như: Hệ thống quản lý đặt hàng, hệ thống quản lý kho bói, hệ thụng quản lý giao vận. Trong đú, hệ thống quản lý đặt hàng sẽ thực hiện chức năng quản lý đú là: quản lý liờn hệ với khỏch hàng, quản lý tỡnh trạng kho hàng, kiểm tra tỡnh trạng húa đơn, lập húa đơn, quản lý giao hàng và kết thỳc đơn hàng. Hệ thống quản lý kho bói sẽ đảm nhận một số nhiệm vụ như: chọn hàng, xỏc nhận vị trớ hàng húa trong kho, kiểm tra tớnh sẵn sàng của từng loại sản phẩm. Hệ thống quản lý giao vận sẽ thực hiện cỏc cụng việc: quản lý gom hàng, lập kế hoạch và định tuyến, đưa ra yờu cầu, theo dừi quỏ trỡnh giao vận, thanh toỏn húa đơn và kiểm soỏt phớ vận chuyển của cỏc loại hàng húa.
Hệ thống LIS cũng thực hiện quỏ trỡnh tương tỏc với cỏc hoạt động bờn trong của doanh nghiệp như: cỏc hoạt động liờn quan đến tài chớnh, kế toỏn, tiếp thị, hậu cần, sản xuất và mua sắm. Ngoài ra, cỏc đối tượng bờn ngoài là khỏch hàng, nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển, đối tỏc cung ứng cũng sẽ tỏc động vào LIS.
Nghiờn cứu cỏc hoạt động logistics trong những chương trước cho thấy vai trũ của thụng tin và quản trị thụng tin logistics với mục tiờu rỳt ngắn thời gian, nõng cao chất lượng cho chuỗi cỏc hoạt động logistics. Thụng tin trong quản trị logistics là chất kết dớnh cỏc hoạt động logistics trong cỏc nỗ lực hợp nhất của nhà quản trị. Thụng tin logistics cung cấp cơ sở cho cỏc quyết định lập kế hoạch, thực thi và kiểm tra logistics hiệu quả. Nếu khụng quản lý tốt thụng tin, cỏc nhà quản trị logistics khụng thể biết được khỏch hàng muốn gỡ, cần dự trữ bao nhiờu, khi nào cần sản xuất và vận chuyển…Thụng tin giỳp doanh nghiờp thấy được cỏc hoạt động logistics một cỏch rừ nột, nhờ đú nhà quản trị cú thể cải tiến tốt hơn trong quỏ trỡnh thực hiện. Hệ thống thụng tin logistics là một bộ phận của hệ thống thụng tin toàn doanh nghiệp và nú hướng tới những vấn đề đặc thự của quỏ trỡnh ra cỏc quyết định logistics về số lượng và qui mụ của mạng lưới cơ sở logistics, về hoạt động mua và dự trữ hàng hoỏ, về việc lựa chọn phương thức vận chuyển và đơn vị vận tải phự hợp, v.v.
Hệ thống thụng tin Logistics(LIS) được hiểu là một cấu trỳc tương tỏc giữa con người, thiết bị, cỏc phương phỏp và quy trỡnh nhằm cung cấp cỏc thụng tin thớch hợp cho cỏc nhà quản trị logistics với mục tiờu lập kế hoạch, thực thi và kiểm soỏt logistics hiệu quả.
LIS giỳp nắm vững thụng tin về biến động của nhu cầu, thị trường và nguồn cung ứng, iiỳp cho cỏc nhà quản trị chủ động được kế hoạch mua hàng, giao hàng, dự trữ, thuờ dịch vụ vận tải… một cỏch hợp lớ thoả món yờu cầu của khỏch hàng với mức chi phớ thấp nhất. LIS gúp phần đảm bảo việc sử dụng linh hoạt cỏc nguồn lực logistics, xõy dựng chương trỡnh logistics hiệu quả, chỉ rừ thời gian, khụng gian và phương phỏp vận hành cỏc chu kỳ hoạt động trong logistics. Tại cỏc doanh nghiệp phỏt triển, mụ
hỡnh cấu trỳc của LIS được chuyờn mụn húa theo một số hoạt động chủ đạo (hỡnh 6.8).
