5. Kết cấu luận văn
3.3.1. Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MT
Nhiên liệu Hàng không Việt Nam
3.3.1.1. ưu điểm
a. Môi trường kiểm soát
Nhận thức rõ được tầm quan trọng của HTKSNB, trong những năm qua công ty đà không ngừng xây dựng và hoàn thiện cơ chế kiểm soát, nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho quá trình hoạt động của công ty; góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động,
hiệu năng quản lý cùa ban điều hành, ban quản lý, đội ngũ công nhân viên. Trong
quá trình đó hoạt động KSNB của công ty đã có được nhừng ưu điểm sau:
- về tính trung thực và các giá trị đạo đức mà công ty xây dựng: Theo kết quả khảo sát tại Phụ lục 03 có 95% cán bộ nhân viên được phỏng vấn trong công ty
đều hoàn toàn đồng ý (mức 5) về nội dung liên quan đến việc giữ gìn chuẩn mực về tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc là tấm gương sáng để nhân viên noi theo. Có 90% số người phỏng vấn cho ràng công ty có chính sách thưởng
phạt rõ ràng đối với những nhân viên có phẩm chất tốt và những nhân viên có hành vi cố tình làm trái quy định, gian dối trong công việc. Môi trường làm việc thoải mái, tạo điều kiện cho phát triển năng lực cá nhân và những yêu cầu đạo đức nghề
nghiệp cần thiết đối với cán bộ nhân viên đã góp phần hạn chế các gian lận, sai sót xảy ra. Từ đó, đã làm giảm đáng kể các hoạt động kiểm soát.
- về trình độ, năng lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên: 95% số người phong vấn cho rằng Công ty thường xuyên đào tạo, tập huấn để nâng cao kiến thức
và kỹ năng đáp ứng yêu cầu công việc. Đội ngũ nhân viên trẻ có năng lực và phấm
chất đạo đức tốt, họ luôn có ý thức trách nhiệm và tinh thần làm việc tích cực, sáng tạo. Mặc dù công việc nhiều hơn so với khả năng đáp ứng hiện tại nhưng lúc nào họ
cũng nỗ lực và cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao. Đây là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào.
- về sự tham gia của Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm soát: Các chính sách, thủ tục được quy định và ban hành đến mọi phòng ban, đến từng nhân viên trong
công ty nhăm nâng cao việc tuân thủ các chính sách, thủ tục nhăm đảm bảo các mục
tiêu đề ra. Ban Giám đốc công ty có thể giảm bớt công việc kiềm soát của mình bằng cách úy quyền cho Phó giám đốc, trưởng phòng, phó phòng. Việc kiểm soát được thực hiện bởi những nhà quản lý có trách nhiệm năng lực từ các Phó phòng
đến Trưởng phòng, từ Phó giám đốc đến Giám đốc đã hạn chế rất nhiều gian lận và
sai sót có thề xảy ra.
- về triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Nói chung các
nhà quản lý cấp cao của công ty đã có nhũng thay đồi đáng kề về phương châm quản lý và phong cách điều hành trong đó đặc biệt chú trọng đến việc sử dụng các công
cụ quản lý và tiến bộ trong công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của
đơn vị.
- về cơ cấu tố chức: Có sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng đối với từng phòng ban. Đảm bảo việc thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của các thành viên trong công ty. Sự phân chia trách nhiệm cụ thể cho mỗi cá nhân đã nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc mình thực hiện. Bên cạnh đó, chính
sách thưởng phạt công minh làm tăng hiệu quả hoạt động của công việc.
- về cách thức phân quyền hạn và trách nhiệm: 85% số người phỏng vấn cho rằng việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn trong công ty hoàn toàn hợp lý. Công ty có một bộ máy quản lý chặt chẽ từ trên xuống dưới. Mô hình quản lý vừa trực
tuyến vừa chức năng tạo nhiều thuận lợi trong công tác kiểm tra, kiểm soát trong toàn bộ hoạt động của công ty. Quyền hạn và trách nhiệm phê duyệt cũng như thực hiện nghiệp vụ bán hàng được phân chia rõ ràng cho các bộ phận và từng cá nhân
trong mỗi bộ phận có liên quan. Hơn nữa giữa các phòng ban đều có sự phối hợp, có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất, điều này đã tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của Công ty.
- về chính sách nhân sự: Công ty có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi
tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến
khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả (cụ thế là 88% số người phỏng vấn cho ràng công ty đã tổ chức tuyển dụng và phân công phù hợp với trình độ của nhân viên).
Công ty đã sử dụng "Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng
nhân sự cho từng vị trí trong tô chức. Công ty không đặt ra nhũng chuân mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danh sách un tiên, un đãi, lương, thưởng... bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương. Thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của nhũng người làm
việc trong các khu vụn vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định.
b. Đánh giá rủi ro
• về nhận diện rủi ro
Tại kho nhiên liệu của Công ty Nhiên liệu Hàng không Việt Nam các nhà quản lý cũng quan tâm đến công tác đánh giá rủi ro tại đơn vị nhưng mức độ đánh giá chưa cao. Cụ thể chỉ có 40% số người được phong vấn cho rằng công ty thường xuyên nhận dạng và đánh giá rủi ro trong hoạt động kinh doanh ảnh hưởng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Đánh giá khả năng xảy ra và mức độ tác động cùa rủi ro đến hoạt động bán hàng.
