Công ty
2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Phòng Tài chính- Kế toán của Công ty gồm bốn người. Đứng đầu là Kế toán trưởng, một Phó phòng và hai nhân viên phụ trách các phần hành kế toán như sau:
-Kế toán tổng hợp kiêm kế toán Tài sản cố định, tiền mặt, giá thành
-Kế toán bán hàng, công nợ phải thu, ngân hàng.
-Kế toán vật tư, công nợ phải trả, thủ quỹ.
Giữa các phần hành kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, so sánh đối chiếu để đảm bảo các thông tin được ghi chép kịp thời, chính xác. Mỗi phần hành kế toán đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng và có mối quan hệ tương hỗ với các phần hành khách thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp, TSCĐ, giá thành, tiền
mặt
Kế toán bán hàng, công nợ phải thu,
ngân hàng Kế toán vật tư,
thủ quỹ, công nợ phải trả
- Kế toán trưởng: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về các hoạt động tổ chức kinh doanh, tổ chức kiểm tra đôn đốc các phần hành kế toán trong công ty, chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất về số liệu kế toán trước cơ quan thuế và cơ quan chủ quản khác.
- Kế toán tổng hợp, tính giá thành, tài sản cố định, tiền mặt: Có nhiệm vụ tập hợp, phân bổ chi phí sản xuất. Trên cơ sở đó tính đúng giá thành cho các loại sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Giám sát tình hình biến động TSCĐ, tính khấu hao và phân bổ khấu hao cho các hoạt động trong Công ty. Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các phần hành. Lập các báo cáo tài chính cho cơ quan chủ quản và các cơ quan chức năng yêu cầu.
- Kế toán vật tư, công nợ phải trả, thủ quỹ: Phụ trách các tài khoản 152, 153, 155, 334, 338, 331. Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm vật tư nhằm cung cấp số liệu kịp thời, chính xác để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Đồng thời tham gia kiểm kê vật tư, kiểm tra chế độ bảo quản nhập, xuất vật tư, theo dõi công nợ với người bán. Phản ánh tình hình thực hiện quỹ tiền lương toàn Công ty, lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Bên cạnh đó thủ quỹ chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt, theo dõi, cập nhật chính xác số tiền đã thu, chi và số tiền hiện có trong quỹ.
- Kế toán bán hàng, công nợ phải thu, ngân hàng: Phụ trách các tài khoản 131, 511, 112, 341. Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho thành phẩm, theo dõi các khoản phải
thu của khách hàng, thường xuyên đôn đốc việc thanh toán của khách hàng. Chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, thực hiện quá trình thanh toán giữa Công ty với các đối tượng khác thông qua hệ thống ngân hàng.
Như vậy, bộ phận kế toán của Công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi toàn Công ty, giúp Giám đốc tổ chức tốt công tác thông tin kinh tế và phân tích tài chính. Hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong Công ty, thực hiện đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế, tài chính.
2.1.4.2 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Cổ phần Prime Tiền Phong
Công ty Cổ phần Prime Tiền Phong áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12 của Bộ Tài Chính. Và sử dụng phần mềm kế toán MISA
- Niên độ kế toán của công ty tính theo năm dương lịch từ ngày 01/01 tới 31/12 Dương lịch hàng năm,
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán kế toán là Việt Nam Đồng (VNĐ)
- Thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng nhập kho theo nguyên tắc giá gốc.
- Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Công ty tính giá vốn xuất theo phương pháp giá bình quân gia quyền.
- Phương pháp tính khấu hao: Tính theo phương pháp khấu hao đường thẳng.
- Các nguyên tắc ghi nhận theo các chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Tình hình vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Công ty hiện nay đang sử dụng những loại chứng từ sau + Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu hưởng bảo hiểm xã hội, biên bản thanh lý hợp đồng… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản bàn giao tài sản cố định, thẻ tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, biên bản giao nhận tài sản cố định và sửa chũa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại tài sản cố định, biên bản bàn giao thiết bị, hợp đồng bảo hành sửa chữa…
+ Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, giấy đề nghị nhập xuất vật tư thiết bị, biên bản kiêm kê
+ Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, giấy đi đường, ủy nhiệm chi, hóa đơn bán hàng thông thường, bảng kiêm kê quỹ…
+ Chứng từ về bán hàng: Biên bản nghiệm thu công trình, đơn hàng, hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT…
Tình hình vận dụng chế độ tài khoản kế toán
Hiện nay, Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính.
-Tài khoản loại 1: 111, 112, 133, 155,156…
-Tài khoản loại 2: 211, 213, 214,…..
-Tài khoản loại 3: 333, 334, 338, 331,311,…
-Tài khoản loại 4: 411,441, 421,…
-Tài khoản loại 5: 511, 515,…
-Tài khoản loại 6: 621,627, 641, 642,…
-Tài khoản loại 7: 711
-Tài khoản loại 8: 811,821
-Tài khoản loại 9: 911
Ngoài ra các tài khoản được chi tiết theo quy định của công ty theo nhiều cấp độ để đảm bảo theo dõi chi tiết từng đối tượng phù hợp với nhu cầu quản lý.
Hệ thống sổ sách kế toán:
Hệ thống sổ kế toán tại công ty được mở theo đúng quy định của nhà nước cho hình thức Nhật ký chung bao gồm các loại sổ kế toán sau:
-Sổ Nhật ký chung.