Hỡnh 6.8 Hệ thống thụng tin Logistics
Hỡnh 6.8 cho thấy mối quan hệ trong hệ thống thụng tin logistics bao gồm cỏc yếu tố về mụi trường Logictisc, quỏ trỡnh ra quyết định Logictisc, 4 hệ thống con chủ yếu cấu tạo nờn hệ thống thụng tin Logictisc là hệ thống hoạch định, hệ thống thực thi, hệ thống nghiờn cứu và thu thập tin tức, hệ thống bỏo cỏo kết quả. Cỏc hệ thống đú sẽ phối hợp cung cấp cho nhà quản lý logistics những thụng tin chớnh xỏc và kịp thời để lờn kế hoạch, thực thi và điều chỉnh cỏc hoạt động logistics của doanh nghiệp.
Hệ thống lập kế hoạch: Bao gồm một loạt cỏc kỹ thuật liờn quan đến việc thiết kế cỏc kế hoạch tầm chiến lược như thiết kế mạng lưới, lập kế hoạch và dự đoỏn nhu cầu, phối hợp cỏc nguồn lực, kế hoạch húa cung ứng, sắp xếp và lờn kế hoạch sản xuất, kế hoạch phõn phối, cỏc kế hoạch tầm chiến thuật như quản trị dự trữ, vận tải, và cỏc tỏc nghiệp như nghiệp vụ kho, quỏ trỡnh đặt hàng và cỏc sự kiện xảy ra hàng ngày
Hệ thống thực thi: Hệ thống thực thi logistics bao gồm cỏc kỹ thuật đảm nhiệm cỏc chức năng triển khai logistics trong thời gian ngắn hoặc hàng ngày về quản lý nhà kho, vận tải, mua sắm, dự trữ, quản lý hiệu quả cỏc đơn hàng của khỏch.
Hệ thống thụng tin Logistics Hệ lập kế hoạch Hệ nghiờn cứu và tỡnh bỏo Hệ bỏo cỏo và kết quả Hệ thực thi Mụi trường logistics - Hoạt động kinh doanh - Quản trị logistics - Hoạt động logistics Cỏc chức năng quản trị logistics - Lập kế hoạch - Thực thi - Kiểm soỏt
Hệ thống nghiờn cứu và thu thập thụng tin: Để thớch nghi với cỏc nhõn tố mụi trường vĩ mụ, mụi trường kờnh và nguồn lực bờn trong cụng ty. Hệ thống nghiờn cứu và thu thập thụng tin cú vai trũ quan sỏt mụi trường, thu thập thụng tin bờn ngoài, thụng tin cú sẵn trong lĩnh vực logistics và trong nội bộ cụng ty
Hệ thống bỏo cỏo kết quả: Hệ thống bỏo cỏo là thành phần cuối cựng trong LIS. Nếu cỏc bỏo cỏo và kết quả khụng được truyền đạt hiệu quả thỡ cỏc tư tưởng, nghiờn cứu hữu ớch và giải phỏp quản lý sẽ khụng thể đạt được. Cỏc bỏo cỏo hỗ trợ quyết định quản trị logistics tập trung vào 3 loai. (1) Bỏo cỏo để lập kế hoạch gồm cỏc thụng tin cú tớnh lịch sử và thụng tin trong tương lai như thụng tin về xu hướng bỏn, khuynh hướng dự bỏo, cỏc thụng tin thị trường, cỏc yếu tố chi phớ của dự ỏn kinh doanh. (2) Bỏo cỏo hoạt động cung cấp những thụng tin sẵn cú cho nhà quản lý và người giỏm sỏt về hoạt động thực tế như việc nắm giữ hàng tồn kho, thu mua, đơn hàng vận tải, kế hoạch sản xuất và kiểm soỏt, vận chuyển; (3) Bỏo cỏo kiểm soỏt cụ thể tổng kết chi phi và thụng tin họat động ở cỏc giai đoạn thịch hợp, so sỏnh ngõn sỏch và chi phớ hiện tại, chỳng tạo ra nền tảng cho việc tiếp cận chiến lược họat động và cỏc sỏch lược.
6.2.2 Chức năng và tỏc dụng của LIS
LIS là sợi chỉ liờn kết cỏc hoạt động logistics vào một quỏ trỡnh thống nhất. Sự phối hợp này được xõy dựng dựa trờn 4 mức chức năng: tỏc nghiệp, kiểm tra quản trị, phõn tớch quyết định, và hệ thống kế hoạch hoỏ chiến lược.