Công ty thực hiện đánh giá rủi ro đã xác định được các mục tiêu, nhận diện, phân loại và dự đoán khá chính xác một số rủi ro tiềm ấn có thể xảy ra và đưa ra các
biện pháp hạn chế rủi ro đó.
c. Hoạt động kiểm soát
Nguyên tắc cơ bản như nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tấc ủy
quyền, phê chuẩn; nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát được công ty tuân thủ khá tốt. Cụ thể 90% số người được phỏng vấn đã cho rằng công ty phân quyền rõ rang cụ thể cho từng bộ phận theo chức năng
quản lý và thực hiện.
Định kỳ mồi bộ phận trong công ty có đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết,
kế hoạch và thực tế phân tích số liệu liên quan đến hoạt động của đơn vị.
Việc thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát được tiến hành một cách có
hệ thống, đảm bảo phù họp với chế độ, chuẩn mực, quy định hiện hành và với môi
trường thay đổi liên tục trong công ty. Cụ thể 85% số người được phỏng vấn cho rằng định kỳ ban lãnh đạo có xem xét lại hoạt động kiểm soát để có biện pháp thay thế hoặc điều chỉnh kịp thời.
Đối với một số hoạt động then chốt như nhập xuất hàng hóa hay quá trình
> ~ a _ 2 2
bán hàng và thu tiên được công ty đặc biệt chú trọng, thực hiện kiêm tra, kiêm soát nghiêm ngặt tránh gây sai sót.
Việc ban hành các thủ tục bằng văn bản một cách chính thức, bao gồm cả
quy định hướng dẫn thực hiện hoạt động và quy định có tính hiệu lực cao có tác
'•'V -- £
dụng hô• • • trợ cho nhau với mục đích tạo ra cơ chê vận hành liên tục.
Ngoài ra, công ty có sử dụng hệ thống sao lưu dữ liệu dự phòng trên máy chủ của công ty khi có sự cố xảy ra trên mạng máy tính.
d. Thông tin và truyên thông
Bảo đảm chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có
thẩm quyền. Bộ máy kế toán được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, chặt chẽ, quy trình
làm việc khoa học, với đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán có năng lực, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ và có trách nhiệm giúp công tác quản lý tài chính, kế toán tại
công ty không ngừng được hoàn thiện. Sự bố trí hợp lý không những phù hợp với
khả năng của môi người mà còn tạo được sự tương trợ lân nhau giúp cho công tác
kế toán được chuyên môn hóa, mỗi cá nhân phát huy hết khả năng, năng lực của
mình. Vì thế mà công tác hạch toán kế toán góp phần đắc lực cho công tác quản lý
của công ty. Máy móc, thiết bị, công cụ hỗ trợ được trang bị đầy đủ và hiện đại.
Công ty sử dụng phần mềm kể toán giúp cho việc hạch toán, ghi sổ cũng như lập báo cáo được nhanh chóng và thuận tiện. Cụ thể trong phần khảo sát, phần lớn số người được khảo sát hoàn toàn đồng ý (mức độ 5) với các câu hởi liên quan đến thông tin và truyền thông.
Hệ thống thông tin kế toán trong công ty phù hợp với đặc điểm hoạt động
sản xuất kinh doanh. Việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách
và báo cáo kế toán tuân theo các chuẩn mưc và chế đô kế toán hiên hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.
Hệ thống chứng từ kế toán được lập đầy đủ, chính xác đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ để làm căn cứ ghi sổ theo quy định tài chính. Hệ thống tài khoản kể toán luôn cập nhật thường xuyên, đảm bảo phản ánh chính xác các đối tượng kế toán theo quy định cùa Bộ Tài Chính, được thiết lập một cách chi tiết nhằm đảm
bảo việc theo dõi, kiểm soát và quản lý chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh có kết quả tốt. Hệ thống sổ sách kế toán được cập nhật theo đúng trình tự, đảm bảo
yêu cầu quản lý tổng hợp và chi tiết các đối tượng kế toán. Công tác lập báo cáo tài
chính luôn được chú trọng đảm bảo kịp thời, đúng hạn.
Việc công khai báo cáo tài chính luôn đúng quy định về nội dung và thời gian công bố. Tạo điều kiện thuận lợi cho nhiều nhà đầu tư muốn tìm hiểu về công ty, khẳng định sự trung thực, khách quan trong vấn đề tài chính của công ty.
Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại là công cụ hỗ trợ
kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động nói chung và hoạt động tài chính kế toán nói
riêng đã phát huy tác dụng hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp.
e. Giám sát
Giám sát là quá trình mà lãnh đạo đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ qua thời gian. Mục tiêu của hoạt động giám sát này là để xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kể không và có cần phải sửa đổi cho phù hợp với sự phát triển của Công ty hay không.
