5. Kết cấu luận văn
1.3.1. Khái niệm và yêu cầu kiểm soát hàng tồn kho
1.3.1.1. Khái niệm, đặc điêm hàng tồn kho
Theo chuân mực kê toán quôc tê vê hàng tôn kho (ISA2) và chuân mực kê toán Việt Nam số 02, hàng tồn kho là những tài sản:
- Được giữ nhằm bán trong kỳ sản xuất, cũng như kinh doanh bình thường. - Đang trong quá trình sản xuất, hoặc kinh doanh dở dang.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Có thể thấy hàng tồn kho được phân loại trên nhiều tiêu thức kể trên. Trước
hết, ta phải thấy được hàng tồn kho là kho tài sản lưu động cùa các doanh nghiệp biểu hiện dưới hình thái vật chất, có thể được mua ngoài hay tự sản xuất để phục vụ cho mục đích sản xuất. Trong doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho gồm có: hàng hóa mua về để chờ bán (có hàng tồn kho, hàng mua đang trên đường vận
chuyền, hàng gửi bán, hàng gửi đi để gia công chế biến). Mặt khác, đối với doanh nghiệp sản xuất hàng tồn kho có thể bao gồm những loại sau: Nguyên, nhiên vật liệu; công cụ dụng cụ tồn kho; gửi đi gia công chế biến và đã mua hoặc đang trên
đường đi; nhiên liệu dở dang (là những nhiên liệu chưa hoàn thành hoặc đã hoàn
thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho); chi phí dịch vụ dở dang; thành phẩm hoàn
thành chờ bán.
Đặc điêm hàng tôn kho trong DNTM
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường bao gồm nhiều loại, mỗi loại đều
có vai trò, công dụng khác nhau nhăm phục vụ trong quá trình kinh doanh. Vậy nên dẫn đến đòi hỏi công tác tố chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng cần phải
có những nét đặc thù riêng. Nhin chung, hàng tôn kho của doanh nghiệp bao gôm những đặc điểm cơ bản như sau:
Thú' nhất, tỷ trọng hàng tồn kho thường lớn trong doanh nghiệp thương
mại , hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và
chiếm tỷ trọng khá lớn trong tống tài sản lun động của doanh nghiệp. Việc quản lý
cũng như sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có một ảnh hưởng tương đối lớn tới
việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại được hình thành
từ rất nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc của các hàng
tồn kho khác nhau. Việc xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho dẫn tới góp phần tính toán và hạch toán giá gốc hàng tồn kho và
chi phí hàng tồn kho đúng, đủ, hợp lý, đây chính là yếu tố cơ sở xác định lợi nhuận
thực hiện trong kỳ.
Thú' ba, hàng tồn kho trong doanh nghiệp gồm có nhiều loại hĩnh khác
nhau với đặc điểm về tinh chất thương phẩm cũng như điều kiện bảo quản khác
nhau. Vậy nên hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trừ ở nhiều địa điếm, có
điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất, dưới sự quản lý của nhiều người khác nhau, dẫn đến việc xảy ra mất mát là khó tránh khỏi, đi cùng với công việc
kiếm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn.
Thứ tư, việc xác định chất lượng, tình trạng cũng như giá trị hàng tồn kho
vẫn luôn là một • nhiệm •• vụ khó khăn, phức tạp.X • X Trên thực• tế tồn tại• rất nhiều loại• hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị, ví dụ như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý,...
Xuất phát từ những đặc điềm của hàng tồn kho, tuỳ theo điều kiện quản lý
hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý đối với hàng tồn kho cũng
cần có những điểm khác nhau.
1.3.1.2. Yêu cầu kiêm soát nội bộ hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho bao gồm các cơ chế nghiệp vụ; các quy trình;
các quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức nhằm làm cho hoạt động của
doanh nghiệp được hiệu quả, hạn chê các gian lận và sai sót trong quá trình nhập,
xuất và quản lý tồn kho.
Hoạt động kiếm soát nội bộ hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
cần đáp ứng các yêu cầu sau:
Phân cấp thẩm quyền phê duyệt phải căn cứ vào mức độ tin cậy của cấp có
thẩm quyền và năng lực của cá nhân, bộ phận. Thẩm quyền phê duyệt phải được
thế hiện bằng các tiêu chí về quy mô giao dịch, hạn mức rủi ro và các giới hạn khác;
Cần quy định chức năng, nhiệm vụ cửa mỗi cá nhân, bộ phận từ cấp thấp nhất đến cấp cao nhất trong tất cả các giao dịch, quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp nhằm đảm bảo nguyên tắc: (i) Thành viên BGĐ không tham gia xem xét, phê duyệt các quyết định có rủi ro thuộc chức năng, nhiệm vụ của TGĐ trừ trường
hợp thành viên BGĐ là TGĐ; (ii) Phân tách chức năng, nhiệm vụ rõ ràng trong các
giao dịch, quy trình nghiệp vụ nhằm tránh xung đột lợi ích, đồng thời kiểm soát,
ngăn chặn điều đó xảy ra; Một cá nhân không cùng lúc được giao các công việc có xung đột lợi ích; Một cá nhân không chi phối toàn bộ một giao dịch hay một quy
trình thực hiện giao dịch; Có các cá nhân độc lập trong cùng bộ phận hoặc các bộ
phận độc lập để kiểm tra đinh kỳ hoặc kiểm tra đột xuất; (iii) Nếu có nguy cơ xung đột lợi ích thì phải thực hiện theo dõi và có biện pháp giảm thiếu tối đa rủi ro nếu xảy ra vi phạm.
Việc phân cấp trách nhiệm quản lý đối với tài sản phải dựa trên giá trị của tài sản hoặc giới hạn cụ thể khác theo quy định nội bộ của tổ chức;
Việc hạch toán kế toán phải tuân thú chuẩn mực và chế độ kế toán; phải
được kiểm tra, đối chiếu để phát hiện và kịp thời xử lý sai sót;
Phòng ngừa, xử lý kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật và quy định nội bộ;
Phân bổ nguồn nhân lực phù hợp với từng hoạt động kinh doanh và kiểm soát.
1.3.1.3. Quy trình kiêm soát nội bộ hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại Thứ nhất: Quy trình mua hàng
i. Yêu cầu mua hàng
Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan có thể kể đến như phòng
kinh doanh, kho hoặc các cửa hàng... sẽ căn cứ dựa theo nhu câu của khách hàng đê lập Phiếu đề nghị mua hàng. Đây là chứng từ khởi đầu của chu trình mua hàng nên có thể cung cấp bàng chứng với mức độ tin cậy vừa phải cho sự phát sinh của
nghiệp vụ mua hàng hay sự hiện hữu của hàng tồn kho. Phiếu đề nghị mua hàng có thế được lập bàng tay hoặc bằng máy, tuy nhiên phải đảm bảo có các nội dung chính cơ bản như ngày đề nghị, số hiệu chứng từ, số lượng, quy cách hàng mua,
người đề nghị mua hàng và người xét duyệt... Phiếu này phải được phê duyệt thích
hợp. Một số đơn vị có thể áp dụng chính sách xét duyệt chung cho các đề nghị mua hàng nhằm phục vụ vụ quá trình kinh doanh hàng ngày.
Các thủ tục kiểm soát bao gồm: Việc lập Đơn đặt hàng phải có căn cứ rõ ràng; Người nhận hàng đếm, kiểm tra hàng và đối chiếu với Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn; Kế toán kiểm tra, so sánh
đối giữa các chứng từ với nhau, đảm bảo các thông tin trùng khớp với nhau mới
thực hiện việc ghi sổ; Những hỏa đơn liên quan đến hành đà mua nhưng đang đi trên đường thì cần quản lý riêng; Quy định thời hạn luân chuyển chứng từ mua hàng
lên phòng kế toán đế ghi số kịp thời; Lập bản kê các chi phí được tính vào giá gốc
cùa hàng mua; Đối chiếu số liệu giữa hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán chi tiết; Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiêp vụ mua hàng từ các bên liên quan.
ii. Đặt hàng
Phiếu đề nghị mua hàng tiếp tục được chuyển tới bộ phận phụ trách mua hàng. Đe kiểm soát nội bộ tốt, bộ phận này phải được tổ chức độc lập với các phòng
ban khác và chịu trách nhiệm thực hiện mọi nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từ
bên ngoài. Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, việc tố chức bộ phận mua hàng độc lập có thể khiến cho chi phí thực hiện thủ tục này vượt quá lợi ích. Tuy
nhiên, khâu mua hàng cũng nên giao cho một cá nhân độc lập và được giám sát chặt chẽ.
Sau khi nhận được Phiếu đề nghị mua hàng đã được xét duyệt trước đó, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành các thủ tục nhằm lựa chọn nhà cung cấp. Quá trình lựa
chọn nhà cung cấp phải được giám sát chặt chè để tránh tình trạng thông đồng giữa nhân viên đặt hàng với nhà cung cấp có thể dẫn đến thiệt hại cho đơn vị. Trường
hợp đơn vị có quan hệ tốt và đặt hàng thường xuyên với một nhà cung cấp nào đó,
giá cả và các điều kiện bán hàng của nhà cung cấp đó phải được xem xét định kỳ và
so sánh với các nhà cung cấp khác hoặc với mặt bằng chung của thị trường.
Trong bất kỳ tình huống nào, kiểm soát nội bộ hữu hiệu dethường yêu cầu quá trình lựa chọn nhà cung cấp phải cung cấp được bằng chứng rõ ràng đã thỏa
mãn đồng thời ba điều kiện sau đây:
- Không có bất kỳ mối quan hệ về lợi hay ràng buộc nào giừa bộ phận mua
hàng với nhà cung cấp được lựa chọn;
- Giá chào bán mà nhà cung cấp được chọn đề ra phải là giá hợp lý nhất so với tất cả các nguồn cung cấp khác;
- Việc lựa chọn nhà cung cấp cũng phải được xét duyệt bởi các chuyên gia có
thẩm quyền.
Đối với nghiệp vụ mua hàng có giá trị lớn cần có sự xét duyệt của người quản lý
cấp cao. Khi cần thiết, đơn vị nên tiến hành các thủ tục đấu thầu cạnh tranh và công khai. Khi đã có thể xác định được nguồn cung cấp, bộ phận mua hàng có thể lập
được Đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và bao gồm các nội
dung quan trọng như ngày đặt hàng, số lượng và quy cách hàng đặt mua, giá cả, tên
và địa chỉ nhà cung cấp, người lập đơn đặt hàng và người xét duyệt...
Bản chính của Đơn đặt hàng sau đó được chuyển cho nhà cung cấp để đặt hàng chính thức. Các bản lưu cùa Đơn đặt hàng sẽ được lưu tại bộ phận mua hàng và chuyển cho các bộ phận liên quan, như bộ phận nhận hàng, kế toán nợ phải trả...
Đơn đặt hàng có thể được quản lý bàng ba hệ thống:
- Hệ thống Đơn đặt hàng chưa thực hiện: Lưu trữ và theo dõi các Đơn đặt
hàng đã phát hành nhưng chưa nhận được hàng.
- Hệ thống Đơn đặt hàng đã thực hiện: Lưu trữ các Đơn đặt hàng đã phát hành và đã nhận được hàng.
- Hệ thống Đơn đặt hàng bị hủy: Lưu trữ các Đơn đặt hàng đã phát hành
nhưng không thực hiện.
Đơn đặt hàng được coi là chứng từ thứ hai tính trong chu trình nghiệp vụ mua hàng và khi dùng nó để kết hợp với các chứng từ khác có thể cung cấp được
bằng chứng về sự phát sinh của nghiệp vụ mua hàng hoặc cả sự hiện hữu của hàng tồn kho. Ngoài ra, kiểm tra việc đánh số thứ tự liên tục của Đơn đặt hàng và đối
chiếu các Đơn đặt hàng đã nhận được hàng với số sách ghi nhận nghiệp vụ mua hàng có thề cung cấp bằng chứng về sự đầy đủ của nghiệp vụ mua hàng hay hàng tồn kho.
