GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER
ĐƢỜNG BIỂN TẠI ITL 4.2.1 Thuận lợi của công ty
a) Về nhân sự:
ITL có đội ngũ thành viên năng động, chịu khó học hỏi, hỗ trợ nhau trong công việc và liên kết với nhau để chia sẻ cùng một niềm tin thành công. Những ngƣời có kinh nghiệm rất nhiệt tình hỗ trợ các thành viên còn non trẻ nhƣng đầy nhiệt tình về công việc cũng nhƣ các mặt khác.
Nhân sự thƣờng xuyên đƣợc training, đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đƣợc trang bị, đào tạo những kiến thức cũng nhƣ kỹ năng thích hợp và đầy đủ để có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách xuất sắc và nổi bật, để đáp ứng với nhu cầu cụ thể của mỗi khách hàng tại bất cứ thời gian nàọ
Tôn chỉ làm việc vủa nhân viên ITL là vì sự hài lòng của khách hàng, đó là tiêu chí làm việc tiên quyết cũng nhƣ quan trong đối với việc đánh giá kết quả làm việc của mỗi thành viên của ITL. Các bộ phận hỗ trợ nhau xuyên suốt quá trình làm việc đểđạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.
b) Về khảnăng cung ứng dịch vụ:
ITL xây dựng đầy đủ các bộ phận chức năng nhằm đáp ứng toàn vẹn các nhu cầu đa dạng của khách hàng trong cả quy trình giao nhận, kho bãi, hải quan, vận tảị
ITL có đơn vị vận chuyển riêng, quan trọng có thể kể dến đơn vị FTL với khảnăng vận chuyển hàng hóa siêu trƣờng siêu trọng, và bộ phận OPS hoạt động phối hợp với các bộ phận khác, góp phần hoàn thiện quy trình cung cấp chuỗi dịch vụkhép kín và đáng tin cậy đến với khách hàng.
Với mạng lƣới rộng lớn các văn phòng, chi nhánh trên khắp Việt Nam và Đông Nam Á bao gồm Singapore, Thái Lan, Lào, Campuchia, Myanmar; cùng với 8 Trung tâm phân phối và logistics lớn tại Việt Nam ở Bắc Ninh, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dƣơng, Hà Nội; cùng với hệ thống phân phối phủ khắp 54/63 tỉnh thành tại Việt Nam, ITL đảm bảo cung ứng toàn diện cho khách hàng các gói dịch vụ tích hợp, đầy đủ với chi phí hợp lý và có lợi nhất cho khách hàng.
c) Về công nghệ thông tin:
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tại các văn phòng, chi nhánh cũng nhƣ trong việc quản lý phƣơng tiện và quản lý hành trình là một lợi thế của ITL khi nhanh chóng nắm bắt và kiểm soát đƣợc các thông tin thực tế, hỗ trợ hiệu quả cho các nhân viên trong quá trình làm việc.
Bộ phận công nghệ thông tin hoạt động độc lập và luôn sẵn sàng hỗ trợ các nhân viên trong công ty khi có bất kỳ sự cố nào với máy tính, điện thoại để mọi ngƣời có thể yên tâm làm việc tốt nhất.
Hệ thống giám sát hành trình trên các xe kéo container giúp cho việc cập nhật thông tin cho khách hàng thƣờng xuyên về lộ trình, thời gian vận chuyển và các thông tin liên quan đến hàng hóa qua hệ thống quản lý và giám sát chuyến đi của công ty, nhƣng một điểm đáng tiếc là hệ thống này mới chỉ áp dụng rộng rãi ở đơn vị FTL phục vụ chủ yểu vận tải nội địạ Còn giám sát hàng trên tàu bộ phận CS vẫn phải liên lạc với hãng tàụ
d) Vềthƣơng hiệu:
Thƣơng hiệu và điểm mạnh của ITL thứ nhất nằm ở chính những con ngƣời đang góp phần phát triển một ITL năng động và vững mạnh trong giai đoạn kinh tếkhó khăn hiện nay, ITL có uy tín trong thị trƣờng với hơn 20 năm hoạt động và phát triển, mạng lƣới chi nhánh rộng khắp Việt Nam và các nƣớc
lân cận tròn khu vực Đông Nam Á và cả châu Á.
Thứ hai chính là quy mô vềđầu tƣ phát triển cơ sở vật chất, hợp tác kinh doanh với các đối tác đang ngày càng mở rộng để đáp ứng nhu cầu sử dụng dịch vụ nhanh chóng và chất lƣợng cao của mọi đối tƣợng khách hàng.
