5. Kết cấu luận văn
1.3.2. Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho
1.3.2.1. Kiêm soát đối với chức năng nhập kho
Nghiệp vụ kiểm soát xét theo chức nàng nhập kho luôn có chung các đặc điếm là chúng được thực hiện bởi bộ phận cung ứng dựa theo giấy đề nghị mua hàng đà được phê duyệt, bộ phận cung úng sè lập đơn đặt hàng hay thỏa thuận họp đồng mua hàng.
> Rủi ro của quy trình
- Đặt mua hàng không hoàn toàn cần thiết hoặc không phù hợp so với mục
đích sử dụng hay đặt hàng trùng lặp. Điều này dẫn đến sự lãng phí vỉ số hàng này thường không được sử dụng.
- Đặt mua hàng nhiều hơn so với nhu cầu sử dụng cũng sẽ dẫn đến làng phí
do số hàng thừa sẽ bị tồn trữ, vừa gây ứ đọng vốn, vừa tốn kém chi phí lưu kho,
ngoài ra còn có thể dẫn đến giảm chất lượng của hàng hóa.
- Đặt mua hàng quá sớm hay quá trễ: nếu đặt hàng quá sớm có thể gây lãng phí
chi phí luư kho và nghiêm trọng hơn là làm giảm phẩm chất hàng hóa, còn nếu đặt hàng trễ sẽ dẫn đến thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất hay thiếu hàng hóa để bán.
- Đặt mua hàng với chất lượng kém và/ hoặc giá cao: sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của đơn vị nếu kẻo dài. Sẽ nghiêm trọng hơn nếu
nhân viên đặt phải hàng chất lượng kém và giá cao tự ý xóa dấu vết của việc đã đặt hàng lần đầu và đề nghị mua hàng lần hai đối với hàng đã nhận được.
- Nhân viên mua hàng cũng có khả năng sẽ thông đồng với nhà cung cấp để
được chọn lựa trao đối với nhau mà không đế tâm tới nhà cung cấp này không có
hàng hóa hay dịch vụ phù hợp nhất hoặc không có mức giá phù hợp nhất.
- Nhân viên thuộc bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nên lựa chọn phương pháp giấu bớt hồ sơ báo giá của các nhà cung cấp có giá hợp lý
hơn giá cũa nhà cung cấp mà nhân viên này đang ủng hộ.
- Nhân viên đà nhận hàng sai về quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt.
- Nhận và biến thủ hàng hóa hoặc cố tình không nhập kho hàng đã nhận.
> Mục tiêu kiểm soát
Do tính chất vốn cực quan trọng của chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền
nên nghiệp vụ kiểm soát nội bộ đối với chu trình này cần được thiết kế phù hợp nhằm hạn chế tối đa những sai phạm nói trên. Một cách tổng quát, việc kiềm soát tốt chu trình này sẽ giúp đơn vị đạt được cả ba mục tiêu theo Báo cáo coso (2013)
đã đề ra, đó là:
- Sự hữu hiệu cũng như hiệu quả trong hoạt động.
- Báo cáo đáng tin cậy, và
- Tuân thủ pháp luật và cả các quy định.
Cụ thể là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả: Sự hữu hiệu ở đây có thể hiểu là hoạt động mua
hàng nhằm giúp đơn vị đạt được các mục tiêu cụ thể về sản lượng, doanh số, thị phần hay tốc độ tăng trưởng... trong đó mục tiêu hữu hiệu gây ảnh hưởng đáng kế
tới sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Vì thế, đơn vị cần mua hàng đúng nhu cầu sử
dụng vào đúng thời điểm, với giá cả hợp lý nhất, cũng như nhận hàng đúng số
lượng, chất lượng, và qui cách hàng đã đặt mua. Trong khi đó mục tiêu hiệu quả là
việc so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí từng phải bở ra, thí dụ chi phí mua
hàng, chi phí bảo quản, chi phí vận chuyển... Nhằm đạt được các mục tiêu này hiệu quả nhất, đơn vị cần phải mua hàng với chất lượng tốt và có chi phí hợp lý nhất.
