II Hạch toán tổng hợp biến động tăng giảm TSCĐ tại Xí nghiệp dịch vụ KHKT
1 .Tài khoản sử dụng để hạch toánTSCĐ hữu hình
Hệ thống tài khoản của công ty đợc chi tiết đến TK cấp 3 trên cơ sở hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính. Để hạch toán TSCĐ hữu hình, Xí nghiệp sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
Số hiệu TK Tên TK
211 TSCĐ hữu hình
2112 Nhà cửa
2113 Máy móc thiết bị 2114 Phơng tiện vận tải 2115 Dụng cụ quản lý 2118 TSCĐ hữu hình khác
214 Hao mòn TSCĐ
2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình
411 Nguồn vốn kinh doanh
009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản
Ngoài ra, Xí nghiệp còn sử dụng một số tài khoản khác để hạch toán nh: TK 111, 112, , 138, 141, 338, 642, 627....
2. Hạch toán tăng TSCĐ hữu hình
TSCĐ của Xí nghiệp đợc hình thành (chủ yếu) từ hai nguồn cơ bản: Nguồn vốn ngân sách (chiếm tỷ lệ nhỏ) và nguồn vốn tự bổ sung. Trong đó chủ yếu do mua sắm (kể cả mua cũ và mới), các trờng hợp khác ít hoặc hầu nh không xảy ra. Xuất phát từ nhu cầu mua của các đơn vị, bộ phận, căn cứ vào thực trạng và nhu cầu đổi mới TSCĐ của Xí nghiệp. Xí nghiệp tiến hành mua sắm TSCĐ theo trình tự sau:
Bộ phận có nhu cầu làm tờ trình đề nghị mua TSCĐ đầu t cho đơn vị mình, nêu rõ mục đích sử dụng, phơng pháp quản lý tài sản;
Theo nhu cầu thực tế, lãnh đạo Xí nghiệp phê duyệt, chủ trơng về nguồn vốn đầu t cho tài sản đó;
Các phòng ban chức năng tiến hành các thủ tục mua sắm cần thiết theo quy định và bàn giao cho bộ phận sử dụng;
Kế toán tập hợp các chứng từ có liên quan vào hồ sơ TSCĐ để làm căn cứ cho hạch toán TSCĐ.
Các chứng từ ban đầu liên quan đến việc mua sắm TSCĐ bao gồm: Tờ trình yêu cầu mua tài sản, hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn GTG, uỷ nhiệm chi, biên bản bàn giao tài sản cho bộ phận sử dụng ...Căn cứ vào các chứng từ này, kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ:
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Có Tk 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán
Và ghi bút toán kết chuyển nguồn
Nợ TK 441, 414,... Có TK 411
Nếu TSCĐ này đợc hình thành bằng nguồn vốn khấu hao, kế toán ghi:
Có Tk 009 : Nguyên giá TSCĐ
Lấy trờng hợp mua máy quét hình ảnh tháng 8/ 2001 làm ví dụ. Căn cứ vào đề nghị của phòng Thiết kế và đợc sự đồng ý của Giám đốc Xí nghiệp, Xí nghiệp quyết định dùng nguồn vốn khấu hao để mua máy quét ảnh. TSCĐ này đã đợc bàn giao theo biên bản bàn giao tài sản (xem phần hạch toán chi tiết trang 42). Đến ngày 25/8/2001 bên bán hàng gửi hoá đơn GTGT tới Xí nghiệp chờ thanh toán: