5. Kết cấu luận văn
4.1.2. Giải pháp về đánh giá rủi ro
Ban lành đạo Công ty cần nhận thức rõ ràng bất kỳ đơn vị nào cũng phải đối
mặt với các rủi ro xuất hiện từ bên trong hoặc bên ngoài đơn vị; cần xây dựng bộ
phận quản lý rủi ro và duy trì hoạt động của bộ phận này với kênh thông tin đầy đủ nhằm phân tích, đánh giá, nhận diện rủi ro kịp thời để tránh, không chỉ là ngăn ngừa
và phát hiện. Trong đó, điều kiện tiên quyết là phải xây dựng các mục tiêu hoạt
động cụ thê và phô biên rộng rãi trong Công ty. Đông thời xây dựng bộ phận kiêm toán nội bộ phù hợp với Công ty, kiểm soát, đánh giá các hoạt động diễn ra trên toàn đơn vị.
4.1.3. Các giải pháp về hoạt động kiếm soát
Cần phải quy định rõ ràng công việc của các vị trí trong tổ chức. Thiết kế các
thủ tục kiếm soát để khắc phục kịp thời những sự kiện không mong muốn xảy ra. Người thực hiệm kiếm soát các nghiệp vụ phải độc lập với quy trình hoạt động để
đảm bảo tính độc lập. Tránh tình trạng tập trung quyền lực vào một số cá nhân, điều
này sẽ gia tăng nguy cơ gian lận ở các cấp quản lý.
4.1.4. Các giải pháp về thông tin và truyền thông
Một là, nên xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với cơ cấu quản lý của toàn Công ty
Trước hết, cần phải xác định số lượng nhân viên kế toán cần thiết nhằm đảm
nhận khối lượng công việc kế toán của Công ty. Sau đó, tiếp tục tìm kiếm những
nhân viên kế toán có trình độ phù hợp với quy mô phát triển của Công ty, điều này
nhằm giúp tiết kiệm chi phí và quản lý nhân lực.
Hai là, tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luận chuyển
xử lỷ ch ứng từ
Đây là khâu rất quan trọng, mang tính quyết định đến thông tin kế toán. Do vậy, việc tổ chức luân chuyển đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời, nhanh
chóng, tránh chồng chéo và ứ trễ là vô cùng cần thiết.
4.1.5. Các giải pháp về hoạt động giám sát
Công ty cần phải giám sát các bước thực hiện hoạt động để đảm bảo các thủ
tục kiểm soát trên đều được thực hiện nghiêm túc nhằm hạn chế các sai phạm xảy ra trong quá trình hoạt động. Định kỳ hoặc đột xuất, Ban kiểm soát tiến hành kiểm tra các hoạt động để ngăn chặn hành động không tuân theo quy định, đồng thời xác
định chính xác nguyên nhân của các sai phạm nhằm quy trách nhiệm rõ ràng. Trong
quá trình kiểm tra, Trưởng ban kiểm soát cần chú ý một số thủ thuật gian lận tinh vi. Định kỳ, người giám sát cần đánh giá lại hệ thống KSNB để báo cáo cho Ban Giám đốc về những những khiếm khuyết cùa hệ thống.
4.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hàng tồn kho
tại Công ty TNHH MTV Nhiên liệu Hàng không Việt Nam
4.2.1. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiếm soát đối với chức năng nhập kho Kiếm soát quá trình mua hàng
Đe đảm bảo cho quá trình lun thông hàng hoá được tiến hành liên tục và
mang lại hiệu quả cao, DN cần tố chức tốt quá trinh mua hàng. Quá trình này bao
gồm các bước công việc như: Yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và xác nhận cam kết mua hàng.
Trước kill gửi Đơn đặt hàng người lập: Đơn đặt hàng phải chuyển thông tin
cho trưởng phòng xét duyệt. Cuối kỳ, một báo cáo về số đơn hàng không được chấp
thuận để thuận tiện trong việc kiểm tra theo dõi. Việc Công Ty không tổ chức bộ
phận nhận hàng, quá trinh nhận hàng do thủ kho đảm nhận, khi nhận hàng thù kho
chỉ lập một Bảng nhập hàng không được phê chuẩn bởi các bên liên quan và không có sự xác nhận của người chuyển hàng về số hàng mà thủ kho nhận nên việc gian
lận và sai sót có thể xảy ra.
