Sau khi hàng hóa được tập kết tại cảng biển, công ty sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng hóa. Trước khi giao hàng cho hãng tàu, công ty sẽ phải kê khai chi tiết về toàn bộ lô hàng với Cơ quan Hải quan. Tờ khai hải quan xuất khẩu được xuất trình cùng với công văn, hợp đồng xuất khẩu, chứng nhận về kiểm dịch, vận đơn… Ngoài ra, công ty phải xuất trình hàng hóa cho đội giám sát hải quan xem hàng hóa có phù hợp với thông tin trên tờ khai hay không. Sau khi kiểm tra bộ chứng từ và hàng hóa, tùy vào loại hàng có thuộc đối tượng chịu thuế hay không, cơ quan hải quan sẽ ra quyết định công ty có phải nộp thuế cho hàng hóa đó hay không. Vì vậy, sau khi đã kiểm tra hàng hóa và chứng từ, hàng hóa sẽ được vận chuyển xếp lên tàu. Cơ quan Hải quan sẽ hoàn tất hồ sơ hải quan gửi lại cho công ty và công ty dựa vào đó làm thủ tục xin Giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa (C/O) tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam hoặc Bộ Công thương. Bộ hồ sơ xin cấp C/O của công ty bao gồm:
+ 01 Đơn đề nghị cấp C/O: Đóng dấu đỏ, có chữ ký. + 01 form C/O gốc: Đóng dấu đỏ, có chữ ký.
+ 04form C/O copy: Đóng dấu đỏ, có chữ ký.
+ 01 Packing list - Bảng kê chi tiết hàng hóa: Đóng dấu đỏ, có chữ ký. + 01 Tờ khai hải quan hàng xuất: Đóng dấu đỏ, có chữ ký.
+ 01 Tờ khai hải quan hàng nhập ( nhập phụ kiện gỗ): Đóng dấu đỏ có chữ ký.
+ 01 Bảng định mức sản xuất bắt buộc đối với doanh nghiệp tự sản xuất: Đóng dấu đỏ, chữ kí
+ 01 Quy trình sản xuất: Đóng dấu đỏ, có chữ ký. + 01 Bill of lading – vận đơn copy: Đóng dấu treo. + Hóa đơn mua sơn, keo…có liên quan có đóng dấu
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan tại cảng cho lô hàng, công ty thực hiện giao hàng cho hãng tàu và lập bảng đăng ký hàng chuyên chở, tuân thủ thời gian xếp hàng, bố trí phương tiện đưa hàng vào cảng và xếp hàng lên tàu. Sau đó nhận biên lai thuyền phó, vận đơn đường biển, các chứng thư về số lượng, chất lượng, giấy chứng nhận và toàn bộ sẽ được chuyển về cho công ty để tiến hành làm bộ chứng từ thanh toán.