a) Thực hiện thủ tục phân tích cơ bản
2.1.4.2 Đặc điểm tổ chức đoàn thể kiểm toán
Đoàn kiểm toán là chủ thể trực tiếp thực hiện hoạt động kiểm toán và bao gồm trưởng đoàn, phó trưởng đoàn, các tổ trưởng và các thành viên khác cùng thực hiện một cuộc kiểm toán. Tại A&C – Chi nhánh Hà Nội, thông thường đoàn kiểm toán có từ bốn đến năm thành viên hoặc có thể cao hơn tùy thuộc vào ngành nghề, quy mô của khách hàng.
Nguyên tắc hoạt động của một đoàn kiểm toán tại công ty là: - Độc lập và tuân thủ theo các quy định của pháp luật.
- Trung thực, khách quan, công khai, minh bạch, bảo mật thông tin.
- Khi tiến hành kiểm toán, các thành viên của Đoàn kiểm toán phải tuân thủ Luật Kiểm toán nhà nước và các văn bản pháp luật có liên quan, hệ thống chuẩn mực, quy trình và các phương pháp chuyên môn nghiệp vụ kiểm toán, thực hiện dựa trên quy trình kiểm toán mẫu của công ty và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả kiểm toán đã thực hiện.
Khái quát tổ chức đoàn kiểm toán tại A&C – Chi nhánh Hà Nội được thể hiện ở sơ đồ
Sơ đồ 2.3: Tổ chức đoàn kiểm toán tại Công ty TNHH kiểm toán và tư vấn A&C – Chi nhánh Hà Nội Chủ nhiệm kiểm toán
Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận:
Chủ nhiệm kiểm toán: tại A&C – Chi nhánh Hà Nội, chủ nhiệm kiểm toán đồng thời là thành viên BGĐ phụ trách cuộc kiểm toán đó. Chủ nhiệm kiểm toán là người có quyền hành cao nhất trong việc soát xét tổng hợp kết quả của nhóm kiểm toán và BCKT trước khi phát hành. Chủ nhiệm kiểm toán giao nhiệm vụ cho trưởng nhóm và giám sát các hoạt động trong suốt quá trình từ lập kế hoạch đến thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán nhằm đảm bảo chất lượng cho cuộc kiểm toán. Để được bổ nhiệm vào vị trí chủ nhiệm kiểm toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:
Có Giấy chứng nhận KTV hành nghề được cấp bởi Bộ Tài chính.
Có kinh nghiệm làm việc trên bảy năm trong lĩnh vực kiểm toán.
Có hiểu biết sâu rộng về nhiều ngành nghề kinh doanh đặc biệt là lĩnh vực kinh doanh của khách hành do mình phụ trách.
Trưởng nhóm kiểm toán: đóng vai trò rất quan trọng trong một cuộc kiểm toán, chịu trách nhiệm lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ cho các cá nhân trong nhóm kiểm toán và là người trực tiếp báo cáo tình hình cuộc kiểm toán với chủ nhiệm kiểm toán. Đồng thời trưởng nhóm kiểm toán cũng là người tổng hợp những vấn đề và yêu cầu điều chỉnh đối với khách hàng. Đặc điểm trưởng nhóm kiểm toán tại A&C – Chi nhánh Hà Nội bao gồm:
Trưởng nhóm thường là những KTV đã có Giấy chứng nhận hành nghề được cấp bởi Bộ Tài chính.
Phải có trên bốn năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán.
Có kỹ năng lãnh đạo và làm việc nhóm tốt.
Thành viên: là những KTV hoặc trợ lý kiểm toán tiến hành kiểm toán các phần hành cụ thể đã được phân công bởi trưởng nhóm. KTV và trợ lý kiểm toán thu thập bằng chứng kiểm toán cho các phần hành kiểm toán của mình và phản ánh trên giấy tờ làm việc. Tại A&C – Chi nhánh Hà Nội, KTV thường có từ ba đến năm năm kinh
nghiệm làm việc trong khi trợ lý kiểm toán có thể là sinh viên mới ra trường hoặc nhân viên có từ một đến hai năm kinh nghiệm.
Các thành viên trong đoàn kiểm toán theo sự phân công của trưởng nhóm chịu trách nhiệm về kết quả của cuộc kiểm toán tương ứng với nhiệm vụ cụ thể được nêu trong giấy phân công công việc. Trưởng nhóm có nhiệm vụ lập kế hoạch kiểm toán trình lên trưởng phòng kiểm toán và trao đổi với khách hàng, trong đó cần nêu rõ căn cứ cho việc hoạch định chương trình kiểm toán, kế hoạch về thời gian và nhân sự.
Trước khi đến làm việc tại khách hàng, trưởng nhóm kiểm toán phải thông báo cho khách hàng về thời gian và nội dung dự kiến kiểm toán cùng tài liệu khách hàng cần cung cấp cho cuộc kiểm toán. Trong quá trình làm việc, tất cả các thành viên đoàn kiểm toán đều phải tuân theo sự sắp xếp và phân công của trưởng nhóm.
2.1.4.3 Đặc điểm tổ chức hồ sơ kiểm toán
Theo VSA 230, HSKT là các tài liệu do KTV lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán. HSKT bao gồm các thông tin cần thiết liên quan đến một cuộc kiểm toán đủ làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến của KTV và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện đúng theo các chuẩn mực kiểm toán Quốc tế chung được thừa nhận hoặc chuẩn mực kiểm toán Việt Nam. HSKT dùng để:
Lưu trữ những bằng chứng thu được trong quá trình thực hiện kiểm toán, và làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của KTV.
Trợ giúp cho việc lập kế hoạch và thực hiện công việc kiểm toán.
Trợ giúp cho việc kiểm tra, soát xét và đánh giá chất lượng kiểm toán.
Trợ giúp cho việc xử lý các phát sinh sau cuộc kiểm toán.
Với mỗi Công ty kiểm toán thì HSKT luôn được coi là tài sản quan trọng trong suốt quá trình kiểm toán cũng như khi hoạt động kiểm toán đã kết thúc. Vì vậy, Công ty TNHH kiểm toán và tư vấn A&C – Chi nhánh Hà Nội lưu trữ hồ sơ kiểm toán theo từng khách hàng và theo từng năm. Cụ thể file hồ sơ của khách hàng gồm hai loại là hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm. Việc lập, lưu trữ và
bảo quản hồ sơ kiểm toán tuân thủ theo những quy định về tổ chức hồ sơ trong công ty.
Hồ sơ kiểm toán chung
HSKT chung là HSKT chứa đựng các thông tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong hai hay nhiều năm tài chính của một khách hàng. Hồ sơ này bao gồm tất cả các thông tin dài hạn của khách hàng và của hợp đồng kiểm toán với mọi loại thông tin khác nhau như kế toán, pháp luật, thuế, … Hồ sơ kiểm toán chung giúp KTV có cái nhìn xuyên suốt về khách hàng kể từ khi bắt đầu cung cấp dịch vụ đến năm kiểm toán hiện thời. Cụ thể, một HSKT chung cho một khách hàng được sắp xếp theo trình tự sau (tổng hợp theo Hồ sơ kiểm toán tại công ty TNHH kiểm toán và tư vấn A&C– Chi nhánh Hà Nội):
Trang tổng hợp: Nêu danh mục các nội dung trong HSKT chung; tên và số liệu hồ sơ; ngày, tháng lập; ngày tháng lưu trữ.
Các thông tin chung về khách hàng: bao gồm các thông tin cơ bản về khách hàng như đặc điểm hoạt động của công ty; sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty. Bên cạnh đó, KTV còn phải thu thập thông tin về các bên liên quan, các đối tác có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động kinh doanh của công ty khách hành.
Các tài liệu pháp luật: bao gồm bản sao Điều lệ công ty và tóm tắt các nội dung quan trọng trong Điều lệ; Bản sao giấy phép đăng kí kinh doanh, quyết định thành lập, đăng ký kinh doanh và các lần điều chỉnh (nếu có); Bản sao các hợp đồng liên doanh nếu là DN liên doanh; Bản sao các Biên bản họp, bản tóm tắt với biên bản họp quan trọng (mức độ quan trọng theo đánh giá của KTV); theo dõi vốn kinh doanh và thay đổi vốn kinh doanh thông qua các giấy phép đăng kí kinh doanh.
Các tài liệu về thuế: gồm Quyết toán thuế hàng năm; biên bản kiểm tra thuế.
Các tài liệu nhân sự: bao gồm bản sao thoả ước lao động tập thể và các bản sửa đổi (nếu có), bản sao hợp đồng lao động có tính chất đại diện và/hoặc bản tóm tắt nội dung quan trọng của hợp đồng; lưu văn bản về quy trình quản lý quỹ và sử
dụng lương, vẽ sơ đồ mô tả, biên bản đại hội hội đồng quản trị liên quan đến nhân sự; biên bản các cuộc kiểm tra về nhân sự trong DN.
Các tài liệu kế toán: bao gồm các thông tin về chế độ, chính sách kế toán áp dụng trong DN; BCKT, BCTC đã được kiểm toán các năm; thư quản lý, bản nhận xét sau kiểm toán; tổng hợp kết quả kiểm toán và những vấn đề cần lưu ý cho cuộc kiểm toán năm sau
Các tài liệu về hợp đồng: bản tóm tắt thông tin đối với hợp đồng ký với nhiều đối tượng (đại lý…), bản copy và tóm tắt nội dung hợp đồng đối với những hợp đồng quan trọng. Ngoài ra, còn có các hợp đồng kiểm toán; hợp đồng thuê mướn dịch vụ; hợp đồng bảo hiểm; hợp đồng tín dụng và các hợp đồng khác có liên quan đến niên độ kế toán tiếp theo.
Tóm lại, HSKT chung là hồ sơ được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu đã được đề cập. Tại A&C – Chi nhánh Hà Nội thì hồ sơ này được sắp xếp lại định kỳ qua các đợt lưu trữ hồ sơ.
Hồ sơ kiểm toán năm
Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin về khách hàng chỉ liên quan tới cuộc kiểm toán của một năm tài chính.
Hồ sơ kiểm toán năm tại A&C – Chi nhánh Hà Nội gồm có: - Phần tổng hợp hồ sơ:
+ BCTC và các báo cáo khác – bản chính thức: bản copy BCTC sau kiểm toán đã ký, Bản copy thư quản lý có ý kiến của khách hàng, thư giải trình đã ký.
+ BCTC và các báo cáo khác – bản dự thảo: dự thảo BCTC đã điều chỉnh theo kiểm toán, dự thảo thư quản lý, dự thảo thư giải trình.
+ Hoàn tất và soát xét: Kết luận về tổng thể, kiểm tra các công việc đã thực hiện. + Các bảng liệt kê kiểm tra: chương trình xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc năm tài chính, xem xét khả năng hoạt động liên tục của khách hàng, xem xét về thuế, về việc tuân thủ các chuẩn mực kế toán,…
+ Lập kế hoạch và kiểm soát: Danh mục về lập kế hoạch kiểm tra, chiến lược và kế hoạch kiểm toán tổng thể, các câu hỏi liên quan đến chấp nhận hay tiếp tục kiểm toán.
+ BCTC trước kiểm toán và các điều chỉnh + Và các hồ sơ liên quan khác
- Phần kiểm tra các khoản mục: Giấy tờ làm việc, bằng chứng kiểm toán do các KTV thu thập được lưu trữ lần lượt theo các khoản mục: Tiền và các khoản tương đương tiền, Phải thu khách hàng, Các khoản phải thu, phải trả nội bộ, Dự phòng khoản phải thu khó đòi, Hàng tồn kho,…
Các giấy làm việc của KTV được lưu trữ trong HSKT cần được điền đầy đủ các thông tin cần thiết và có đầy đủ chữ ký của người thực hiện cũng như người soát xét. Đi kèm với giấy tờ làm việc, HSKT cần được lưu trữ cũng bao gồm các tài liệu mà KTV có thể sử dụng làm bằng chứng kiểm chứng để đưa ra các ý kiến kết luận như thư xác nhận của bên thứ ba, ảnh chụp, tài liệu photo từ bản gốc của khách hàng,... HSKT năm thường được giữ nguyên trong cả năm sau để làm tài liệu so sánh, đến năm N+2 hồ sơ này sẽ được cất giữ vào kho.
2.1.4.4 Đặc điểm tổ chức kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán
Tuân thủ Chuẩn mực kiểm soát chất lượng số 1 về kiểm soát chất lượng DN thực hiện kiểm toán, soát xét BCTC, dịch vụ đảm bảo và các dịch vụ liên quan khác (VSQC1) kết hợp với bề dày kinh nghiệm trong công tác kiểm toán, A&C – Chi nhánh Hà Nội đã xây dựng và duy trì cho mình một hệ thống kiểm soát chất lượng với sáu yếu tố, bao gồm:
Trách nhiệm BGĐ về chất lượng trong DN kiểm toán: Theo quy định của công ty, trách nhiệm chính của BGĐ về chuyên môn là soát xét và phát hành BCKT cho phù hợp với kết quả kiểm toán. Ngoài ra, trong bất kỳ thời điểm nào của cuộc kiểm toán, từ khi ký kết hợp đồng cho tới khi ra báo cáo nhà quản lý có trách nhiệm theo sát để nắm rõ tiến trình và kết quả thực hiện của nhân viên cũng như đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm kiểm toán luôn tuân thủ các Chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và các quy định của Công ty về kiểm soát chất lượng.
Chuẩn mực và các quy định về đạo đức nghề nghiệp có liên quan: tính độc lập, tính bảo mật, trung thực, khách quan.
Chấp nhận, duy trì quan hệ khách hàng và các hợp đồng dịch vụ cụ thể: Công ty thu thập các thông tin cần thiết trong từng hoàn cảnh cụ thể trước khi chấp nhập một khách hàng mới hoặc khi quyết định tiếp tục duy trì quan hệ khách hàng hiện tại.
Nguồn nhân lực: phân công nhóm thực hiện nhiệm vụ.
Thực hiện hợp đồng dịch vụ
Giám sát: giám sát thủ tục kiểm soát chất lượng và trao đổi đánh giá các khiếm khuyết phát hiện được
Cụ thể từng yếu tố được công ty áp dụng thực hiện như sau:
Kiểm soát chung một cuộc kiểm toán
Với mục tiêu đem lại lợi ích cao nhất cho khách hàng, trong mỗi cuộc kiểm toán A&C – Chi nhánh Hà Nội đều đặt việc kiểm soát chất lượng kiểm toán của công ty lên hàng đầu. Đối với mỗi loại hình dịch vụ, công ty luôn có một chương trình chung, làm cơ sở thuận tiện cho việc tiến hành các bước công việc cũng như kiểm soát chất lượng được dễ dàng hơn. Công ty A&C tại Hà Nội đã xây dựng cho mình một quy trình kiểm soát chất lượng từ lúc lập kế hoạch kiểm toán
Sơ đồ 2.4: Quy trình kiểm soát chất lượng một cuộc kiểm toán tại Công ty TNHH kiểm toán và tư vấn A&C – Chi nhánh Hà Nội.
Tại A&C – Chi nhánh Hà Nội, công tác kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán ngày càng được củng cố và tăng cường nên công ty đã xây dựng và duy trì cho mình một hệ thống kiểm soát chất lượng. Trong các cuộc kiểm toán cụ thể thì các công việc kiểm soát cũng được thực hiện trực tiếp do chính nhóm trưởng và KTV điều hành thực hiện. Quá trình kiểm soát của các cấp cao hơn như Phó giám đốc và Giám đốc được thực hiện gián tiếp qua việc soát xét lại các giấy tờ làm việc, soát
Chủ nhiệm
kiểm toán Giám đốc/Phó giám đốc Trưởng nhóm
kiểm toán Kiểm toán viên
xét lại hồ sơ kiểm toán khi các KTV đã tập hợp và lưu lại để lập BCKT. Nếu các cán bộ ở các cấp cao hơn thấy có vấn đề chưa được giải quyết thỏa đáng hoặc có những khoản mục cần phải thu thập thêm các bằng chứng thì khi đó các KTV sẽ phải thu thập thêm các bằng chứng đáng tin cậy từ công ty khách hàng nhằm đảm bảo ý kiến đưa ra trong BCKT là trung thực, khách quan và đáng tin cậy.
Bên cạnh đó, nhóm trưởng và chủ nhiệm kiểm toán sẽ kiểm soát trực tiếp công việc của các KTV trong quá trình thực hiện kiểm toán.
Kiểm soát chất lượng trong từng giai đoạn của cuộc kiểm toán
Việc kiểm soát chất lượng tại A&C – Chi nhánh Hà Nội còn được thực hiện trong từng giai đoạn của cuộc kiểm toán từ giai đoạn chuẩn bị kiểm toán cho đến khi kết thúc cuộc kiểm toán.
Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán: Trong giai đoạn này, KTV thông báo lịch kiểm toán, danh sách nhóm kiểm toán, nhóm trưởng nhóm kiểm toán tại các khách hàng cụ thể. Trong khi thực hiện, trưởng nhóm sẽ là người trực tiếp giám sát các KTV trong việc sử dụng các kỹ thuật để thu thập các thông tin về đơn vị được kiểm toán, đặc biệt là thông tin về hệ thống KSNB của khách hàng. Bên cạnh đó, các giấy tờ làm việc của KTV cũng sẽ được nhóm trưởng kiểm tra, soát xét một cách chặt chẽ để nhằm đảm bảo các kỹ thuật thu thập đúng quy định, thông tin thu thập được là đầy đủ, chính xác, các công việc được tiến hành đúng chuẩn mực, đúng tiến độ,