5. Kết cấu luận văn
4.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hàng tồn kho
tại Công ty TNHH MTV Nhiên liệu Hàng không Việt Nam
4.2.1. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiếm soát đối với chức năng nhập kho Kiếm soát quá trình mua hàng
Đe đảm bảo cho quá trình lun thông hàng hoá được tiến hành liên tục và
mang lại hiệu quả cao, DN cần tố chức tốt quá trinh mua hàng. Quá trình này bao
gồm các bước công việc như: Yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và xác nhận cam kết mua hàng.
Trước kill gửi Đơn đặt hàng người lập: Đơn đặt hàng phải chuyển thông tin
cho trưởng phòng xét duyệt. Cuối kỳ, một báo cáo về số đơn hàng không được chấp
thuận để thuận tiện trong việc kiểm tra theo dõi. Việc Công Ty không tổ chức bộ
phận nhận hàng, quá trinh nhận hàng do thủ kho đảm nhận, khi nhận hàng thù kho
chỉ lập một Bảng nhập hàng không được phê chuẩn bởi các bên liên quan và không có sự xác nhận của người chuyển hàng về số hàng mà thủ kho nhận nên việc gian
lận và sai sót có thể xảy ra.
Yêu cầu mua hàng
Khi nhận thấy hàng hóa trong kho thấp hơn mức dự trừ tối thiểu, bộ phận
kho tiến hành lập giấy đề nghị mua hàng và chuyển đến bộ phận mua hàng hoặc khi có nhu cầu, bộ phận bán hàng sẽ lập giấy đề nghị mua hàng. Công ty cần chú ý đến những thủ tục kiếm soát quan trọng đối với đề nghị mua hàng như sau:
A - a - > r X
• Tât cả các nghiệp vụ mua hàng đêu phải có giây đê nghị mua hàng đã được phê
duyệt và chỉ có nhũng người có thẩm quyền mới được lập phiếu đề nghị mua hàng.
• Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và được lập thành hai liên (Liên
• Cần phân công cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng nhằm tránh tình trạng đề nghị mua hàng nhiều lần cho cùng một nhu cầu.
• Giây đê nghị mua hàng nên được đánh sô thứ tự liên tục trước khi đưa vào
r
sử dụng và giao cho người phụ trách bảo quản. Thủ tục này nhăm đôi phó với rủi ro
9 ĩ 9 \
những người không có thâm quyên vân có thê đê nghị mua hàng.
• Cân phải thường xuyên theo dõi tiên độ thực hiện của giây đê nghị mua
\ \ 7
hàng đã phát hành nhăm đảm bảo hàng đê nghị mua có thê được xử lý kịp thời ở các
bước tiêp theo. Đê làm được điêu này, cân phải tiên hành lưu riêng các hô sơ: Giây
đề nghị mua hàng đã nhận được đơn đặt hàng và giấy đề nghị mua hàng chưa nhận
được đơn đặt hàng.
- Phê duyệt mua hàng
Khi nhận được giấy đề nghị mua hàng, Trưởng phòng cung ứng sẽ yêu cầu
một nhân viên lập báo cáo hàng tồn kho tại thời điểm này để làm cơ sở cho việc xét
duyệt mua hàng nhằm tránh tình trạng đặt hàng quá sớm sẽ gây làng phí, ứ đọng
vốn,... do tồn quá mức cần thiết, còn nếu đặt hàng quá trễ sẽ gây thiểu hàng hóa tiêu thụ, đồng thời loại bỏ những giấy đề nghị mua hàng không cần thiết hoặc mua hàng với số lượng lớn nhằm chiếm đoạt hàng hóa.
- Lựa chọn nhà cung cấp
Mục đích là để DN có thế tiếp cận được những nguồn cung cấp có chất
lượng cao với giá cả hợp lý nhất. Sau khi nhận được giấy đề nghị mua hàng (đã được phê duyệt), bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào loại hàng hoá để lựa chọn nhà
cung cấp cho phù hợp. Đối với các nhà cung cấp truyền thống, định kỳ bộ phận mua
hàng xem xét lại chất lượng, giá cả của nhà cung cấp này và so sánh với giá thị trường. Bên cạnh đó, Công ty cần mở rộng giao dịch với những nhà cung cấp mới nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng hàng hóa cung cấp cho khách hàng. Các thủ tục kiểm soát để quyết định lựa chọn nhà cung cấp:
• Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng nhằm giúp cho DN chọn được nhà cung cấp tốt nhất.
