II. Quá trình hình thành và phát triển của Trường THCS Đa Tốn.
2.2.2. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu
đầu
Trƣờng THCS Đa Tốn hiện đang áp dụng chế độ kế toán HCSN theo thông tƣ 107/TT-BTC. Dƣới đây là các chứng từ thường sử dụng tại đơn vị:
Bảng 2.1: Danh mục chứng từ thường sử dụng tại trƣờng THCS Đa Tốn STT Tên chứng từ Số hiệu
chứng từ
1 Phiếu thu C40- BB Phản ánh việc tăng tài sản là tiền
mặt của đơn vị
Chứng từ bắt buộc 2 Phiếu chi C41- BB Phản ánh việc giảm tài sản là
tiền mặt của đơn vị 3 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng C43- BB Sử dụng khi đề nghị thanh toán tạm ứng 4
Biên lai thu tiền C45- BB
Chứng từ đính kèm phiếu thu, phản ánh số tiền thu đƣợc của đơn vị
5 Bảng chấm công C01-HD Theo dõi chấm công hàng tháng Chứng từ hướng dẫn 6 Bảng thanh toán tiền lƣơng và các khoản phụ cấp theo lương, các khoản trích nộp theo lƣơng
C02-HD Thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp, các khoản trích nộp theo lương 7 Biên bản giao nhận TSCĐ C50-HD Chứng từ ghi tăng TSCĐ về đơn vị 8 Giấy đề nghị cung cấp trang thiết bị làm việc. Chứng từ đề nghị cung cấp TSCĐ phục vụ quá trình làm việc 9 Biên bản kiểm kê TSCĐ. C53-HD Chứng từ báo giảm TSCĐ, kiểm tra TSCĐ 10 Giấy rút dự toán Phản ánh sổ tiền rút từ dự
toán về đơn vị
(Nguồn: Bộ phận tài chính, kế toán trường THCS Đa Tốn)
Các chứng từ trường THCS Đa Tốn hiện đang sử dụng đã thể hiện đủ các nghiệp vụ thường diễn ra tại trường. Danh mục gồm các chứng từ bắt buộc như : phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị rút dự toán tạm ứng, biên lai thu tiền phản ánh
các nghiệp vụ thƣờng xảy ra hằng ngày, hoặc những nghiệp vụ ít xảy ra hơn như : biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ thì vẫn có chứng từ để phản ánh.
Mỗi chứng từ kế toán tại đơn vị đều trải qua đủ các bƣớc theo đúng quy trình luân chuyển chứng từ:
Bước 1: Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ
Chứng từ kế toán của trƣờng THCS Đa Tốn đều tuân thủ đầy đủ các quy định về nội dung, hình thức và tính pháp lý theo đúng Luật kế toán.
Chứng từ được lập đủ số liên quy định
Bước 2: Kế toán đơn vị kiểm tra và ký chứng từ kế toán
Chữ ký trên chứng từ đảm bảo đầy đủ và đúng theo các quy định của pháp luật.
Việc kiểm tra chứng từ được thực hiện bởi kế toán trưởng cô Bùi Thu Hường sau đó trình Hiệu trưởng ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có).
Thông qua việc kiểm tra, các thông tin ghi trên chứng từ được xác nhận là chính xác, đúng đắn, đảm bảo chất lượng trước khi ghi sổ kế toán và có thể phát hiện những sai sót hoặc dấu hiệu lợi dụng chứng từ kế toán.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán
Chứng từ kế toán sau khi đã được kiểm tra qua các khâu, được ký duyệt đầy đủ, được phân loại theo từng loại nghiệp vụ, theo tính chất khoản chi sẽ được nhập vào hệ thống phần mềm để tập hợp các số liệu từ chi tiết đến tổng hợp.
Tại trường, kế toán đã thực hiện khá tốt công tác sử dụng chứng từ, việc nhập thông tin từ chứng từ vào phần mềm máy tính được tiến hành ngay sau khi chứng từ được kiểm tra và phân loại, không dồn nhiều chứng từ đến cuối tháng mới nhập vào phần mềm. Do vậy không xảy ra tình trạng sai sót và thiếu dữ liệu kế toán hay mất mát chứng từ.
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán sau khi được sử dụng để ghi sổ kế toán đều được phân loại theo nội dung kinh tế, sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành từng tập, ngoài mỗi tập ghi: Tên tập chứng từ, tháng, năm của chứng từ và số lượng chứng từ trong tập chứng từ.
