- Chi phớ tiờu chuẩn
6.2.4 Dũng thụng tin logistics trong doanh nghiệp
Hệ thống thụng tin logistics bao gồm 2 dũng chớnh, đú là sự kết hợp chặt chẽ của cỏchoạt động kế hoạch - phối hợp và cỏc hoạt động tỏc nghiệp. Những hoạt động chớnh của hai dũng được thể hiện trong hỡnh 6.10. Dũng phối hợp bao gồm những thụng tin liờn quan tới việc lập kế hoạch và xuyờn suốt quỏ trỡnh hoạt động của cụng ty.
Cơ sở dữ liệu Logistics
Tổng hợp bỏo cỏo
- - Hiệu suất đặt hàng - - Hiệu suất chuyển hàng - - Thiệt hại và trả hàng - - Theo dừi và dự bỏo sản
phẩm
Hỡnh 6.10 Liờn kết của LIS ở hai mức độ hoạch định và tỏc nghiệp
Dũng tỏc nghiệp liờn quan tới những nghiệp vụ cơ bản liờn quan đến thực hiện cỏc đơn hàng nhận được như ấn định dự trữ, vận chuyển, cỏc đơn hàng bổ sung và những đơn hàng của khỏch hàng. Đơn hàng bổ sung là việc cung cấp hàng cho những trung tõm phõn phối từ nơi sản xuất; cũn đơn hàng của khỏch hàng liờn quan tới việc cung cấp hàng từ cỏc trung tõm phõn phối tới địa điểm của khỏch hàng. Vai trũ của bộ phận quản trị dự trữ là để đảm bảo rằng cỏc hoạt động của dũng tỏc nghiệp được chỉ đạo trong sự thống nhất phự hợp với cỏc hoạt động của dũng phối hợp. Điều này đũi hỏi sự đồng bộ hoỏ của cả sản phẩm và dũng thụng tin 2 chiều trong chu trỡnh đơn hàng hoàn chỉnh.
6.2.4.1 Dũng thụng tin hoạch định-phối hợp
1) Kế hoạch chiến lược:
Kế hoạch chiến lược là kim chỉ nam, là thụng tin định hướng cho cỏc nhà doanh nghiệp xõy dựng kế hoạch & tổ chức thực thi ở cỏc bộ phận chức năng. Kế hoạch chiến lược tập trung vào hai mục tiờu marketing và tài chớnh.
- Mục tiờu marketing: Cỏc chớnh sỏch, mục tiờu marketing và chớnh sỏch dịch vụ khỏch hàng quyết định cỏc hoạt động của logistics: Tiờu chuẩn đảm bảo hàng hoỏ (mức độ thiếu hàng, tỷ lệ thoả món, tổng hợp lụ hàng); Tiờu chuẩn vận hành nghiệp vụ (tốc độ, độ ổn định, linh hoạt, xử lý bất trắc); Tiờu chuẩn tin cậy.v.v.
- Mục tiờu tài chớnh: Thể hiện ở cỏc chỉ số về doanh thu, chi phớ, khả năng thu hồi vốn đầu tư & lợi nhuận. Mục tiờu tài chớnh cú ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ & tổng chi phớ logistics.
Mua hàng Kế hoạch mua Vận chuyển Kế hoạch Sản xuất Kế hoạch Logistics Kế hoạch nguồn lực Hoạt động phõn phối Đỏp ứng Đơn hàng Quản lý đơn hàng Kế hoạch chiến lược Quản trị dự trữ
Như vậy, cả 2 mục tiờu chiến lược sẽ cung cấp thụng tin về thị trường (khỏch hàng), mặt hàng kinh doanh, dịch vụ và trỡnh độ hoạt động logistics mà cỏc nhà quản trị logistics (kinh doanh) phải đảm bảo trong phạm vi kế hoạch hoỏ.
2) Kế hoạch nguồn lực:
Đõy là bước khởi đầu xỏc định khả năng cỏc nguồn lực đỏp ứng logistics. Kế hoạch nguồn lực cần được xỏc định cỏc yếu tố bao gồm nguồn hàng, kho hàng, vốn dự trữ, phương tiện vận chuyển & nhõn sự. Kế hoạch này giỳp quản trị cỏc nguồn lực cú hiệu quả để đỏp ứng nhu cầu thị trường. Với mỗi mặt hàng kinh doanh, kế hoạch nguồn lực phải xỏc định được vị trớ (ở đõu?) thời gian (khi nào?) và số lượng (bao nhiờu?) để thu mua, dự trữ và vận chuyển.
3) Kế hoạch logistics:
Kế hoạch này phối hợp cơ sở vật chất, thiết bị, lao động, và nguồn dự trữ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ logistics. Kế hoạch logistics bị ràng buộc bởi kế hoạch nguồn lực, thụng tin dự bỏo về nhu cầu thị trường. Kế hoạch này bao gồm việc xỏc định rừ mục tiờu & quỏ trỡnh tỏc nghiệp cho cỏc hoạt động cơ bản (dự trữ, vận chuyển) & hoạt động bổ trợ (kho, bao bỡ, LIS).
a) Quản trị dự trữ:
Đõy là giao điểm giữa dũng hoạch định - phối hợp và dũng nghiệp vụ, chỉ rừ thời điểm và vị trớ tạo nờn dự trữ. Từ điều kiện thụng tin, hỡnh thành dự trữ chỉ rừ cỏi gỡ, ở đõu và khi nào của quỏ trỡnh logistics tổng thể.
b) Dũng thụng tin nghiệp vụ
- Quản lý đơn đặt hàng và thực hiện đơn hàng:
Hoạt động này liờn quan đến việc chuyển thụng tin về nhu cầu giữa cỏc thành viờn tham gia phõn phối hàng hoỏ. Hoạt động chủ yếu của quản trị đơn đặt hàng là tiếp nhận chớnh xỏc và đỏp ứng yờu cầu đơn đặt hàng của khỏch hàng. Cụng cụ chuyển tin: điện thoại, fax, Internet,...Xử lý đơn hàng là cỏc cụng việc để chuẩn bị thực hiện đơn đặt hàng của khỏch. Thời gian đỏp ứng đơn hàng chịu ảnh hưởng nhiều của năng lực xử lớ thụng tin của LIS. Trờn cơ sở những thụng tin về tỡnh nhu cầu và dự bỏo bỏn, quyết định về trỡnh độ dịch vụ khỏch hàng, doanh nghiệp đưa ra những quyết định về dự trữ, bao gồm quyết định về hệ thống dự trữ, mụ hỡnh kiểm tra dự trữ, lụ hàng nhập, và dự trữ bảo hiểm.
- Hoạt động phõn phối:
Quỏ trỡnh này tạo điều kiện để tiến hành cung cấp hàng hoỏ và dịch vụ cho khỏch hàng. Quỏ trỡnh này đũi hỏi cung cấp thụng tin để tạo thuận lợi và phối hợp cỏc
hoạt động ở kho để cung ứng hàng hoỏ thoả món đơn hàng. Vấn để là phải thoả món yờu cầu của khỏch hàng trong điều kiện dự trữ ở kho phải thấp.
- Nghiệp vụ vận chuyển & giao hàng:
Khả năng tớch hợp hệ thống thụng tin trong cụng tỏc vận chuyển & giao hàng đem lại tiện ớch đỏng kể & nõng cao khả năng kiểm soỏt hành trỡnh lụ hàng cho cả doanh nghiệp & khỏch hàng.
Hỡnh 6. 11 Mạng thụng tin internet liờn kết cỏc thành viờn trong chuỗi cung ứng
- Nghiệp vụ mua và nhập hàng:
Trờn cơ sở những thụng tin về kế hoạch mua, về nhu cầu của khỏch hàng và tỡnh hỡnh dự trữ hàng hoỏ, doanh nghiệp đưa ra những quyết định mua và nhập hàng vào cơ sở logistics (kho hoặc cơ sở sản xuất).
Cựng với sự phỏt triển của cụng nghệ thụng tin, mỏy vi tớnh ngày càng cú nhiều tiện ớch, Internet ngày càng lan rộng và bao phủ khắp toàn cầu, cỏc phần mềm chuyờn dụng ngày càng nhiều thờm… Cỏc cụng ty Logistics tập trung đầu tư xõy dựng hệ thống thụng tin hiện đại, hiệu quả, hỗ trợ đắc lực hoạt động của họ. Hỡnh 5.8 cho thấy sự kết nối thụng tin Internet giữa cỏc thành viờn tham gia vào hoạt động logistics của doanh nghiệp.
Đối tỏc Sản xuất Trung tõm phõn phối Tài chớnh Dịch vụ khỏch hàng Khỏch hàng Thương mại điờn tử Nhà cung cấp dv logistics Nhà sản xuất Nhà cung cấp dịch vụ VC Nhà cung cấp N/Liệu