Yêu cầu mua hàng
Khi nhận thấy hàng hóa trong kho thấp hơn mức dự trừ tối thiểu, bộ phận
kho tiến hành lập giấy đề nghị mua hàng và chuyển đến bộ phận mua hàng hoặc khi có nhu cầu, bộ phận bán hàng sẽ lập giấy đề nghị mua hàng. Công ty cần chú ý đến những thủ tục kiếm soát quan trọng đối với đề nghị mua hàng như sau:
A - a - > r X
• Tât cả các nghiệp vụ mua hàng đêu phải có giây đê nghị mua hàng đã được phê
duyệt và chỉ có nhũng người có thẩm quyền mới được lập phiếu đề nghị mua hàng.
• Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và được lập thành hai liên (Liên
• Cần phân công cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng nhằm tránh tình trạng đề nghị mua hàng nhiều lần cho cùng một nhu cầu.
• Giây đê nghị mua hàng nên được đánh sô thứ tự liên tục trước khi đưa vào
r
sử dụng và giao cho người phụ trách bảo quản. Thủ tục này nhăm đôi phó với rủi ro
9 ĩ 9 \
những người không có thâm quyên vân có thê đê nghị mua hàng.
• Cân phải thường xuyên theo dõi tiên độ thực hiện của giây đê nghị mua
\ \ 7
hàng đã phát hành nhăm đảm bảo hàng đê nghị mua có thê được xử lý kịp thời ở các
bước tiêp theo. Đê làm được điêu này, cân phải tiên hành lưu riêng các hô sơ: Giây
đề nghị mua hàng đã nhận được đơn đặt hàng và giấy đề nghị mua hàng chưa nhận
được đơn đặt hàng.
- Phê duyệt mua hàng
Khi nhận được giấy đề nghị mua hàng, Trưởng phòng cung ứng sẽ yêu cầu
một nhân viên lập báo cáo hàng tồn kho tại thời điểm này để làm cơ sở cho việc xét
duyệt mua hàng nhằm tránh tình trạng đặt hàng quá sớm sẽ gây làng phí, ứ đọng
vốn,... do tồn quá mức cần thiết, còn nếu đặt hàng quá trễ sẽ gây thiểu hàng hóa tiêu thụ, đồng thời loại bỏ những giấy đề nghị mua hàng không cần thiết hoặc mua hàng với số lượng lớn nhằm chiếm đoạt hàng hóa.
- Lựa chọn nhà cung cấp
Mục đích là để DN có thế tiếp cận được những nguồn cung cấp có chất
lượng cao với giá cả hợp lý nhất. Sau khi nhận được giấy đề nghị mua hàng (đã được phê duyệt), bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào loại hàng hoá để lựa chọn nhà
cung cấp cho phù hợp. Đối với các nhà cung cấp truyền thống, định kỳ bộ phận mua
hàng xem xét lại chất lượng, giá cả của nhà cung cấp này và so sánh với giá thị trường. Bên cạnh đó, Công ty cần mở rộng giao dịch với những nhà cung cấp mới nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng hàng hóa cung cấp cho khách hàng. Các thủ tục kiểm soát để quyết định lựa chọn nhà cung cấp:
• Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng nhằm giúp cho DN chọn được nhà cung cấp tốt nhất.
• Nên hoán đối nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài dẫn đến nhân viên này có thể chọn nhà cung cấp không bán hàng hóa phù hợp nhất hoặc mức giá không họp lý vì họ
nhận được tiền hoa hồng từ nhà cung cấp.
• Ban hành các quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận hối lộ hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp. Tiến hanh xử lý và kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên cố ý nhận tiền hoa hồng.
• Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện thanh toán, điều kiện
giao hàng, mức chiết khấu,...) trong bảng báo giá đều phải được ghi chép, lưu trữ
và tổng họp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt.
• Việc lựa chọn nhà cung câp phải được người có thâm quyên phê duyệt nhằm tránh tình trạng có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp.
