5. Kết cấu luận văn
3.2.1. Đặc thù hàng tồn kho tại Công ty TNHH Nhiên liệu Hàng không Việt
Nam
Hệ thống kho bể chứa Nhiên liệu Jet A- l của Công ty rất lớn. Ngoài các kho
mà Công ty thuê ngoài thi các kho thuộc sở hữu của Công ty bao gồm:
- Kho bể tại Đội kho đầu nguồn miền Trung: Tổng sức chứa 7.000 m3 = 5.565 tấn
-Kho bể tại Chi nhánh Nhiên liệu hàng không Khu vực miền Bắc: Tổng sức chứa 16.000 m3 = 12.720 tấn.
-Kho bể tại Chi nhánh Nhiên liệu hàng không Khu vực miền Trung: Tổng
sức chứa 7.000 m3 = 5.565 tấn.
-Kho bể tại Chi nhánh Nhiên liệu hàng không Khu vực miền Nam: Tồng sức chứa 12.000 m3 = 9.540 tấn.
-Xe ô tô tra nạp xăng dầu tại các sân bay tống số 40 xe có sức chở 800 m3 = 636 tấn.
-Xe làm công tác vận chuyển xăng dầu tồng số 80 xe X 15 m3 =1.200 m3 =
954 tấn.
Tông sức chứa của toàn Công ty là: 44.000 m3 = 34.980 tân. Trong đó: Sức chứa của bể = 33.390 tấn.
-Sức chứa của xe vận chuyển = 954 tẩn. -Sức chứa của xe tra nạp = 636 tấn.
Kho nhiên liệu hàng không tại Công ty TNHH Nhiên liệu Hàng không Việt Nam: là nơi tiếp nhận, bảo quản, cấp phát dầu Jet A-l (đây là loại nhiên liệu đế tra
nạp cho các tàu bay). Dựa trên chức năng, kho nhiên liệu hàng không của Công ty được phân làm hai loại: Kho đầu nguồn và kho sân bay.
- Kho đầu nguồn: là nơi tiếp nhận, bảo quản, Cấp phát nhiên liệu cho kho các
sân bay. Phụ thuộc vào vị trí địa lý, kho đầu nguồn được thiết kể để tiếp nhận nhiên
liệu bằng đường biển và đường thủy nội địa. Nếu kho đầu nguồn được thiết kế để tiếp nhận nhiều chủng loại sản phẩm dầu mỏ thì đối với dầu Jet A-l phải được tiếp nhận, bảo quản và cấp phát độc lập với các loại sản phẩm khác. Kho chứa nhiên liệu
hàng không của các nhà máy lọc dầu tại Việt Nam được coi như kho đầu nguồn.
- Kho sân bay: Là nơi tiếp nhận, bảo quản nhiên liệu hàng không được
chuyển từ kho Đầu nguồn về để trực tiếp tra nạp cho tàu bay của các hãng hàng không hoạt động tại sân bay. Kho sân bay được thiết kế và xây dựng phù hợp với
quy hoạch của từng sân bay, thuận tiện cho công tác tra nạp nhiên liệu hàng không, bảo đảm an toàn cho hoạt động của các hãng hàng không và sân bay. Kho sân bay
chỉ được thiết kế để tiếp nhận nhiên liệu hàng không bằng đường bộ.
Đặc thù của sản phẩm dầu Jet A-l có mức độ hao hụt nhanh và là mặt hàng dễ cháy nổ, nếu hệ thống bồn chứa không khép kín và an toàn. Mặt khác, kinh doanh dầu phụ thuộc khá nhiều vào giá xăng dầu trên thế giới nên việc dự trữ xăng
dầu cũng phải tính đến đặc điểm này để tránh được tình trạng thừa hoặc thiếu hàng
kinh doanh. Trong trường hợp giá xăng dầu thế giới tăng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến
giá nhập khẩu; kể cả khi tỷ giá ngoại tệ có biến động cũng ảnh hưởng đến sự biến động của giá xăng dầu. Nhận thức được điều này, nhiều doanh nghiệp đà có sự dự
báo để dự toán số vốn cần thiết cho dự trừ hàng tồn kho, tránh được tình trạng thừa
hoặc thiếu vốn trong kinh doanh. Vì thế khi thị trường xăng dầu thế giới có nhiều
biến động thì kinh doanh ở những doanh nghiệp này vẫn không bị ảnh hưởng. Do vậy, Công ty TNHH MTV Nhiên liệu Hàng Không Việt Nam kinh doanh dầu đều
có hệ thống kho bồn chứa được trang bị đầy đủ, đúng theo tiêu chuẩn khép kín, an toàn trong bảo quản tồn kho hàng hóa là dầu Jet A-l, nhằm tránh tình trạng hao hụt
quá mức cho phép và đảm bảo an toàn trong cháy nồ. Khu vực bồn chứa nhiên liệu của Công ty đều được đặt ở vị trí thoáng mát, có hệ thống báo cháy và phòng cháy
chữa cháy tự động, có hệ thống an ninh bảo vệ trong khu vực kho bãi và bồn chứa
đảm bảo cho việc không có trộm cắp xảy ra, phân quyền trách nhiệm cho những
thành viên tham gia quá trình quản lý hàng tồn kho. Ngoài việc bảo quản hàng tồn kho, trong quá trình dự trữ, Công ty thuờng xuyên thực hiện việc kiểm tra, kiểm
soát hàng tồn kho bằng cách kiềm kê nhằm kịp thời phát hiện nhũng hiện tượng thất thoát để có hướng xử lý phù hợp.
