II một số biện pháp nhằm hoàn thiện hạch toán tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật
4. Hoàn thiện sửa chữa lớn TSCĐ hữu hình
Thứ nhất: Sửa chữa lớn TSCĐ và nâng cấp TSCĐ là hai khái niệm khác nhau. Theo quy định của Bộ Tài chính: Sửa chữa lớn TSCĐ là công việc sửa chữa có tính chất khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ, thay thế các bộ phận quan trọng, thời gian diễn ra nghiệp vụ sửa chữa dài và chi phí sửa chữa chiếm tỷ trọng đáng kể so với chi phí kinh doanh của từng kỳ hạch toán. Và nâng cấp TSCĐ là hoạt động nhằm kéo dài thời gian sử dụng, nâng cao năng suất, tính năng, tác dụng của TSCĐ nh cải tạo, xây lắp, trang bị bổ sung thêm cho TSCĐ.
Khi đa hai khái niệm này vào thực tế, ngời ta rất khó phân định rạch ròi, đặc biệt, trờng hợp sửa chữa lớn TSCĐ và sửa chữa lớn kết hợp cải tạo nâng cấp TSCĐ.
Lợi dụng khái niệm cha rõ ràng này, nhiều doanh nghiệp đã tuỳ tiện biến tớng nghiệp vụ nâng cấp TSCĐ thành nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ. Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ đợc hạch toán vào chi phí kinh doanh, trong khí đó, các khoản chi phí nâng cấp TSCĐ phải phản ánh vào nguyên giá TSCĐ.
Do vậy, đa số các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp có nguồn vốn đầu t cho TSCĐ tơng đối dồi dào cũng không bỏ qua cơ hội tận dụng đó. Mục đích của họ là giấu lợi nhuận, một mặt trì hoãn việc đóng thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật, trong nhiều trờng hợp sửa chữa lớn TSCĐ, nhu cầu trang bị bổ sung phát sinh. Xí nghiệp kết hợp nâng cấp luôn tài sản đó nhng vẫn coi nh là sửa chữa lớn TSCĐ. Theo cách vận dụng này cùng với sự biến động thờng xuyên của giá cả, chi phí sửa chữa TSCĐ nhiều khi còn cao hơn cả nguyên giá tài sản. Điều đó tạo ra những bất hợp lý trong cơ cấu giá trị của TSCĐ.
Vì vậy, Bộ Tài chính nên có những quy định cụ thể để phân định rạch ròi nghiệp vụ sửa chữa lớn và nâng cấp TSCĐ trong mọi trờng hợp. Điều đó tạo điều kiện cho công tác quản lý, sử dụng TSCĐ và công tác kiểm tra của các cơ quan chức năng hiệu quả hơn.
Thứ hai: Hiện nay, công tác sửa chữa lớn TSCĐ tại Xí nghiệp vẫn cha đợc chú ý đúng mức, nên khi có thực tế phát sinh phải giải quyết bị động. Điều này gây khó khăn cho công tác hạch toán chi phí, nhất là khi TSCĐ bị h hỏng nặng chi phí sửa chữa sẽ rất lớn làm tăng chi phí sản xuất trong kỳ tiếp theo.Ngoài ra, việc kiểm tra hiện trạng TSCĐ để tiến hành sửa chữa TSCĐ còn sơ sài, cha sát với thực tế.
Để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ, Xí nghiệp cần phải có sự quan tâm thích đáng đến công tác sửa chữa TSCĐ.Vào các kỳ kiểm kê TSCĐ, đoàn kiểm kê cần chú ý phát hiện những TSCĐ nào có khả năng bị h hỏng nặng, cần sửa chữa, đại tu, để nhắc nhở các đơn vị sử dụng lập biên bản và đề nghị lên Xí nghiệp xin sửa chữa lớn TSCĐ. Sau khi phòng Kế hoạch – Kỹ thuật kiểm tra hiên trạng, lập biên bản kiểm tu, Xí nghiệp phải lên kế hoạch lớn TSCĐ để trình lên Công ty xét duyệt. Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch này cần đợc phân bổ trớc cho các kỳ kinh doanh. Cụ thể, việc hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ trong kế hoạch đợc tiến hành nh sau:
+ Trớc hết, theo kế hoạch, định kỳ hàng quý kế toán trích trớc chi phí sửa chữa lớn nh sau:
Nợ TK 141 Nợ TK 642
Có TK 335: Số dự kiến phải chi cho sửa chữa lớn TSCĐ phân bổ cho kỳ
này
+ Khi công việc sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, tập hợp chi phí sửa chữa lớn chi tiết theo công việc sửa chữa :
* Nếu thuê ngoài, kế toán ghi :
Nợ TK 241(2413):Chi phí sửa chữa thực tế. Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331: Tổng số tiền phải trả theo hợp đồng .
* Nếu do Xí nghiệp tự làm, kế toán ghi:
Nợ TK 241(2413): Chi phí sửa chữa thực tế. Có TK 111, 152, 334 , 338...
+ Khi công việc sửa chữa hoàn thành, kết chuyển công việc chi phí nh sau:
Nợ TK 335:
Có TK 241(2413): Chi phí sửa chữa thực tế
Trong trờng hợp chi phí sửa chữa thực tế lớn hơn chi phí trích trớc, kế toán ghi:
Nợ TK 141, 642
Có T K 335: Phần chênh lệch.
Hoặc chi phí sửa chữa thực tế nhỏ hơn chi phí trích trớc, kế toán ghi:
Nợ TK 335: Phần chênh lệch. Có TK 721