Căn cứ vào công việc sửa chữa kế toán sẽ phản ánh nghiệp vụ sửa chữa theo từng trờng hợp cụ thể:
♦ Sữa chữa thờng xuyên
- Nếu việc sửa chữa do doanh nghiệp tự làm, chi phí sửa chữa TSCĐ đợc tập hợp cho từng đối tợng sử dụng TSCĐ:
Nợ TK 627, 641, 642
Có TK liên quan ( 111, 112, 152, 214, 334, 338...)
- Nếu thuê ngoài, ghi :
Nợ TK liên quan (627, 641, 642)
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK liên quan (111, 112, 331): Tổng số tiền phải.
♦ Sửa chữa lớn TSCĐ
Sửa chữa lớn trong kế hoạch
Khi tiến hành trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh theo dự toán, kế toán ghi:
Nợ TK liên quan (627, 641, 642): Trích trớc chi phí Có TK 335 chi phí phải trả–“ ”
Nghiệp vụ sửa chữa diễn ra, kế toán tiến hành tập hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ trong từng công việc cụ thể .
+Nếu doanh nghiệp tự tiến hành sửa chữa, chi phí sửa chữa thực tế đợc tập hợp theo từng công trình nh sau:
Nợ TK 241(2413): Chi phí sửa chữa thực tế Có TK liên quan 111,112, 152, 214, 334, 338...
+Nếu doanh nghiệp thuê ngoài sửa chữa, khi công việc sửa chữa hoàn thành, bàn giao, kế toán phản ánh số tiền phải trả theo hợp đồng cho ngời nhận thầu sửa chữa lớn:
Nợ TK 241(2413): Chi phí sửa chữa thực tế Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK liên quan 111, 112, 152, 214, 331, 341, 338...
Công việc sửa chữa hoàn thành, TSCĐ đợc phục hồi năng lực hoạt động. Kế toán tính giá thành thực tế của công việc sửa chữa và tiến hành kết chuyển toàn bộ chi phí sửa chữa:
Nợ TK 335: Giá thành sửa chữa thực tế Có TK 241(2413)
+ Nếu giá thành thực tế công việc sửa chữa lớn hơn giá dự toán (đã trích trớc), thì phần vợt dự toán đợc tình vào chi phí kinh doanh của kỳ kết chuyển chi phí sửa chữa:
Nợ TK 627, 641, 642
Có TK 335: Phần vợt dự toán
+ Nếu giá thành thực tế công việc sửa chữa nhỏ hơn giá dự toán, thì phần vợt dự toán tính vào thu nhập bất thờng:
Nợ TK 335: Phần dự toán thừa Có TK 721
Sửa chữa lớn ngoài kế hoạch
Doanh nghiệp có thể tự tiến hành hoặc thuê ngoài sửa chữa.Việc phản ánh các chi phí sửa chữa thực tế phát sinh hoặc số tiền phải trả theo hợp đồng cho ngời nhận thầu (thuê ngoài) đợc phản ánh nh trờng hợp sửa chữa lớn có kế hoạch.
Công việc sửa chữa hoàn thành, giá thành thực tế của công việc sửa chữa phân bổ phải chờ phân bổ ở các kỳ sau:
Nợ TK 142
Có TK 241(2413): Giá thành thực tế công tác sửa chữa.
Kế toán xác định số kỳ phân bổ thích hợp để tính ra mức phân bổ trong từng kỳ hạch toán và ghi:
Nợ TK liên quan 627, 641, 642 Có TK142
♦ Sửa chữa nâng cấp TSCĐ
Tập hợp chi phí sửa chữa nâng cấp TSCĐ, kế toán ghi:
Nợ TK 241(2413): Tập hợp chi phí nâng cấp Nợ TK 133 :Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có ) Có TK chi phí (111, 112, 152, 214, 331...).
Khi công việc sửa chữa hoàn thành, căn cứ vào giá thành thực tế của công việc sửa chữa và giá trị còn lại của TSCĐ đợc nâng cấp để xác định nguyên
giá mới:
Nợ TK 211: Nguyên giá (giá thành sửa chữa thực tế ) Có TK 241
Nếu chi phí để nâng cấp TSCĐ đợc bù đắp bằng nguồn vốn chuyên dùng, kế toán kết chuyển nguồn:
Nợ TK 414, TK 441 Có TK 411
Trình tự hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ cơ bản liên quan đến hoạt động sửa chữa TSCĐ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3 : Hạch toán tổng hợp ngiệp vụ sửa chữa TSCĐ
TK 111, 112, 152, 331, 334... TK627, 641, 642
Chi phí sửa chữa thờng xuyên TSCĐ
TK241(413) TK335
Tập hợp chi phí trong KH Trích trớc
sửa hoặc nâng cấp TSCĐ Giá thành công việc sửa chữa
TK142
Ngoài KH Phân bổ dần
TK133
VAT TK211 Ghi tăng nguyên giá TSCĐ
khi công việc nâng cấp hoàn thành
V Hạch toán khấu hao TSCĐ