Như đã trình bày ở trên, hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên nhưng đối với NVL chính là nhôm thỏi do số lượng lần xuất NVL rất lớn, nên để giảm bớt khối lượng công việc, Công ty chỉ lập một phiếu xuất kho cho cả tháng. Điều này không đảm bảo phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL theo đúng đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên mà Công ty đang sử dụng.
Bên cạnh đó việc kiểm kê lượng NVL tồn cuối kỳ để xác định lượng NVL xuất dùng trong kỳ nếu xảy ra hiện tượng mất mát, hao hụt NVL thì sẽ không xác định được rõ nguyên nhân mà số NVL thất thoát đó sẽ được hạch toán hết cho NVL xuất
dùng trong kỳ. Như vậy là việc hạch toán không được chính xác.
Công ty nên sử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” với mục đích là theo dõi số NVL xuất kho trong trường hợp xuất một lần theo định mức.
- Hạn mức được duyệt trong tháng: là số lượng NVL được duyệt trên cơ sở khối lượng sản phẩm sản xuất trong tháng theo kế hoạch và định mức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm. Hạn mức được duyệt = Số lượng SP sản xuất theo KH trong tháng x Định mức sử dụng vật tư cho một đơn vị SP - Số lượng thực sản xuất trong tháng: Do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực sản xuất từng lần trong kỳ.
Bộ phận kỹ thuật phụ trách quản lý NVL căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức sử dụng NVL cho một đơn vị sản phẩm để xác định hạn mức được duyệt trong tháng cho từng bộ phận sử dụng.