6. Kết cấu các chương
3.1.3. Ảnh hưởng tính cân đối nợ phải thu, phải trả ngắn hạn đến vấn đề tà
thanh toán tại Công ty
Các khoản phải thu thực chất là những đồng vốn mà đối tác (thường là khách hàng) chiếm dụng của doanh nghiệp, vì thế về nguyên tắc quy mô các khoản phải thu càng nhỏ thì sẽ càng có lợi cho doanh nghiệp. Do Công ty Nhật Thành là Công ty Cơ
khí Xây dựng, nên các khoản phải thu thường là các khoản tiền lớn nên việc cân đối NPTh có ảnh hưởng lớn đến nguồn vốn của Công ty.
Thông thường hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp càng mở
rộng, quy mô các khoản phải thu càng tăng lên và ngược lại. Để xem xét tương quan giữa 2 chỉ tiêu này chúng ta dùng tỷ số vòng quay khoản phải thu. Nếu quy mô các khoản phải thu tăng lên nhưng vòng quay khoản phải thu vẫn như cũ hoặc tăng lên thì số ngày thu tiền bình quân sẽ giảm xuống chứng tỏ tình hình quản lý công nợ tốt, sản phẩm được tiêu thụ dễ dàng hơn. Ngược lại, nếu Công ty có quy mô các khoản phải thu tăng trong khi doanh thu, quy mô kinh doanh không tăng, thì như vậy tình hình kinh doanh của khách hàng có nhiều biến đổi hoặc có những thay đổi trong chính sách bán hàng. Khi đó, Công ty cần xác định bản chất các khoản công nợ này, tìm nguyên nhân và cách khắc phục:
48
• Tình hình tiêu thụ sản phẩm trên thị trường có trôi chảy như thường lệ không, hay xuất hiện dấu hiệu giảm sút, suy thoái làm ảnh hưởng đến kỳ hạn thanh toán của khách hàng. Số ngày thu tiền bình quân của phần lớn khách hàng giảm thể hiện rõ rệt về sự sụt giảm doanh thu của doanh nghiệp. Sản phẩm tiêu thụ khó khăn do nhu cầu suy giảm hoặc xuất hiện sự cạnh tranh từ những sản phẩm mới, đối thủ cạnh tranh mới. Vì thế cần phải đánh giá lại tình hình thị trường chung về sản phẩm, những khách hàng có sản phẩm cùng loại khác, dự đoán cung cầu thị trường và tìm hiểu,
đánh giá các biện pháp khắc phục giai đoạn khó khăn của doanh nghiệp, dự báo khả
năng thành công và các biện pháp khắc phục rủi ro của ngân hàng nếu tình hình xấu xảy ra.
• Xuất hiện các khoản công nợ lớn, kéo dài, tập trung tại một vài khách hàng, tìm hiểu lý do: là do khách hàng cố tình không thanh toán hay là khách hàng hiện
đang gặp khó khăn tài chính chưa thể thanh toán. Tìm hiểu các biện pháp xử lý của khách hàng vay vốn về các khoản công nợ này, khả năng thu hồi các khoản công nợ,
ảnh hưởng của việc không thu hồi được các khoản công nợ này đến tài chính của Công ty.
• Công ty có những thay đổi trong chính sách ưu đãi về thanh toán nhằm mở
rộng khách hàng và đối tác.
Lưu ý: Nếu số vòng quay quá cao thể hiện phương thức bán hàng cứng nhắc, thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt ngay thì chưa chắc đã tốt vì ảnh hưởng đến sức cạnh tranh và mở rộng thị phần của Công ty.
Ngược với phải tối thiểu hoá kỳ tồn kho và kỳ thu nợ bình quân, Công ty thường cố gắng kéo dài kỳ trả nợ càng lớn càng tốt mà vẫn duy trì uy tín đối với người bán.
Việc gia tăng vốn chiếm dụng từ người bán hoặc bên mua ứng trước sẽ giảm bớt áp lực chi phí và áp lực phải đi vay từ ngân hàng. Tuy nhiên, cũng giống nhưđối với hàng tồn kho và các khoản phải thu, về cơ bản thì việc tăng quá mức các khoản phải trả và kéo dài kỳ hạn của các khoản phải trả cũng là dấu hiệu xấu về khả năng thanh toán các khoản nợ của Công ty. Mặt khác, việc tăng thời gian thanh toán công
49 nợ, tăng phải trả, giảm vòng quay phải trả cũng có thể tốt nếu doanh nghiệp kinh doanh uy tín được bạn hàng cho phép trả chậm tiền hàng, doanh nghiệp độc quyền, là đầu mối thu gom hàng nên có thể chủđộng trong thanh toán với người bán, doanh nghiệp mở rộng kinh doanh…. Ngược lại, việc giảm thời gian thanh toán công nợ, giảm phải trả, tăng vòng quay phải trả có thể là dấu hiệu không tốt do doanh nghiệp không uy tín, bạn hàng không cho nợ tiền hàng nên khi mua phải trả tiền ngay, do Công ty bị phụ thuộc vào nguồn đầu vào, nguồn đầu vào khan hiếm bắt buộc phải trả
tiền ngay mới mua được hàng và như vậy doanh nghiệp không chủđộng trong kinh doanh được, do kinh doanh không tốt, không bán được hàng phải thu hẹp hoạt động… Theo thông lệ của Công ty, mỗi hợp đồng thường có thời hạn thanh toán từ 30
đến 60 ngày. Nếu qua tính toán, kỳ hạn thanh toán của Công ty kéo dài thì các cán bộ
cần thu thập thêm thông tin để xác định lý do thực chất trong việc Công ty kéo dài thời hạn thanh toán và việc kéo dài thời hạn thanh toán đó sẽ gây tổn thất gì đến uy tín của bản thân doanh nghiệp. Còn nếu kỳ hạn thanh toán bị rút ngắn thì ban lãnh
đạo cũng cần tìm hiểu lý do của việc rút ngắn kỳ hạn thanh toán và ảnh hưởng của nó
đến doanh nghiệp.
3.2. Nội dung kế toán nợ phải thu
3.2.1. Kế toán nợ phải thu khách hàng
a. Nguyên tắc chung
Kế toán hạch toán chi tiết các khoản NPTh theo từng khách hàng mà Công ty hợp tác và theo từng công trình mà Công ty đấu thầu được.
Tổ chức, theo dõi chặt chẽ, chủđộng nhắc nhở bằng cách gọi điện hoặc gửi mail
đối với các khoản nợ gần tới hạn thanh toán và đôn đốc, hối thúc các khoản nợ đã chậm trễ ngày thanh toán.
Kế toán phải lưu trữđầy đủ chứng từ liên quan đến việc trả các khoản nợ của khách hàng, nhất là các khoản nợ thanh toán nhiều lần để có căn cứ và kế hoạch thu tiền hợp lý.
50 Thường xuyên kiểm tra, theo dõi chặt chẽ các khoản nợ để nắm rõ thời hạn thanh toán. Cuối kỳ kế toán tổng hợp công nợ theo từng khoản được theo dõi chi tiết
đến số tiền, hạn thanh toán, tuổi nợ...
Đối với các khoản NPTh dưới 20 triệu và thanh toán bằng tiền mặt, kế toán công nợ lập phiếu thu và gửi cho thủ quỹ.
Quy trình luân chuyển chứng từ: Kế toán bán hàng dựa vào các chứng từ gốc như hoá đơn GTGT, hợp đồng, phiếu thu tiến hành lập giấy đề nghị thanh toán gửi cho kế toán công nợ, kế toán công nợ tổng hợp bảng công nợđối với từng đối tượng và dựa vào đó xuất hoá đơn GTGT và theo dõi các khoản NPTh tương ứng với từng
đối tượng cụ thể:
• Phiếu thu gồm 3 liên: liên 1 lưu tại phòng kế toán, liên 2 đưa cho khách hàng, liên 3 được lưu lại bởi thủ quỹ.
• Hoá đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 kẹp với phiếu thu chứng từ kế toán.
(Nguồn tác giả tự tổng hợp) Sơđồ 3.1: Quy trình luân chuyển chứng từ của tài khoản Phải thu khách hàng
Quy trình ghi sổ: Dựa vào hợp đồng ký kết, giấy yêu cầu thực hiện công trình, thư báo giá, bảng tổng hợp công nợ, kế toán công nợ thực hiện lập phiếu thu và xuất hoá đơn GTGT, đối với các khoản nợ chưa được thanh toán thì kế toán ghi tăng các khoản NPTh (chi tiết theo từng đối tượng) vào phần mềm kế toán, sau khi khách hàng thanh toán thì kế toán hạch toán giảm các khoản NPTh và ghi lên sổ chi tiết công nợ
NPTh theo từng đối tượng theo dõi tương ứng, phần mềm sẽ tựđộng lên sổ tổng hợp và sổ cái. Chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, hợp đồng, phiếu thu) Giấy đề nghị thanh toán Xuất hoá đơn GTGT
51
(Nguồn tác giả tự tổng hợp) Sơđồ 3.2: Quy trình ghi sổ của tài khoản Phải thu khách hàng
b. Chứng từ ghi nhận khoản phải thu khách hàng
- Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng - GBC
- Bảng tổng hợp công nợ
- Giấy đề nghị thanh toán, Biên bản nghiệm thu công trình - Phiếu thu
- Sổ chi tiết theo dõi khách hàng
c. Kế toán chi tiết TK 131 - Nợ phải thu khách hàng
Các loại sổ sử dụng:
- Sổ chi tiết công nợ phải thu TK 131 - Sổ tổng hợp công nợ phải thu TK 131 - Sổ cái TK 131
- Sổ nhật ký chung
Cách hạch toán:
Bên Nợ:
Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ,...; Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên Có: Số tiền khách hàng đã trả nợ; Chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu thu, GBC) Sổ chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái
52 Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua;
Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;
Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT).
Số dư bên Nợ:
Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Một số nghiệp vụ thực tế làm tăng các khoản phải thu khách hàng:
o Nghiệp vụ 1:
Căn cứ phiếu đặt hàng số PO3400195761 của Công ty TNHH Nestlé Việt Nam và hoá đơn GTGT số 0000033 (Phụ lục 1.1) ký ngày 03/01/2019 với nội dung:
- Gia công các vật dụng inox : 35.772.408 đồng
Tổng giá trị gồm thuế: 39.349.649 đồng (Bằng chữ: Ba mươi chín triệu, ba trăm bốn mươi chín nghìn, sáu trăm bốn mươi chín đồng).
Căn cứ vào hoá đơn GTGT trên, kế toán công nợ ghi tăng khoản nợ phải thu vào sổ chi tiết công nợ phải thu theo dõi cho khách hàng Công ty TNHH Nestlé Việt Nam và hạch toán vào phần mềm kế toán như sau:
Nợ TK 131: 39.349.649
Có TK 5111: 35.772.408 Có TK 33311: 3.577.241
o Nghiệp vụ 2:
Căn cứ phiếu đặt hàng của Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Lê Gia Phúc và hoá đơn GTGT số 0000047 (Phụ lục 1.2) ký ngày 21/01/2019 với nội dung:
53 - Bản mã D245x2mm : 21.204.000 đồng
- Bản mã D168x2mm : 1.348.500 đồng - Vận chuyển : 500.000 đồng
Tổng giá trị gồm thuế: 37.070.550 đồng (Bằng chữ: Ba mươi bảy triệu, không trăm bảy mươi nghìn, năm trăm năm mươi đồng).
Căn cứ vào hoá đơn GTGT trên, kế toán công nợ ghi tăng khoản nợ phải thu vào sổ chi tiết công nợ phải thu theo dõi cho khách hàng Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Lê Gia Phúc và hạch toán vào phần mềm kế toán như sau:
Nợ TK 131: 37.070.550
Có TK 5111: 33.700.500 Có TK 33311: 3.370.050
o Nghiệp vụ 3:
Căn cứ phiếu đặt hàng số PO4551354912 của Công ty TNHH Nestle Việt Nam và hoá đơn GTGT số 0000054 (Phụ lục 1.3) ký ngày 28/01/2019 với nội dung:
- Gia công mái che tủđiện : 15.365.335 đồng - Lắp đặt mái che tủđiện : 27.505.321 đồng
Tổng giá trị gồm thuế: 47.157.722 đồng (Bằng chữ: Bốn mươi bảy triệu, một trăm năm mươi bảy nghìn, bảy trăm hai mươi hai đồng).
Căn cứ vào hoá đơn GTGT trên, kế toán công nợ ghi tăng nợ phải thu vào sổ
chi tiết công nợ theo dõi cho khách hàng Công ty TNHH Nestlé Việt Nam và hạch toán vào phần mềm kế toán như sau:
Nợ TK 131: 47.157.722
Có TK 5111: 42.870.656 Có TK 33311: 4.287.066
54
o Nghiệp vụ 4:
Ngày 04/01/2019, Công ty TNHH Lam Sơn Phát thanh toán đợt 2 với số tiền 82.500.000 đồng (Bằng chữ: Tám mươi hai triệu năm trăm nghìn đồng) theo hoá đơn GTGT số 0000032 (Phụ lục 2.1) được xuất theo hợp đồng số: 09/HĐKT/2018 với tổng số tiền là 165.000.000 đồng (Bằng chữ: Một trăm sáu mươi lăm triệu đồng).
