2.2.4.1 Chứng từ kế toán sử dụng
Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác NVL nói chung và kế toán chi tiết NVL nói riêng thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất NVL. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán.
Hiện nay, kế toán NVL của Công ty sử dụng các chứng từ sau:
+ Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho
+ Phiếu kiểm tra vật tư nhập kho…..
2.2.4.2 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:
* Đối với nhập kho nguyên vật liệu
NVL sử dụng tại Công ty đa dạng về chủng loại và được thu mua từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau, có thể mua theo hợp đồng hoặc mua ngoài.
Đối với nguồn NVL nhập từ mua bên ngoài. Việc mua bán hàng hóa trong điều kiện thị trường hiện nay rất thuận tiện, thông thoáng, diễn ra nhanh gọn trên cơ sở thuận mua, vừa bán. Công ty có nhu cầu mua vật tư, nếu mua của những khách hàng có quan hệ thường xuyên thì Công ty liên hệ trước, căn cứ vào phiếu báo giá để Công ty chuẩn bị tiền thanh toán cho bên bán trước hoặc sau khi giao hàng dựa vào thỏa thuận giữa hai bên. Ở Công ty không có trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa về trong tháng và ngược lại. Vì vậy kế toán ghi sổ đơn giản hơn do chỉ có trường hợp hàng và hóa đơn cùng về trong tháng.
Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu được tiến hành qua trình tự sau:
Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh được giao, bộ phận sản xuất yêu cầu nhập NVL cho sản xuất. Phòng kinh doanh căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức dự trữ NVL để lập kế hoạch thu mua NVL, sau đó làm “Giấy đề nghị mua vật tư”.
Bộ phận cung ứng (thuộc phòng kinh doanh) có nhiệm vụ thăm dò thị trường và tham khảo giá cả để từ đó đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp tối ưu. Bộ phận này chỉ thực hiện quyết định này khi được sự phê duyệt của phòng Kinh doanh và Giám đốc Công ty.
Sau khi được các phòng ban liên quan đồng ý khí thì Giám đốc công ty ký duyệt cho mua và tiến hành ký hợp đồng với người bán. Khi kế hoạch sản xuất đã được phê duyệt, phòng kế toán lập và đề nghị các Nhà cung cấp chào giá. Bản chào giá bao gồm các thông tin cơ bản: Tên hàng hóa, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng, thanh toán… theo biểu mẫu. Sau khi nhận các bản chào giá của các nhà cung cấp phòng kế toán đánh giá các thông số trên bản chào giá, tiến hành đàm phán với nhà cung cấp, đề nghị chào giá mới như đã thỏa thuận. Đối với những loại hàng hóa có từ hai nhà cung cấp trở lên, phòng kế toán lập bảng tổng hợp các thông tin chào giá theo Báo cáo lựa chọn nhà cung cấp trình giám đốc phê duyệt trên cơ sở tiêu chí được lựa chọn phù hợp nhất với tình hình thực tế. Phòng kế toán kết hợp với nhà cung cấp lập hợp đồng kinh tế / hợp đồng nguyên tắc mua nguyên vật
liệu, vật tư. Sau đó trên cơ sở giá cả và các điều khoản khác đã được duyệt, Phòng Tài chính kế toán lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp qua Email/Fax. Đơn đặt hàng có chữ ký xác nhận cả hai bên coi như phụ lục và là một phần không thể thiếu của hợp đồng kinh tế đã được ký kết. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế / đơn đặt hàng Phòng Tài chính kế toán tiến hành mua hàng, theo dõi và đôn đốc nhà cung cấp thực hiện đúng yêu cầu và tiến độ đã ký.
Nguyên liệu vật liệu khi về đến kho của công ty, Bộ phận sản xuất cử người kiểm tra chất lượng , quy cách, phẩm chất, số lượng thực nhập đúng với tiêu chuẩn. Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Biên bản nghiệm thu”. Nếu phát hiện sai sót, thiếu hụt sẽ báo cáo bên cung ứng vật tư để biết cùng giải quyết. Chỉ những vật tư đúng quy cách, phẩm chất, mẫu mã quy định mới được tiến hành nhập kho nguyên vật liệu.
Khi đó, Bộ phận sản xuất sẽ căn cứ hóa đơn của người bán, phiếu kiểm nghiệm và số lượng để viết “Phiếu nhập mua”. Phiếu nhập mua được chia thành 3 liên:
-Liên 1: Lưu ở sổ gốc của Bộ phận sản xuất
-Liên 2: Thủ kho giữ làm căn cứ để ghi thẻ kho.