về quá trình kiểm soát dự trữ hàng tồn kho: Hàng tồn kho tại Công ty rất lớn
nên việc kiểm soát hàng tồn kho đang là một vấn đề mà lành đạo Công ty đặc biệt quan tâm do còn nhiều hạn chế trong KSNB hàng tồn kho tại Công ty:
- Chưa xây dựng được mức tồn kho tối uu.
- Chưa xây đựng được định mức tồn kho tối thiểu.
- Chưa có một quy định cụ thể về việc nhập xuất quản lý hàng tồn kho tại các
Chi nhánh.
- Kế hoạch mua hàng chưa được sát với thực tế cũng như phù họp với nhu cầu
mua.
- Việc nhập xuất nhiên liệu còn nhập nhằng chưa thống nhất trong Cấp phát
và quản lý.
HTK khi được kiểm soát tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho Công ty như: Giảm được chi phí vốn, các cá nhân bộ phận ý thức được trách nhiệm của mình trong việc
kiếm soát các rủi ro tránh thất thoát, hàng hóa, chứng từ luân chuyển ngày càng
hoàn thiện phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý số liệu, tài chính.
3.2.2. Các yếu tố cấu thành hệ thắng kiểm soát nội bộ tại Công ty
3.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Tính trung thực và các giá trị đạo đức do công ty xây dựng: Trong công ty tất
cả cán bộ và nhân viên đều thực hiện tính trung thực, luôn tuân thủ theo mọi chuấn
mực đạo đức mà công ty đề ra.
Sự giám sát độc lập của Hội đồng quản trị Công ty: Công ty TNHH MTV Nhiên liệu Hàng không Việt Nam là Công ty con trực thuộc Tổng Công ty Hàng
không Việt Nam. Do đó nhân sự trong Hội đồng quản trị của Công ty được TCT
quyết định gồm các cán bộ của Tống Công ty.
Cơ cấu tổ chức tại Công ty: Với đội ngũ gần 1300 cán bộ công nhân viên
được đào tạo, Công ty Nhiên liệu Hàng không Việt Nam “là nhà cung ứng nhiên
liệu hàng đầu cho các Hãng Hàng không tại các sân bay dân dụng Việt Nam. Nhiên
liệu được công ty nhập khẩu từ các thị trường quốc tế lớn như: Singapore, Trung Quốc,... Để đáp ứng yêu cầu về các chỉ tiêu chất lượng của nhiên liệu tra nạp cho máy bay, Công ty đã đầu tư xây dựng 03 phòng thí nghiệm đạt tiêu chuẩn quốc tế
ISO/IEC 17025”: 2005với “11 phép thử tiêu chuẩn. Hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 và được đánh giá cấp lại với hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001-2008. Công ty cũng đang đầu tư trang bị các xe tra nạp hiện đại; cải tạo
bố sung các phương tiện vận chuyến nhiên liệu hàng không chuyên dùng đảm bảo an toàn chất lượng nhiên liệu và dịch vụ tra nạp nhiên liệu tại các sân bay.” Do vậy
dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, lãnh đạo Công ty đã sắp xếp cơ cấu tổ chức
phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của Công ty nhằm đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh.
Chính sách nhân sự: Hoạt • • động• <^2 của đơn vị• chỉ hữu hiệu• và hiệu• quảX khi được •
đảm nhận bởi nguồn nhân lực có năng lực phù họp. Công ty tuyển chọn lao động vào Công ty bàng cách thi tuyển và phỏng vấn. Công ty chấm công, thanh toán
lương cho công nhân viên theo đúng quy định cùa pháp luật. Công ty ký kết hợp đồng lao động giữa DN và nhân viên.