- Báo cáo đáng tin cậy: Mục tiêu này trước hết được hiếu là những khoản mục bị ảnh hưởng bởi chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền, như hàng tồn kho, nợ
phải trả, tiền, giá vốn hàng bán... được trình bày một cách trung thực và hợp lý trên báo cáo tài chính và cả các báo cáo kế toán khác. Việc tổ chức, sắp xếp hệ thống sổ
sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và hợp lý nhằm theo dõi hàng mua và nợ phải trả,
ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ, chính xác, kịp thời, tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan tới quá trình mua hàng,... là các yêu cầu cốt yểu của công tác kế toán,
đồng thời có thể giúp đơn vị lập báo cáo tài chính đáng tin cậy. Ngoài ra các báo
cáo khác về chu trình mua hàng, tồn trữ phải đáng tin cậy như báo cáo về số lượng
hàng mua theo từng mặt hàng, từng địa điểm kinh doanh.
- Tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động mua hàng luôn luôn phải chịu sự chi phối của pháp luật, ví dụ như việc ký kết hợp đồng, quản lý hóa đơn
mua hàng hay chi trả tiền hàng,... Ngoài ra, còn cần tuân thủ các quy định nội bộ của đơn vị trong việc đặt hàng, nhận hàng, lập phiếu nhập kho, tuân thủ các quy
định về vệ sinh, an toàn, nhiệt độ, độ ấm, xếp dỡ... trong vận chuyển và bảo quản và
các quy định khác.
Trong ba mục tiêu kiểm soát trên, mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả của chu
trình này chính là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý.
> Thủ tục kiểm soát
(1) Những thủ tục kiểm soát chung a. Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ nhằm hạn chế khả năng xảy ra sai sót, gian lận do việc một cá nhân hay một bộ phận đảm nhiệm nhiều chức năng của một
nghiệp vụ dẫn đến họ có thể lạm dụng hoặc đánh cắp tài sản của đơn vị.
Để có thể phân chia trách nhiệm tổng quát và đầy đủ, trước tiên đơn vị càn tách biệt những chức năng sau dây: mua hàng, xét duyệt mua hàng, lựa chọn nhà
cung cấp, nhận hàng, bảo quản và ghi sổ kế toán, cụ thể là: cần phải tổ chức bộ
phận mua hàng hoàn toàn độc lập với các bộ phận khác; Chức năng xét duyệt mua
hàng cần phải tách biệt với chức năng mua hàng; Chức năng chọn lựa nhà cung cấp
cũng phải độc lập với chức năng mua hàng; Bộ phận mua hàng cần phải được tách
biệt với bộ phận nhận hàng; Ke toán không được kiêm nhiệm cả chức trách của thủ kho.
b. Kiếm soát quá trình xử lý thông tin
* Kiểm soát chung
Thủ tục kiểm soát bao gồm: Kiểm soát đối tượng sử dụng: được phân làm hai loại đối tượng
Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng sao cho mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu bảo mật riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của mình.
Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để từ đó các đối tượng này không
thể truy cập trái phép vào hệ thống.
- Kiểm soát dữ liệu: Nhập liệu càng sớm càng tốt. Sao lưu dữ liệu để đề
phòng mất mát, hư hỏng.
* Kiểm soát úng dụng
9 • — e9
- Kiêm soát dữ liệu: Kiêm soát tính hợp lệ cũng như tính hợp pháp của chứng từ. Kiểm tra sự phê duyệt nằm trên chứng từ.
- Kiểm soát toàn bộ quá trinh nhập liệu: Đe đảm bảo tất cả các vùng dữ liệu cần lập đều có đủ thông tin quan trọng. Để đảm bảo tính chính xác khi nhập mã hàng tồn kho và các thông tin cần thiết của nhà cung cấp.
* Kiêm soát chứng từ và sô sách
Thủ tục kiểm soát thông dụng là: Đánh số thứ tự liên tục cho tất cả các chứng
từ, ví dụ như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho,... trước khi sử dụng; Ghi nhận nhanh chóng các khoản nợ cần trả và các khoản thanh toán.
* ủy quyền và xét duyệt: Các giấy đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, giấy đề nghị thanh toán luôn phải được người có đủ thẩm quyền xét duyệt. Việc xét duyệt
nhàm kiếm soát việc mua hàng, quá trình lựa chọn nhà cung cấp, nhiệm vụ chi trả cũng như kiểm soát tài sản của đơn vị như tiền và hàng hóa. Nhà quản lý có khả
năng ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt những vấn đề này qua các công tác xây dựng
và ban hành các chính sách.
c. Kiêm tra độc lập việc thực hiện: Đặc diêm của thủ tục này là người kiêm
tra phải độc lập với người bị kiểm tra. Thí dụ một nhân viên khác sẽ tiến hành đối chiếu giữa số lượng hàng thực nhận với số liệu ghi trên báo cáo nhận hàng hay phiếu nhập kho. Thủ tục này được sử dụng để nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ cùa từng cá nhân, bộ phận trong đơn vị.
(2) Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn a. Kiểm soát quá trình mua hàng
Kiểm soát quá trình đặt hàng và chọn nhà cung cấp là trọng tâm khi kiếm soát quá trình mua hàng.
* Phê duyệt việc mua hàng * Lựa chọn nhà cung cấp
* Đặt hàng
* Xác nhận cam kết mua hàng
Đơn đặt hàng do đơn vị lập chưa phải là hứng từ chứng minh cho cam kết
mua bán hàng giữa bên bán và bên mua bởi vỉ chưa có sự đồng ý của bên bán. Thông thường sau khi gửi đơn đặt hàng, đơn vị phải theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn trong đơn đặt hàng. Nếu có thay đổi, đơn đặt hàng sẽ được lập lại hoặc điều chỉnh cho đến khi
đạt được thoa thuận cuối cùng.
Trong trường hợp này, đơn vị cần lưu ý để thông báo kịp thời về các thay đổi
trong đơn đặt hàng cho bộ phận đề nghị mua hàng, bộ phận nhận hàng và kế toán. Các tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh đơn đặt hàng cần được lưu kèm với đơn đặt hàng gốc, và sau này cần được sắp xếp theo số đơn đặt hàng gốc trong hồ sơ đơn đặt hàng đã thực hiện. Các đơn đặt hàng hủy bổ được chuyển sang lưu trong hồ
sơ đơn đặt hàng bị hủy và sắp xếp theo số thứ tụ’ của đơn đặt hàng.
b. Kiếm soát quá trình nhận hàng
Khi nhận đơn đặt hàng và các tài liệu điều chỉnh đơn đặt hàng (nếu có) từ bộ
phận đặt hàng, bộ phận mua hàng sẽ luu chúng theo thứ tự ngày nhận hàng. Hàng
tuần, bộ phận nhận hàng căn cứ vào các đơn đặt hàng sẽ nhận đế lập kế hoạch nhận hàng. Khi nhận, bộ phận nhận hàng căn cứ vào các thỏa thuận trong đơn đặt hàng
hay hợp đồng về số lượng, chất lượng, quy cách hàng mua để kiểm nhận hàng.
Nếu hàng giao không đúng thỏa thuận, bộ phận nhận hàng có thể từ chối nhận hàng, hoặc lập biên bản ghi nhận sự khác biệt đế làm bằng chứng xử lý sau này. Biên bản phải có chữ ký của cả hai bên giao nhận, và được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Bản gốc biên bản được lưu tại bộ phận nhận hàng, đồng thời
cũng gửi bản sao biên bản đến bộ phận đặt hàng và bộ phận kể toán để phục vụ cho
các lần đặt hàng kế tiếp và theo dõi thanh toán.
Nếu hàng giao đúng thỏa thuận trong đơn đặt hàng, bộ phận nhận hàng sẽ
nhận và lập báo cáo nhận hàng. Báo cáo nhận hàng ghi rõ số lượng, chủng loại và
chất lượng (không ghi giá) hàng thực nhận, phải có chừ ký của đại diện bộ phận
nhận hàng và được lập thành ba liên:
- Một liên lưu tại bộ phận nhận hàng.
- Một liên gửi cho kế toán để ghi nhận hàng mua, đồng thời làm căn cứ đối
chiêu với hóa đơn, hợp đông... trước khi thanh toán.
- Một liên gửi cho bộ phận mua hàng để theo dõi. Thông tin về các lần nhận hàng trước sẽ hữu ích cho bộ phận mua hàng cho các lần đặt hàng sau.
Các thủ tục kiểm soát quan trọng đối với khâu nhận hàng
- Đe kiếm soát tốt, việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phận độc lập
thực hiện, bộ phận này cần tách biệt với bộ phận đặt hàng. Thông thường đối với
đơn vị có quy mô trung binh, chức năng này có thể được giao cho bộ phận kho nếu tất cả hàng mua đề nhập kho. cần quy định thủ kho chỉ được nhận hàng khi có đơn đặt hàng hay hợp đồng hợp lệ cho bộ phận mua hàng gửi đến.
Đối với các đơn vị có hàng mua không qua kho hoặc tồn trừ hàng ở nhiều kho khác nhau, việc tổ chức riêng bộ phận nhận hàng là cần thiết để đảm bảo kiểm
soát tập trung đối với kiếm nhận hàng mua. Bộ phận nhận hàng độc lập, nếu có, sẽ kiếm nhận tất cả hàng mua rồi bàn giao lại cho kho hoặc các bộ phận khác.
- Khi nhận hàng, cần lập báo cáo nhận hàng. Một liên của báo cáo nhận hàng sau khi đã hoàn thành phải được gửi cho kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho bộ phận mua hàng, để làm bàng chứng là quá trình mua hàng đã hoàn thành. Báo cáo nhận hàng phải được đánh số trước liên tục hoặc dùng phần mềm đánh số tự động khi lập báo cáo và phải được bảo quản cẩn thận. Nếu phát hiện mất báo cáo nhận hàng, bộ phận nhận hàng phải thông báo ngay cho các bộ phận liên quan.
- Bộ phận nhận hàng phải từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng với đơn
đặt hàng hay họp đồng đã được phê duyệt. Nhân viên nhận hàng phải kiểm tra nhằm
đảm bảo hàng thực nhận phù hợp với đơn đặt hàng. Ngoài ra, nên bố trí một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập hỗ trợ việc nhận hàng nếu mặt hàng có quy cách, phẩm
chất phức tạp khiến cho nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được. Để kiểm soát tốt vấn đề này, bộ phận nhận hàng cần tổ chức hồ sơ riêng để theo dõi:
Các đơn đặt hàng chưa nhận được hàng.
Các đơn đặt hàng đã nhận được hàng.
- Đe tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏ sót nhừng thông tin quan trọng, đơn vị nên thiết kế các bảng kiểm tra (checklist) bao quát tất cả các đặc điểm quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng (như số
lượng, quy cách, chât lượng...), và yêu câu bộ phận nhận hàng phải hoàn thiện các
bảng kiềm tra này và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng.
- Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận được đến đúng vị trí tồn trữ đã được xác định hoặc chuyển ngay đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua hàng lần thứ hai đối với hàng đã nhận được.
1.3.2.2. Kiêm soát đối với chức năng xuất kho
Nghiệp vụ này được bắt đầu bằng việc xuất kho hàng hóa, lập biên bản giao
nhận hàng. Thủ kho lập phiếu xuất kho ghi rõ số lượng, quy cách của hàng thực
xuất, ghi sổ và chuyển cho kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
> Rủi ro của quy trình
- Chấp nhận đơn đặt hàng chưa được phê duyệt.
- Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng.
- Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số
điều khoản bán hàng, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác. Sai phạm này có thể gây thiệt hại về mặt tài sản, ảnh hưởng ít nhiều đến các bước tiếp theo trong chu trình bán hàng - thu tiền, gây ấn tượng không tốt cho khách hàng và tác động tiêu cực tới hình ảnh của đơn vị.
- Chấp nhận bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn dựa trên chính sách bán chịu dẫn đển mất hàng, thiệt hại về tiền và tài sản khác.
- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng dẫn đến đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức,...
> Mục tiêu kiểm soát