6.2.2.1 Chức năng tỏc nghiệp
được đặc trưng bằng cỏc luật lệ chớnh thức, cỏc thủ tục và những giao tiếp chuẩn húa một số lớn cỏc tỏc nghiệp và nghiệp vụ hàng ngày.Việc phối hợp cỏc quỏ trỡnh trong cấu trỳc và một số lượng lớn cỏc tỏc nghiệp cho thấy tầm quan trọng của hệ thống thụng tin ở mức độ thấp nhất này. Hệ thống thụng tin tỏc nghiệp khởi xướng và ghi lại cỏc hoạt động và chức năng logistics riờng biệt như: Nhận đơn hàng, xử lý, giải quyết yờu cầu, khiếu nại. Như vậy quỏ trỡnh thực hiện đơn hàng phải thực hiện dựa trờn một loạt cỏc thụng tin tỏc nghiệp.Triển khai LIS đảm bảo cải tiến hiệu suất hệ thống tỏc nghiệp, là cơ sở của lợi thế cạnh tranh: giảm chi phớ tỏc nghiệp để giảm giỏ; tuy cú tăng chi phớ đầu tư cho hệ thống thụng tin, nhưng hiệu suất tỏc nghiệp tăng nhanh, do đú giảm chi phớ tương đối hoạt động tỏc nghiệp.
6.2.2.2 Chức năng kiểm soỏt
Nhằm vào việc đo lường hoạt động nghiệp vụ và bỏo cỏo, việc đo lường là cần thiết để cú được sự quan tõm điều chỉnh ngược, cũng như tiết kiệm cỏc nguồn lực hữu ớch. Nú cũng cần thiết để nhận ra những hoạt động ngoại lệ và cung cấp thụng tin
để xử lý cỏc trường hợp này. Chức năng kiểm soỏt của LIS giỳp phỏt hiện kịp thời những vướng mắc về chất lượng dịch vụ trong mối tương quan với cỏc nguồn lực hiện cú để phục vụ khỏch hàng, từ đú cú những giải phỏp điều chỉnh phự hợp.
6.2.2.3 Chức năng phõn tớch và ra quyết định
Tập trung vào cỏc cụng cụ phần mềm nhằm hỗ trợ cỏc nhà quản trị nhận ra, đỏnh giỏ và so sỏnh cỏc phương ỏn chiến lược và chiến thuật logistics cú khả năng thay thế, cho phộp gia tăng hiệu quả hoạt động. Chức năng phõn tớch và ra quyết định thể hiện mức độ xử lớ cao và phức tạp của LIS. Với những thụng tin cú tớnh tổng hợp và dài hạn, với những dự bỏo về thị trường và cỏc nguồn cung ứng, LIS hỗ trợ nhà quản trị với cỏc quyết định quan trọng như việc qui hoạch mạng lưới cơ sở logistics, trong việc lựa chọn hệ thống quản trị dự trữ hàng hoỏ, trong việc lựa chọn cỏc nguồn hàng ổn định và chất lượng, v.v.
6.2.2.4 Chức năng hoạch định chiến lược
Tập trung vào cỏc thụng tin hỗ trợ việc xõy dựng và tỏi lập cỏc chiến lược logistics. Cỏc quyết định này là sự mở rộng cỏc quyết định phõn tớch ở mức độ khỏi quỏt và trừu tượng thậm chớ khụng cú cấu trỳc chi tiết và thực hiện trong thời gian dài. Chức năng hoạch định chiến lược của LIS được kết hợp với cỏc hệ thống thụng tin khỏc (Marketing, kế toỏn-tài chớnh…) để rà soỏt cỏc cơ hội và thỏch thức của mụi trường kinh doanh. Từ đú, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị nguồn lực để khai thỏc cỏc tiềm năng thị trường và vượt qua những khú khăn, dựa vào những thế mạnh sẵn cú của mỡnh.
Một hệ thống thụng tin hiểu quả, hỗ trợ đắc lực cho quỏ trỡnh ra cỏc quyết định logistics phải đảm bảo được chất lượng thụng tin. Cụ thể, LIS phải đảm bảo cỏc yờu cầu: đầy đủ, sẵn sàng (Availability); chọn lọc (Selective); chớnh xỏc (Accuracy); linh hoạt (Flexibility); kịp thời (Timeliness); dễ sử dụng (Appropriate format).
