Việc nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng tiềm năng là một hoạt động quan trọng, không thể thiếu và đóng vai trò định hướng cho các hoạt động khác của công ty như hoạch định chiến lược kinh doanh trong đó có hoạt động xuất khẩu. Bắt đầu từ hoạt động nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nhu cầu sản phẩm và sau đó tìm kiếm khách hàng mục tiêu về gỗ.
Dựa vào những công việc này, công ty sẽ dự đoán được biến động của thị trường, biến động của giá cả và biến động trong thị hiếu của khách hàng, thậm chí công ty cũng sẽ đưa ra được những chiến lược nhằm thu hút khách hàng và ký kết hợp đồng với nhiều khách hàng lớn.
Hiện nay, với thị trường xuất khẩu chủ yếu như Đức, Mỹ, Pháp,…công ty đang tiếp tục tìm kiếm và đẩy mạnh phát triển thêm tại thị trường Đông Nam Á, Châu Á và định hướng mở rộng hợp tác với các nước châu Âu. Để làm được điều này, công ty cần nâng cao năng lực, trình độ phân tích thị trường của các nhân viên thuộc bộ phận chuyên môn
Bên cạnh đó, công ty cần tuyển dụng thêm nhân viên và trang bị cho họ kiến thức về thị trường, về sản phẩm và đối thủ cạnh tranh để có thể phân tích, nghiên cứu và đưa ra các điều kiện, chính sách giá tốt hơn, thu hút sự chú ý của nhiều khách hang
Ngoài ra, công ty cần thực hiện nhiều hơn các chiến lược nghiên cứu và tìm kiếm khách hàng qua việc hợp tác với bên thứ ba để thực hiện hoạt động này. Công ty có thể trích một phần lợi nhuận hàng năm để đầu tư cho công tác nghiên cứu thị trường nhằm đạt được kết quả kinh doanh hiệu quả. Đồng thời, công ty nên tăng cường tham gia hội chợ triển lãm hàng cả trong và ngoài nước, đặc biệt là tại thị trường mà công ty đang có ý định xâm nhập như thị trường Đông Nam Á hay các nước khác ở châu Âu, châu Mỹ. Đây vừa là cơ hội để công ty giới thiệu mặt hàng này để khách hàng biết đến rộng rãi, vừa là cách học hỏi cách hoạt động của các công ty cùng ngành
khác. Từ đó, công ty có thể đàm phán, hợp tác với khách hàng mục tiêu và ký kết hợp đồng XK.
3.2.2 Giải pháp đẩy mạnh tiến độ chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu kiểm soát chất lượng nhà máy cho công ty.
Là một công ty sản xuất - xuất khẩu, việc đẩy nhanh tiến độ chuẩn bị hàng hóa là việc rất quan trọng trong quá trình xuất khẩu. Tuy nhiên, công ty vẫn đang gặp phải một số vấn đề như nguyên vật liệu chưa đáp ứng cho quá trình sản xuất, một số thiết bị ỏe nhà máy còn trục trặc,...khiến quá trình sản xuất xuất khẩu bị trì trệ.
Để phòng tránh những vấn đề phát sinh, công ty cần lên cho mình một kế hoạch sản xuất khoa học, chuẩn bị trước phương án xử lý cho các tình huống xấu xảy ra để đối phó kịp thời nhằm đảm bảo hàng hóa được xuất đi theo đúng thời gian của hợp đồng xuất khẩu. đảm bảo cho dây chuyền sản xuất hàng hóa hoạt động liên tục. Bên cạnh đó, quản lý cũng cần kiểm tra, kiểm kê, ra soát kỹ hàng hóa từ khâu sản xuất để tránh tình trạng sản phẩm xuất khẩu bị lỗi, khách hàng trả lại hàng hóa và đền bù hàng hóa cho khách hàng. Những rủi ro này sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín và mất thêm nhiều chi phí cho công ty.
Hiện nay, chất lượng cơ sở vật chất tại nhà máy đang dần xuống cấp: kho bãi của công ty vẫn đủ để lưu trữ hàng, tuy nhiên trong thời gian tới công ty cũng cần nâng cấp kho bãi hiện đại hơn, mở rộng hơn và thuận tiện hơn trong việc bốc xếp hàng hóa. Thêm vào đó, khâu đóng hàng và đánh dấu mã ký hiệu cũng cần được đồng bộ, để dễ dàng quản lý và tránh nhầm lẫn khi bốc xếp hàng. Bộ phận Kiểm tra chất lượng hàng hóa của công ty cũng cần nâng cao trách nhiệm và nghiệp vụ của mình để kiểm tra hàng hóa trước và trong khi đóng hàng lên container để tránh những sai sót so với yêu cầu của khách
3.2.3 Rút ngăn thời gian vận chuyển.
Trong hoạt động nhập khẩu, chi phí lưu kho hàng hóa là một trong những chi phí mà nhà xuất khẩu luôn phải chú ý bởi nếu không làm thủ tục để lấy hàng một cách kịp thời sẽ làm phát sinh chi phí lưu kho rất lớn và gây tăng chi phí nhập khẩu. Công ty phải cố gắng tạo mọi điều kiện để hải quan làm thủ tục nhanh chóng, cần chuẩn bị đủ giấy tờ, đủ mọi chi phí cần thiết và đúng thời hạn quy định, cố gắng giải phóng hàng một cách nhanh nhất phục vụ cho các hoạt động tiếp theo.
Có thể nói khâu vận chuyển hàng từ cảng về kho là khâu ảnh hưởng rất lớn đến thời gian giao hàng. Chỉ cần xử lý không kịp thời những sự cố phát sinh trên tuyến đường vận chuyển sẽ làm chậm thời gian giao hàng và gây tổn thất không nhỏ cho cả chủ hàng và người giao nhận. Cho nên công ty cần chú ý đến khâu này và tiến hành việc chuyên chở với tuyến đường an toàn nhất, thời gian nhanh nhất và chi phí hợp lý.
Trong quá trình thực hiện thông quan hàng hóa xuất khẩu có thể phát sinh nhiều vướng mắc không chỉ về chứng từ mà còn là những sai sót trong hàng hóa của người xuất khẩu. Vì vậy, Công ty phải giải quyết những vướng mắc đó, tránh tình trạng kéo dài thời gian làm chậm tiến độ giải phóng hàng.
3.2.4 Hoàn thiện hồ sơ, chứng từ sai sót
công tác kiểm tra, kê khai,kiểm kê và giám sát hàng hóa xuất khẩu
Sau khi hàng hóa đã có đủ giấy tờ cần thiết,công ty cần tạo điều kiện cho công chức Hải quan thực hiện kiểm tra, kê khai, kiểm kê và giám sát hàng hóa. Tùy vào đặc điểm từng lô hàng thuộc diện miễn kiểm tra thực tế hàng hóa hay không, kiểm tra theo tỷ lệ hay toàn bộ lô hàng. ECO phải cung cấp đầy đủ các thông tin về hàng hóa xuất khẩu cho công chức Hải quan để việc
kiểm tra diễn ra dễ dàng, tránh những sai sót không mong muốn. Sau khi hàng hóa xuất khẩu của ECO đã được kiểm tra, giám sát thì công ty nhận quyết định xử lý của Hải quan với lô hàng có được thông quan hay không.
về công tác chuẩn bị chứng từ cho hàng hóa xuất khẩu theo quy định của luật Hải quan
Công tác chuẩn bị chứng từ cho hàng hóa xuất khẩu là khâu đầu tiên quan trọng nhất nhằm đảm bảo điều kiện cho hàng hóa xuất khẩu có đầy đủ tính hợp pháp trước khi được vận chuyển ra khỏi biên giới quốc gia. Đặc biệt bộ hồ sơ hải quan phải được chuẩn bị kỹ càng, cẩn thận trước khi gửi cho công chức Hải quan để họ kiểm tra và ra quyết định thông quan cho hàng hóa của mình hay không.
Bộ hồ sơ hải quan đầy đủ bao gồm:
- Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu; - Bảng kê chi tiết hàng hóa;
- Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng;
- Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàng cụ thể mà người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan Hải quan; - Ngoài ra, một số chứng từ cần phải có như: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), Vận đơn (Bill of landing), Phyto, Fumi…
Đây là một bộ hồ sơ các công ty cần chuẩn bị để nộp cho Cơ quan Hải Quan. Nếu không thể có ngay khi làm thủ tục hải quan thì ECO CAPITAL có thể nộp chậm 60 ngày đối với giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và 30
Trước thời điểm kiểm công chức Hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa, nếu cảm thấy sai sót trong khâu chuẩn bị chứng từ, ECO CAPITAL cần có văn bản đề nghị Chi cục trưởng Hải quan được rút tờ khai hải quan đã đăng ký để bổ sung sửa chữa hoặc thay tờ khai hải quan khác.
3.2.5 Thanh toán.
Có thể nói khâu thanh toán tiền hàng là khâu cuối cùng, khâu
thu tiền về
cho ECO. Nó thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh, là thước
đo năng lực
sản xuất của công ty và năng lực làm việc của nhân viên. Số
tiền thu về từ xuất
khẩu hàng hóa giúp công ty trang trải các chi phí trong quá
trình sản xuất như
chi phí nguyên vật liệu, trả lương nhân viên, nộp thuế, trả nợ
Ngân hàng và bổ
sung vốn để phát triển kinh doanh
Để làm tốt thủ tục thanh toán, ECO cần làm tốt các công việc như
sau:
ECO sử dụng thanh toán qua L/C đối với các lô hàng lẻ và
yêu
cầu khách hàng phải chuyển trước 100% tiền hàng nhằm
đảm bảo lợi ích cho
công ty và chứng minh khách hàng chắc chắn mua hàng.
thực hiện tốt trong việc chuẩn bị chứng từ cho các
phương thức thanh
ràng, đặc biệt là phải hợp pháp
Kiểm tra kĩ L/C (tín dụng thư) xem có phù hợp với điều
khoản của hợp
đồng đã kí kết hay không. Nếu có sai sót cần phải thông
báo ngay cho khách
hàng và ngân hàng mở L/C
Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm nhắc nhở khách
khi gần đến hạn thanh
toán hoặc đòi tiền khách khi đã quá hạn thanh toán. Việc
thực hiện thủ tục thanh
toán càng thuận lợi thì diễn ra càng nhanh chóng, vì nó
giúp cho việc tăng nhanh
tốc độ quay vòng vốn và tăng lợi nhuận cho công ty
3.2.6 Nâng cao trình độ chuyên môn
Trình độ chuyên môn luôn là yếu tố quan trong trong việc nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình xuất khẩu. người làm xuất khẩu phải là người có trình độ chuyên môn cao hiểu biết sâu về các điều ước quốc tế, thủ tục hải quan của hàng xuất khẩu.
Trong hoạt động xuất khẩu việc ngoài việc trau dồi trình độ chuyên môn thì kỹ năng xử lý các tình huống rủi ro phát sinh trong xuât khẩu gỗ cũng rất quan trọng yêu cầu sự khéo léo kinh nghiệm trong việc xử lý rủi ro.
Công ty cần khuyến khích các nhân viên bộ phận XNK tham gia các chương trình đào tạo thêm kiến thức nghiệp vụ do các tổ chức, cơ quan nhà nước tổ chức như: khóa đào tạo cập nhật Incoterm 2020
VD: rủi ro trong việc sai chứng từ, delay tàu, hàng hóa chưa sẵn sàng theo đúng hợp đồng đã ký kết...
Nâng cao các kỹ năng tư duy, thực thi, và thực hành: hiểu biết, phân tích, tổng hợp, đánh giá. Các ký năng công tác bao gồm: giao tiếp, quản lý thời gian, lập kế hoạch, phân công, phối hợp làm việc nhóm, điều hành hội họp…
- Thái độ trách nhiệm tích cực trong công tác cụ thể cần:
+ Xây dựng một chính sách thưởng phạt rõ ràng, được tham gia và hưởng các chế độ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật. Đảm bảo trả lương thỏa đáng đối với người có tài năng, có trình độ chuyên môn, kỹ thuật và đóng góp nhiều cho đơn vị nhằm tạo động lực khuyến khích, động viên nhân viên không ngừng phấn đấu
+ Nhân viên sẽ được nghỉ phép, nghỉ lễ, tết theo Luật lao động
+ Xây dựng chế độ làm việc hợp lý, thời gian làm việc
không quá 8
giờ/ngày, 48 giờ trong tuần. Trường hợp phải làm thêm giờ do yêu cầu của sản xuất kinh doanh không quá 4 giờ một ngày và 200 giờ mỗi năm. Và điều kiện làm việc với văn phòng khang trang, thoáng mát, trang thiết bị và dụng cụ đầy đủ phục vụ cho công việc. Trong trường hợp phải đi công tác xa, nhân viên sẽ được hưởng phụ cấp công tác phí và thanh toán phí đi lại, ăn ở theo quy định của pháp luật.
Chi phí hàng xuất được xác định là tổng chi phí sản xuất cộng với các chi phí phát sinh trong quá trình đưa hàng từ kho của người sản xuất tới kho của người nhập.
Trong các loại chi phí trên chi phí xuất khẩu của hàng hóa chiếm khoảng 80-85%, còn lại là chi phí liên quan đến hoạt động vận tải giao nhận
+ chi phí vận tải:
Là các khoản chi phí vận chuyển hàng hóa từ nước này đến nước khác bằng phương tiện vận tải thông qua hợp đồng kinh tế đã kí kết.
Công ty cần giảm thiểu các chi phí nội địa lựa chọn cảng biển của khẩu xếp hàng phù hợp, tham khảo các múc cước phí vận chuyển phù hợp, chi phí lamg thủ tục cần thiết, các khoản lệ phí xếp dỡ hàng, phí phát sinh, công ty cần xem xét ký trước khi thanh toán
+ chi phí giao nhận:
Chi phí giao nhận nội địa là các khoản chi phí là các khoản chi phí mà người gửi hàng xuất phải trả cho người giao nhận để họ thực hiên các công việc cần thiết nhằm đưa số hàng hóa đó đến được cảng cửa khẩu đích 1 cách an toàn ở chi phí này, công ty cần hạn chế tình trạng lưu kho lưu bãi để giảm thiểu chi phí…
+ các khoản chi phí phát sinh khác do thay đổi , sai sót về chứng từ cần hạn chế. Đòi hỏi người làm chứng từ phải cẩn trọng, tỉ mỉ
3.2.2. Một số kiếm nghị với cơ quan nhà nước.
Thứ nhất, hỗ trợ công ty xuất khẩu: Chính phủ cần tiếp tục phát huy
việc giám sát, định hướng, hỗ trợ các công ty xuất khẩu; hoàn thiện chức năng quản lý các công ty này theo hướng đơn giản hóa thủ tục hành chính
xuất khẩu. Các Bộ, nhà nước cũng phải có các chính sách đối ngoại, các hiệp định song phương đa phương với nhiều quốc gia để mở rộng quan hệ kinh tế.
Thứ hai, điều chỉnh cơ chế quản lý xuất khẩu: Nhà nước cũng cần điều
chỉnh cơ chế quản lý xuất khẩu thông qua việc áp dụng đa dạng các công cụ và biện pháp trong ngoại thương toàn diện, phù hợp với điều kiện hội nhập quốc tế.
Nhà nước cần có các chính sách ưu đãi, khuyến khích các đơn vị doanh nghiệp bởi đây chính là nguồn tích lũy vốn và nền tảng cho quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Thứ ba, Nhà nước có những chính sách về mặt tài chính như ưu đãi về
thuế, lãi suất cho vay thấp sẽ giúp cho công ty có điều kiện đầu tư công cụ lao động và tiếp tục kinh doanh. Tài chính là một trong những lý do chủ yếu quyết định một công ty có hoạt động tiếp tục được hay không. Tạo điều kiện để ECO CAPITAL có thể nhanh chóng hội nhập vào sự phát triển chung của ngành xuất khẩu gỗ và có thể cạnh tranh với các công ty có tiềm lực kinh tế mạnh..
Thứ tư, Nhà nước cần hoàn thiện và bổ sung những chính sách, ưu đãi về
các hoạt động thương mại quốc tế. Việc hội nhập bên cạnh những thuận lợi thì vẫn tồn tại không ít những khó khăn. Những chính sách của Nhà nước như ưu đãi về thuế, mở rộng hạn ngạch để thúc đẩy hoạt động ngoại thương của các công ty. Phát triển hoạt động xuất khẩu đồng thời tăng cường nhập khẩu những loại hàng hóa không sản xuất được hoặc sản xuất với chi phí cao.
Thứ năm, Nhà nước hỗ trợ thông tin thị trường cho công ty. Sở dĩ thông
tin là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Có sự hỗ trợ của Nhà nước trên các phương tiện thông tin đại chúng, những biến động của thị trường trong và ngoài nước có thể là cơ hội và thách thức cho công ty .
Đặc biệt là các công ty có hoạt động kinh doanh quốc tế với những biến động của thị trường quốc tế cũng có ảnh hưởng lớn tới hoạt động kinh doanh hiện tại và tương lai của công ty.
Thứ sáu, cần có những biện pháp tích cực, xử lý nghiêm khắc các trường