7. Kết cấu của luận văn
2.2.1. Quỏ trỡnh đấu thầu xõy lắp
a) Lập hồ sơ dự thầu
Người được phõn cụng- P, KH LĐ KH TGĐ LĐKH TGĐ Người được phõn cụng - P. DAD Cỏ nhõn/đơn vị được phõn cụng
Trưởng đơn vị được phõn
Tiếp nhận thụng tin
Nghiờn cứu khả năng thầu; đề xuất tham
gia Quyết định Bổ sung Dừng đồng ý Lập kế hoạch thực hiện, phõn cụng nhiệm vụ Duyệt Bổ sung đồng ý Phõn phối cỏc thụng tin tài liệu, hồ sơ
liờn quan
Chuẩn bị hồ sơ thầu
Kiểm tra từng phần Kiểm tra tổng thể Duyệt Nộp hồ sơ thầu Bổ Bổ sung Bổ sung đạt đạt đạt
cụng
LĐ DAD
TGĐ
Người được phõn cụng – P. DAD
Sơ đồ 2.2: Quỏ trỡnh lập hồ sơ dự thầu[12] Chi tiết cỏc bước trong sơ đồ như sau [12]:
Tiếp nhận thụng tin, nghiờn cứu, đề xuất
Tất cả cỏc thụng tin về cỏc cụng trỡnh xõy lắp từ mọi kờnh đều được tiếp nhận tại Ban Giỏm đốc và phũng Kế hoạch.
Quyết định
Khi được khỏch hàng mời tham gia dự thầu, cụng ty cử người(nhúm người cú kinh nghiệm nghiờn cứu thụng tin và dữ liệu về cụng trỡnh. Lỳc này cần cú đối sỏch tiếp tục tham gia dự thầu hay từ chối, vỡ vậy trọng tõm nghiờn cứu tập trung vào một số điểm sau:
- Tớnh phức tạp về kỹ thuật-cụng nghệ của cụng trỡnh, cỏc yờu cầu về tớnh năng kỹ thuật của thiết bị thi cụng.
- Cỏc yờu cầu về tớnh năng, nguồn gốc của vật liệu.
- Yờu cầu về thời hạn của từng hạng mục và của toàn dự ỏn. - Cỏc điều khoản chủ yếu trong dự thảo hợp đồng.
Cụng ty cử người (nhúm người) tiến hành nghiờn cứu mụi trường đấu thầu và điều kiện tự nhiờn, xó hội của gúi thầu; trọng điểm nghiờn cứu là :
- Điều kiện địa lý của hiện trường thi cụng bao gồm : vị trớ địa lý, giao thụng vận tải, cung cấp điện nước, thụng tin.
- Điều kiện tự nhiờn bao gồm : lượng mưa, cường độ, mựa mưa,giú bóo, nhiệt độ khụng khớ, động đất...
- Điều kiện cung ứng vật tư bao gồm cỏc nguồn cung ứng cỏc loại vật tư, giỏ cả và điều kiện vận chuyển chỳng đến cụng trường.
- Tỡnh hỡnh lao động cú thể thuờ ở địa phương đú và giỏ cả tiền cụng lao động cũng như điều kiện thầu phụ chuyờn nghiệp...
- Số lượng cỏc nhà thầu khỏc cựng tham gia đấu thầu, năng lực và ý đồ tranh thầu của từng nhà thầu.
- Quỏ trỡnh cụng tỏc, năng lực cụng tỏc và tỏc phong làm việc của kỹ sư giỏm sỏt cụng trỡnh.
Tiếp theo cụng ty sẽ tiến hành so sỏnh những yờu cầu của gúi thầu; những điều kiện tự nhiờn, xó hội với năng lực của mỡnh trờn một số mặt trọng yếu:
- Năng lực và thiết bị, mỏy múc, cụng nghệ cú thể đỏp ứng khụng? - Nguồn vật tư, thiết bị cần thiết cho việc thực hiện gúi thầu? - Kinh nghiệm thi cụng và quản lý cú tương đối tốt khụng? - ảnh hưởng của gúi thầu sau khi trỳng thầu đến cụng ty?
- Cỏc lợi ớch thu được (lợi nhuận, địa bàn, cụng ăn việc làm..) sau khi hoàn thành gúi thầu?
