Khái niệm: Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ
thống thông tin kế toán nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin kế toán đáp ứng các yêu cầu của đối tượng sử dụng. Với tính năng tự động, liên kết giữa các phần hành mà công việc kế toán thực hiện thông qua kế toán máy được kịp thời, đơn giản. Thông tin chỉ cần cung cấp một lần chính xác thì trên các báo cáo, sổ sách có liên quan đều được thể hiện đầy đủ và đúng đắn. Không những thế, thực hiện kế toán trên máy còn giảm tải cho kế toán tổng hợp khối lượng khổng lồ những bút toán kết chuyển, phân bổ cuối kỳ,…ngăn chặn sai sót, chênh lệch thông tin giữa các phần hành. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Mã hóa thông tin:
Mã hóa là quá trình sử dụng một bộ các ký tự để nhận diện duy nhất các đối tượng cần quản lý. Hay nói cách khác, mã hóa được hiểu là các kí tự hay chữ số được kết hợp với nhau theo 1 nguyên tắc có hệ thống, logic để phản ánh thông tin đối tượng được mã hóa. Bộ mã được xây dựng cần đảm bảo các yếu tố: có độ dài gọn và đủ, dễ nhờ, dễ bổ sung và nhất quán.
Đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, việc mã hóa thông tin rất quan trọng, việc mã hóa giúp kế toán tránh nhầm lẫn các đối tượng sản phẩm hàng hóa, đối tác khách hàng; giúp kế toán truy cập dữ liệu
Các chứng từ gốcXử lý chứng từ
Nhập dữ liệu:
+ Chứng từ đó được xử lý
+ Bút toán kết chuyển, điều chỉnh + Các tiêu thức phân bổ
Máy thực hiện: + Lên sổ sách
+ Cuối kỳ lập: Bảng biểu, báo cáo tài chính
In các thông tin theo yêu cầu
nhanh chóng và dễ dàng; tạo thuận lợi trong công tác đối chiếu, quản lý công nợ, xử lý thừa thiếu vật tư, hàng hóa.
Trong kế toán bán hàng cần thiết phải mã hóa các đối tượng kế toán sau: sản phẩm hàng hóa và khách hàng. Một số phương pháp mã hóa cho 2 đối tượng kế toán trên như sau:
- Mã liên tiếp: đối tượng mới xuất hiện được gán bằng kí tự kế tiếp của mã đối tượng trước nó. Mã sử dụng các ký tự chữ số theo trình tự để đảm bảo liên tục, không có khoảng trống trong mã để phản ánh các đối tượng theo trình tự thời gian hoặc một trình tự nào đó.
- Mã khối: mã được phân thành các khối, mỗi khối có một thông tin về đối tượng được mã hóa. Trong mỗi khối, mã được trình bày theo trình tự.
- Mã tự kiểm: thêm vào bên phải mã đối tượng một vùng khóa kiểm tra. Vùng khóa kiểm tra được tạo ra từ chính mã đối tượng trước đó theo 1 thuật toán, công thức nào đó
Sơ đồ 1.13: Quy trình xử lý cung cấp thông tin toàn doanh nghiệp
Khác biệt giữa kế toán máy và kế toán thủ công:
- Nhập dữ kiệu đầu vào: kế toán thủ công ghi chép hoàn toàn bằng thủ công, trong khi kế toán máy nhập qua bàn phím hoặc dùng máy quét.
- Xử lý dữ liệu, tính toán vào sổ cái và các BCTC: Kế toán thủ công tính toán, xử lý bằng thủ công, kế toán máy làm việc tự động theo chương trình đã cài đặt.
- Lưu trữ và bảo mật dữ liệu, thông tin: Kế toán thủ công lưu trữ trên các sổ và báo cáo, tính bảo mật không cao, kế toán máy lưu trữ tự động ở các tệp tin, tính bảo mật và an toàn cao.
- Cung cấp thông tin: với kế toán thủ công, người làm kế toánp hải thực hiện hoàn toàn bằng thủ công, thông tin kế toán quản trị cung cấp còn hạn chế, kế toán máy thực hiện theo chương trình đã cài đặt, thông tin cung cấp đa dạng theo yêu cầu người sử dụng thông tin.