Dƣới đây là cơ cấu đơn giản về tổ chức tại công ty Indo Trans Logistics.
Hình 3.5: Sơ đồcơ cấu tổ chức của ITL GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH PHÓ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Bộ phận Kinh doanh Bộ phận Hải quan Bộ phận Công nghệ Thông tin Bộ phận Kiểm toán nội bộ Bộ phận Tài chính - Kế toán Bộ phận Hành chính – Nhân sự Phòng CS Phòng Sales Phòng Air Phòng Sea Nguồn: Tự tổng hợp
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban
Giám đốc điều hành
− Giám đốc điều hành ITL là Ông Trần Tuấn Anh (Mr. Ben), là ngƣời đại diện theo pháp luật của ITL, trực tiếp quản lý và điều hành toàn diện các hoạt động của công tỵ Giám đốc trực tiếp điều hành một số lĩnh vực trọng yếu nhƣ công tác kế hoạch, chủ trƣơng đầu tƣ, định hƣớng trong công tác kinh doanh, công nghệ thông tin và viễn thông chuyên ngành, công tác tổ chức cán bộ, đổi mới và sắp xếp lại doanh nghiệp, tài chính, đối ngoại, thanh tra, quan hệ cộng đồng, thi đua, khen thƣởng, kỷ luật. − Xét duyệt và thông qua các vấn đề quan trọng của công tỵ
Phó giám đốc điều hành
quyết các vấn đề phát sinh và điều hành hoạt động hàng ngày của công tỵ Phó giám đốc sẽ xem xét các công việc hàng ngày phát sinh từ các bộ phận, phòng ban và báo cáo lại cho Giám đốc điều hành, những trƣờng hợp cụ thể và cần giải quyết gấp thì Phó giám đốc trực tiếp xét duyệt. − Bên cạnh đó, Phó giám đốc còn đại diện cho Giám đốc làm việc với các
cơ quan, đối tác khi có sự ủy quyền của Giám đốc. Phó giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp trƣớc Giám đốc và trƣớc pháp luật trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc Giám đốc phân công và uỷ quyền.
Bộ phận Hành chính - Nhân sự
− Phòng Hành chính - Nhân sự là phòng tham mƣu, giúp việc cho Giám đốc về công tác tổ chức, nhân sự, hành chính của công tỵ
− Chịu trách nhiệm về quy trình tuyển dụng nhân viên phù hợp với nhu cầu và tiêu chí của ITL. Các vấn đề liên quan đến nhân viên nhƣ tiền lƣơng, tiền bảo hiểm, các khoản trợ cấp và các khoản đƣợc thƣởng thêm cũng đƣợc Phòng Nhân sựđảm nhiệm.
− Ngoài ra, Phòng Nhân sự còn tổ chức các buổi đào tạo, tập huấn cho các nhân viên mới nhằm giúp họ hiểu thêm về môi trƣờng làm việc và các chính sách của công tỵ
Bộ phận Tài chính - Kế toán
− Phòng Tài chính – Kếtoán là phòng tham mƣu, giúp việc Giám đốc quản lý các lĩnh vực: công tác tài chính, công tác kế toán tài vụ, công tác quản lý tài sản, công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế, kiểm soát các chi phí hoạt động của công ty, quản lý vốn và tài sản của công ty cũng nhƣ tổ chức, chỉđạo công tác kế toán trong toàn công tỵ
− Kiểm tra định kỳ về công tác kế toán, chế độ chính sách, kỷ luật thu chi tài chính, kế toán vốn và các loại tài sản khác trong toàn công ty nhằm thực hiện đúng các chế độ kế toán, chính sách của Nhà nƣớc quy định.
Bộ phận Công nghệ thông tin
− Phòng Công nghệ Thông tin là phòng tham mƣu, giúp việc cho Tổng Giám đốc về lĩnh vực công nghệ thông tin của công ty nhằm tối ƣu hóa hệ thống, bảo mật, an toàn dữ liệụ
− Phụ trách quản trị các mảng liên quan đến công nghệthông tin nhƣ quản trị mạng (Network administrator/analyst/specialist), quản trị cơ sở dữ liệu (Database administrator), quản trị an ninh (Security administrator),
quản lý cổng thông tin điện tử (portal) của công tỵ
Bộ phận Hải quan (OPS)
− Đảm nhiệm việc liên hệ với các đại lý đối tác trong và ngoài nƣớc về việc giao nhận hàng hóa và thực hiện, hoàn tất các chứng từ, thủ tục hải quan cần thiết cho mỗi lô hàng.