-Liên 3: Chuyển cho kế toán để tiến hành ghi sổ, hạch toán.
Hồ sơ mua hàng gồm:
-Phiếu yêu cầu mua hàng (đề nghị cấp vật tư)
-Báo giá
-Hợp đồng nguyên tắc hoặc hợp đồng mua bán
-Đơn đặt hàng
CO, CQ nếu có
Biểu 2. 3 Trích “Hợp đồng nguyên tắc”
Trích “Hợp đồng nguyên tắc” ngày 10/12/2020 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG NGUYÊN TẮC
Số: 1012-2020/HĐNT/TP-TĐ
-Căn cứ Bộ Luật Dân sự đã được Quốc hội thông qua ngày 14/06/2005. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Căn cứ Luật Doanh nghiệp số: 06/2005/QH11, ngày 29/11/2005.
-Căn cứ khả năng và nhu cầu 2 bên:
Hôm nay, ngày 10 tháng 12 năm 2020 tại Văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Phát triển Thủ Đô . Chúng tôi gồm có:
Bên Bán (Gọi là Bên A): CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG PHÁT TRIỂN THỦ ĐÔ
-Đại diện: Ông Nguyễn Đức Hiếu - Chức vụ:
Giám đốc
-Địa chỉ: Lô số 16, KCN Quang Minh, Thị trấn Quang Minh, Huyện Mê Linh, HN
-Điện thoại: 091.581.6611
-Mã số thuế: 01011288169
-Tài khoản: 368686868 tại NH VPbank - Chi nhánh Mê Linh
Bên Mua (Gọi là Bên B): CÔNG TY CỔ PHẦN PRIME TIỀN PHONG
-Đại diện: Ông Nguyễn Thanh Tuấn - Chức vụ: Giám đốc
-Địa chỉ: Khu Công Nghiệp Bình Xuyên, thị trấn Hương Canh, huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc
-Mã số thuế: 2500212976
-Tài khoản giao dịch: 0521000713999
-Điện thoại: 0256251168
Sau khi thỏa thuận, thống nhất chúng tôi cùng ký kết hợp đồng kinh tế với các điều khoản sau:
Điều 1: HÀNG HÓA
Hàng hóa giao dịch trong Hợp đồng kinh tế này là:
Bột đá vôi trắng tráng phủ axit astearic CMT 05 các loại do Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Phát triển Thủ Đô cung cấp.
Hàng hóa Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Phát triển Thủ Đô cung cấp đảm bảo chất lượng, quy cách theo yêu cầu sử dụng của bên mua và đạt tiêu chuẩn của nhà sản xuất.
Điều 2: GIÁ BÁN, THANH TOÁN, GIAO NHẬN 2.1/ Giá hàng hóa:
Giá bán hàng hóa là giá trị trên hóa đơn giá trị gia tăng của bên A. Bên A có thể điều chỉnh giá bán hàng tại mọi thời điểm tùy thuộc vào tình hình giá cả thị trường.
2.2/ Thanh toán:
Bên B thanh toán cho bên A bằng tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản.
2.3/ Giao nhận:
Bên A giao hàng cho bên B tại kho bên A. Bên B cử người nhận hàng và bố trí nhân lực, phương tiện bốc hàng tại kho bên A.
Điều 3: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN
Bên A cung cấp đầy đủ số lượng , chủng loại theo nhu cầu đặt hàng của bên B, xuất đủ hóa đơn bán hàng
giá trị gia tăng cho bên B theo đúng giá cả, số lượng và chủng loại hàng hóa. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bên A tạo điều kiện để bên B nhận hàng được nhanh chóng thuận lợi và thanh toán tiền hàng theo đúng điều khoản đã cam kết.
Điều 4: CAM KẾT CHUNG
Hợp đồng có giá trị từ ngày 10/12/2020 đến hết ngày 31/12/2020
Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản ghi trong Hợp đồng, trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh khác với các điều khoản trong Hợp đồng đã ký kết, hai bên sẽ cùng nhau bàn bạc, thương lượng và bổi sung bằng phụ lục. Trường hợp không thương lượng giải quyết được sẽ đưa ra Tòa án kinh tế Hà Nội để giải quyết. Phán quyết của Tòa án là kết luận cuối cùng, chi phí cho việc kiểm tra xác minh và lệ phí tòa án do bên có lỗi chịu.
Hợp đồng được lập thành 02 bản mỗi bên giữu 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
BÁO GIÁ CHÀO HÀNG
Kính gửi: CÔNG TY CỔ PHẦN PRIME TIỀN PHONG
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Phát triển Thủ Đô xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của quý báu của Quý đơn vị trong thời gian vừa qua. Căn cứ nhu cầu hàng hóa, công ty chúng tôi báo giá một số loại hàng như sau:
I/ Tên hàng, số lượng, đơn giá: STT Tên hàng – Quy
cách
ĐVT Số
lượng Đơn giá (VND) Thành tiền (VND) 1 Bột đá vôi trắng tráng phủ axit astearic CMT 05 Tấn 1.500.00 0 2 Bột đá siêu mịn không tráng phủ Tấn 1.350.00 0 1/ Xuất xứ: Trung Quốc
2/ Chất lượng hàng hóa: Hàng mới, chưa qua sử dụng. 3/ Các điều kiện thực hiện:
- Địa điểm gia hàng: hàng giao tại kho bên bán
- Hiệu lực báo giá: 13h 25/11/2020
- Hình thức xác định trọng lượng: hàng giao theo cân thực tế
- Điều kiện thanh toán: Đặt cọc 50% giá trị đơn hàng ngay khi xác nhận mua bán. Còn lại thanh toán ngay khi nhận hàng.
Xin chân thành cảm ơn!
XÁC NHẬN MUA HÀNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG PHÁT TRIỂN THỦ ĐÔ
BIỂU MẪU
- Mã số: BM - 21/QT - 09 - Lần ban hành:03
- Ngày ban hành: 20/11/2020
ĐƠN ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ CÔNG TY CỔ PHẦN
PRIME TIỀN PHONG
Phòng Kinh doanh
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ
Kính gửi: Ông Nguyễn Thanh Tuấn
- Căn cứ vào bản kế hoạch mua vật tư
- Căn cứ vào yêu cầu sản xuất của các phân xưởng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đề nghị Ông Nguyễn Thanh Tuấn xem xét duyệt mua một số vật tư sau:
ST T
Tên vật tư, quy cách ĐVT Số lượng Ghi chú
1 Bột đá vôi trắng tráng phủ axit astearic CMT 05 Tấn 16 2 Bột đá siêu mịn không tráng phủ Tấn 3 3 Đá dăm M3 150 4 Xi măng Tấn 2,1 ….. ……… … ………. ………… Vĩnh Phúc, ngày 20 tháng 10 năm 2020 Giám đốc (Đã ký) Phòng kinh doanh (Đã ký)
Tại Công ty Cổ phần Prime Tiền Phong việc xuất kho NVL chủ yếu xuất để phục vụ trực tiếp cho sản xuất sản phẩm, ngoài ra còn xuất bán, xuất phục vụ các công việc khác của Công ty.
Hàng ngày, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nhu cầu vật tư cần sử dụng cho phân xưởng mình, Quản đốc làm thủ tục xin lĩnh vật tư (Giấy đề nghị lĩnh vật tư) rồi đến kho vật tư để lĩnh số vật tư đó. Số vật tư này được thủ kho theo dõi và ghi chép số lượng thực xuất vào thẻ kho và Quản đốc theo dõi, ghi chép vào sổ lĩnh vật tư của xưởng mình. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho chuyển toàn bộ “Giấy đề nghị lĩnh vật tư” về phòng Tài chính – Kế toán. Căn cứ vào phiếu này, kế toán vật tư mới viết phiếu xuất kho theo số lượng thực lĩnh đó và làm căn cứ ghi sổ.
Trình tự luân chuyển chứng từ xuất NVL ở Công ty trong tháng 12 năm 2020 như sau:
Biểu 2.7: Giấy đề nghị lĩnh vật tư sử dụng cho sản xuất BIỂU MẪU - Mã số: BM 03/QT -11 - Lần ban hành: 11 - Ngày ban hành: 31/12/2020 GIẤY ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ SỬ DỤNG CHO SẢN XUẤT
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PRIME TIỀN PHONG
Phòng Kinh doanh
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ SỬ DỤNG CHO SẢN XUẤT
Ngày 31 tháng 12 năm 2020 Tên người lĩnh: Lê Duy Minh
Đơn vị: Phân xưởng ÉP
Lý do sử dụng: Xuất Vật tư chính cho sản xuất
STT Tên vật tư, quy cách
ĐVT SL đề nghị SL xuất Ngày xuất
1 Đá dăm M3 100 100 2 Đất sét M3 87 87 3 Bùn M3 58 58 4 Bột đá vôi trắng tráng phủ axit astearic CMT 05 Tấn 15,23 15,23 5 Men kg 40 40 Phụ trách đơn vị (Đã ký) P.Kỹ thuật CN (Đã ký) Lãnh đạo Công ty (Đã ký)
CÔNG TY CỔ PHẦN PRIME TIỀN PHONG
Mẫu số 02 – VT
(Ban hành kèm theo TT 200/2014/TT- BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của
BTC) PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 31 tháng 12 năm 2020
Số: 28Đ Nợ: 621 Có: 152 Họ tên người nhận hàng: Lê Duy Minh
Địa chỉ (bộ phận): Phân xưởng Ép
Lý do xuất: Xuất Vật tư chính sản xuất Gạch Xuất tại kho: Kho nguyên vật liệu
Số TT Tên Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Đá dăm 1EP_01 M3 100 230.000 23.000.000 2 Đất sét 1EP_02 M3 87 180.000 15.660.000 3 Bùn 1EP_03 M3 58 75.000 4.350.000 4 Bột đá vôi trắng tráng phủ axit astearic CMT 05 1EP_04 Tấn 15,23 1.425.3 54 21.708.141 5 Men 1EP_05 kg 50 65.000 3.250.000 Cộng: 67.968.1 41
Bằng chữ: Sáu mươi bảy triệu chín trăm sáu mươi tám nghìn một trăm bốn mươi mốt đồng.
Ngày 31 tháng 12 năm 2020
Kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Đã ký) Người nhận(Đã ký) Thủ kho(Đã ký) Kế toán trưởng(Đã ký) Giám đốc(Đã ký) * Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Kế toán chi tiết NVL là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lượng, giá trị, chất lượng của từng chủng loại NVL theo từng kho của DN. Kế toán chi tiết NVL được tiến hành ở kho và phòng kế toán.
kho ghi vào thẻ kho, đồng thời tính ra số tồn kho cuối ngày theo từng thứ, từng loại vật liệu. Định kỳ 10 ngày, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập về phòng kế toán. Cuối tháng đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết vật tư tại phòng kế toán.
Để hạch toán chi tiết NVL, Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song. Trình tự ghi sổ kế toán vật liệu ở Công ty Cổ phần Prime Tiền Phong như sau:
Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ
Ghi cuối tháng hoặc cuối quý
Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ chứng từ kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Prime Tiền Phong
Chứng từ nhập, xuất NVL Báo cáo Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết NVL Bảng kê nhập, xuất, tồn Thẻ kho Nhật ký chung Sổ chi tiết NVL
ngày 22 tháng 12 năm 2014 của BTC) Biểu 2.9: Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn
BÁO CÁO TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Tháng 12 năm 2020
Mã vật
tư Tên vật tư
ĐV T
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền 1EP_01 Đá dăm M3 12.51 2.887.300 150 59.981.000 100 23.000.000 62,51 14.377.300 1EP_02 Đất sét M3 60.45 10.881.000 87 15.660.000 87 15.660.000 60,45 10.881.000 1EP_03 Bùn M3 51.13 3.834.750 70 5.250.000 58 4.350.000 63,13 4.734.750 1EP_04 Bột đá vôi trắng tráng phủ axit astearic CMT 05 Tấn 4,32 6.048.000 13.99 27.465.000 15,23 21.708.141 3,08 4.620.000 1EP_05 Men kg 3,87 251.55 0 50 3.250.00 0 50 3.250.000 3,87 251. 550 … … … … … … … … … … … Tổng cộng 212.0 46 685.578.1 30 295.32 987.104.50 3 198,57 597.490.10 0 308.7 96 1.057.192. 033 Ngày 31 tháng 12 năm 2020 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký)
- Tại phòng kế toán: Kế toán NVL ở Công ty sử dụng sổ chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn NVL. Sổ chi tiết NVL được mở cho từng thứ, từng loại NVL tương ứng với thẻ kho của thủ kho nhưng có thêm cột theo dõi về mặt giá