Là thành viên của các tổ chức quốc tế IATA, FIATA và 7 năm liền trong Top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam chính là những bằng chứng tốt nhất thể hiện ITL luôn khẳng định đƣợc vị trí của mình trong lĩnh vực giao nhận vận tải ởtrong nƣớc và khu vực.
e) Vềhãng tàu và đại lý
Công ty không ngừng mở rộng mạng lƣới đối tác của mình để cung cấp mức giá cạnh tranh nhất cho khách hàng với chất lƣợng tốt nhất. Các đại lý của công ty có mặt ở hầu hết các quốc gia có đƣờng vận chuyển trên biển với Việt Nam, đảm bảo giao nhận hàng hóa của khách hàng nhanh chóng, thuận lợi và an toàn hơn.
Công ty cũng duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các hãng tàu cùng các hợp đồng dài hạn trong việc cung ứng dịch vụ cho khách hàng, tiêu chí hợp tác cùng có lợi đƣợc công ty chú trọng.
f) Về khách hàng
Lƣợng khách hàng của ITL ổn định và tăng trƣởng đềụ Công ty duy trì tốt mối quan hệ thân thiết và lâu dài với các khách hàng cũ đồng thời luôn chủ động tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàng mới, đa dạng hơn.
Đội ngũ thành viên của ITL luôn làm việc hết mình và thƣờng xuyên quan tâm, liên lạc với khách hàng để giữ mối quan hệ. Bởi ai cũng hiểu rõ, duy trì mối quan hệ với một khách hàng cũ tuy khó nhƣng vẫn dễ dàng và hiệu quả hơn quá trình đi tìm một khách hàng mớị
Khách hàng về mảng giao nhận hàng xuất bằng container đƣờng biển của ITL có nhu cầu xuất hàng thƣờng xuyên và ổn định, kể cả trong các mùa thấp điểm, nhất là đối với loại hàng FCL. Các đối tác đã từng sử dụng dịch vụ của ITL đều phản hồi rất tích cực, từ cách thức tổ chức dịch vụcho đến thái độ của nhân viên trong quá trình tiếp xúc với khách hàng. Lƣợng khách hàng quay trở lại với những đơn hàng mới là rất caọ
Một số khách hàng lớn của ITL là các tập đoàn đa quốc gia, các công ty có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài, thể hiện ởhình dƣới đây:
Hình 4.1: Các khách hàng lớn của ITL
Nguồn: Bộ phận Marketing của ITL
4.2.2 Khó khăn
Thị trƣờng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đang phát triển mạnh nhƣng cũng đồng thời cạnh tranh rất mạnh, các doanh nghiệp ngày một nhiều, thực hiện các chính sách cạnh tranh chủ yếu về giá rất gay gắt, tuy đã có chỗ đứng và uy tín nhƣng để giữa vững và phát triển thị phần thì cũng cần nhiều nỗ lực từ phía công tỵ
Một số bộ phận chẳng hạn nhƣ phòng CS do cơ cấu nhân sự còn ít nên vào mùa vận chuyển cao điểm, khi khối lƣợng công việc phải đảm nhận khá nhiều và quay vòng nhanh thì khó có thể theo dõi toàn bộ các lô hàng vận chuyển một cách chi tiết để thông báo cho khách hàng, gây khó khăn cho tính hiệu quả và bảo đảm tiến độ của công việc.
Tính thời vụ là đặc thù của hoạt động giao nhận vận tải biển và nó cũng đƣợc xem nhƣ là một tồn tại, khó khăn đối với các doanh nghiệp vận tải biển nói chung và ITL nói riêng. Điều này thể hiện ở việc vào mùa hàng hải, lƣợng hàng giao nhận lớn, xoay việc rất mệt, khó để đặt chỗ hãng tàu, lấy container; còn vào mùa hàng xuống, khối lƣợng hàng giao nhận ít đi nên công việc không có nhiềụ Đặc điểm thời vụ dẫn đến kết quả kinh doanh không đồng đềụ Tồn tại này mang tính khách quan, nằm ngoài khả năng kiểm soát của công ty nên để khắc phục không đơn giản, cần thiết là sự tin tƣởng và ủng hộ từ phía khách hàng thân thiết và các khách hàng tiềm năng khác.
