II Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Xí nghiệp dịch vụ KHKT
1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Xí nghiệp đợc tổ chức theo phơng thức hỗn hợp. Phòng kế toán của Xí nghiệp thực hiện công tác kế toán chung, tại các đội sản xuất có nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp phát sinh ở đội mình (đến khâu tính giá thành) và định kỳ nộp báo cáo chi phí sản xuất và giá thành của công trình và các báo cáo khác lên phòng Tài chính – Kế toán Xí nghiệp. Kế toán Xí nghiệp tập hợp chi phí sản xuất; xác định kết quả kinh doanh, xác định nghĩa vụ với Nhà nớc và báo cáo lên cấp trên có liên quan. Giữa Xí nghiệp và các đơn vị trực thuộc hạch toán theo cơ chế khoán gọn, lợi nhuận đợc phân bổ theo quy định của Bộ tài chính.
Đứng đầu phòng kế toán là kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán.Toàn bộ kế toán Xí nghiệp đều đặt dới sự lãnh đạo trực tiếp về mặt nghiệp vụ của kế toán trởng.
Kế toán trởng (kiêm trởng phòng kế toán): Có nhiệm vụ chỉ đạo, hớng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Xí nghiệp; kế toán trởng giúp Giám đốc chấp hành các chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật về lao động, về sử dụng quỹ tiền lơng, quỹ phúc lợi cũng nh việc chấp hành các kỷ luật tài chính, tín dụng thanh toán. Ngoài ra, Kế toán trởng còn giúp Giám đốc tập hợp các số liệu kinh tế, tổ chức phân tích các hoạt động kinh doanh, phát hiện ra cá khả năng tiềm tàng, thúc đẩy vệc thực hiện các chế độ hạch toán kế toán trong công tác bảo đảm cho hoạt động của Xí nghiệp thu đợc hiệu quả cao.
Phó phòng: Có nhiệm vụ đôn đốc các nhân viên và xử lý các công việc khác của kế toán trởng, lập các kế hoạch tài chính, huy động nguồn vốn nhằm đảm bảo sử dụng nguồn vốn đợc hợp lý và tiết kiệm, quản lý các đội sản xuất.
Ngoài các công việc trên, phó phòng còn theo dõi mảng (kiêm kế toán) TSCĐ. Khi có biến động TSCĐ, kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ đồng thời ghi sổ các tài khoản có liên quan. Định kỳ căn cứ vào tỷ lệ khấu hao quy định cho từng loại tài sản, kế toán tiến hành trích khấu hao và báo nợ cho các đơn vị trực thuộc. Định kỳ lập các báo cáo về TSCĐ.
Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành kiêm theo dõi nội bộ: Thờng
xuyên kiểm tra, đối chiếu và định kỳ phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí đối với chi phí trực tiếp, chi phí chung, chi phí quản lý doanh nghiệp; đề xuất cá biện pháp tăng cờng quản lý và tiết kiệm chi phí sản xuất; định kỳ lập báo cáo sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ và đúng thời hạn; tổ chức kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm .
Kế toán Ngân hàng kiêm kế toán tổng hợp: Thực hiện kế toán vốn bằng
tiền chuyển khoản tất cả các khoản phát sinh trong Xí nghiệp. Theo dõi kiểm tra đối chiếu ghi chép các nghiệp vụ thanh toán ;ghi chép tổng hợp tình hình phát sinh của các phần hành kế toán, xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáo kế toán định kỳ theo quy định .
Thủ quỹ kiêm kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ: Quản lý tiền mặt ngoại
tệ của Xí nghiệp, căn cứ vào các phiếu thu phiếu chi kèm theo các chứng từ gốc hợp lệ để nhập xuất và vào sổ quỹ kịp thời theo nguyên tắc cập nhật; đồng thời thủ quỹ còn có nhiệm vụ theo dõi mảng vật liệu công cụ dụng cụ.
Kế toán tại các đội sản xuất: Mỗi đội sản xuất đều có các cán bộ kế toán
chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đội định kỳ lập các bảng kê chứng từ gốc và bảng kê chi phí sản xuất và giá thành gửi về phòng kế toán Xí nghiệp.
Có thể khái quát bộ máy tổ chức kế toán của Xí nghiệp theo sơ đồ dới đây: