- Chi phớ tiờu chuẩn
6.3.2Cỏc hệ thống thụng tin
1) Hệ thống thụng tin quản lý đặt hàng
Hệ thống này cú vai trũ quản lý dữ liệu trong chuỗi hoạt động đặt hàng như: Ước lượng và đỏnh giỏ nhu cầu cho từng mặt hàng cụ thể; quyết định loại sản phẩm và sản phẩm sẽ đặt mua; lựa chọn nhà cung cấp; thỏa thuận mua hàng về giỏ, số lượng, phương thức, đúng gúi, phương thức thanh toỏn và giao hàng...; đặt hàng; đỏnh giỏ cỏc nhà cung cấp. Hệ thống quản lý đặt hàng cú liờn hệ mật thiết với hệ thống nhận hàng, hệ thống quản lý kho bói cũng như hệ thống quản lý của nhà cung cấp. Tuy nhiờn hệ thống quản lý đặt hàng khụng bao gồm cỏc hoạt động quản lý kho bói và quản lý chất lượng hàng.
2) Hệ thống quản lý nhận hàng
Hệ thống này nhằm quản lý cỏc hoạt động: Kiểm tra hàng húa nhập phự hợp với dữ liễu kỹ thuật của hàng đặt; kiểm tra cỏc thiết bị được sử dụng đó được chuẩn bị một cỏch chớnh xỏc theo quy định và hướng dẫn của nhà sản xuất, yờu cầu của cụng việc,..., kiểm tra khu vực được sử dụng để nhận hàng đó đạt yờu cầu về chỗ trống và bảo đảm an toàn. Đồng thời hệ thống này cú nhiệm vụ mụ tả phương phỏp đỳng để xử lý, di chuyển và xếp hàng xuống; sử dụng cỏc thiết bị phự hợp để nõng, di chuyển và xếp hàng sao cho đỳng với cỏc thủ tục và thực tiễn của tổ chức. Sau khi kiểm tra hàng húa đó được dỡ xuống một cỏch an toàn, phự hợp với yờu cầu lưu trữ thỡ hoàn thành tất cả cỏc giấy tờ cần thiết một cỏch chớnh xỏc.
3) Hệ thống quản lý kho bói
Hệ thống quản lý kho bói đảm bảo duy trỡ việc cập nhật lượng hàng giao từ nhà cung cấp và lượng hàng đặt của khỏch hàng giỳp lưu trữ hàng tồn kho theo thời gian thực. Hoạt động tớch lũy hàng tồn kho cho phộp kho hàng hoạt động như một bộ đệm, cõn bằng về cung và cầu lưu trữ theo cỏc kế hoạch đột xuất hay dài hạn. Việc duy trỡ số lượng hàng tồn kho như một kế hoạch dự phũng đảm bảo đỏp ứng cỏc đơn hàng đầy đủ và đỳng thời gian cũng như việc đặt hàng cho nhà cung cấp một cỏch kịp thời. Hệ thống quản lý kho bói cũn lưu trữ cỏc dữ liệu về quy mụ kho, cỏc khu vực kho chứa từng loại hàng húa, cỏc dữ liệu tài nguyờn sẵn dựng của kho như mỏy múc, thiết bị, nhõn viờn kho...
Dựa vào cỏc đơn hàng đó được chuẩn bị và xử lý trước, hệ thống quản lý chọn hàng sẽ nhặt và gom hàng trong kho. Việc nhặt hàng được thực hiện theo cỏc tiờu chớ như: quy mụ đơn hàng, mức độ khẩn cấp của đơ hàng và sự ràng buộc giữa cỏc đơn hàng. Việc lấy hàng tuõn theo cỏc quy tắc như: vào trước lấy trước – FIFO (First – In – First – Out) hay hết hạn trước sẽ lấy trước – FEFO (First Expired First Out),... Hệ thống này xỏc định và chi tiết húa vớ trớ vật lý kho hàng phự hợp với kế hoạch.
5)Hệ thống quản lý sắp xếp dịch chuyển hàng húa
Hệ thống quản lý dịch chuyển hàng nhằm quản lý cỏc hoạt động thay đổi vị trớ hàng húa trong cựng kho hoặc giũa cỏc kho với nhau. Quỏ trỡnh dịch chuyển đũi hỏi phải xỏc định chớnh xỏc vị trớ, kiểu, màu sắc, số lượng, kớch thước, trong lượng của hàng húa cũng như cỏc phương phỏp vận chuyển và xử lý nhằm đảm bảo cho việc di chuyển an toàn và chớnh xỏc. Đồng thời làm rừ cỏc nguy cơ cú thể xảy ra trong quỏ trỡnh di chuyển và phương ỏn xử lý tương ứng. Bờn cạnh đú, hệ thống này cũn nghi nhận, lưu trữ dữ liệu trước và sau dịch chuyển để đảm bảo việc xỏc định chớnh xỏc vị trớ từng lụ hàng.
6)Hệ thống tiền xử lý và tập hợp hàng húa
Hệ thống này thực hiện hoạt động thu thập cỏc dữ liệu, tập hợp cỏc đơn hàng để gửi đi. Đồng thời kiểm tra khu vực sử dụng để gửi hàng, kiểm tra tỡnh trạng kho để sẵn sàng cho việc tập hợp theo theo chủng loại và số lượng hàng đặt. Trong lỳc hàng húa đang được tập hợp, cần phải duy trỡ cỏc điều kiện ràng buộc để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo.
7)Hệ thống sắp xếp và trộn hàng
Hàng húa trong hệ thống Logistics cần phải được tập hợp, sắp xếp và trộn với nhau ở nhiều khõu. Để giảm thiểu chi phớ, hệ thống quản lý hoạt động Logistics cần tăng cường khẳ năng tự động húa. Việc sắp xếp và trộn hàng húa phụ thuộc vào yờu cầu kỹ thuật của hệ thống. Điể hỡnh như trong những dõy chuyền cú nhiều nhỏnh, hệ thống này bảo đảm việc trộn và xếp cựng nhau vào gúi hoặc thựng theo dõy chuyền một cỏch tự động. Ngoài ra, hệ thống này cũng đưa ra việc lựa chọn cỏc đơn hàng phự hợp với khả năng chứa của xe theo lộ trỡnh tương ứng.
8)Hệ thống kiểm tra
Chức năng chớnh của hệ thống này là thực hiện việc kiểm tra lượng hàng tồn kho theo cỏc quy định của tổ chức. Sau đú ghi lại cỏc kết quả kiểm tra hàng tồn kho một cỏch chớnh xỏc. Từ đú đối chiếu kết quả với dữ liệu ban đầu để chỉ ra sự khỏc biệt. Nếu cú sự khỏc biệt cần thụng bỏo cho cỏc bờn liờn quan đển kịp thời xử lý. Đồng thời đối với trường hợp xếp hàng húa chuẩn bị đi, sẽ cú cỏc bộ phận kiểm tra lại sự khớp đỳng của hàng húa trờn xe so với cỏc phiếu ghi nhận để bảo đảm tớnh chớnh xỏc.
Hệ thống lập kế hoạch định tuyến vận tải cú vai trũ quan trọng trong hệ thống Logistics. Nú được sử dụng để tạo và đỏnh giỏ khỏch quan cỏc tuyến đường cựng cỏc lịch trỡnh cho hoạt động vận tải. Ngoài việc lưu giữ bản đồ số hệ thống giao thụng, hệ thống cũn lưu: số liệu về vị trớ khỏch hàng và việc giao hàng; số lượn gvà số loại hàng đượcg iao; tớnh khả dụng và quy mụ cỏc phương tiờn vận tải; cỏc mụ hỡnh chuyển tải. Cỏc đơn hàng sau khi được đưa vào hệ thống lập kế hoạch định tuyến vận tải sẽ được tớnh toỏn và tạo ra cỏc tuyển giao hàng. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ:tận dụng được cỏc nguồn lực vận tải; giảm thời gian chuyển hàng; tối thiểu quóng đường vận tải và nõng cao độ tin cậy cảu kế hoạch giao hàng.
10) Hệ thống xử lý đơn hàng
Hệ thống xử lý đơn hàng được bắt đầu với húa đơn đặt hàng của khỏch hàng thu được từ người bỏn hàng, đặt hàng qua điện thoại, email mua hàng. Sau đú đơn hàng sẽ được xử lý thụng qua cỏc bước sau:
Bước 1: Xỏc định lại chớnh xỏc cỏc dữ liệu trong đơn hàng nhằm trỏnh sai sút từ bờn mua hàng cũng như bờn bỏn hàng.
Bước 2: Xỏc định khả năng thanh toỏn, phương thức thanh toỏn của khỏch hàng Bước 3: Lựa chọn kho bói để chuyển hàng, gửi dữ liệu đến hệ thống quản lý kho bói để làm nhiệm vụ chọn hàng, đúng gúi, dón nhón và chuyển hàng.
Bước 4: Húa đơn mua hàng được chuyển cho khỏch hàng đồng thời dữ liệu về hàng tồn kho và tài chớnh được cập nhật.
Cỏc bước trờn mụ tả chu trỡnh của húa đơn, với người mua hàng thỡ đú là khoảng thời gian từ đặt hàng đến nhận hàng, với người bỏn hàng thỡ đú là khoảng thời gian từ khi tạo húa đơn đến khi khỏch nhận hàng và húa đơn hoàn tất, cũn với người vận chuyển thỡ đú là khoảng thời gian từ lục nhận húa đơn đến khi chuyển húa đơn xong. Tất cả cỏc dữ liệu và quỏ trỡnh trờn được hệ hệ thống xử lý đơn ha[n hàng theo dừi và cập nhật.
CÂU HỎI ễN TẬP CHƯƠNG
1/ Trỡnh bày cỏc cụng nghệ đang được sử dụng rộng rói trong logistics 2/ Cỏc mụ hỡnh hệ thống cụng nghệ thụng tin trong doanh nghiệp 3/ Trỡnh bày khỏi quỏt về hệ thống thụng tin Logistics
4/ Phõn tớch chức năng và tỏc dụng của LIS
5/ Phõn tớch dũng thụng tin logistics trong doanh nghiệp
CHƯƠNG 7. Tễ CHỨC VÀ KIỂM SOÁT LOGISTIC 7.1. Tổ chức logistics