4.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ4.3.1 Giải pháp 4.3.1 Giải pháp
a) Hoàn thiện các bƣớc lập và lƣu chuyển chứng từ
Chứng từ là cơ sở pháp lý để thực hiện mọi thủ công việc trong quy trình giao nhận hàng hóạ Ngoài việc kiểm tra rà soát các giấy tờ chứng từ mà bên khách hàng cung cấp cho phù hợp nội dung, nhân viên bộ phận chứng từ còn phải luôn theo sát và cập nhật những thay đổi cũng nhƣ phải xác định đƣợc đúng chính xác thời gian đi kèm các công việc trong cả quy trình.
Khi liệt kê các loại giấy tờ, thủ tục thƣờng rất ít khi các có sai sót nhƣng trong cả quá trình giao hàng luôn có những phát sinh xảy ra khiến cho việc cung cấp các loại giấy tờ ở mỗi thời điểm hoạt đông tác nghiệp luôn cần đƣợc cập nhật. Chỉ khi các giấy tờ này đủ và phù hợp thì các hoạt động tác nghiệp khác mới có thể diễn rạ
Giải pháp để thực hiện tốt việc chuẩn bị chứng từ là phân công cho nhân viên giao nhận có kinh nghiệm về chứng từ. Nhân viên giao nhận cần phải kiểm tra kĩ lƣỡng, để tránh các sai sót những giấy tờ mà bên khách hàng cung cấp nhân viên nên nhắc nhở họ để họ kiểm tra kỹ các thông tin trƣớc khi chuyển sang phía công tỵ
Nếu có các sai sót hoặc không phù hợp thì liên lạc ngay với bên khách hàng đề nghị sửa đổi hoặc bổ sung. Ngoài ra nhân viên của công ty cũng phải thƣờng xuyên cập nhật các văn bản chính sách mới của nhà nƣớc liên quan đến hoạt động giao nhận
b) Ban hành quy trình chuẩn về giao nhận hàng hóa
Dù kết quả đang thực hiện đƣợc rất tốt và các bộ phận, phòng ban vẫn duy trì hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nhƣng cần thiết vẫn nên nhanh chóng hoàn thiện quy trình chuẩn để ban hành chung cho công ty, để tất cả các nhân viên có một hƣớng dẫn cụ thể để làm nghiệp vụ, đồng thời có các thủ tục hiệu quả để kiểm soát các khâu trong quy trình, và tránh các trƣờng hợp vƣớng vào các rắc tối không đáng có, gây ảnh hƣởng đến uy tín công ty nếu xảy ra vấn đề.
Xây dựng biểu mẫu thông tin cơ bản về khách hàng để lƣu lại khi tiếp cận khách hàng mới, biểu mẫu cần đơn giản để nhân viên có thể vừa trao đổi với khách hàng vừa dễdàng điền thông tin trực tiếp 1 lần.
dịch vụ, nên thay vào đó các nhân viên nên lƣu thông tin những khách hàng mà mình tiếp cận vào một file riêng để tiện theo dõi và liên lạc, khi nào khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ thì nhanh chóng có thể hoàn thành thông tin khách hàng trong fast pro và chuyển qua cho bộ phận tài chính – kế toán xét duyệt.
Đối với hợp đồng cần:
Một số thông tin và điều khoản trong hợp đồng nên đƣợc chia ra là nhiều trƣờng hợp theo nhƣ các tình huống thực tế đã gặp phải để có thể chọn lựa đƣa vào đối với những khách hàng khác nhau, tránh việc phải soạn thảo toàn bộ lại và tránh tốn thời gian.
Các thông tin khác trong hợp đồng có thể không đổi nhƣng báo giá thì có thểthay đổi, tùy theo từng thời điểm.
Hạn mức tín dụng của khách hàng nên đƣợc xem xét từ cả 2 phía là bộ phận kinh doanh trực tiếp làm việc với khách hàng và bộ phận tài chính - kế toán để dánh giá đúng và cụ thểhơn.
Các trƣờng hợp đặc biệt, cụ thể mà chƣa thể ký hợp đồng thì tùy trƣờng hợp trình lên Sales Mananager ký nháy trƣớc sau đó chuyển lên Phó Giám đốc xét duyệt.