Căn cứ vào GBC (Phụ lục 2.1), bảng sao kê của ngân hàng, kế toán công nợ ghi giảm khoản phải thu trong sổ chi tiết công nợ phải thu theo dõi cho khách hàng Công ty TNHH Lam Sơn Phát và nhập liệu vào phần mềm kế toán như sau:
Nợ TK 1121: 82.500.000 Có TK 131: 82.500.000
o Nghiệp vụ 5:
Ngày 29/01/2019, Công ty TNHH Tân Thái Bình thanh toán hoá đơn GTGT số
0000049 (Phụ lục 2.2) được xuất theo hợp đồng số: 10/12/2018/HĐTCBH/TTB-NT với tổng số tiền thanh toán là 49.000.000 đồng (Bằng chữ: Bốn mươi chín triệu đồng). Căn cứ vào GBC (Phụ lục 2.2), bảng sao kê của ngân hàng, kế toán công nợ ghi giảm khoản phải thu trong sổ chi tiết công nợ phải thu theo dõi cho khách hàng Công ty TNHH Tân Thái Bình và nhập liệu vào phần mềm kế toán như sau:
Nợ TK 1121: 49.000.000 Có TK 131: 49.000.000
d. Kế toán tổng hợp
TK 131 – “Phải thu khách hàng”được Công ty theo dõi chi tiết theo từng khách hàng trên Sổ chi tiết công nợ phải thu mà tác giả lấy mẫu là sổ chi tiết công nợ phải thu của Công ty TNHH Nestle Việt Nam (Phụ lục 3.1), Bảng tổng hợp công nợ phải thu (Phụ lục 3.2) và Sổ cái TK 131 (Phụ lục 3.3).
55 TK 131 – “Phải thu khách hàng” có thể có số dư cuối kỳ bên Nợ hoặc bên Có hoặc có thể có số dưở cả hai bên.
Số dư cuối kỳ bên Nợ phản ánh tiền còn phải thu của khách hàng và được trình bày trong BCTHTC tại phần Tài sản, mục III – “Các khoản phải thu” với mã số 131 – “Phải thu của khách hàng”.
Số dư cuối kỳ bên Có phản ánh số tiền nhận trước của khách hàng, được trình bày ở phần Nguồn vốn, mục I – “Nợ phải trả”, mã số 312 – “Người mua trả tiền trước”.
3.2.2. Kế toán các khoản nợ phải thu khác
a. Nguyên tắc chung
TK này dùng để phản ánh các khoản NPTh ngoài phạm vi đã phản ánh ở TK 131 – Phải thu khách hàng và tình hình thanh toán về các khoản phải thu này.
Nội dung và phạm vi phản ánh của TK này gồm các nghiệp vụ chủ yếu sau: - Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý;
- Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài
đơn vị) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hoá, tiền vốn,… đã được xử lý bắt bồi thường;
- Các khoản cho vay, mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời không lấy lãi; - Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi;
- Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính; - Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.
56
Quy trình ghi sổ:
(Nguồn tác giả tự tổng hợp) Sơđồ 3.3: Quy trình ghi sổ của tài khoản Phải thu khác
b. Chứng từ ghi nhận khoản phải thu khác
- Phiếu thu - GBC, GBN
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư – hàng hoá, Biên bản kiểm kê tại công trình, Biên bản xử lý tài sản thiếu…
c. Kế toán chi tiết TK 138 - Phải thu khác
Cách hạch toán:
Bên Nợ:
Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết;
Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) đối với tài sản thiếu đã xác
định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay;
Phải thu về tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ hoạt động đầu tư tài chính; Các khoản NPTh khác.
Bên Có:
Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các TK liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;
Số tiền đã thu được về các khoản NPTh khác.
Số dư bên Nợ:
Các khoản NPTh khác chưa thu được. Chứng từ gốc
(hoá đơn, phiếu thu, GBC) Sổ chi tiết các khoản phải thu khác Chứng từ ghi sổ Sổ cái
57 (từ phiếu thu, các nghiệp vụ làm tăng, giảm các khoản phải thu)
d. Kế toán tổng hợp
Tài khoản 138 – “Phải thu khác”, có 3 TK cấp 2 nhưng tại Công ty chỉ sử dụng chủ yếu 2 TK sau:
- Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý. Về nguyên tắc trong mọi trường