III. Hoạt động quản trị của Công ty
2. Đánh giá thực trạng thiết lập mối quan hệ với các nhà phân phối
2.5. Quyền lợi của các nhà phân phối
+ Được Công ty hỗ trợ lực lượng bán hàng.
+ Đề nghị Công ty điều chỉnh các chỉ tiêu của Công ty giao nếu chứng minh được sự bất hợp lý trong các quy định đó.
+ Được Côngty hỗ trợ vận chuyển hàng hoá từ công ty đến kho của đại lý. + Được ưu tiên phân phối các sản phẩm của Hải Châu trong khu vực
+ Có quyền đề nghị Côngtỷư phát các đai lý khác bán hàng trong khu vực của mình.
+ Được nhân viên bán hàng và giám sát mại vụ tư vấn mọi thắc mắc về Công ty mà đại ly chưa năm dõ.
+ Đề xuất xin đổi, trả hàng bán theo quy định của chính sách hàng hoá.
+ Có thể đề nghị Công ty hỗ trợ trong việc vận chuyển hàng hoá tư kho của đại lý đến nơi mà đại lý tiêu thụ theo quy định của chính sách hỗ trợ vận chuyển.
+ Đề nghị Công ty hỗ trợ bán hàng theo quy định của chính sách hỗ trợ bán hàng.
+ Được Công ty tập huấn, nâng cấp nghiệp vụ, đạo tạo các kỹ năng bán hàng…
2.6. Trách nhiệm của Công ty
+ Bảo đảm cungcấp hàng hoá theo đúng thủ tục tiên lợi nhất, đảm bảo về chật lượng, trọng lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn quy định. + Chịu trách nhiêm quảng cáo, tiếp thị, hỗ trợ bán hàng trên toàn quốc. + Ổn định và phát triển số lượng khách hàng
+ Hoàn thiện các chính sách hỗ trợ nhằm tạo điều kiện cho các nhà phân phối hoạt động thuận lợi.
+ Phát triển sản phẩm cả về số lượng và chất lượng.
2.7.Quyền của công ty và các nhân viên công ty
- Công ty có quyền kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nghĩa vụ của đại lý theo dõi và xử lý các vi phạm của đại lý theo quy định.
- Công ty ủy quyền cho GSMV vàTKDKV thực hiện các việc:
+ Kiểm tra kho hàng và đề nghị đại lý đảm bảo tồn kho theo quy định. + Đôn đốc, nhắc nhở đại lý đặt hàng đúng quy định của Công ty.
+ Yêu cầu đại lý thây đổi nhân viên giao hàng khi có 10 khách hàng than phiền về thái độ của nhân viên giao hàng đó.
+ Yêu cầu đại lý tham gia các buổi họp định kỳ và đột xuất với lực lượng bán hàng để cùng nhau giải quyết khó khăn , vướng mắc.
+ Lập biên bản xử lý các hành vi vi phạm quy chế của đại lý.
3.Chính sách hỗ trợ nhà phần phối 3.1. Chính sách giá ưu đãi về giá
Các đại lý hưởng mức giá ưu đãi như sau:
+ Các đại lý cấp I được hưởng mức triết khấu là từ 2% đến 4% + Các đại lý cấp II được hưởng mức triết khấu từ 1% đến 2%
+ Chỉ riêng đối với sản phẩm bánh mềm bắt đầu từ ngày 01/06/2005 khách hàng được hưởng mức triết khấu là 15% trên hoá đơn. Do Công ty trong thời gian này đang thực hiện chiến dịch phát triển sản phẩm bánh mềm.
3.2. Chính sách hỗ trợ vận chuyển
- Công ty hỗ trợ một phần chi phí vận chuyển cho các đại lý đưa hàng đến các điểm bán thuộc khu vực.
+ Khu vực có bán kính 70 km tình từ kho đại lý. Mật độ điểm bán thấp nhưng có tiềm năng phát triển.
+ Khu vực có khó khăn trong vận chuyển như: đường xấu, đèo núi, vùng sông nước, hải đảo, nhiều trạm thu phí, thị trường biên giới.
Hiện nay việc chuyên chở hàng ở Hải Châu vẫn chủ yếu là do phương tiện của các nhà phân phối, do vậy việc xác định mức hỗ trợ hợp lý cho các đại lý gặp rất nhiều khó khăn. Hàng năm Hải Châu vẫn phải bỏ ra hàng tỷ đồng cho việc hỗ trợ các đại lý trong qua trình vận chuyển. Để quản lý được qúa trình lưu thông của hàng cũng như có được một mức hỗ trợ chính đầy đủ nhất thì Công ty cần phải có một đội ngũ lái xe riêng. Điều này không những giúp cho Công ty chủ động trong quá trình giao hàng mà còn tạo ra được tính chuyên nghiệp trong Công ty.