Quy định khi làm thủ tục hải quan, nhân viên không đƣợc đứng tên trên tờ khai thay cho chủhàng để tránh các vấn đề nảy sinh phức tạp liên quan đến trách nhiệm hàng hóa khi phát hiện hàng hóa có vi phạm. Nhƣng vẫn cần xây dựng một vài ngoại lệ trong một số trƣờng hợp cụ thể ví dụ nhƣ khi chủ hàng chỉ vận chuyển hàng lẻ với số lƣợng ít và xét thấy đảm bảo không có nguy cơ hoặc khách hàng làm giấy ủy quyền về việc đứng tên khai báo hải quan và chịu trách nhiệm toàn bộ vềhàng hóa đƣợc kê khai, không liên quan đến ngƣời đứng tên thì có thểcho phép nhân viên đứng tên trên tờ khaị
c) Các giải pháp về nhân sự:
Duy trì các hoạt động nâng cao trình độ nhân viên thông qua việc thƣờng xuyên tổ chức các lớp nghiệp vụ về giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng container (FCL/LCL) bằng đƣờng biển và đƣờng hàng không. Đài thọ cho nhân viên tham gia các khóa kỹnăng, hội nghị chuyên đề vềlĩnh vực đang công tác.
Tăng cƣờng sựtrao đổi và giao tiếp, phối hợp giữa các nhân viên trong cùng bộ phận, phòng ban và khác bộ phận, phòng ban về tầm nhìn, sứ mệnh công ty và phƣơng hƣớng kinh doanh trong từng quý, năm, trung và dài hạn.
thời gian cốđịnh để chia sẻ những khó khăn và vƣớng mắc trong công việc, đề xuất hƣớng giải quyết, cùng nhau bàn bạc giải pháp và thảo luận về công việc mới trong thời gian tớị Từ đó tăng tính chia sẻ và thông cảm hơn cho từng nhân viên trong bộ phận.
Có thể tuyển dụng thêm nhân viên phòng CS (chính thức hoặc thời vụ) đểtăng mức độ chuyên nghiệp và hỗ trợ công việc cho nhau, đảm bảo khảnăng đáp ứng dịch vụ liên tục và nhanh chóng trong các giai đoạn cao điểm, các mùa có lƣợng hàng xuất khẩu lớn trong năm.
d) Các giải pháp về dịch vụ:
Tiếp tục phát triển đa dạng các dịch vụ hỗ trợ vận tải, tập trung khai thác các lĩnh vực vốn là thế mạnh của công ty để tạo thế cạnh tranh vững chắc trên thị trƣờng, lấy động lực để mở rộng quy mô hoạt động và nâng cao chất lƣợng các dịch vụ khác, đảm bảo cung ứng cho khách hàng các dịch vụ thuận tiện và nhanh chóng.
Các bộ phận trong công ty cần thông tin cho nhau thƣờng xuyên để thắt chặt mối quan hệ tƣơng hỗ lẫn nhau, thực hiện marketing và bán các dịch vụ của nhau nhằm tăng lợi nhuận chung cho công tỵ
e) Các giải pháp để duy trì và mở rộng khách hàng:
Vào mùa nhu cầu vận tải thấp, các nhân viên trong bộ phận kinh doanh nên tập trung vào mảng môi giới thƣơng mại để tìm kiếm thêm khách hàng mới cho công ty, mở rộng thị trƣờng khách hàng tiềm năng, có thể đẩy mạnh hoạt động môi giới thƣơng mại thông qua việc tìm kiếm nhu cầu khác biệt giữa trong nƣớc và nƣớc ngoài để xúc tiến thƣơng mại, tham gia vào hội chợ ngành hàng trong và ngoài nƣớc để gặp gỡ khách hàng, làm cầu nối giữa cung và cầụ
Tiếp tục quá trình chăm sóc khách hàng hậu bán hàng: tƣ vấn, giúp đỡ các khách hàng khi gặp khó khăn, phát triển mối quan hệ thân thiết đã hình thành với khách hàng. Đây là cách quảng cáo, truyền thông vừa hợp lý vừa hiệu quả và giúp giảm chi phí bán hàng, quảng cáo vì chăm sóc khách hàng thƣờng xuyên có thể vừa giúp duy trì khách hàng cũ và vừa có thêm khách hàng mới thông qua các mối quan hệvà phƣơng thức “truyền miệng”.
f) Các giải pháp về công nghệ thông tin:
Tăng cƣờng tính tƣơng tác ở website www.itlvn.com, đồng thời thể hiện thêm dịch vụ môi giới thƣơng mại để những khách hàng tiềm năng có thể nhận biết và sử dụng dịch vụ này nếu có nhu cầu, nhƣ: thông tin về các quy trình giao nhận hàng hóa của công ty nhằm tạo ấn tƣợng về sự chuyên nghiệp và hiệu quả
của dịch vụ, có thêm mục hỏi đáp, tƣ vấn khách hàng online, giới thiệu chi tiết các khách hàng quen thuộc và uy tín của công ty, các lô hàng khó xử lý mà công ty đã chuyên nghiệp giải quyết ở khâu giao nhận vận tải cho khách hàng