2) Về môi trường tổ chức
2.1.3. Đặc điểm về tổ chức và bộ máy quản lý của BQLDAYTNT
1) Cơ cấu tổ chức BQLDAYTNT
Cơ cấu tổ chức BQLDAYTNT được mô tả trong sơ đồ 2.2
Cơ cấu quản lý Dự án bao gồm một Ban chỉ đạo Dự án và các đơn vị thực hiện khác nhau (các đơn vị thực hiện là các đơn vị đã được Bộ trưởng Bộ Y tế phân công trách nhiệm cụ thể để thực hiện các hoạt động của Dự án).
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức BQLDAYTNT
(Nguồn: Tài liệu Quản lý dự án (Tổ chức và chức năng), DAYTNT)
SVTH: Trần Thị Nga Lớp QTNL 45
Giám đốc Dự án BQLDATW
Phó giám đốc Dự án làm việc toàn bộ thời gian
Cán bộ chuyên trách về XDCB Cán bộ chuyên trách về đào tạo BCC Cán bộ chuyên trách về mua sắm Cán bộ chuyên trách về giải ngân Cán bộ chuyên trách về MIS/CBM/ lập kế hoạch Bộ trưởng Bộ Y Tế Ban chỉ đạo Dự án
Bộ Trưởng BYT - Ban Chỉ Đạo Dự Án
Nhân viên hỗ trợ
Thư kí- Kế toán- Lái xe- Nhân viên máy tính- Phiên dịch
Uỷ ban nhân dân tỉnh BHYTVN Nhóm tư vấn Giám đốc Sở Y tế BQLDAT Nhân viên kế toán Cán bộ chuyên môn về hậu cần/ đấu thầu Cán bộ chuyên môn về XDCB Cán bộ chuyên trách về MIS/CBM/ Đào tạo Nhân viên hỗ trợ
Thư kí/ Nhân viên máy tính- Lái xe Giám đốc Trung tâm Y tế huyện
2) Trách nhiệm của các đơn vị thực hiện Dự án
Các đơn vị thực hiện Dự án là Ban Quản lý Dự án Trung ương, các Ban Quản lý Dự án Tỉnh (BQLDAT) và Bảo hiểm y tế Việt Nam (BHYTVN). Các thành phần khác trong cơ cấu quản lý bao gồm các nhóm tư vấn và Giám đốc Trung tâm y tế huyện. Chức năng quản lý hành chính tập trung nhiều hơn ở các đơn vị thực hiện Dự án.
Ban chỉ đạo
Thành phần: Ban chỉ đạo được Bộ trưởng Bộ Y tế thành lập có nhiệm
vụ hỗ trợ Bộ trưởng đưa ra các hướng dẫn về đường lối chung của Dự án và xem xét các báo cáo và tài liệu trình Chính phủ phê duyệt. Ban chỉ đạo bao gồm nhiều đại diện từ các Bộ, các vụ, Cục của Bộ Y tế và một số thành viên được mời tham gia.
Chủ nhiệm Ban chỉ đạo là Thứ trưởng Trần Chí Liêm. Ban chỉ đạo gồm các thành viên:
1. Thứ trưởng thường trực BYT; 2. Đại diện Văn phòng Chính phủ; 3. Đại diện Bộ Kế hoạch và Đầu tư; 4. Đại diện Bộ Tài chính;
5. Đại diện Ngân hàng Nhà nước;
6. Đại diện Uỷ ban Quốc gia Dân số - Kế hoạch hoá gia đình; 7. Đại diện lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế - BYT;
8. Đại diện lãnh đạo Vụ kế hoạch - BYT;
9. Đại diện lãnh đạo Vụ Tài chính Kế toán - BYT; 10.Đại diện lãnh đạo Vụ Tổ chức cán bộ - BYT; 11.Đại diện lãnh đạo Vụ Pháp chế - BYT;
12.Giám đốc Dự án Y tế nông thôn: Uỷ viên thư ký
1. Giúp Bộ trưởng chỉ đạo DAYTNT triển khai thực hiện Dự án đúng mục tiêu, theo hiệp định đã kí kết giữa Chính phủ và ADB, bảo đảm đúng tiến độ và đạt hiệu quả cao;
2. Thông qua kế hoạch hoạt động hàng năm, hoặc nhiều năm của Dự án trước khi kết thúc Dự án;
3. Thông qua các báo cáo đánh giá hàng năm, báo cáo giữa kì và báo cáo khi kết thúc Dự án;
4. Phối hợp liên ngành để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các hoạt động của Dự án, giải quyết những khó khăn, tháo gỡ những ách tắc có tính chất liên ngành, đảm bảo cho Dự án được triển khai đúng tiến độ và mang lại hiệu quả cao;
5. Chỉ đạo Ban điều hành các tỉnh trong việc phối hợp liên ngành để thực hiện tốt Dự án ở các địa phương.
Ban chỉ đạo nhóm họp ít nhất mỗi năm một lần. Bộ trưởng Bộ Y tế có thể triệu tập họp đột xuất khi cần thiết.