Lập kế hoạch chi tiết
Khi đó quyết định tham gia dự thầu, Trưởng phũng Kế hoạch chủ trỡ việc lập kế hoạch đấu thầu chi tiết trong đú nờu rừ:
- Thứ tự cỏc cụng việc cần thực hiện (chi tiết) - Trỏch nhiệm thực hiện
- Thời gian bắt đầu và kết thỳc - Phương tiện cần cú
- Thời hạn hoàn thành và kiểm tra cụng việc
- Phương phỏp trao đổi thụng tin/ cỏc chế độ bỏo cỏo trong quỏ trỡnh nghiờn cứu bài thầu và lập hồ sơ dự thầu.
Kế hoạch này được cập nhật trong quỏ trỡnh thực hiện mỗi khi cú sự thay đổi.
Duyệt
Trưởng phũng Kế hoạch phờ duyệt kế hoạch chi tiết.
Chuẩn bị hồ sơ thầu
Tất cả cỏc bộ phận được giao nhiệm vụ nghiờn cứu kỹ hồ sơ mời thầu và cỏc dữ liệu liờn quan, thực hiện cụng việc được phõn cụng với mức độ chớnh xỏc nhất và trong thời gian đó qui định.
Cỏc bộ phận thực hiện cỏc cụng việc như sau:
+ Bộ phận lập hồ sơ năng lực, phỏp lý: trỡnh bày năng lực tài chớnh, năng lực kỹ thuật, cụng nghệ và nhõn lực thụng qua bảng cõn đối tài chớnh qua một số năm, cỏc bảng kờ mỏy múc thiết bị, nhõn lực của cụng ty theo yờu cầu của hồ sơ mời thầu.
+ Bộ phận lập biện phỏp thi cụng: Dựa vào hồ sơ mời thầu và cỏc tài liệu kốm theo, cỏc thụng tin qua điều tra vựng dự ỏn để lập biện phỏp thi cụng phự hợp đồng thời kết hợp với bộ phận lập giỏ để tỡm ra một biện phỏp tối ưu nhất.
+ Bộ phận lập giỏ dự thầu: giỏ dự thầu là chỉ tiờu quan trọng nhất quyết định khả năng thắng thầu của doanh nghiệp.Dựa vào hồ sơ mời thầu, biện phỏp thi cụng đó lựa chọn, định mức đơn giỏ nội bộ của doanh nghiệp, giỏ cả thị trường, cỏc điều khoản của hợp đồng, chiến lược tranh thầu, ý đồ tranh thầu cụ thể của doanh nghiệp để đưa ra giỏ dự thầu cạnh tranh nhất.
Kiểm tra từng phần
Dự thảo hồ sơ thầu sau khi được người lập tự kiểm tra sẽ được gửi tới cho người được phõn cụng kiểm tra
Người kiểm tra cú trỏch nhiệm đảm bảo phần hồ sơ này phự hợp với yờu cầu kỹ thuật và trỡnh bày đó qui định
Tất cả cỏc phần hồ sơ dự thầu được tập trung tại Phũng Kế hoạch, Trưởng phũng cú trỏch nhiệm chủ trỡ cụng tỏc nghiệm thu chất lượng toàn bộ hồ sơ dự thầu nhằm đảm bảo tất cả cỏc yờu cầu của Chủ đầu tư và cỏc bờn liờn quan đó được xem xột đầy đủ và cụng ty cú đủ năng lực để đỏp ứng cỏc yờu cầu đú.
Duyệt
Tổng Giỏm đốc quyết định cuối cựng thụng qua việc phờ duyệt hồ sơ dự thầu.
Nộp hồ sơ thầu
Hồ sơ dự thầu được nhõn bản, đúng gúi theo đỳng yờu cầu. Vận chuyển và bàn giao cho Chủ đầu tư, ký biờn bản giao nhận hồ sơ với đại diện Chủ đầu tư.
Phũng Kế hoạch và Ban Giỏm đốc tiếp tục theo dừi cỏc thụng tin trong quỏ trỡnh chấm thầu. Mọi sự thay đổi/ bổ sung/ điều chỉnh đều được bỏo cỏo cho Lónh đạo cụng ty và cỏc đơn vị liờn quan để giải quyết.
b) Giai đoạn xem xột và ký hợp đồng
Trỏch nhiệm Bước tiến hành
KH Người được phõn cụng – P. KH TGĐ/KH TGĐ KH
Sơ đồ 2.3: Quỏ trỡnh xem xột và ký hợp đồng[12] Tiếp nhận thụng bỏo trỳng Chuẩn bị dự thảo hợp đồng Xem Ký hợp đồng Dừng Khụng ký hợp đồng Phõn phối hợp
Diễn giải cỏc bước trong sơ đồ [12] :
Bước 1: Tiếp nhận thụng bỏo trỳng thầu
Phũng Kế hoạch tiếp nhận thụng bỏo trỳng thầu, trỡnh Tổng Giỏm đốc và phổ biến cho tất cả cỏc đơn vị liờn quan để chuẩn bị cỏc nguồn lực cần thiết.
Bước 2: Chuẩn bị dự thảo hợp đồng
Dự thảo này do Phũng Kế hoạch lập căn cứ trờn hồ sơ dự thầu, hồ sơ mời thầu và cỏc yờu cầu của Chủ đầu tư.
Bước 3: Xem xột
Ban Lónh đạo cụng ty thương thảo hợp đồng với chủ đầu tư, ghi nhận tất cả cỏc yờu cầu bổ sung. Xem xột nhằm đảm bảo tất cả những gỡ khỏc với những điều đó nờu trước đõy đều được giải quyết và cụng ty đó thực sự thấu hiểu cỏc yờu cầu do Chủ đầu tư đặt ra và cú đầy đủ khả năng đỏp ứng.
Bước 4: Ký hợp đồng
Tổng Giỏm đốc ký hợp đồng với Chủ đầu tư
Bước 5: Phõn phối hợp đồng
Phũng Kế hoạch cú trỏch nhiệm chuyển giao hợp đồng và cỏc thụng tin liờn quan tới cỏc đơn vị cú trỏch nhiệm để thực hiện.
c) Giai đoạn quản lý cụng trỡnh (sau khi ký hợp đồng giao nhận thầu): *Sơ đồ cỏc bước (khõu) triển khai
Trỏch nhiệm Cỏc bước triển khai
TGĐ
T.BĐH
Bổ nhiệm Trưởng Ban điều
hành Xỏc định cơ cấu tổ chức dự ỏn Duyệt Bổ sung Hoạch định chất lượng dự ỏn Xem Bổ sung
TGĐ T.BĐH TGĐ TGĐ T.BĐH/ KH Cỏc đơn vi được phõn cụng Giỏm sỏt Kết quả Duyệt Lập phương ỏn Thực hiện Chỉ đạo triển khai
T. BĐH Người được phõn cụng – BĐH T. BĐH BĐH/ cỏc đơn vị BĐH/ đơn vị BĐH/ đơn vị
Sơ đồ 2.4: Cỏc bước triển khai thi cụng xõy lắp và quản lý cụng trỡnh[12] * Mụ tả cỏc bước (khõu trong sơ đồ) [12]:
Bước 1: Bổ nhiệm Trưởng ban điều hành
Căn cứ trờn hợp đồng đó ký và kết quả đấu thầu, Tổng Giỏm đốc lựa chọn sự phự hợp. Ra quyết định bổ nhiệm Trưởng ban điều hành cụng trỡnh và thụng bỏo cho cỏc đơn vị liờn quan.
Bước 2: Xỏc định cơ cấu tổ chức cụng trỡnh
Trưởng ban điều hành thiết lập cơ cấu tổ chức cụng trỡnh bao gồm
- Sơ đồ tổ chức cụng trỡnh, mụ tả mối quan hệ giữa cỏc nhúm trong cụng trỡnh - Trỏch nhiệm, quyền hạn của cỏc trưởng nhúm
- Đề xuất nhõn sự cụ thể
Bước 3: Phờ duyệt
Quyết định về cơ cấu tổ chức cụng trỡnh được thụng bỏo cho toàn thể nhõn sự tham BĐH/ KH
TCKT
T. BĐH
gia cụng trỡnh
Bước 4: Hoạch định chất lượng cụng trỡnh
Trưởng ban điều hành phải lập kế hoạch và triển khai cỏc quỏ trỡnh cần thiết đối với việc quản lý cụng trỡnh thụng qua việc lập sổ tay chất lượng của cụng trỡnh. Sổ tay chất lượng của cụng trỡnh phải nhất quỏn với cỏc hoạt động khỏc của Hệ thống Quản lý Chất lượng của cụng ty.
Sổ tay chất lượng của cụng trỡnh được thiết lập nhằm đảm bảo: - Mục tiờu chất lượng, tiến độ của cụng trỡnh được xỏc định
- Cỏc thụng tin về cụng trỡnh được thể hiện rừ, cỏc hạng mục thi cụng do Cụng ty đảm nhận
- Cơ cấu tổ chức thực hiện cụng trỡnh, danh sỏch cỏc nhà thầu phụ, cỏc nhà cung cấp vật tư, thiết bị;
- Phương thức trao đổi thụng tin giữa cỏc đơn vị, phõn cấp thụng tin giữa từng bộ phận.
- Nhu cầu thiết lập cỏc hoạt động, tài liệu, việc cung cấp cỏc nguồn lực cụ thể cho cụng trỡnh được nhận biết.
- Cú cỏc hoạt động kiểm tra, giỏm sỏt trong từng giai đoạn thớch hợp của cụng trỡnh - Cú cỏc hoạt động điều chỉnh khi phỏt hiện sự khụng phự hợp trong quỏ trỡnh triển khai
- Cú đủ cỏc hồ sơ cần thiết để chứng minh việc quản lý cụng trỡnh đỏp ứng yờu cầu đề ra
Sổ tay chất lượng cụng trỡnh do Trưởng ban điều hành quản lý và được cập nhật liờn tục trong suốt quỏ trỡnh triển khai cụng trỡnh.
Bước 5: Xem xột
Tổng Giỏm đốc thực hiện việc xem xột nhằm đảm bảo cỏc nội dung trong Sổ tay cụng trỡnh:
- Cú tớnh khả thi;
- Đỏp ứng được cỏc yờu cầu quản lý chất lượng;
- Phự hợp với cỏc hoạt động khỏc trong hệ chất lượng của Cụng ty
Bước 6: Phờ duyệt
Tổng Giỏm đốc xột duyệt nhằm cung cấp tớnh hiệu lực cho kế hoạch nờu trờn.
Bước 7: Chỉ đạo triển khai
Căn cứ trờn kế hoạch cụng trỡnh đó phờ duyệt, Trưởng ban điều hành cụng trỡnh giao nhiệm vụ cho cỏc đơn vị tham gia trong cụng trỡnh bằng cỏc quyết định cụ thể hoặc nờu trong sổ tay chất lượng cụng trỡnh. Nội dung của quyết định này phải bao gồm:
- Hạng mục cụng việc và yờu cầu đối với từng hạng mục - Thời điểm bắt đầu và kết thỳc (hoặc định kỳ thực hiện) - Cỏc thụng tin, tài liệu, hồ sơ cần sử dụng
- Phương phỏp trao đổi thụng tin, bỏo cỏo kết quả Bước 8: Lập phương ỏn thực hiện
Cỏc đơn vị được phõn cụng lập phương ỏn tổ chức thi cụng để thực hiện được nhiệm vụ đó giao, trong đú phải chỉ rừ:
- Mục đớch lập phương ỏn tổ chức thi cụng, hạng mục của phương ỏn Cỏc tài liệu ỏp dụng,
- Biện phỏp thi cụng chi tiết do cỏn bộ kỹ thuật lập, ỏp dụng cho từng cụng việc thi cụng,
- Cỏc bộ phận được phõn phối tài liệu. Bước 9: Duyệt
Trưởng ban điều hành xem xột và phờ duyệt phương ỏn thực hiện của cỏc đơn vị nhằm đảm bảo sự phự hợp với sổ tay chất lượng của cụng trỡnh và phự hợp với hệ thống chất lượng của cụng ty.