Trách nhiệm của từng cá nhân: Từng bộ phận trong Công ty đã phân công công việc rõ ràng theo năng lực và trình độ chuyên môn phù hợp đế xác định rõ
trách nhiệm của từng cá nhân người lao động.
Các yếu tố bên ngoài: Không chỉ chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố bên trong mà Công ty còn chịu tác động bởi các nhân tố bên ngoài: Sự cạnh tranh cùa các Công ty khác, luật DN, luật thuế, các chính sách tài khóa và các ngân hàng. Cụ thế, trước đây việc tra nạp dầu Jet A-l cho tàu bay chỉ có duy nhất Skypec tra nạp. Nhưng
mấy năm trở lại đây Petrolimex đã xây dựng bồn bể gần sát với bồn bể của Công ty
nên việc cạnh tranh về khách hàng là rất lớn. Chưa kể còn có 2 đơn vị tra nạp ngầm ở tại 2 sân bay lớn là: Tapetco (công ty cố phần Thương mại Xăng dầu Tân Sơn
Nhất) và Nafc (công ty cổ phần dịch vụ Nhiên liệu hàng không Nội Bài).
3.2.2.2. Quy trình đảnh giá rủi ro
Quy trình đánh giá rủi ro của DN là quy trình nhận diện và đối phó với các
rủi ro. Đánh giá rủi ro trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính là quy trình nhà quản lý nhận diện và phân tích các rủi ro của việc lập báo cáo tài chính nhằm đảm
bảo phù hợp các chuẩn mực kế toán.
Tuy nhiên, quy trình đánh giá rủi ro của một DN gồm các bước sau:
Bước 1: Nhận diện các rủi ro: Bao gồm các công việc theo dõi, xem xét các
hoạt động môi trường hoạt động cũa DN nhằm thống kê được những rủi ro đã và
đang xảy ra, bên cạnh đó có thể dự báo trước những rủi ro có thể xảy ra. Bước 2: Ước tính mức độ và tầm quan trọng của rủi ro.
Bước 3: Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro.
Bước 4: Triển khai các hành động cụ thể và cần thiết để giảm rủi ro xuống
mức có thể chấp nhận được.
Nhưng hiện tại, Công ty chưa có quy trình đánh giá rủi ro cụ thể mà chỉ dừng
ở mức độ nhận diện các rủi ro và cũng triển khai một số biện pháp cụ thể để giảm
thiếu các rủi ro đó.
3.2.2.3. Hoạt động kiêm soát
Các loại hoạt động kiểm soát phổ biến trên thực tế gồm:
Xét duyệt: là việc kiểm tra tính có thật, hợp lệ của nghiệp vụ trước khi phê chuẩn cho phép thực hiện chúng, thí dụ xét duyệt bán chịu, xét duyệt thanh toán, xét
duyệt xóa số nợ phải thu khó đòi. Mục đích xét duyệt là nhàm ngăn ngừa việc thực
hiện các nghiệp vụ không có thật hoặc không tuân thủ các chính sách của đơn vị. Cách thức xét duyệt có thế được thực hiện một cách tự động hoặc bằng thủ công.
Đối chiếu: là việc so sánh một/ một số nội dung, thông tin giữa các tài liệu có
liên quan (chứng từ, sổ sách hay báo cáo) hoặc so sánh với chính sách, quy định của
đơn vị, qua đó sẽ phát hiện các khác biệt và tìm hiếu nguyên nhân.
Kiểm soát vật chất: là các biện pháp quản lý nhằm đảm bảo các tài sản hữu
hình của doanh nghiệp như máy móc, nhà xưởng, tiền, hàng hóa, chứng khoán và các tài sản khác được bảo vệ một cách chặt chẽ, tránh mất mát hay biển thủ. Ngoài ra, hoạt động kiểm soát vật chất còn gồm có nhũng việc định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản, cũng như đối chiếu với số liệu nằm trong sổ sách.
Kiêm soát dữ liệu, thông tin: các dữ liệu, thông tin rât quan trọng đôi với
hoạt động của đơn vị, thí dụ các tập tin chính (master files), các tập tin chi tiết, là kết quả của quá trinh xử lý thông tin. Do vậy, đơn vị cần kiềm soát chặt chẽ, cập nhật và bảo trì dữ liệu để đảm bảo tính chính xác trong ghi nhận, tính đầy đủ trong
việc thông tin.
Chỉnh hợp: là thủ tục so sánh số liệu, thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, nếu có sự khác biệt, sẽ tìm hiểu nguyên nhân để từ đó xác định số liệu thực đúng. Thông thường thủ tục chỉnh hợp có thể áp dụng đối với tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu, phải trả. Chỉnh hợp giúp đạt được mục tiêu đầy đủ và chính xác của
quá trình xử lý thông tin.
Rà soát là thủ tục nhằm đánh giá xem các thủ tục kiểm soát khác (như xét
duyệt, xác minh, chỉnh hợp, kiếm soát vật chất,...) có được thực hiện đầy đủ, chính
xác và tuân thủ đúng quy định của đơn vị hay không. Rà soát thường được thực hiện đối với những nghiệp vụ có rủi ro cao.
Hoạt động kiểm soát tại Công ty chỉ được áp dụng theo một số nguyên tắc sau:
- Thứ nhất, nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tác này đòi hỏi phải có sự phân công chức trách, nhiệm vụ rõ ràng, phân công lao động rõ ràng, chuyên
nghiệp hoá công việc. Để kịp thời xử lý. Việc phân bổ, phân chia trách nhiệm cũng
xác định trách nhiệm của từng bộ phận, mỗi người, bộ phận sẽ hiểu rõ công việc của
bản thân, từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để biểu
dương, động viên kịp thời khi một bộ phận thực hiện tốt, nâng cao tinh thần trách
nhiệm, nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.
- Thứ hai, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc này quy định phải phân
định rõ ràng trách nhiệm của các ngành, nghề liên quan, kiềm tra, cân đối lẫn nhau trong thực thi nhiệm vụ, tránh để một người làm sai, không thực hiện đúng quy định, lại là người có thế che dấu sự sai sót đó, việc phát hiện ra sai sót không thuộc
trách nhiệm của ai (không có sự kiếm soát). Việc phân chia chức năng tùy thuộc vào quy mô của công ty, nhưng cần tách biệt chức năng kiểm tra và phê duyệt với
chức năng thực hiện, chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát, chức năng ghi sổ
và bảo quản tài sản (kê toán không được kiêm nhiệm thủ kho, thủ quỷ. Kê toán
trưởng không là vợ, chồng cùa giám đốc, không được kiêm trưởng ban kiếm soát). Sự tách biệt các chức năng này cho phép kiểm tra chéo để tãng cường khả nàng
kiểm soát và giảm khả năng gian lận. Trong một số trường hợp đặc biệt, việc phân
công, giao nhiệm vụ phải đảm bảo kiêm nhiệm, trong đó người phê duyệt không
phải là người thực hiện, người thực hiện không phải là người kiếm soát.
- Thứ ba, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn, uỷ quyền việc cấp trên giao cho cấp dưới quyết định giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định, cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc do mình giao phó và phải duy trì một mức độ kiềm soát nhất định. Quá trình ủy quyền tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn vừa tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm, quyền hạn và vẫn vừa tạo
được sự thống nhất, tập trung trong toàn bộ đơn vị. Ngoài ra, để tuân thủ tốt các quy trình kiểm soát, mọi hoạt động phải được phê chuẩn đúng đắn, sự phê chuẩn được thể
hiện ở phê chuẩn chung (thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về
những hoạt động cụ thể cho các đơn vị cấp dưới) như các quy định về nhập, xuất hàng
hóa phải thự hiện theo đúng quy trình mà Công ty đã ban hành; sự phê chuấn cụ thế
(được thực hiện theo từng nghiệp vụ riêng) như giá để bán hàng là do Phòng Tiếp thị
và Bán sản phẩm của Công ty quy định, các Chi nhánh không được tự ý thay đổi giá bán khi chưa có sự đồng ý của phòng Tiếp thị và Bán sản phẩm . Khi quyết định của
người quản lý muốn được thực hiện, nó cần phải được phê duyệt và việc phê duyệt đó gắn liền với quyền hạn được giao.
3.2.2.4. Thông tin và truyền thông
Hệ thống truyền thông:
Công ty thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho nhân viên, ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền. Hệ thống truyền thông của Công ty là qua
mạng nội bộ trên các máy tính được kết nối với nhau. Có 100% cán bộ được khảo
sát cho rằng họ đã cập nhật được thông tin trên mạng nội bộ của Công ty. Nhân viên
và lãnh đạo cập nhật thông tin, đọc các văn bản, các phiếu giao việc, các văn bản