3.3. Chính sách hỗ trợ bán hàng
Trong quá trình kinh doanh các sản phẩm của Hải Châu, đại lý sẽ được Công ty hỗ trợ bằng các hình thức:
- Tài chính:
Đối với các đại lý Công ty sử dụng hình thức khoán doanh số. Công ty sẽ giao chỉ tiêu cho các đại lý, cuối kỳ Công ty sẽ căn cứ vào doanh số đã thực hiện để xét mức thưởng cho các đại lý.
Mức hỗ trợ như sau:
Bảng 2.2 . Mức hỗ trợ theo doanh thu tiêu thụ của Công ty
Doanh thu tiêu thụ đạt (%) Mức hỗ trợ theo % doanh thu
80 - 90 1%
90 - 100 3%
>100 5%
- Hàng hóa:
Công ty cũng thường xuyên hỗ trọ cho các đại lý bằng hàng hoá như khi mua hàng với khối lượng lớn, hay những đợt khuyến mại, . .
- Hỗ trợ các phương tiện, trang thiết bị phục vụ việc bán hàng: Công ty hỗ trợ một phần cho các đại lý trong qua trình mua xắm các trang thiết bị tại cơ sở như điện thoại, máy vi tính, máy fax…
3.4.Hỗ trợ tài chính
Công ty sẽ xem xét hỗ trợ tài chính để thực hiện các chương trình khuyến mại cho khách hàng.
-Điều kiện để hỗ trợ:
+ Phải có chương trình khuyến mại mang tính khách hàng khả thi và hiệu quả cao .
+ Phải nêu được phương pháp kiểm tra nhằm tránh các hiện tượng tiêu cực có thể xảy ra.
+ Phải làm đúng theo quy trình thực hiện chương trình khuyến mại. - Hình thức hỗ trợ.
A. Các chương trình được thực hiện theo chủ trương của Công ty
B. Các chương trình do đại lý đề xuất
Công ty tài trợ và thanh toán toàn bộ chi phí hợp lý
Công ty tài trợ một phần chi phí
GSMV quản lý ngân sách và thanh quyết toán chương trình
GSMV giám sát quá trình sử dụng ngân sách
Đại lý giám sát quá trình sử dụng ngân sách
Đại lý quản lý ngân sách và thanh quyết toán chương chình
- Tài trợ: Công ty sẽ tạm ứng chi phí theo tiến độ thực hiện và quyết từng giai đoạn của chương trình khuyến mại.
4. Các hình thức xử lý vi phạm
Đối với tất cả các nhà phân phối đều phải bắt buộc chấp hành quy định của Công ty, mọi hình thức vi phạm đều bị sử lý:
+ Các hình thực vi phạm và biện pháp xử lý.
- Đại lý vi phạm 02 lần các hình thức sau sẽ bị xử lý theo quy định:
Hình thức vi phạm Hình thức xử lý
A. Phân phối sản phẩm, trưng bày huy hiệu, bảng hiệu... của đối thủ cạnh tranh dưới mọi hình thức.
Lần I : Nhắc nhở bằng văn bản
Lần II: chấm dứt hợp đồng đại lý ngưng hợp đồng cung cấp hàng hóa B. Trên 10% khách hàng không chấp
nhận đại lý. Khi có dư luận không tốt về đại lý, Công ty sẽ tiến hành điều tra và thu thập ý kiến khách hàng.
Lần I : Nhắc nhở bằng văn bản và buộc đại lý cam kết sửa đổi và giải quyết dậu quả trong vòng 30 ngày. Lần II: Chấm dứt hợp đồng đại lý ngưng hợp đồng cung cấp hàng hóa. C. NPP phân phối không bảo đảm
chất lượng ( quá hạn sử dụng, vỡ , hư hỏng...)
Lần I: Nhắc nhở bằng văn bản và buộc NPP thu hồi các sản phẩm không đạt chất lượng đã phân phối. Lần II: Chấm dứt hợp đồng đại lý, ngưng hợp đồng cung cấp hàng hóa. D. Doanh số đại lý rơi vào một trong
các trương hợp sau mà không có lý
Lần I: Hạn chế một số quyền lợi của NPP.
do chính đáng:
- 01 tháng đạt dưới 50% kế hoạch mua.
- 02 tháng liên tiếp đạt dưới 80% kế hoạch mua.
-03 tháng liên tiếp đạt dưới 90% kế hoạch mua.
Lần II: chám dứt hợp đồng đại lý.
+ Đại lý vi phạm 03 lần các hình thức sau sẽ bị xử lý theo quy đinh:
Hình thức vi phạm Hình thức xử lý
Đại lý phân phối sản phẩm ngoài khu vực quy định
Lần I: Nhắc nhở bằng văn bản
Lần II: hạn chế một số quyền lợi của NPP
Lần III: Chấm dứt hợp đông đại lý + NPP vi phạm 04 lần các hình thức sau sẽ bị xử lý theo quy định
Hình thức vi phạm Hình thức xử lý
A. Đại lý giao hàng không đúng
cam kết về số lượng và thời gian.
B. Đại lý chiết khấu hàng hóa cho khách hàng không đúng quy định.
C. Đại lý không thực hiện đúng
chế độ báo cáo
Lần I: Nhắc nhỏ bằng văn bản
Lần II: Hạn chế một số quyền lợi của NPP
Lần III: Tam ngưng cung cấp hàng trong vòng 30 ngày.
Lần IV: Chấm dứt hợp đồng đại lý, ngưng hợp đồng cung cấp hàng hóa.
Thực tế tình trạng vi phạm vẫn thường xuyên xảy ra ở các đại lý. Nguyên nhân là do các đại lý vẫn chưa thật sự nằm trong tầm kiểm soát của Công ty, các hình thức xử phạt của Công ty thực hiện còn thiếu cương quyết. một phần nữa xuất phát từ phía Công ty đó là: Trên thị trường có nhiều sản phẩm của Công ty khác mà sức cạnh tranh của no rất lớn, do vậy mà các đại lý
cũng bất chấp các quy định để bán những sản phẩm của đối thủ có sự chú ý của khách hàng.
5. Giải pháp thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm a. Rà soát và củng cố lại hệ thống đại lý cấp I a. Rà soát và củng cố lại hệ thống đại lý cấp I
- Tại mỗi vùng đia bàn, nhân viên thị trường phải có trách nhiệm rà soát xem xét lại toàn bộ đại lý cấp I mà mình phụ trách về khả năng thanh toán, độ bao phủ thị trường đối với các sản phâm Hải Châu, đặc biệt là mức độ nhiệt tình của các đại đối với việc thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm Hải Châu để từ đó có biện pháp trình ban lãnh đạo công ty giải quyết.
- Từng bước nắm bắt và quả lý hệ thống đại lý cấp II của từng đại lý tại từng địa bàn, hướng dẫn các đại lý cấp II này vào viêc tiệu thụ sản phẩm hải Châu. Đồng thời Công ty và đại lý cấp I phải có những biện pháp hỗ trợ và đưa ra mức triết khấu hợp lý cho đại lý cấp II khi họ đạt được mức doanh số cụ thể đối với các loại sản phẩm hải Châu.
- Tại các đại lý cấp I và cấp II, Công ty cần trang bị thêm các biển hiệu quảng cáo như biển cửa hàng, băng zôn, tủ trưng bày sản phẩm, quảng cáo thương hiệu trên xe bán hàng của các đại lý nhằm khuyếch trương thương hiệu của Công ty và tăng thêm sự tin cậy của khách hàng đối với các đại lý.
- Đặt ra cá mức khoán hàng tháng hợp lý cho các đại lý cấp I, đồng thời có chế độ thưởng phạt tuỳ theo mức độ hoàn thành mức khoán mà Công ty đã giao cho đại lý. Nếu đại lý không đạt doanh thu khoán hoặc có mức doanh số thấp trong 3 tháng liền thì công ty có thể huỷ bỏ hợp đồng và mở đại lý mạnh hơn để thay thế.
Công ty có những quy định cụ thể về việc tiệu thụ sản phẩm mới, sản phẩm khó tiệu thụ như bánh mềm, sôcôla hoặc các sản phẩm khó tiêu thụ tại từng địa bàn cụ thể để hàng tháng các đại lý cấp I pthụ một lượng hàng cụ thể tươngứng với từng thị trường, từng bước đưa sản
phẩm vào thị trường, tránh tình trạng các đại lý cấp I không chú trọng vào thị trường của các sản phẩm mới mà chỉ quan tâm đen việc tiêu thụ các sản phẩm đã tiêu thụ tốt trên thị trường.
a. Về phía Công ty
- Công ty nhanh chóng xây dựng mức giá hợp lý tương đương với mức giá chung trên thị trường, để sản phẩm của hải Châu có khả năng cạnh tranh với các sản phẩm của các Công ty khác.
