Hiện nay, Công ty Cổ phần eco capital thực hiện truyền tờ khai trên hệ thống phần mềm ECUS5 -VNACCS . Quá trình khai báo điện tử được thực hiện như sau:
Bước 1: Lập tờ khai hải quan điện tử
Nhân viên công ty thực hiện đăng nhập và kiểm tra các thông tin mặc định của công ty trên hệ thống. Vào menu của chương trình và chọn chức năng:“Tờ khai/ đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)”. Sau đó điền các thông tin cần thiết trên tab: ”thông tin của tờ khai”. Thông tin về lượng hàng khai hải quan dựa vào biên bản đóng hàng do bộ phận kho gửi. Đơn giá và số lượng khai dựa vào bảng quyết toán do kế toán thanh toán quốc tế gửi. Số tiếp nhận tờ khai và số tờ khai sẽ do cán bộ hải quan xử lý. Nhập thông tin cho tab “thông tin container” về địa điểm kho, danh sách hàng hóa container. Nhập thông tin vận chuyển về ngày khởi hành, địa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế và nhập thông tin về số container
Bước 2: Khai báo chính thức tờ khai điện tử
Sau khi nhập đầy đủ thông tin về lô hàng trên hệ thống, nhân viên sẽ tiến hành khai chính thức bằng cách đăng nhập vào ô chữ ký số của công ty và nhận số tờ khai và thông tin tờ khai. Cuối cùng ấn in lấy mã vạch với hàng
Bước 3: Nhận kết quả khai báo và in tờ khai điện tử Cán bộ Hải quan sẽ xử lý tờ khai và phản hồi kết quả. Căn cứ trên kết quả phản hồi, công ty tiến hành lấy kết quả tờ khai để thực hiện các thủ tục thông quan. Tiếp theo làm theo hướng dẫn có sẵn trên phần mềm để hoàn thành khai báo. Ngoài ra sẽ tiến hành khai báo về lệ phí khi đã nhận được kết quả phân luồng hàng hóa.
Bước 4: Kiểm tra và xử lý tờ khai
Sau khi khai báo chính thức và tờ khai sẽ được phân luồng thông qua hệ thống kiểm tra tự động của Hải quan. Đối với tờ khai vào luồng xanh thì cần đính kèm chứng từ : INV (Invoice– hóa đơn thương mại), PKL (Packing list – bảng kê chi tiết hàng hóa) lên hệ thống phần mềm. Mở tờ khai lệ phí và lấy mã vạch container. Gửi tờ khai thông quan, tờ khai lệ phí, mã vạch container vào email gọi container về cho bên vận tải. Đối với trường hợp tờ khai vào luồng vàng hoặc luồng đỏ cần xử lý thông quan như sau:
- Tờ khai luồng vàng: Cơ quan Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ. Khi đó, công ty cần chuẩn bị các chứng từ sau:
+ Hợp đồng thương mại: 01 bản copy + Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản copy
+ Vận đơn (BL – Bill of Lading): 01 bản copy + Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List): 01 bản copy + Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa: 01 bản gốc
+ Giấy tờ khác theo yêu cầu của Hải quan (nếu có) - Tờ khai luồng đỏ: Cơ quan Hải quan sẽ kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Công ty xuất khẩu gỗ lựa chọn giao hàng thông qua công ty giao nhận. Bộ chứng từ xuất khẩu sẽ được gửi cho Forwarder - công ty giao nhận và cho kế toán thanh toán quốc tế. Cụ thể: Đối với bộ chứng từ gửi cho
Forwarder: Bộ phận XNK điền mẫu - form cho bộ phận chứng từ để làm SI Shipping instruction hướng dẫn vận chuyển/giao hàng) và Bill of landing - vận đơn. Sau khi có form và biên bản đóng hàng của kho, bộ phận chứng từ sẽ gửi SI và VGM (Verified Gross Mass - xác nhận khối lượng container) cho Forwarder để làm Bill of landing. Sau đó xác nhận Bill trước khi hết hạn sửa Bill và thanh toán phí Local charge - phí làm hàng (các chi phí liên quan đến hàng xuất khẩu như phí kéo container, phí xếp container lên tàu, phí hạ cảng...). Sau khi thanh toán yêu cầu bên Forwarder gửi Bill gốc cho công ty. Mọi chi phí phát sinh như phí sửa Bill cần có biên bản sự việc đính kèm ghi rõ nguyên nhân gây phát sinh chi phí. Đối với bộ chứng từ gửi kế toán thanh toán quốc tế bao gồm: + Tờ khai hải quan: 01 bản
+ Mã vạch hoặc danh sách hàng: 01 bản
+ Invoice, Packing list, Bill of landing: 01 bản
+ Hợp đồng xuất khẩu có chữ ký của người mua: 01 bản
+ Hóa đơn gốc cho biểu phí thanh toán phí Local chager làm hoàn ứng. + L/C – tín dụng thư (nếu thanh toán qua L/C): 01 bản