Ban Quản lý Dự án Trung ương
BQLDATƯ là đơn vị chính ở cấp quốc gia được thành lập để thực hiện các hoạt động của Dự án. Giám đốc Dự án đồng thời là người phụ trách BQLDATƯ do Bộ trưởng BYT bổ nhiệm. Dự án được tổ chức sao cho phần lớn các hoạt động được tổ chức sao cho phần lớn các hoạt động được triển khai ở tuyến tỉnh, thông qua sự điều hành của BQLDAT
Nhiệm vụ:
1. Hướng dẫn và hỗ trợ các đơn vị thực hiện lập chương trình làm việc, kế hoạch đấu thầu và kế hoạch tài chính;
2. Tổng hợp các đề xuất về chương trình làm việc, kế hoạch đấu thầu và kế hoạch tài chính trong kế hoạch làm việc tổng thể của Dự án để trình BYT và các cơ quan Chính phủ phê duyệt;
3. Phối hợp với các tổ chức Trung ương có liên quan để đảm bảo cấp ngân sách theo định mức phân bổ cho các đơn vị thực hiện;
4. Tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ cho các đơn vị thực hiện trong quá trình triển khai Dự án;
5. Phát triển và thực hiện kế hoạch hành động của chính BQLDATƯ; 6. Theo dõi và giám sát việc triển khai các hoạt động của Dự án và các kế
hoạch kiểm toán của tất cả các đơn vị thực hiện;
7. Cung cấp thông tin cần thiết tới các đơn vị thực hiện và các nhà tài trợ khác của Dự án;
8. Báo cáo về tiến độ thực hiện Dự án theo các quy định và yêu cầu của các bên có thẩm quyền liên quan.
Ban Quản lý dự án tỉnh
Ban Quản lý Dự án Tỉnh (BQLDAT) là bộ phận được thành lập để thực hiện các hoạt động của Dự án tại tuyến tỉnh. Giám đốc Sở Y tế là người phụ trách BQLDAT.
Các nhiệm vụ của BQLDAT là:
1. Chuẩn bị chương trình làm việc và kế hoạch đấu thầu của tỉnh để trình lên BQLDATƯ phê duyệt;
2. Thực hiện các hoạt động được phê duyệt;
3. Phối hợp với các tổ chức TƯ liên quan đảm bảo việc triển khai có hiệu quả; 4. Theo dõi và giám sát việc triển khai các hoạt động của Dự án;
5. Báo cáo về tiến độ thực hiện theo các quy định và yêu cầu của Dự án. Bảo hiểm y tế Việt Nam
Bảo hiểm y tế Việt Nam (BHYTVN) được chỉ định là đơn vị thực hiện tất cả các hoạt động chuyên môn gắn liền với hoạt động BHYT trong Dự án. Các trách nhiệm chính của BHYTVN trong khuôn khổ Dự án là:
1. Chuẩn bị chương trình làm việc;
2. Thực hiện các hoạt động đã phê duyệt trong chương trình làm việc; 3. Phối hợp với các tổ chức liên quan đảm bảo việc triển khai có hiệu quả;
5. Báo cáo về tiến độ thực hiện theo các quy định và yêu cầu của Dự án. Các nhóm tư vấn
Chiến lược cơ bản của Dự án là sử dụng các công nghệ đã được BYT phê chuẩn, bao gồm: các phác đồ điều trị, giáo trình đào tạo, hệ thống thông tin… Có thể các công nghệ này cần phải được xem xét và bổ sung. Nhóm tư vấn do BYT thành lập sẽ đảm nhiệm việc xem xét, cập nhật và phát triển các bộ tài liệu mới. Nhóm tư vấn được tuyển chọn từ các chuyên viên và được quản lý bởi một vụ chức năng của BYT sẽ có nhiệm vụ chuẩn bị các tài liệu cụ thể cho Dự án. Các nhóm tư vấn được thành lập theo yêu cầu của Bộ trưởng BYT.