iii. Thực hiện các thủ tục pháp lý Cần thiết
Xuyên suốt quá trình mua hàng, bộ phận mua hàng bắt buộc phải thực hiện
các thù tục pháp lý cần thiết nhằm bảo vệ quyền lợi của đơn vị đề phòng nếu có
phát sinh tranh chấp sau này. Theo Luật Thương mại, việc mua bán hàng hóa được thực hiện trên cơ sở Hợp đồng và Hợp đồng mua bán hàng hóa có thể thực hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể. Đối với tất cả các loại hợp
đồng mua bán hàng hóa mà pháp luật quy định phải được lập thành văn bản đồng thời cũng phải tuân theo các văn bản quy định đó; ngoài ra, điện báo, telex, fax, thư điện tử và các hình thức thông tin điện tử khác cũng có thể được coi như hình thức văn bản. Tùy theo yêu cầu và mục đích quản lý, đơn vị có thể sử dụng các hình thức sau:
- Khi gửi đơn hàng cho nhà cung cấp đã chào hàng trong thời gian hiệu lực
của bản chào hàng, đơn vị nên yêu cầu nhà cung cấp gửi lại văn bản chấp thuận để
có bằng chứng về sự giao kết giữa hai bên.
- Nếu có ký kết Hợp đồng mua bán hàng hóa với nhà cung cấp, cần chú ý
đảm bảo các yêu càu pháp lý của Hợp đồng.
iv. Nhận hàng
Khi hàng được vận chuyến tới địa điểm giao hàng đã được thỏa thuận từ trước, bộ phận nhận hàng từ đó sẽ căn cứ vào Đơn đặt hàng và Hợp đồng mua bán
(nếu có) để có thể kiểm tra một cách thực tế quy cách, số lượng, cũng như chất lượng của hàng nhận. Ngoài ra bộ phận nhận hàng còn phải tiến hành kiểm tra các nội dung ghi trên Hóa đơn của nhà cung cấp, đặc biệt là các chi tiết như tên đơn vị
mua hàng, mã số thuế, số lượng, đơn giá và giá trị hàng ghi trên Hóa đơn phải khớp với Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng mua bán...
Sau khi kiếm tra, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ lập biên bản kiếm nghiệm,
sau đó lập Phiêu nhập kho hoặc Báo cáo nhận hàng. Chứng từ này cung câp băng chứng về việc hàng đã được nhận đủ theo đúng quy cách, phẩm chất đà đặt. về
phương diện quản lý và công tác kiểm toán, Phiếu nhập kho là một loại chứng từ quan trọng. Cùng với Đơn đặt hàng, nó có thể cung cấp các bằng chứng về việc phát
sinh của nghiệp vụ mua hàng, sự hiện hữu đầy đủ của hàng còn tồn kho. Phiếu nhập
kho cần được đánh số trước để dễ kiểm soát và nội dung cần phản ánh đầy đủ các thông tin cần thiết như ngày nhận hàng, số tham chiếu (số Đơn đặt hàng, Hóa đơn của nhà cung cấp, Hợp đồng mua bán), số lượng thực nhận của từng quy cách hàng hóa, chất lượng hàng nhận, người nhận hàng...
V. Trả lại hàng
Trong quá trình kiểm nhận, nếu phát hiện ra hàng không đúng so với quy
cách chất lượng, không đảm bảo hoặc số lượng không đúng với Đơn đặt hàng, Hợp đồng mua bán và Hóa đơn, bộ phận nhận hàng có đủ quyền từ chối và sẽ xúc tiến các thủ tục trả lại hàng. Đại diện của nhà cung cấp, đa phần là nhân viên giao hàng, cùng với đại diện của bên nhận hàng sẽ tiến hành lập Biên bản trả lại hàng, trong đó
nêu đầy đủ lý do hàng bị trả lại và rồi cùng ký tên xác nhận vào biên bản. Biên bản này sẽ luôn được bộ phận nhận hàng lưu lại một bản đế chứng minh hàng đà đặt mua vẫn chưa được nhận. Sau đó, hai trường hợp có thể xảy ra là:
- Nhà cung cấp chấp nhận giao lô hàng khác theo đúng Hợp đồng mua bán
và được đơn vị chấp thuận. Lúc này các thủ tục nhận hàng sẽ được tiến hành theo các bước đã nêu trên.
- Hai bên sẽ tiến hành thanh lý Hợp đồng mua bán do không đạt được sự
thỏa thuận về việc giao hàng lại. Trong trường hợp này, Biên bản thanh lý Hợp
đồng sẽ được lập để làm chứng từ cho việc hủy bỏ cam kết mua hàng. Đơn đặt hàng và Hợp đồng mua bán sẽ được chuyền sang hệ thống Đơn đặt hàng bị hủy và lưu