Chức năng của công ty:
Công ty cổ phần eco capital là công ty được thành lập mới theo hình thức có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản ngân hàng. Trong quá trình hoạt động khi có nhu cầu sản xuất kinh doanh công ty sẽ mở thêm các chi nhánh, các văn phòng đại diện riêng theo quy định của pháp luật VN
- Công ty phát triển sản xuất kinh doanh nhằm mục tiêu lợi nhuận, tạo việc
làm và tăng thu nhập cho người lao động, tăng lợi tức cho các cổ đông, đóng góp cho ngân sách Nhà nước và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh.
Nhiệm vụ của công ty:
Hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng kí trong giấy phép đăng kí kinh doanh. - Đăng kí mã số thuế, kê khai thuế, nộp thuế và hoàn thành các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.
- Đảm bảo quyền lợi, lợi ích của người lao động theo qui định của luật lao
động: thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các loại bảo hiểm khác cho người lao động.
- Sử dụng và phát huy hiệu quả vốn chủ sở hữu, vốn vay ngân hàng. Thực
hiện đúng các quy định về chế độ quản lí vốn, tài sản, các quỹ.
- Thực hiện đúng các yêu cầu về kiểm toán, hạch toán kế toán, thống kê, kế
toán tài chính, hồ sơ tài liệu theo qui định của Nhà nước về pháp lệnh thống kê kế toán, chịu trách nhiệm về tính xác thực của số liệu trên báo cáo tài chính của công ty.
- Cùng địa phương giữ vững an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, đảm bảo
giữ gìn môi trường, an toàn vệ sinh lao động.
2.1.2.1 Tổ chức bộ máy và chức năng của từng bộ phận. 2.1.2.1.1 Tổ chức bộ máy của Công ty
Cơ cấu nhân sự tại Công ty eco được phân bố hết sức chặt chẽ theo nguyên tắc tinh gọn, phù hợp với thực tế đang hoạt động của công ty. Ngoài ra đội ngũ nhân viên trong công ty đều là người có trình độ học vấn cao Đại học với chuyên môn nghiệp vụ vững vàng và ngoại ngữ tốt. Bộ máy tổ chức hoạt động công ty gồm có :
Nguồn: phòng nhân sự công ty Eco Capital Việc sắp xếp cơ cấu nhân sự của công ty như trên giúp cho Giám đốc dễ dàng quản lý, nắm bắt tình hình thực hiện công việc của nhân viên do đội ngũ nhân viên công ty được phân chia hoạt động rõ ràng theo từng lĩnh vực. Điều đó giúp cho công ty xử lý mọi việc nhanh nhạy, linh hoạt và giảm chi phí quản lý.
Giám đốc: Là người đứng đầu trong công ty, trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty, giám sát công việc của nhân viên, trực tiếp tìm kiếm khách hàng, giao dịch với đối tác. Là đại diện theo phát luật của công ty, chịu trách nhiệm pháp lý về mọi hoạt động của công ty trước
pháp luật, các cơ quan chức năng, các đối tượng bên ngoài khác: khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng…
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về tìm kiếm khách hàng cho công ty.Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch, phương án kinh doanh, đề xuất các biện pháp thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh, xử lý các vấn đề kỹ thuật của hàng hóa.
Phòng kế toán có nhiệm vụ thu thập, ghi chép, xử lý, phân tích một cách có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. Hướng dẫn theo dõi, kiểm tra các hoạt động tài chính, cân đối nguồn vốn, hạch toán cho bộ phận kinh doanh. Tổng hợp, phân tích các thông tin tài chính – kế toán, lập báo cáo kế toán (báo cáo tài chính, báo cáo quản trị) để hục vụ cho việc ra quyết định của ban giám đốc, và thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước.
Phòng xuất nhập khẩu: Phòng xuất nhập khẩu thực hiện các công việc như thu thập, chuẩn bị và kiểm tra tất cả các tài liệu cần thiết để đảm bảo tuân thủ theo những yêu cầu của cơ quan hải quan; Tiến hành booking từ hãng tàu; chuẩn bị chi tiết các loại giấu tờ phục vụ cho việc xuất khẩu gỗ; Làm việc với các bên vận tải để tìm kiếm chi phí trucking, LCC với giá cả phù hợp, sát sao công việc tại nhà máy đảm bảo hàng sản xuất đúng tiến độ để sắp xếp và kiểm tra lịch giao hàng, lên kế hoạch và quản lý các hoạt động vận chuyển để đảm bảo giao hàng đúng hẹn. Nhân viên chứng từ: thực hiện các công việc như: làm việc với xưởng sản xuất tải để sắp xếp và kiểm tra lịch giao hàng, lên kế hoạch và quản lý các hoạt độngvận chuyển để đảm bảo giao hàng đúng hẹn; Thu thập, chuẩn bị và kiểm tra tất cả các tài liệu cần thiết để đảm bảo tuân thủ theo những yêu cầu của cơ quan hải quan; kiểm tra
(Certificate of Fumigation), chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate) ;Lưu trữ các tài liệu, công văn, quyết định, thông tư mà các bộ ngành liên quan đến hoạt đông kinh doanh của công ty ban hành. Nhận, kiểm tra và xử lý các tài liệu liên quan đến xuất khẩu gỗ (Đơn đặt hàng, hóa đơn, danh sách hàng hóa, v.vbảng kê chi tiết, hoá đơn thương mại...)
=> Ngoài ra, Công ty còn cộng tác với một đội ngũ công tác viên và chuyên gia tư vấn cả trong nước và nước ngoài để tăng cường khả năng am hiểu và hoạt động tốt trong chức năng kinh doanh xuất khẩu của mình.
2.1.2.1.2. Cơ sở vật chất của Công ty
Hiện nay, hệ thống trang thiết bị Công ty gồm có :
Trang thiết bị văn phòng : Bàn, ghế, dụng cụ văn phòng được sản xuất tại chính nhà xưởng của công ty.
Máy móc được trang bị tối ưu đáp ứng yêu cầu công việc như máy photocopy, máy điều hòa, hệ thống báo cháy cho toàn hệ thống của công ty. ...Bên cạnh đó, trong các phòng ban đều có các máy vi tính nối mạng phục vụ cho việc tìm thông tin về thị trường, khách hàng, tra cứu tỉ giá hối đoái, theo dõi các thay đổi chính sách của Nhà nước và các cơ quan hữu quan một cách kịp thời, mà đặc biệt là các thay đổi về chính sách thuế và hải quan; đồng thời cũng để liên lạc với khách hàng thông qua mail.
Có thể thấy, hệ thống trang thiết bị của Công ty Eco hiện nay khá đầy đủ và tiện ghi, đáp ứng phục vụ tốt hoạt động của công ty cũng như nhu cầu dịch vụ từ khách hàng trong hoạt động xuất khẩu.
Trong hoạt động nhập khẩu ngoài việc sử dụng vốn sẵn có của Công ty, Công ty còn vay vốn ngân hàng và huy động vốn từ các nguồn khác nhau. Nguồn vốn của Công ty ECO được hình thành từ hai nguồn: đó là nguồn vốn
chủ sở hữu và vốn vay. Khi công ty mới thành lập, tổng số vồn của Công ty là: 20 000 000 000 đồng (20 tỷ đồng). Nguồn vốn vay tập trung vào vốn vay trung hạn và ngắn hạn của ngân hàng và vốn của các cổng đông vay từ các mối quan hệ cá nhân. Lợi nhuận của Công ty sau khi trả cho các chi phí như: chi phí tiền công, tiền lương, chi phí vận hành nhà xưởng, chi phí lưu kho, nộp thuế cho nhà nước,.... Số lợi nhuận còn lại được cho vào quỹ của Công ty để làm vốn kinh doanh.