Nhiệm vụ của nhóm tư vấn là:
1. Chuẩn bị kế hoạch thực hiện dựa trên ngân sách đã được phê duyệt; 2. Chuẩn bị các hướng dẫn và tài liệu kỹ thuật theo yêu cầu của các
đơn vị thực hiện;
3. Tổ chức đào tạo, điều tra đánh giá và nghiên cứu đặc biệt phù hợp với nhiệm vụ kỹ thuật của Ban;
4. Theo dõi việc thực hiện các lĩnh vực kỹ thuật thuộc nhiệm vụ được giao;
5. Hỗ trợ về mặt kỹ thuật đối với các nhóm kỹ thuật tuyến tỉnh và các đơn vị thực hiện khác;
6. Chuẩn bị báo cáo thực hiện Dự án theo quy định. Tuyến huyện
Nhóm công tác tại huyện, đứng đầu là Giám đốc trung tâm y tế huyện, là một bộ phận mà có thể do GĐSYT chỉ định để phối hợp thực hiện tại tuyến huyện. Trọng tâm chính của Dự án là tăng cường các hoạt động ở huyện. Việc thực hiện các hoạt động của Dự án thông qua bộ máy quy trình sẵn có tại huyện được coi là chiến lược cơ bản của Dự án. Vì vậy, Dự án đề xuất thành lập một đơn vị quản lý Dự án riêng ở tuyến huyện. BQLDAT sẽ quản lý Dự
án về mặt hành chính. Quyết định thành lập một đơn vị chính thức cho Dự án tại tuyến huyện sẽ do GDDAT đưa ra. Chiến lược này cho thấy nếu các hoạt động của Dự án được thể chế hoá bằng các cơ chế và quy trình đang được sử dụng trong suốt thời gian Dự án thì sẽ có thể đảm bảo duy trì một kết quả bền vững ngay cả khi Dự án đã hoàn thành.
3) Trách nhiệm của các cán bộ Quản lý Dự án
Bộ trưởng Bộ Y tế
Theo quyết định của Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Y tế có trách nhiệm chung về việc thực hiện Dự án. Bộ trưởng phân công trách nhiệm triển khai thường xuyên các hoạt động đã được phê duyệt của Dự án cho Thứ trưởng và các đơn vị thực hiện (BQLDATƯ, BQLDAT và BHYTVN).
Giám đốc Dự án
Giám đốc Dự án được Bộ trưởng Bộ Y tế bổ nhiệm điều hành Dự án. Dựa vào các chức năng và nhiệm vụ do Bộ trưởng phân công, cũng như trong khuôn khổ Dự án có trách nhiệm cung cấp cho Bộ trưởng các thông tin chính xác về tính hiệu quả và tiến độ thực hiện Dự án. Giám đốc Dự án là người có trách nhiệm thực hiện những chương trình làm việc được phê duyệt của Dự án đúng thời hạn và thoả đáng.
Nhiệm vụ và trách nhiệm của Giám đốc Dự án cụ thể là:
• Quản lý việc lập kế hoạch và thực hiện chương trình làm việc, về mặt kĩ thuật phải tuân theo kế hoạch thực hiện Dự án, về mặt quản lý phải tuân thủ các qui định của Chính phủ và ADB;
• Quản lý và điều phối tất cả các nguồn lực của Dự án, bao gồm vốn vay ADB, vốn đối ứng của Chính phủ và vốn đồng tài trợ của các nhà tài trợ khác;
• Điều phối thực hiện Dự án, lập “Bản miêu tả công việc” hoặc điều khoản giao việc”, xác định nhiệm vụ công việc cho từng chức danh trong Ban quản lý Dự án; tuyển chọn người làm việc trong Ban quản lý Dự án theo uỷ quyền của chủ Dự án;
• Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đảm bảo năng lực thực hiện công việc của các thành viên trong Ban quản lý Dự án;
• Phân phối kinh phí cho các hoạt động, tiều dự án: Căn cứ các thành phần hoạt động của Dự án;
• Tuyển chọn chuyên gia, tư vấn cho dự án;
• Chọn nhà cung ứng hàng hoá: xác định yêu cầu đặt ra đối với mua sắm cho dự án, lập kế hoạch mua sắm/đấu thầu, tổ chức đấu thầu, kí kết hợp đồng mua sắm/đấu thầu, quản lý và thanh lý hợp đồng;
• Chuẩn bị và kí kết các hợp đồng trong khuôn khổ dự án và tổ chức thực hiện hợp đồng đã được kí kết;
• Quản lý, theo dõi và giám sát việc thực hiện Dự án;
• Thực hiện nghĩa vụ hợp đồng;
• Đôn đốc thực hiện hợp đồng;
• Xây dựng và triển khai kế hoạch thực hiện dự án đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu, đối tượng, tiến độ và các cam kết với nhà tài trợ;
• Giám sát tiến độ thực hiện Dự án: bóc tách từng công việc của Dự án, xác định trình tự tối ưu giữa các hoạt động, dự kiến thời gian cho từng hoạt động và kiểm soát thực hiện;
