Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại các đơn vị SNCL thuộc lĩnh vực giáo dục hiện nay trước hết phải kể đến phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán được thiết kế để đáp ứng yêu cầu của tổ chức công tác kế toán và nhu cầu quản lý của đơn vị, đồng thời tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán.
Khi tổ chức công tác kế toán bằng máy tính, người làm công tác kế toán cần phải nắm đƣợc các yếu tố sau:
-Tất cả các phần mềm ứng dụng đều có thể ứng dụng làm công tác kế toán cho bất kỳ đơn vị nào đang sử dụng các hình thức sổ kế toán. Do đó, đơn vị có thể căn cứ vào điều kiện thực tế về quy mô, trình độ của nhân viên để quyết định sử dụng phần mềm ứng dụng & hình thức sổ kế toán nào cho phù hợp.
-Phải thiết lập hệ thống mã hóa các tài khoản và các đối tƣợng kế toán chi tiết thống nhất cho toàn đơn vị.
-Phải chọn lựa phương pháp để nhập dữ liệu kế toán (nhập liệu khi lập chứng từ gốc, nhập liệu khi chấm dứt quá trình luân chuyển chứng từ tức là nhập liệu vào bảng tính...). Bất kỳ nhập liệu theo phƣơng pháp nào cũng phải thiết lập cho đƣợc cơ sở dữ liệu – nơi chứa toàn bộ thông tin kế toán của đơn vị.
-Khi đã có cơ sở dữ liệu, khả năng truy xuất đƣợc của tất cả các loại phần mềm ứng dụng là rất khả quan. Các báo biểu kế toán như : bảng kê, chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết,... đƣợc truy xuất tương đối dễ dàng. Đặc biệt một số BCTC cũng có thể ứng dụng khả năng của phần mềm để truy xuất.
-Cuối cùng, cần phải chú ý đến số lƣợng nhân viên kế toán và trình độ nghiệp vụ kế toán, vi tính của nhân viên kế toán, việc phân công và phối hợp công tác giữa bộ phận kế toán cũng như giữa các bộ phận khác có liên quan trong đơn vị.
Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, ngoài phần mềm hỗ trợ tổ chức công tác kế toán nói chung, gồm các phần hành kế toán thì còn có thể ứng dụng chứng từ điện tử do ưu điểm vượt trội của chứng từ điện tử như: dễ lưu trữ, tránh mất mát, mối mọt và rất dễ dàng thực hiện trên phần mềm.
Từ những yếu tố này, người làm công tác kế toán sẽ tổ chức công tác kế toán cụ thể và mang lại hiệu quả cao trong công tác kế toán.