 100 % 330,460,572.00 100%
D anh mục bảng biểu 43 Trong nhóm hàng GD chỉ có nhóm 04 là thuộc phân nhóm A, các nhóm hàng còn lại chủ yếu thuộc phân nhóm B. Nhóm C chỉ có 2 nhóm: nhóm 08 và nhóm 24
Trong rất nhiều loại hàng hóa tồn kho, không phải loại hàng hóa nào cũng có vai trò như nhau trong việc bảo quản trong kho hàng. Để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, Vinmart Kỳ Anh phải phân loại hàng tồn kho thành các nhóm theo mức độ quan trọng của chúng trong dự trữ và bảo quản. Phương pháp được sử dụng để phân loại là phương pháp ABC. Phương pháp này được phát triển dự trên một nguyên lý do một nhà kinh tế học Italia vào thế kỷ 19 là Pareto tìm ra. Ông đã quan sát thấy rằng trong một tập hợp có nhiều chủng loại khác nhau thì chỉ có một số nhỏ chủng loại lại chiếm giá trị đáng kể trong cả tập hợp.
Quá trình và tần suất kiểm kê hàng hóa tồn kho
Tại Vinmart Kỳ Anh, hàng tồn kho được kiểm kê định kỳ hàng tháng. Quá trình thực hiện kiểm kê hàng tồn kho bao gồm các bước sau:
Bước 1: Căn cứ vào phần mềm quản lý, báo cáo tồn kho hoặc thẻ kho để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ nhất (Lưu ý sắp xếp thứ tự theo từng khu vực như kế hoạch đã dự định). Trong mẫu kiểm kê hàng tồn kho có các cột chi tiết như Tên hàng; Mã hàng; Số lượng hàng trong báo cáo; Số lượng kiểm kê thực tế; Ghi chú,…Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản kiểm kê kho hàng hóa bên dưới.
Bước 2: Tiến hành kiểm điểm số lượng hàng thực tế tại siêu thị/kho, ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng có sẵn. Nguyên tắc nên có 2 người cùng thực hiện song song, ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau để tăng tính chính xác.
Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm kê (cột số lượng thực tế) xem có sự chênh lệch hay không. Nếu có, cần kiểm đếm lại một lần nữa để có được số liệu hàng tồn kho thực tế chính xác nhất
Bước 4: Sau khi đã chốt lại lượng tồn kho thực tế cuối cùng, thực hiện đối chiếu giữa con số này với số lượng trong báo cáo. Trường hợp có sự chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp (như thủ kho, nhân viên kho khu vực,…) phải giải trình cụ thể.
D anh mục bảng biểu 44 thực tế
Bước 6: Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho sau khi hoàn tất, các bên liên quan ký xác nhận đầy đủ.
Bước 7: Với các trường hợp sai lệch, ban quản lý hoặc chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu để làm rõ nguyên nhân. Có các trường hợp sau:
Chênh lệch thừa (số lượng thực tế nhiều hơn trong báo cáo) có thể do nhầm lẫn trong khâu ghi số liệu báo cáo, làm báo cáo sai, quên nhập số liệu vào hệ thống khi nhập hàng,…
Chênh lệch thiếu (hàng ít hơn trong báo cáo) là vấn đề cần đặc biệt quan tâm. Có thể do nhân viên quên quét mã vạch hay ghi sổ khi xuất hàng, hao