• Nên hoán đối nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài dẫn đến nhân viên này có thể chọn nhà cung cấp không bán hàng hóa phù hợp nhất hoặc mức giá không họp lý vì họ
nhận được tiền hoa hồng từ nhà cung cấp.
• Ban hành các quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận hối lộ hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp. Tiến hanh xử lý và kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên cố ý nhận tiền hoa hồng.
• Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện thanh toán, điều kiện
giao hàng, mức chiết khấu,...) trong bảng báo giá đều phải được ghi chép, lưu trữ
và tổng họp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt.
• Việc lựa chọn nhà cung câp phải được người có thâm quyên phê duyệt nhằm tránh tình trạng có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp.
• Thực hiện nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp.
• DN nên cập nhật thường xuyên và quản lý danh sách các nhà cung cấp vì giúp DN thực hiện giao dịch mua hàng với những nhà cung cấp mà DN có hiểu biết,
đủ năng lực cũng như hạn chế giao dịch với những nhà cung cấp có quan hệ mật thiết với nhân viên mua hàng.
- Đặt hàng
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng có thề tiến hành lập
đơn đặt hàng. Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng:
• Đơn đặt hàng trước khi thực hiện phải được phê duyệt của Trưởng phòng cung ứng nhằm đảm bảo việc mua hàng được quản lý tập trung, tránh mua hàng tùy
tiện gây lãng phí.
• Đánh số thứ tự liên tục trước trên các đơn đặt hàng chưa qua sử dụng và phải bảo quản chúng cấn thận. Phải tố chức theo dõi chặt chẽ công việc phát hành
cũng như sử dụng các đơn đặt hàng đã được in sẵn. Nếu phát hiện bị mất các đơn
đặt hàng đã in sẵn, bộ phận mua hàng cần nhanh chóng thông báo cho các bộ phận
liên quan để ngừng xử lý đối với đơn đặt hàng này;
• Thông báo cho các nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng đối với từng nhóm hàng cụ thể nhằm ngăn chặn nhân viên cấp dưới trực tiếp thực
hiện giao dịch và tự động xét duyệt đơn hàng để gian lận.
• Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng vẫn chưa nhận được hàng, tìm nguyên nhân và khăc phục nêu có.
- Xác nhận cam kết mua hàng
Đơn đặt hàng do DN lập chưa phải là chứng từ chứng minh cho cam kết mua bán hàng hoá giữa bên bán và bên mua vì chưa có sự đồng ý của bên bán. Thông thường sau khi gửi đơn đặt hàng, DN phải theo dõi đế đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn trong đơn đặt hàng.
Nêu có sự thay đôi, đơn đặt hàng sẽ được lập lại và cân phải thông báo cho các bộ
phận có liên quan biết.
Sau khi đạt được sự thoả thuận giữa bên bán và bên mua, bộ phận mua hàng sẽ cử một nhân viên đến tại địa điểm theo hợp đồng để nhận hàng.
Các thủ tục kiểm soát đối với quá trình này có thế được miêu tả như sau:
- Đe kiểm soát tốt, nhân viên nhận hàng không được thuộc bộ phận đặt hàng; - Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng. Báo cáo
nhận hàng cần ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận và được lập
thành ba liên gửi cho các bộ phận: Bộ phận nhận hàng, bộ phận mua hàng và kế
toán. Báo cáo nhận hàng phải được đánh số liên tục và được bảo quản Cấn thận, nếu phát hiện mất báo cáo nhận hàng nhân viên nhận hàng phải thông báo ngay cho các
bộ phận có liên quan.
- Nhân viên nhận hàng bắt buộc phải từ chối nhận hàng nếu phát hiện hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã được phê duyệt.
- Đe tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hay vô tình bỏ sót các chi tiết quan
trọng, DN cũng có thể thiết kể các bảng kiểm tra có khả năng bao quát tất cả các đặc
điểm quan trọng của hàng mua, cũng như cần kiểm tra khi nhận hàng như: số lượng,
quy cách, chất lượng,... và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng.
- Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận được đến đúng vị trí tồn trữ đã được xác định hoặc chuyển ngay đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua
hàng làn thứ hai đối với hàng đã nhận được.
4.2.2. Hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội bộ đối với chức năng xuất kho
Việc ghi nhận nghiệp vụ xuất kho và xuất kho chi căn cứ vào phiếu xuất kho do
phòng Kinh doanh lập mà không có các chứng từ khác để đối chiếu sẽ là thiếu căn cứ và dễ phát sinh sai sót. Phòng Kinh doanh và đơn vị sản xuất liên hệ với nhau thông tin về số lượng và ngày xuất mà thủ kho và kế toán không hề biết đến, dẫn
đến trường hợp nhân viên lập phiếu xuất kho ghi sai mã hàng hoặc số lượng xuất thi thủ kho sè xuất sai theo và kế toán cũng ghi nhận sai. Ngoài ra, cần mở tài khoản
theo dõi hàng gửi đi bán là một việc làm rất cần thiết nhằm quản lý hàng tồn kho được tốt hơn, hạn chế được các gian lận và sai sót xảy ra.
- Kiểm tra chính xác chứng từ cần thiết trước khi thực hiện việc xuất kho.
Quy định thú tục xuất hàng hóa, nguyên tắc là hàng hóa xuất kho phải phù
hợp với kế hoạch, được phê chuẩn đúng đắn, phù hợp với chính sách giá, vật tư xuất ra phải đúng nhu cầu và đúng kế hoạch.
- Đe thực hiện việc xuất kho hàng hóa cho khách hàng thì yêu cầu cần thiết
phải có là phiếu xuất kho.
Khi nhận được phiếu xuất kho thì thủ kho phải kiểm tra xem phiếu xuất kho đó có đúng như mẫu quy định của Công ty hay không? Tiếp theo là xem nội dung,
có đầy đủ chừ ký hay chưa? Sau khi xem xét về hình thức của phiếu xuất kho xong
thì thủ kho tiến hành xuất kho hàng hóa.
- Trong quá trình xuất kho hàng hóa yêu cầu thủ kho phải thận trọng kiểm tra
số lượng, chất lượng kỹ trước khi xuất. Chỉ hạch toán những hàng hóa đã có đầy đủ
những chứng từ hợp lý như: Hàng hóa nhập kho đã có phiếu nhập kho thì mới được xuất, ...
4.2.3. Hoàn thiện hệ thông kiêm soát nội bộ đôi với quản lý tôn kho
Quá trinh kiểm kê cần được thực hiện nghiêm túc, việc không kiếm kê các công
cụ dụng cụ đã xuất dùng có thể gây mất mát sử dụng không đúng mục đích, do đó
cần thiết phải tiến hành kiểm kê. Đồng thời để quá trình kiểm kê các dụng cụ xuất dụng được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, cần phải dán nhãn trên các dụng cụ đó.
Cần thiết lập một bảng đánh giá chất lượng làm căn cứ đánh giá hàng tồn kho và quá trình kiềm kê cần có sự tham gia của phòng quản lý chất lượng để việc đánh giá
được chính xác. Ngoài ra, cần có sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty để giải quyết tốt số hàng thừa ra sau quá trinh sản xuất cụ thể là tìm thị trường để thanh
lý tốt số hàng này.
- Thường xuyên kiểm kho
Kiểm kho là việc các Lãnh đạo kho cần thực hiện mỗi ngày, để kiểm tra xem số lượng tồn kho thực tế của hàng hóa là bao nhiêu, có khớp với số liệu ghi chép
hay không. Trường hợp có sự chênh lệch thì do nguyên nhân nào, do nhầm lẫn về
số liệu, hay do thất thoát, gian lận... từ đó có những biện pháp kiểm tra và kiếm soát kịp thời.
Kiêm kho định kỳ còn giúp Lãnh đạo kho phát hiện các hàng hóa bị kém phẩm chất, từ đó báo cáo lên các phòng ban chức năng để xử lý.