• Làm thủ tục giải ngân;
• Xác định rủi ro có thể có của dự án, lượng hoá xác suất rủi ro và mức độ ảnh hưởng, xây dựng biện pháp phòng tránh, hạn chế các rủi ro, xây dựng kế hoạch áp dụng các biện pháp đã đưa ra;
• Bổ sung, điều chỉnh dự án thuộc thẩm quyền của chủ dự án, quản lý, phát hiện các trường hợp cần điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung dự án của mình, chuẩn bị các tài liệu cần thiết và làm thủ tục đề nghị cấp có thẩm quyền phê duyệt, bổ sung, điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung dự án của mình, chuẩn bị các tài liệu cần thiết và làm thủ tục đề nghị cấp có thẩm quyền phê duyệt, bổ sung, điều chỉnh;
• Theo dõi, đánh giá ở cấp cơ sở, xử lý, giải quyết các báo cáo ở cấp cơ sở chuyển lên, lập báo cáo gửi lên cấp có thẩm quyền;
• Tổ chức thực hiện các quyết định và sự thanh tra, kiểm tra của chủ dự án và cơ quan cấp trên có thẩm quyền phù hợp với quy định của pháp luật;
• Báo cáo về tiến độ thực hiện Dự án đến cấp có thẩm quyền cao hơn theo qui định của pháp luật;
• Tổ chức bàn giao dự án đã hoàn thành cho đơn vị tiếp nhận. Ở cấp Trung ương sẽ có hai phó Giám đốc chuyên trách để hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý thực hiện Dự án. Song trên thực tế chỉ có một phó Giám đốc Dự án. Phó Giám đốc Dự án thay mặt Giám đốc điều hành công việc khi Giám đốc Dự án đi vắng và phụ trách các mặt công tác: mua sắm, hành chính - quản trị.
Các nhân viên khác chịu trách nhiệm về:
• Điều phối lập kế hoạch, quản lý, hệ thống thông tin quản lý (MIS), giám sát dựa vào cộng đồng;
• Điều phối về hậu cần, mua sắm và đấu thầu liên quan;
• Điều phối về xây dựng cơ bản và đấu thầu liên quan. Giám đốc Dự án tỉnh
Giám đốc Sở Y tế sẽ đồng thời là Giám đốc Dự án tại tỉnh. Giám đốc Sở Y tế sẽ điều phối các hoạt động của Dự án tỉnh mình. Trách nhiệm của Giám đốc Dự án tỉnh là hướng dẫn các đơn vị có liên quan của Sở Y tế và Trung tâm Y tế huyện thực hiện đúng các hoạt động Dự án. Giám đốc Dự án tỉnh cũng có nhiệm vụ cung cấp thông tin về Dự án cho Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân tỉnh. Giám đốc Dự án tỉnh sẽ thường xuyên liên lạc với các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Y tế và các cơ quan tuyến tỉnh về các vấn đề liên quan đến việc thực hiện Dự án.
Giám đốc Dự án tỉnh có nhiệm vụ thiết lập chương trình làm việc tại tỉnh, đảm bảo việc triển khai Dự án một cách hiệu quả và đúng thời hạn cũng như đạt được các mục tiêu và mốc quan trọng của tỉnh. Giám đốc Dự án của tỉnh. Giám đốc Dự án tỉnh cần báo với Giám đốc Dự án Trung ương về: kế hoạch thực hiện hàng năm, tiến độ hàng năm, đánh giá việc thực hiện và các vấn đề ngoài tầm kiểm soát của mình.
Các nhân viên khác chịu trách nhiệm về: điều phối lập kế hoạch
Nhóm công tác tại huyện
Giám đốc Trung tâm huyện giữ vai trò người đứng đầu nhóm công tác tại huyện, có nhiệm vụ chuẩn bị chương trình hành động hàng năm của huyện và chỉ đạo nhóm xác định các hoạt động cần được tiến hành, đảm bảo tính chính xác và hợp lý trong mọi hoạt động và đạt được mục tiêu hàng năm.
Giám đốc Trung tâm Y tế huyện đồng thời phải giám sát hoạt động cũng như chức năng, trách nhiệm của nhân viên cấp huyện và phải là người điều
phối mọi hoạt động về sức khoẻ được thực hiện bởi các cơ sở và tổ chức trong huyện mình.
Các nhân viên khác chịu trách nhiệm về:
• Đào tạo và chất lượng dịch vụ CSSK và truyền thông thay đổi hành vi;
• Xây dựng cơ bản và đấu thầu liên quan;
• Giải ngân, kế toán, hậu cần, mua sắm và đấu thầu liên quan;
• Kế hoạch, quản lý, MIS (hệ thống thông tin quản lý), giám sát dựa vào