-Sổ Cái các Tài khoản.
-Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hệ thống báo cáo kế toán:
Công ty Cổ phần Prime Tiền Phong tiến hành lập các Báo cáo tài chính theo đúng quy định mới nhất của Bộ Tài Chính về chế độ lập và trình bày Báo cáo tài chính gồm: Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính và chuẩn mực số 21, để nộp cho cơ quan quản lý Nhà nước.
Báo cáo tài chính của Công ty bao gồm:
- Bảng Cân đối kế toán - Mẫu số B01-DN
DN
- Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-
DN
- Bản Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09-
DN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân - Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nhiệp Tất cả các báo cáo này do các nhân viên trong
Phòng tài chính hỗ trợ cho kế toán tổng hợp lập báo cáo. Sau khi lập xong sẽ được Kế toán trưởng rà soát và xem xét đã lập đúng theo quy định và chuẩn mực quy định hay không.
Tất cả các báo cáo này đều được lập theo đúng quy định về cách thức, biểu mẫu, thời gian, số lượng.
Tình hình vận dụng sổ kế toán:
Hình thức kế toán Nhật ký chung được sử dụng tại Công ty Cổ phần Prime Tiền Phong sử dụng vì hình thức này rất thuận tiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán cũng như công tác kiểm tra, quản lý. Theo hình thức này thì toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ đó. Sau đó, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển các dữ liệu vào các loại sổ cái tương ứng.
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng
: Kiểm tra, đối chiếu
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo tài khoản phù hợp. Riêng các chứng từ liên quan đến sổ chi tiết thì đồng thời ghi vào sổ chi tiết.
Chứng từ kế toán
Báo cáo tài chính Bảng cân đối phát sinh Sổ cái Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ,thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt
- Cuối ngày, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
- Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung.
2.1.4.3 Phần mềm kế toán Công ty Cổ phần Prime Tiền Phong đang sử dụng:
Hiện nay công ty đang sử dụng Phần mềm kế toán máy ERP để tiến hành công tác hạch toán kế toán. Phần mềm được thiết kế phù hợp với quy định, luật lệ, thuế… hiện hành sẽ giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ với luật pháp. Hơn nữa, nó giúp giải quyết tất cả các phép tính phức tạp giảm thời gian và chi phí làm việc cho doanh nghiệp. Cũng như giảm sai sót có thể do con người gây ra.
*Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm này:
-Khi nhấn đúp chuột vào biểu tượng phần mềm trên màn hình máy tính thì màn hình giao diện của phần mền hiện ra như trên. Người sử dụng chỉ việc điền tên người sử dụng và nhập đúng mật khẩu vào chữ “Đồng ý” thì màn hình hệ thống hiện ra các mục chi tiết đơn giản và dễ sử dụng.
-Khi cần làm việc với phần hành kế toán nào ta chỉ cần kích chuột vào phần hành kế toán đó, máy tính tự hiện ra các phần hành tương ứng, phù hợp với yêu cầu của người sử dụng.
- Quy trình xử lý nghiệp vụ của máy tính được hiểu như sau:
+ Tổ chức khai báo ban đầu.
Tổ chức khai báo ban đầu là tổ chức khai báo danh mục các đối tượng quản lý. Ta cần khai báo các danh mục đối tượng quản lý như: danh mục tài khoản, danh mục hàng hóa, danh mục người mua, danh mục người bán, danh mục nhân viên bán hàng…
+ Tổ chức mã hóa các đối tượng.
Thực hiện mã hóa các đối tượng quản lý bằng cách gắn cho mỗi đối tượng một ký hiệu theo quy luật, nguyên tắc nhất định. Trình tự tiến hành mã hóa các đối tượng như sau:
-Xác định hệ thống đối tượng cần mã hóa.
-Lựa chọn phương pháp mã hóa theo một trong bốn phương pháp sau: phương pháp mã số gợi nhớ, phương pháp mã số phân cấp, phương pháp mã số liên tiếp, phương pháp mã số tổng hợp.
-Triển khai mã hóa.
Đây là khâu đầu tiên và có ý nghĩa quan trọng trong việc sử dụng phần mềm kế toán, đòi hỏi phải tuân thủ theo những nguyên tắc nhất định. Nhập dữ liệu là làm việc với giao diện nhập liệu. Căn cứ để nhập là các chứng từ liên quan. Khi nhập dữ liệu phát sinh yêu cầu phải nhập từng chứng từ, chi tiết theo các chỉ tiêu của loại chứng từ tương ứng.
Tổ chức nhập thông tin kế toán thường có các bước sau: Cập nhật số liệu ban đầu, cập nhật số phát sinh trong kỳ và thực hiện công việc cuối kỳ kế toán.
Thông tin đầu vào: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào
nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các chứng từ gốc, cập nhật số liệu vào máy theo đúng đối tượng mã hóa đã được cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, danh mục vật tư,…. đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Máy tính sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự động ghi vào sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan. Phần mềm chỉ thực hiện các bút toán đơn giản khi xác định số phát sinh, số dư trên tài khoản.
Thông tin đầu ra: Kế toán có thể in ra bất kì lúc nào các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản sau các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng phương pháp “xâu lọc”. Nhờ sử dụng phần mềm với các khả năng tổng hợp tự động của máy mà hai bộ phận kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được thực hiện đồng thời. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sơ đồ 2.4: Quy trình nhập liệu vào phần mềm kế toán
2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại