III. Hoạt động quản trị của Công ty
2.4.Nhiêm vụ của các đại lý
2. Đánh giá thực trạng thiết lập mối quan hệ với các nhà phân phối
2.4.Nhiêm vụ của các đại lý
+ Đại lý phải đảm bảo đâu tư đầy đủ và duy trì thương xuyên nguôn lực như cam kết sử dụng các nguồn lực này để phân phối hàng hoá đến các địa điểm bán và cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong pham vi nghiã vụ của mình
- Phải có văn phòng giao dịch và giới thiệu sản phẩm. Văn phòng phải treo bển hiệu Hải Châu và không đươc treo bển hiệu, logo và các hình thức quảng cáo của các đối thủ cạnh tranh
- Phải trang bị đầy đủ các trang thiêt bị tối thiểu phải có để phục vụ cho việc kinh doanh như; Điện thoại, fã, máy vi tính, email…
- Phải có nhân viên bản hàng , Giám sát mại vụ họp và làm việc với đầy đủ bàn ghế, bảng viết, tủ hồ sơ, . . .
- Phải có phương tiện giao hàng phù hợp, đáp ưng đầy đủ và kịp thời nhu
cầu cảu khách hàng trong thời gian tối đa là 24h kể từ khi nhận được đơn hàng của khách hàng từ nhân viên bán hàng.
- Phải có kho dự trữ sản phẩm của Hải Châu với lượng tồn kho tối thiểu là 14 ngày bán hàng để phục vụ nhu cầu của thị trường trong khu vực. bảo quản chất lượng sản phẩm trong kho,không được để chung với các sản phẩm khác có thể gâyảnh hưởng đến chất lượng của các sản phẩm trong công ty.
- Phải bố trí nhân sự theo dõi và thực hiện chế độ báo cáo, giao hàng theo yêu cầu của công ty.
- Phải duy trì vốn lưu động đủ cho lượng hàng luân chuyển bán ra tương
đương với 14 ngày bán hàng đẻ đáp ưng nhu cầu của thị trường trong khu vực
+ Đẩy mạnh các hoạt động bán hàng để đạt được chỉ tiêu bán ra của Công ty giao cho ở từng thời kỳ.
+ Mức triết khấu đại lý dành cho khách hàng như sau:
- Đối với đại lý cấp II được hưởng mức triết khấu là 3.5% trên giá trị đơn hàng.
- Đối với khách hàng không phải đại lý: triết khấu 1% cho đơn hàng có giá trị từ 300.000 đ trở lên, triết khấu 2% cho nhưng đơn hàng có giá trị tư 500.000 đ trở lên.
+ Vào thứ 2 của tuần thứ 4, đại lý phải fax về cho Công ty bảng kế hoạch đặt hàng chi tiết 4 tuần cho kỳ ( tháng) sau, nếu được Công ty sẽ đồng ý, đây được coi là chỉ tiêu mua hàng tháng sau của đại lý. Sau ngày quy định trên
nếu đại lý không có đơn đặt hàng thì Công ty sẽ ấn định doanh số tháng sau cho đại lý.
+ Chuyển giao danh sách tất cả các khách hàng cho Giam sát mại vụ và nhân viên bán hàng chăm sóc và phục vụ theo nhưng chính sách của Công ty.
+ Các đại lý phải phối hợp với nhân viên bán hàng và Giám sát mại vụ thực hiện tốt cá chương trình khuyến mại,quảng cáo, giới thiệu sản phẩm của Công ty đến người tiêu dùng trong khu vực.
+ Thường xuyên cung cấp thông tin về thị trường cho Công ty. Hỗ trợ Công ty trong quá trình điều tra lien quan đến tình hình tiêu thụ sản phẩm của Hải Châu.
+ Tổ chức định kỳ tối thiểu 7 ngày một lần và các cuộc họp đột xuất với các lực lượng bán hàng.
+ Xây dựng và bảo vệ uy tín, thương hiệu của Công ty.Ngiêm cấm các hanh vi làm tổn hạ iđến uy tín của Công ty.
Đánh giá về mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các đại lý
Nhìn chung hầu hết các đại lý đều chấp hành tốt các quy định của Công ty, bên cạnh đó một số đại lý vẫn chưa lam tốt như tình trạng bán hàng không đúng theo vùng thi trường mà Công ty quy định, tình trạng bán nhiều loại mặt hàng khác nhau tại đại lý, bán hàng của các đối thủ cạnh tranh khác…
Một số đại lý chưa thật sự cố gắng trong việc quảng bá thương hiệu của hay chưa làm tốt khâu chăm sóc khách hàng theo nhưng quy định chung của Công ty.