Tính nãng quản lý hàng tồn kho trên phần mềm quản lý bán hàng, với các số liệu tồn kho được cập nhật chính xác vào thời điểm giao dịch phát sinh, giúp Công ty thuận tiện trong việc đối chiếu và cân chỉnh số liệu hàng hóa thực tế so với phần
mềm, đồng thời dễ dàng tra cứu lại các giao dịch xuất - nhập - tồn đế tìm ra nguyên nhân dẫn đến sai lệch.
- Quản lý hàng hóa xuất - nhập - tồn
Tồn kho bằng nhập kho trừ xuất kho. Để nắm được số lượng hàng tồn kho
một cách chính xác, Lãnh đạo các kho cần kiểm soát được quá trình nhập hàng và xuất hàng, khi có sự chênh lệch tồn thực tể thì nguyên nhân sẽ do sai sót ở quá trình
nhập hàng, hoặc xuất hàng. Với phần mềm quản lý bán hàng, các giao dịch nhập hàng được lưu lại trên phần mềm, khi bán hàng thì số lượng tồn sẽ được trừ tự
động, đảm bảo chính xác theo thời điểm phát sinh giao dịch.
- Đảm bảo nhân viên làm việc đúng quy trình
Quy trình kiểm kho phức tạp và mất không ít thời gian, nhưng lại vô cùng quan trọng với mọi kho hàng. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý hàng
tồn kho phần nào hạn chế được những bất cập trên, tuy nhiên việc thực hiện lại phụ
thuộc yếu tố con người.
Một nhà quản lý thông minh sẽ hướng dẫn và đảm bảo nhân viên của mình thực hiện nghiêm túc các quy trình về quản lý kho, sẽ hiệu quả hon rất nhiều so với việc cố gắng tìm ra sai lệch.
4.3. Một số kiến nghị đễ hoàn thiện hệ thống kỉểm soát nội bộ hàng tồn kho tại công ty
Để HTKSNB trở thành công cụ quản lý hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt
được mục tiêu kiểm soát đã đề ra, HTKSNB cần phải được hoàn thiện ở rất nhiều nội dung trên các khía cạnh khác nhau. Muốn thực hiện tốt các nội dung đó, phải chuẩn bị các điều kiện cần thiết, đồng bộ cả vĩ mô và vi mô như sau:
4.3,1. về phía Nhà nước và các co' quan chức năng
Thứ nhất, Nhà nước cần nghiên cứu, ban hành các vãn bản hướng dẫn chi tiết
việc thiết kế và vận hành HTKSNB trong các đơn vị, giúp các đơn vị nhận thức được tầm quan trọng cũng như nội dung đầy đủ của HTKSNB, từ đó, thực hiện một
cách hệ thông và có hiệu quả.
Thứ hai, Nhà nước nên Thành lập Hội kiểm toán viên nội bộ nhằm tổ chức
nghiên cứu và ban hành hệ thống chuẩn mực kiểm toán nội bộ, các quy định về chuyên môn, nghiệp vụ kiểm toán nội nộ làm cơ sở để đào tạo cũng như tổ chức thực hiện kiểm toán nội bộ trong các đơn vị.
Thứ ba, quá trình nghiên cứu, sửa đồi và ban hành các văn bản quy phạm
pháp luật về quản lý kinh tế, tài chính, kế toán của Nhà nước cần phải tính đến mục
tiêu kiểm soát cũng như tính đồng bộ của HTKSNB.
Thứ tư, các cơ sở đào tạo và nghiên cứu cũng cần phải được tăng cường việc
giảng dạy, bồi dưỡng kiến thức về HTKSNB giúp đơn vị và các nhà quản lý nhận thức đầy đủ và chính xác về tầm quan trọng, những lợi ích mang lại từ một
HTKSNB vững mạnh cũng như từ các nội dung của HTKSNB. Nghiên cứu và ban
hành nhiều tài liệu, sách hướng dẫn tham khảo hướng dẫn cụ thể và chi tiết việc thiết kế và vận hành HTKSNB trong đơn vị.
4.3.2. về phía Công ty TNHH MTV Nhiên liệu Hàng không Việt Nam
Thứ nhất, các nhà quản lý cấp cao của Công ty phải nhận thức được tầm