Một số ví dụ minh họa hình ảnh thực tế về chứng từ sử dụng tại đơn vị như
Ví dụ 1: Ngày 18/01/2019 Nhận quyết định giao dự toán NSNN năm 2020
Hình 2.1: Quyết định giao dự toán NSNN năm 2020
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Bước 1: Tiếp nhận quyết định giao dự toán NSNN năm 20208 Bước 2: Kế toán trưởng kiểm tra nội dung, hình thức chứng từ và chấp nh ậ n chứng từ
Bước 3: Phân loại và sắp xếp chứng từ, sau đó định khoản và ghi sổ bút toán trên phần mềm
Ví dụ 2: Ngày 17/12/2019 Xuất quỹ tiền mặt chi
Nợ TK 6111: 264.255.000 Có TK 1111: 264.255.000
Hình 2.2: Phiếu chi
( Nguồn: Bộ phận Tài chính- Kế toán trường THCS Đa Tốn)
Quy trình luân chuyển phiếu chi:
Bước 1: Kế toán trưởng lập và ký phiếu chi, trình thủ trưởng đơn ký
Bước 2: Thủ quỹ ký duyệt và xuất quỹ Bước 3: Người nhận tiền ký
+ Kế toán phân loại, sắp xếp, và định khoản chứng từ Bước 4: Kế toán lưu trữ chứng từ vào tập phiếu chi
Ví dụ 3: Ngày 10/12/2019 thu tiền vào tài khoản
Nợ TK 1111: 65.925.000 Có TK 5111: 65.925.000
Đồng thời: Có TK 0082: 65.925.000
Hình 2.3: Phiếu thu
( Nguồn: Bộ phận trường THCS Đa Tốn)
Quy trình luân chuyển phiếu thu
Bước 1: Kế toán trưởng lập phiếu thu và kí tên, trình ký thủ trưởng đơn vị giao cho thủ quĩ. Thủ quĩ thu tiền của người nộp (kí tên) và kí tên
Bước 2: Thủ quĩ chuyển cho ngƣời nộp 1 liên phiếu thu đã kí tên.Thủ quĩ chuyển 1 liên phiếu thu lại cho kế toán trưởng
Bước 3: Kế toán phân loại và sắp xếp phiếu thu, định khoản trên phần mềm kế toán
Bước 4: Kế toán lưu trữ phiếu thu vào tập phiếu thu của đơn vị
Ví dụ 4: Ngày 11/02/2020 Rút dựtoán NSNN về
Nợ TK 1111: 305.173.385 Có TK 5111: 305.173.385
Đồng thời: Có TK 0082 : 305.173.385
Hinh 2.4: Giấy rút dự toán
Quy trình luân chuyển chứng từ: Bước 1: Kế toán lập giấy rút dự toán
Bước 2: Kế toán đơn vị kiểm tra nội dung chứng từ, ký và trình thủ trưởng đơn vị ký chứng từ
Bước 3: Kế toán mang chứng từ qua kho bạc nhận dự toán Bước 4: Phân loại, sắp xếp chứng từ và định khoản trên phần mềm kế toán Bước 5: Kế toán lưu trữ chứng từ vào tập giấy rút dự toán
Ví dụ 5: Chứng từ bảng lương
Nợ TK 3341: 305.173.385 Có TK 1111: 305.173.385
Hinh 2.5: Bảng lương
( Nguồn: Bộ phận trường THCS Đa Tốn)
Quy trình luân chuyển bảng lương
Bước 1: Kế toán kiểm tra và lập bảng lương cho đơn vị Bước 2: Trình ký thủ trưởng đơn vị
Bước 3: Kế toán sắp xếp và phân loại chứng từ, hạch toán trên phần mềm
Bước 4: Kế toán lưu trữ chứng từ bảng lương cùng với bảng thanh toán l ư ơ n g
*Thực trạng tổ chức chứng từ kế toán và công tác ghi nhận ban đầu với mục đích quản trị
Đơn vị trường THCS Đa Tốn vẫn cùng sử dụng nguồn thông tin đầu vào với kế toán tài chính, trên 2 mẫu chứng từ bắt buộc là phiếu thu và phiếu chi, 2 chứng từ được dùng duy nhất để hạch toán nguồn thu và nhiệm vụ chi các hoạt động khác ngoài ngân sách.