Trưởng Ban điều hành lập và quản lý kế hoạch giỏm sỏt cỏc hoạt động của cụng trỡnh, phõn cụng nhiệm vụ giỏm sỏt đến từng cỏn bộ giỏm sỏt, việc giỏm sỏt này nhằm đảm bảo:
- Cỏc thụng tin mụ tả đặc tớnh và yờu cầu của cụng trỡnh, của cụng trỡnh hay hạng mục cụng việc luụn sẵn cú
- Cỏc quy trỡnh, phương ỏn thi cụng, biện phỏp an toàn… cú đủ tại nơi cần
- Cỏc thiết bị (thi cụng, kiểm tra và nghiệm thu) được sử dụng và được quản lý một cỏch thớch hợp
- Cỏc hoạt động đều được kiểm tra, giỏm sỏt trong quỏ trỡnh thực hiện
- Cụng tỏc nghiệm thu, bàn giao được thực hiện đỳng yờu cầu đề ra và đỳng với cỏc biểu mẫu của Nhà nước và/ hoặc Chủ đầu tư phỏt hành
- Tiến độ của cụng trỡnh, của cụng trỡnh hay của hạng mục cụng việc phự hợp với kế hoạch được duyệt
- Nhõn sự tham gia cụng trỡnh là những người cú đủ năng lực cần thiết - Mục tiờu chất lượng của cụng trỡnh đang được triển khai
Trờn cơ sở tiến độ thi cụng chi tiết do cỏc đơn vị thi cụng lập, cỏn bộ giỏm sỏt phải lập sổ tay giỏm sỏt trong đú phải thể hiện rừ:
- Hạng mục thực hiện việc giỏm sỏt - Thời điểm, địa bàn giỏm sỏt,
- Nội dung dự kiến giỏm sỏt theo kế hoạch tiến độ, nội dung thực tế giỏm sỏt, - Cỏc kiến nghị, kết luận trong và sau quỏ trỡnh giỏm sỏt,…
Cỏc nội dung này cỏn bộ giỏm sỏt phải định kỳ bỏo cỏo Trưởng ban điều hành. Kết quả của quỏ trỡnh giỏm sỏt được tập hợp từ cỏc bỏo cỏo giỏm sỏt và lưu thành hồ sơ của cụng trỡnh.
Bước 11: Đỏnh giỏ kết quả
Kết quả thu được thụng qua cỏc hoạt động kiểm tra, giỏm sỏt được Trưởng ban điều hành xem xột và đỏnh giỏ sự phự hợp so với cỏc yờu cầu kỹ thuật của cụng trỡnh và yờu
cầu của chủ đầu tư. Khi kết quả tốt, cụng trỡnh đi vào giai đoạn nghiệm thu, bàn giao (bước 14).
Bước 12: Xử lý sản phẩm khụng phự hợp:
Ban điều hành cập nhật thụng tin về cấc sự cố, tồn tại trong quỏ trỡnh điều hành cụng trỡnh. Ban điều hành chỉ đạo đơn vị cú hạng mục thi cụng khụng đảm bảo yờu cầu thực hiện xử lý đối với cỏc hạng mục, vật tư, hàng hoỏ khụng đỏp ứng quy cỏch kỹ thuật, trong đú chỉ rừ:
- Cỏc nội dung cần xử lý
- Biện phỏp xử lý, thời gian thực hiện - Biện phỏp phũng ngừa sự cố
Sau khi xử lý phải lập biờn bản nghiệm thu cụng tỏc xử lý giữa đơn vị, BĐH, Chủ đầu tư và/ hoặc cỏc bờn liờn quan (Theo qui trỡnh kiểm soỏt sản phẩm khụng phự hợp).
Bước 13: Khắc phục / phũng ngừa
Trong quỏ trỡnh thực hiện cụng trỡnh, trờn cơ sở cỏc tài liệu kỹ thuật của cụng trỡnh, nhật ký thi cụng hàng ngày của đơn vị và Ban điều hành , Trưởng Ban điều hành đỏnh giỏ mức độ cần cú cỏc hoạt động khắc phục, phũng ngừa nhằm đảm bảo cỏc nguyờn nhõn gõy ra sự cố trong cỏc hoạt động của cụng trỡnh đó được loại bỏ và cỏc khiếu nại của giỏm sỏt A, Chủ đầu tư đó được xử lý triệt để (Theo qui trỡnh hành động khắc phục, phũng ngừa).
Bước 14: Nghiệm thu, bàn giao
Đơn vị thi cụng phải lập biờn bản nghiệm thu kỹ thuật, nghiệm thu chuyển bước cỏc hạng mục cụng việc. Cụng tỏc nghiệm thu kỹ thuật, bàn giao hạng mục cụng trỡnh và/ hoặc cụng trỡnh được thực hiện giữa Ban điều hành, đơn vị thực hiện, Chủ đầu tư và/ hoặc cỏc bờn liờn quan.
Hồ sơ nghiệm thu phải ghi rừ kết quả thu được, cỏc chuẩn mực chấp nhận và tuõn thủ