• Thực hiện nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp.
• DN nên cập nhật thường xuyên và quản lý danh sách các nhà cung cấp vì giúp DN thực hiện giao dịch mua hàng với những nhà cung cấp mà DN có hiểu biết,
đủ năng lực cũng như hạn chế giao dịch với những nhà cung cấp có quan hệ mật thiết với nhân viên mua hàng.
- Đặt hàng
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng có thề tiến hành lập
đơn đặt hàng. Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng:
• Đơn đặt hàng trước khi thực hiện phải được phê duyệt của Trưởng phòng cung ứng nhằm đảm bảo việc mua hàng được quản lý tập trung, tránh mua hàng tùy
tiện gây lãng phí.
• Đánh số thứ tự liên tục trước trên các đơn đặt hàng chưa qua sử dụng và phải bảo quản chúng cấn thận. Phải tố chức theo dõi chặt chẽ công việc phát hành
cũng như sử dụng các đơn đặt hàng đã được in sẵn. Nếu phát hiện bị mất các đơn
đặt hàng đã in sẵn, bộ phận mua hàng cần nhanh chóng thông báo cho các bộ phận
liên quan để ngừng xử lý đối với đơn đặt hàng này;
• Thông báo cho các nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng đối với từng nhóm hàng cụ thể nhằm ngăn chặn nhân viên cấp dưới trực tiếp thực
hiện giao dịch và tự động xét duyệt đơn hàng để gian lận.
• Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng vẫn chưa nhận được hàng, tìm nguyên nhân và khăc phục nêu có.
- Xác nhận cam kết mua hàng
Đơn đặt hàng do DN lập chưa phải là chứng từ chứng minh cho cam kết mua bán hàng hoá giữa bên bán và bên mua vì chưa có sự đồng ý của bên bán. Thông thường sau khi gửi đơn đặt hàng, DN phải theo dõi đế đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn trong đơn đặt hàng.
Nêu có sự thay đôi, đơn đặt hàng sẽ được lập lại và cân phải thông báo cho các bộ
phận có liên quan biết.
Sau khi đạt được sự thoả thuận giữa bên bán và bên mua, bộ phận mua hàng sẽ cử một nhân viên đến tại địa điểm theo hợp đồng để nhận hàng.
Các thủ tục kiểm soát đối với quá trình này có thế được miêu tả như sau:
- Đe kiểm soát tốt, nhân viên nhận hàng không được thuộc bộ phận đặt hàng; - Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng. Báo cáo
nhận hàng cần ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận và được lập
thành ba liên gửi cho các bộ phận: Bộ phận nhận hàng, bộ phận mua hàng và kế
toán. Báo cáo nhận hàng phải được đánh số liên tục và được bảo quản Cấn thận, nếu phát hiện mất báo cáo nhận hàng nhân viên nhận hàng phải thông báo ngay cho các
bộ phận có liên quan.
- Nhân viên nhận hàng bắt buộc phải từ chối nhận hàng nếu phát hiện hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã được phê duyệt.
- Đe tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hay vô tình bỏ sót các chi tiết quan
trọng, DN cũng có thể thiết kể các bảng kiểm tra có khả năng bao quát tất cả các đặc
điểm quan trọng của hàng mua, cũng như cần kiểm tra khi nhận hàng như: số lượng,
quy cách, chất lượng,... và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng.
- Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận được đến đúng vị trí tồn trữ đã được xác định hoặc chuyển ngay đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua
hàng làn thứ hai đối với hàng đã nhận được.
4.2.2. Hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội bộ đối với chức năng xuất kho
Việc ghi nhận nghiệp vụ xuất kho và xuất kho chi căn cứ vào phiếu xuất kho do
phòng Kinh doanh lập mà không có các chứng từ khác để đối chiếu sẽ là thiếu căn cứ và dễ phát sinh sai sót. Phòng Kinh doanh và đơn vị sản xuất liên hệ với nhau thông tin về số lượng và ngày xuất mà thủ kho và kế toán không hề biết đến, dẫn
đến trường hợp nhân viên lập phiếu xuất kho ghi sai mã hàng hoặc số lượng xuất thi thủ kho sè xuất sai theo và kế toán cũng ghi nhận sai. Ngoài ra, cần mở tài khoản
theo dõi hàng gửi đi bán là một việc làm rất cần thiết nhằm quản lý hàng tồn kho được tốt hơn, hạn chế được các gian lận và sai sót xảy ra.
- Kiểm tra chính xác chứng từ cần thiết trước khi thực hiện việc xuất kho.
Quy định thú tục xuất hàng hóa, nguyên tắc là hàng hóa xuất kho phải phù
hợp với kế hoạch, được phê chuẩn đúng đắn, phù hợp với chính sách giá, vật tư xuất ra phải đúng nhu cầu và đúng kế hoạch.
- Đe thực hiện việc xuất kho hàng hóa cho khách hàng thì yêu cầu cần thiết
phải có là phiếu xuất kho.
Khi nhận được phiếu xuất kho thì thủ kho phải kiểm tra xem phiếu xuất kho đó có đúng như mẫu quy định của Công ty hay không? Tiếp theo là xem nội dung,
có đầy đủ chừ ký hay chưa? Sau khi xem xét về hình thức của phiếu xuất kho xong
thì thủ kho tiến hành xuất kho hàng hóa.
- Trong quá trình xuất kho hàng hóa yêu cầu thủ kho phải thận trọng kiểm tra
số lượng, chất lượng kỹ trước khi xuất. Chỉ hạch toán những hàng hóa đã có đầy đủ
những chứng từ hợp lý như: Hàng hóa nhập kho đã có phiếu nhập kho thì mới được xuất, ...
4.2.3. Hoàn thiện hệ thông kiêm soát nội bộ đôi với quản lý tôn kho
Quá trinh kiểm kê cần được thực hiện nghiêm túc, việc không kiếm kê các công
cụ dụng cụ đã xuất dùng có thể gây mất mát sử dụng không đúng mục đích, do đó
cần thiết phải tiến hành kiểm kê. Đồng thời để quá trình kiểm kê các dụng cụ xuất dụng được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, cần phải dán nhãn trên các dụng cụ đó.
Cần thiết lập một bảng đánh giá chất lượng làm căn cứ đánh giá hàng tồn kho và quá trình kiềm kê cần có sự tham gia của phòng quản lý chất lượng để việc đánh giá
được chính xác. Ngoài ra, cần có sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty để giải quyết tốt số hàng thừa ra sau quá trinh sản xuất cụ thể là tìm thị trường để thanh
lý tốt số hàng này.
- Thường xuyên kiểm kho
Kiểm kho là việc các Lãnh đạo kho cần thực hiện mỗi ngày, để kiểm tra xem số lượng tồn kho thực tế của hàng hóa là bao nhiêu, có khớp với số liệu ghi chép
hay không. Trường hợp có sự chênh lệch thì do nguyên nhân nào, do nhầm lẫn về
số liệu, hay do thất thoát, gian lận... từ đó có những biện pháp kiểm tra và kiếm soát kịp thời.
Kiêm kho định kỳ còn giúp Lãnh đạo kho phát hiện các hàng hóa bị kém phẩm chất, từ đó báo cáo lên các phòng ban chức năng để xử lý.
Tính nãng quản lý hàng tồn kho trên phần mềm quản lý bán hàng, với các số liệu tồn kho được cập nhật chính xác vào thời điểm giao dịch phát sinh, giúp Công ty thuận tiện trong việc đối chiếu và cân chỉnh số liệu hàng hóa thực tế so với phần
mềm, đồng thời dễ dàng tra cứu lại các giao dịch xuất - nhập - tồn đế tìm ra nguyên nhân dẫn đến sai lệch.
- Quản lý hàng hóa xuất - nhập - tồn
Tồn kho bằng nhập kho trừ xuất kho. Để nắm được số lượng hàng tồn kho
một cách chính xác, Lãnh đạo các kho cần kiểm soát được quá trình nhập hàng và xuất hàng, khi có sự chênh lệch tồn thực tể thì nguyên nhân sẽ do sai sót ở quá trình