− Bộ phận này có tầm ảnh hƣởng quan trọng đến vấn đề kinh doanh và uy tín thƣơng hiệu của công ty, vì nếu xảy ra sai sót sẽ gây khó khăn trong việc giao nhận hàng hóạ
Bộ phận Kiểm toán nội bộ
− Làm việc độc lập với các bộ phân, phòng ban; hoạt động dƣới sự điều khiển trực tiếp của Giám đốc điều hành.
− Kiểm tra, ngăn chặn, phát hiện các sai sót, gian lận trong công tác quản lý của công tỵ Từ đó đề xuất các thủ tục, biện pháp cho ban giám đốc công ty để tăng cƣờng, bảo đảm sự an toàn và trung thực cho dữ liệu nhằm giảm thiểu rủi ro, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
− Kiểm soát việc tuân thủ thực hiện các quy trình, sắp xếp lƣu chuyển chứng từ hợp lí và đúng với quy định của công ty và chế độ kế toán.
Bộ phận Kinh doanh
− Phòng kinh doanh hàng lẻ và khách hàng cá nhân, trực tiếp (Sales) cùng với phòng kinh doanh hàng vận tải bằng đƣờng biển (Sea) và phòng kinh doanh hàng vận tải bằng đƣờng hàng không (Air) chịu trách nhiệm về thực hiện hoạt động kinh doanh theo chỉ tiêu kế hoạch.
− Trong đó phòng Sea và Air chủ yếu kinh doanh hàng FCL, còn phòng Sales làm chủ yếu về hàng lẻ LCL, phòng CS đảm nhận chung các vấn đề phát sinh trong quy trình nghiệp vụvà trao đổi với khách hàng.
− Các phòng Sales, Sea, Air phối hợp với phòng CS để tiến hành dịch vụ liên quan đến vận tải biển, hàng không, đƣờng bộ.
− Phối hợp với bộ phận Hải quan (OPS) để hoàn tất dịch vụ cho khách hàng trong trƣờng hợp khách hàng yêu cầu sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan của công tỵ
− Phòng CS tiếp nhận các ý kiến phản hồi của khách hàng và giải đáp những thắc mắc, vấn đềliên quan đến dịch vụ của công tỵ
− Tìm kiếm, thiết lập và duy trì nguồn khách hàng ổn định, thân thiết của công ty để thắt chặt tính lâu dài bền bỉ trong kinh doanh.
Dƣới đây sẽ giới thiệu về các công ty con và công ty liên kết của ITL Corp, cơ cấu này không bao gồm trong sơ đồ cơ cấu tổ chức đơn giản trên để tiện làm rõ vai trò của các phòng ban tại riêng ITL, và cũng chính là nơi em thực tập và tìm hiểu rõ hơn.
Bộ phận Marketing phụ trách thực hiện nhiệm vụ marketing chung cho toàn Group nên không đƣợc nói rõ ở trên. Thay vào đó bộ phận kinh doanh với 4 phòng Sea, Air, Sales, CS sẽ phối hợp với nhau làm các nhiệm vụ bên mảng marketingtrong quá trình hoạt động để vừa quảng bá về công ty đến khách hàng vừa tìm kiếm và thu hút một lƣợng khách hàng tiềm năng.
Hình 3.6: Các đơn vị thành viên trong ITL Group
Nguồn: Bộ phận Marketing của ITL Group
Nhân sự
Với chỉ 6 thành viên lúc thành lập vào năm 2000, đến nay đội ngũ của ITL đã phát triển đến con số 400 thành viên và tiến tới kế hoạch mở rộng quy mô đến 600 vào giai đoạn 2013-2015.
Đội ngũ ITL trẻ và năng động với hơn 70% nhân sự dƣới 30 tuổi cùng các thành viên cốt cán có kinh nghiệm chuyên sâu là tài sản quý báu của ITL, đội ngũ đƣợc đào tạo kỹnăngthƣờng xuyên để thích ứng nhanh, hiệu quả.
Môi trƣờng làm việc quốc tế và đa văn hóa với các thành viên đến từ Việt Nam, Singapore, Malaysia, Hàn Quốc, Philippine, Thái Lan, Đài Loan luôn hỗ trợ và giúp đỡ nhau trong công việc. Các manager ngƣời nƣớc ngoài phụ trách tìm kiếm, tiếp cận và giao dịch với nguồn khách hàng có quốc tịch giống nhƣ mình, các mảng liên quan đến hoạt động, dịch vụ của ITL tại nƣớc đó và các vấn đề phát sinh trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại nƣớc đó.Đồng thời hỗ trợ các chi nhánh của ITL tại nƣớc có đặt chi nhánh, cũng nhƣ các đại lý của ITL tại nƣớc đó.
Với tinh thần TÔI CÓ THỂ, tất cả các thành viên trong gia đình ITL luôn sẵn sàng phấn đấu và không ngừng nỗ lực vì sự hài lòng của khách hàng.