- Thay đổi, cải tiến mẫu mã bao bì sản phẩm đã cũ hoặc không còn tinh cạnh tranh trên thị trường nữa, có như vậy mới tạo được ưu thế, sự phù hợp với xu thé phát triển của thị trường.
- Có chính sách hỗ trợ , mức triết khấu hẫp dẫn đối với các đại lý cấp I để tạo sưc hút và sự nhiệt tình cho các đại lý trongviêc tiêu thụ sản phẩm của hải Châu.
- Công ty cần có những quy đinh cụ thể, áp dụng thường xuyên đối với việc nghiên cứu, diêu tra về thị hiếu người tiêu dung và mức độ phù hợp của sản phẩm đối với người tiêu dung để từ đó có những chính sách thay đổi kịp thời phù hợp với tình hình chung vá xu hướng thay đổi của thị trường . Công ty có thể xem xét, thay đổi để sản xuất them sản phẩm bột canh cao cập có mì chính cánh nhỏ để có mưc giá thấp hơn, toạ lợi nhuận cho công ty và sức cạnh tranh mạnh hơn trên thị trường.
- Tăng cường làm thị trường tại các thị trường trọng điểm, các vùng có độ nhảy cảm cao nhăm giữ ổn định thị phần của Công ty, đông thời có them cac chế độ ưu đãi cho các đại lý tại các địa bàn vùng sâu vùng xa khó khăn.
b. Về phái nhân viên thị trường
- Đặt mức khoán doanh thu tổng từng vùng thị trường được phân công dựa theo doanh thu của đại lý, kèm theo mức thưởng, phạt tương đương với mức độ hoàn thành công việc, tạo tinh thần cao cho nhân viên thị trường.
- Tại địa bàn trọng điểm có thể cho nhân viên thị trường năm vùng hoặc tuyển nhân viên có năng lực để đôn đốc sâu xát hơn với thị trường, hàng tuần, hàng tháng phải báo cáo về công ty về sản lượng tiệu thụ, doanh thu, các chính sách giá cả và các chương trình marketing của đối thủ cạnh tranh để Công ty có biên pháp điều chỉnh kịp thời.
- Gắn trách nhiệm của nhân viên thị trượng với việc đôn đốc công nợ của đại lý, chủng loại sản phẩm đặc biệt là đối với các sản phẩm có tính cạnh tranh trên thị trường đẻ từ đó xây dựng các phương án, chương trình bán hàng tiệp thị kịp thời, tránh để sản phẩm của đối thủ chiếm mất thị trường. - Thường xuyên nắm bắt thong tin thị trương một cách chính xác, kịp thời về giá cả, mẫu mã sản phẩm đang được ưa chuộng, đồng thời có dự đoán xu hướng thay đổi của sản phẩm trong tương lai, để từ đó xây dựng kế hoạch tiệu thụ một cách chính xác tránh tình trạng thừa thiếu trong sản xuất
5. Nhận xét chung
Mặc dù sản lượng sản phẩm bán tại các khu vực miền Trung, Hồ chí Minh không lớn nhứng thấy công ty đã lập được một hệ thống kênh phân phối bao phủ trên cả nước. Để các đại lý hoạt động có hiệu quả bên cạnh việc thực hiện các biện pháp giảm giá đối với các đại lý:
+ Giảm giá 5% đối với đại lý cấp I và giảm giá 2% đối với đại lý cấp II công ty còn thực hiện chế độ khuyến mại theo lô, làm chương trình bán hàng tiếp thị cho các đại lý cấp I, cấp II, tiến hành các đợt trưng bày giới thiệu sản phẩm, thực hiện chế độ thưởng quý, thưởng tháng theo doanh thu. Sau mỗi năm, công ty luôn tổ chức Hội nghị khách hàng với khách mời là các đại lý của công ty với mục đích: tổng kết kết quả hoạt đổng cả năm của công ty, khen thưởng đại lý có thành tích tiêu thụ tốt, lắng nghe ý kiến đóng góp của đại lý để tạo mối quan hệ gắn bó giữa công ty và đại lý làm động lực tốt cho hoạt động của các đại lý. Ngoài ra, để tạo sự gắn bó chặt chẽ với đại lý, công ty thực hiện việc tuyển người trực tiếp của đại lý làm việc cho công ty tại khu
vực thị trường cũng như tại các phân xưởng sản xuất. Đây chính là một cách thức mà công ty lựa chọn để nâng cao khả năng cạnh tranh của mình và tạo sự khác biệt của công ty đối với các doanh nghiệp khác trên thị trường.
Bên cạnh đó còn có những mặt hạn chế tồn tại như:
- Do áp lực của giá cả vật tư nguyên liệu tăng cao, công ty phải điều chỉnh