II Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Xí nghiệp dịch vụ KHKT
nghiệp dịch vụ khoa học kỹthuật
Yêu cầu quản lý TSCĐ, cũng nh nguyên tắc thận trọng trong hạch toán TSCĐ đòi hỏi phải kế toán chi tiết TSCĐ. Thông qua kế toán chi tiết TSCĐ, kế toán sẽ cung cấp những chỉ tiêu quan trọng về cơ cấu tài sản cả về hiện vật và giá trị, tình hình phân bổ TSCĐ theo địa điểm sử dụng cũng nh tình hình bảo quản, trách nhiệm vật chất của các bộ phận và cá nhân trong việc bảo quản và sử dụng TSCĐ. Đây là các thông tin quan trọng cho lãnh đạo của Xí nghiệp. Khi có TSCĐ tăng thêm, Xí nghiệp thành lâp ban nghiệp thu, kiểm nhận TSCĐ. Ban này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với bên giao TSCĐ, lập “Biên bản giao nhận TSCĐ” đồng thời lập biên bản bàn giao tài sản cho đơn vị, bộ phận sử dụng. Biên bản này lập cho từng đối tợng TSCĐ. Với những tài sản cùng loại, giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán lập cho mỗi đối tợng tài sản một hồ sơ riêng. Hồ sơ này đợc giữ tại phòng kế toán làm căn cứ hạch toán. Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toán Xí nghiệp vào thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ đợc mở để hạch toán chi tiết tài sản cố định theo mẫu thống nhất. Thẻ TSCĐ đợc lập một bản và để tại phòng kế toán để theo dõi, phản ánh diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng. Sau đó, kế toán vào sổ TSCĐ. Sổ này lập theo từng năm và lập chung cho toàn Xí nghiệp.
Trờng hợp giảm tài sản, căn cứ vào nguyên nhân cụ thể mà Xí nghiệp lập các chứng từ cần thiết nh: Biên bản thanh lý TSCĐ. Trên cơ sở các chứng từ đó kế toán ghi giảm TSCĐ trên thẻ TSCĐ và sổ TSCĐ.
Có thể tóm tắt trình tự hạch toán chi tiết TSCĐ tại Xí nghiệp nh sau:
Chứng từ gốc Bảng liệt kê chứng từ Thẻ TSCĐ về TSCĐ
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết, Danh sách (Sổ ) TSCĐ
Lấy trờng hợp mua 01 máy quét hình ảnh năm 2001 làm ví dụ. Sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục cần thiết để mua sắm TSCĐ nh: Ký kết hợp đồng kinh tế, kiểm tra chất lợng tài sản ...Hai bên mua và bán lập Biên bản giao nhận TSCĐ nh sau: