B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
4.4.5. Giải pháp về thanh toán
Bộ phận kế toán Ngân hàng, tổ
CĐT/ BQLDA chức tín dụng
Hợp đồng
Thỏa mãn hồ sơ
thanh toán của NT
Bộ phận kế toán của NT Hợp đồng Bộ phận hiện trường CĐT/ BQLDA Hợp đồng Bộ phận hiện trường của NT
Hình 4.2: Quy trình thanh toán
Thanh toán là một vấn đề nghiêm trọng trong dự án, đặc biệt là đối với NT. Cần hiểu rằng chi phí vật tư, vật liệu, thiết bị, máy móc, nhân công trong các dự án giao thông đường bộ đô thị tại Hà Nội đều có giá trị lớn. Vì vậy việc chậm trễ thanh toán sẽ kéo theo các vấn đề khó khăn cho NT. CĐT/BQLDA cần có các động thái mạnh mẽ trong vấn đề thanh toán.
Hình 4.2 thể hiện quá trình thanh toán đề xuất. Bộ phận kế toán và bộ phận hiện trường của CĐT/BQLDA phải có tương tác chặt chẽ với nhau. Cũng như vậy bộ phận kế toán và bộ phận hiện trường của NT phải có tương tác chặt chẽ với
nhau. Hợp đồng được sử dụng như thước đo cho cả CĐT/BQLDA và NT trong việc thực hiện công việc và chuẩn bị hồ sơ thanh toán. Chỉ khi hồ sơ thanh toán của NT thỏa mãn các yêu cầu thì lệnh thanh toán được phát đi. Thực tế lệnh thanh toán có thể bị dừng tại ngân hàng hay tổ chức tín dụng nằm ngoài dự tính của CĐT/BQLDA hay NT. Muốn lệnh thanh toán được thông suốt thì CĐT/BQLDA phải có cơ chế thực hiện công việc nghiêm ngặt với ngân hàng hay tổ chức tín dụng từ trước. Vì vậy CĐT/BQLDA cần phải cân nhắc lựa chọn ngân hàng phù hợp khi mở tài khoản thanh toán cho dự án, đồng thời tạo một cơ chế làm việc thuận lợi với ngân hàng, tổ chức tín dụng.
Xác lập quy trình thanh toán thông suốt với NT và thông suốt trong chính nội bộ của CĐT/BQLDA. Việc quy định thanh toán của CĐT/BQLDA với NT đã được xác lập thông qua hợp đồng song việc tuân thủ thường được sử dụng linh động. Điều này có khi lại tạo nên sự không chắc chắn trong thanh toán khi xảy ra một sự cố trong quá trình thanh toán thì việc thanh toán bị trì hoãn. Do đó khi đã đề xa quy trình thanh toán thì CĐT/BQLDA, NT cần phải tuân thủ một cách nghiêm túc.
Tài chính là một nội dung quan trọng trong dự án. Bài toán cho CĐT/BQLDA, NT là tìm ra được nguồn tài chính hỗ trợ dự án thuận lợi. Sau khi tìm được phải có những thỏa thuận, cam kết tài chính chắc chắn, đảm bảo không điều chỉnh trong suốt quá trình thực hiện dự án.