Hiện tại, Công ty cũng đăng áp dụng hai phương pháp giám sát. Đó là:
- Giám sát thường xuyên: Bộ phận giám sát của Công ty thường xuyên rà soát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ,
đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các
chuẩn mực ứng xử của Công ty hay không...
- Giám sát định kỳ:
+ 6 tháng bộ phận giám sát lại thực hiện đánh giá nội bộ. Đánh giá nội bộ là
cuộc đánh giá được tiến hành bởi các đánh giá viên của Công ty/Chi nhánh Skypec thực hiện tại các cơ quan, đơn vị, bộ phận trong hệ thống tổ chức nhằm đảm bảo việc tuân thủ các yêu cầu và quy định nội bộ của Công ty.
+ Hàng quý, việc giám sát được thực hiện thông qua cuộc kiểm toán do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
3.3.1.2. Nhưng tồn tại
a. Môi trường kiếm soát
Hiện nay, nhân sự của ban kiểm soát chỉ có 01 Trưởng ban kiểm soát mà
chưa có các kiểm soát viên do vậy công tác kiểm tra, kiểm soát đôi khi chưa toàn diện, còn có sai sót.
Là Công ty có quy mô tương đối lớn nên cơ cấu tổ chức chưa thể hoàn toàn hợp lý. Với số lượng công nhân viên phục vụ cho quá trình kinh doanh rất lớn, cần có sự
quản lý chặt chẽ, hướng dẫn cụ thể. Tuy nhiên, số lượng cán bộ quản lý còn thiếu về số
lượng và chât lượng. Điêu này sẽ làm gia tăng sai sót trong quá trinh kinh doanh.
Phần lớn việc tuyển dụng và phân công tại công ty là phù hợp với trình độ chuyên môn của nhân viên. Nhưng vẫn còn một số nhỏ, cụ thể 4% số người được khảo sát còn phân vân về vấn đề này. Có nghĩa là họ không đồng ý với nội dung đó
vì họ thấy một số nhân viên có nàng lực chưa được bố trí công việc hợp lý, tận dụng hết chất xám của chính nguồn nhân lực trong công ty. Việc đào tạo chưa được chú trọng, chủ yếu mới chỉ dừng lại ở việc đào tạo, tập huấn, chưa đào tạo được cán bộ
trong công tác quản lý, điều hành. Thực tế này đang gây ra khó khăn khiến các mục
tiêu của doanh nghiệp khó đạt được trong cả ngắn hạn và dài hạn.
Công ty đã không thiết kế cụ thể các hình thức thích hợp để khuyến khích
nhân viên tự giác khi có sai phạm.
b. Đánh giá rủi ro
Một trong những bộ phận quan trọng của HTKSNB là kiểm toán nội bộ. Với chức năng " đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro, kiểm soát và
đánh giá”, KTNB có thể giúp doanh nghiệp thiết lập mục tiêu hoạt động cũng như
lập kế hoạch, giám sát quá trình thực hiện các mục tiêu. Với vai trò đó KTNB cần thực hiện đánh giá rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp mà hiện nay công ty
chưa có bộ phận này.
Nhà quản lý đôi khi còn có tâm lý chủ quan, không coi trọng việc nhận diện, phân tích, đánh giá rủi ro đối với một số hoạt động nhỏ, kém quan trọng. Vì vậy, họ
không quan tâm hoặc coi nhẹ việc thiết kế nên các thủ tục kiểm soát thích hợp nhằm hạn chế rủi ro có thể ảnh hưởng, khi sai sót xảy ra ở nhiều chu trình, khoản mục đó
sẽ dẫn tới hậu quả nghiêm trọng, khó khắc phục.
Việc đánh giá rủi ro và xác định rủi ro định kỳ vẫn chưa được thực hiện, vậy nên khó có thề đánh giá hết mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến công tác KSNB cũng như việc KSNB, chu trình bán hàng và thu tiền.
c. Hoạt động kiểm soát
Hiện nay, trong công ty vẫn còn tồn tại “những vị trí đáng tin cậy” chưa được kiểm soát, phân công trách nhiệm thì không hoàn toàn phù hợp. Đây là vấn đề
cực kỳ quan trọng mà công ty cần khắc phục.
vẫn còn những công việc không có quy trình hoạt động thống nhất bằng văn
bản rõ ràng, công việc chỉ được điều hành theo “khẩu lệnh”.
Tôn tại sự chông chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban, thiêu sự trao đôi thông tin dân đên khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận sẽ đùn đây trách nhiệm cho nhau.
Công ty chưa đê ra các định mức nhăm xác định vê tài chính và các chỉ sô
căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số để quản lý khi lập kế hoạch
và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động kinh doanh phù hợp hơn với mục tiêu đề ra.
Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ thuộc về ba lĩnh vực: cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho chưa được phân định một cách độc
lập, rõ ràng.
Việc lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng
phàn thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điếm nào, kề cả việc xác