Việc truyền đạt thụng tin phải được thực hiện dưới ngụn ngữ của người nhận nếu khụng việc tiếp nhận thụng tin sẽ trở nờn rất khú khăn. Hơn nữa, việc truyền đạt thụng tin đụi khi cũng bị giỏn đoạn khi người tiếp nhận bỏ qua những thụng tin mà họ thấy khụng cần thiết – đú được coi là sự tiếp nhận cú lựa chọn. Cuối cựng việc truyền đạt thụng tin chỉ diễn ra khi thụng tin đú phự hợp với người nhận và gắn liền với những quyờt định quản trị mà người tiếp nhận cần đưa ra.
6.2.3 Dữ liệu Logistics
Là một loại hoạt động nghiệp vụ đặc thự, Logistics khụng hoạt động riờng lẻ mà là một chuỗi cỏc dịch vụ được cung cấp và liờn kết chặt chẽ với nhau và cú sự trợ giỳp rất quan trọng của CNTT đặc biệt là hệ thống dữ liệu. Hệ thống dữ liệu Logistics làm
nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu trong từng bộ phận chức năng của doanh nghiệp Logistics, dữ liệu trong từng khõu của dõy chuyền cung ứng. Với bất hoạt động nào, dữ liệu cần phải được làm chủ, quản lý, kiểm soỏt, đo lường, dự bỏo, tối ưu húa và theo dừi. Ngoài ra, nú cũng cần phải được nắm bắt, lưu trữ, phõn tớch, sử dụng, chia sẻ và truyền tải theo một thứ tự để trở thành cơ sở cho việc ra quyết định hiệu quả ở mọi cấp độ tổ chức và ở mọi giai đoạn của chuỗi cung ứng. Do đú, cần cú sự trao đổi qua lại giữa cỏc dũng dữ liệu, dũng sản phẩm, và dũng tiền tệ trong chuỗi cung ứng.
Trong hệ thống dữ liệu phức tạp đú, thỡ việc xử lý cỏc đơn đặt hàng của khỏch hàng là trung tõm của toàn bộ hệ thống Logistics. Tốc độ và chất lượng của luồng dữ liệu để xử lý đơn đặt hàng tỏc động trực tiếp đến chi phớ và hiệu quả của toàn bộ quỏ trỡnh. Nếu dữ liệu được trao đổi nhanh chúng và chớnh xỏc thỡ hoạt động sẽ hiệu quả, cũn nếu trao đổi chậm chạp, sai sút sẽ làm tăng cỏc khoản chi phớ lưu kho, lưu bói, vận tải. Hệ thống dữ liệu là yếu tố khụng thể thay thế trong việc hoạch định vag kiểm soỏt hệ thống Logistics.
Thụng qua hệ thống thụng tin Logistics,dữ liệu được ghi nhận, lưu trữ và phục vụ về ngành; Lĩnh vực hoạt động; Dữ liệu từ doanh nghiệp; Dữ liệu từ quỏ trỡnh đặt hàng của khỏch hàng (dữ liệu khỏch hàng, dữ liệu thanh toỏn, dữ liệu vận chuyển, dữ liệu kho, dữ liệu hàng húa, dữ liệu tớn dụng khỏch hàng, trạng thỏi đơn hàng,...) Cỏc dữ liệu này được tập trung và hợp nhất trong một hệ thống chung.
Cú thể phõn chia dữ liệu đưa vào thành cỏc nhúm: Nhúm dữ liệu xử lý đơn hàng; Nhúm dữ liệu điều hành; Nhúm dữ liệu ngành bờn ngoài; Nhúm dữ liệu quản lý; Dự liệu về cụng ty; Nhúm dữ liệu trớch xuất bỏo cỏo.
Trong đú:
- Dữ liệu xử lý đơn hàng bao gồm: Thụng tin khỏch hàng; Địa chỉ khỏch hàng; Nhõn viờn thực hiện bỏn hàng; Trạng thỏi đơn hàng; Lịch sử xử lý đơn hàng; Doanh thu bỏn hàng. Hệ thống xử lý đơn hàng - Địa chỉ khỏch hàng - Lịch sử đơn hàng - Nhõn viờn bỏn hàng - Doanh thu - Trạng thỏi đơn hàng Dữ liệu điều hành