Tổ chức quá trình ghi chép

I- Kiểm soát chi phí nguyên vâ ̣t liê ̣u trực tiếp

2.3.Tổ chức quá trình ghi chép

2. Kiểm soát kế toán

2.3.Tổ chức quá trình ghi chép

Để đảm bảo quá trình thi công được diễn ra liên tu ̣c, thực hiê ̣n đúng tiến đô ̣ thi công công trình, viê ̣c cung ứng vâ ̣t tư do phòng Kỹ thuâ ̣t vâ ̣t tư thực hiê ̣n. Khi mua vâ ̣t tư phải có đầy đủ các chứng từ: Hóa đơn GTGT, Phiếu yêu cầu nhâ ̣p vâ ̣t tư với đầy đủ chữ ký của Tổng giám đốc, trưởng phòng Kỹ thuâ ̣t vâ ̣t tư , kế toán vâ ̣t tư.

Trường hợp đi ̣a điểm thi công nằm cách xa kho của công ty thì để giảm chi phí vâ ̣n chuyển, vâ ̣t tư được nhâ ̣p ở kho của đô ̣i thi công công trình ta ̣i nơi thi công (kho ta ̣m). Khi vâ ̣t tư đươ ̣c chuyển đến, phu ̣ trách phòng Kỹ thuâ ̣t vâ ̣t tư phải có đầy đủ các chứng từ như Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu thu mua…căn cứ vào đó kế toán sẽ tiến hành lâ ̣p Phiếu nhâ ̣p kho và thủ kho sẽ ghi theo đúng số lượng thực nhâ ̣p.

Khi có nhu cầu vâ ̣t tư cho công trình, căn cứ Giấy đề nghi ̣ xuất vâ ̣t tư đã được ký duyê ̣t, phu ̣ trách phòng Kỹ thuâ ̣t vâ ̣t tư lâ ̣p Phiếu xuất kho, thủ kho phản ánh số lươ ̣ng thực xuất và tiến hành xuất vâ ̣t tư.

Khi nhâ ̣n được chứng từ liên quan, kế toán tổng hợp sẽ tính chi phí nguyên vâ ̣t liê ̣u phân bổ cho từng công trình và lâ ̣p Bảng tổng hợp chi phí nguyên vâ ̣t liê ̣u trực tiếp cho công trình thi công.

GIẤY ĐỀ NGHI ̣ XUẤT VẬT TƯ

Ho ̣ và tên: Nguyễn Thi ̣ Thanh Hương Bô ̣ phâ ̣n công tác: phòng Kỹ thuâ ̣t vâ ̣t tư

Lý do xuất:Xây lắp đường dây 220Kv trạm 5 – Quảng Nam (đoa ̣n từ G33-G50)

Tên vâ ̣t tư Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Xi măng kg

2 Thép góc SS540 kg

3 Thép góc SS400 kg

4 Dây dẫn AC150 m

5 Sắt φ 8 Kg

6 Sứ cách điê ̣n bát

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 15 tháng 10 năm 2007 Ho ̣ và tên: Nguyễn Thi ̣ Thanh Hương

Bô ̣ phâ ̣n công tác: Phòng Kỹ thuâ ̣t vâ ̣t tư

Lý do xuất: Xây lắp đường dây 220Kv trạm 5 – Quảng Nam (đoa ̣n từ G33-G50)

Đvt:đồng

Stt Tên vâ ̣t tư Đvt

Số lượng Đơn

giá Thành tiền

Yêu cầu Thực xuất

1 Xi măng kg

2 Thép góc SS540 kg

3 Thép góc SS400 kg

4 Dây dẫn AC150 m

5 Sắt φ 8 Kg

6 Sứ cách điê ̣n bát

Cô ̣ng

Người nhâ ̣n Phòng KTVT Phòng TCKT Tổng giám đốc (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên)

CHỨNG TỪ GHI SỔ số:….

Ngày 15 tháng 10 năm 2007 ĐVT: đồng

Trích yếu Số hiê ̣u tài khoản Số tiền Ghi

chú

Nơ ̣ Có

Xuất vâ ̣t tư thi công công

trình 621 152

Tổng

Người ghi sổ Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên)

BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP

Công trình ...

Quý 4 – 2007 Đvt:đồng

Chứng từ Diễn giải Ghi Nơ ̣ các TK,Có TK 152 Ghi

chú

SH NT TK621 ....

Xuất Xi măng Xuất Thép góc SS540 Xuất Thép góc SS400 Xuất Dây dẫn AC150 Xuất Sắt φ 8

Xuất Sứ cách điê ̣n ...

Tổng cô ̣ng

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên)

SỔ CÁI

TK 621 – Chi phí Nguyên vâ ̣t liê ̣u trực tiếp

Công trình ...

TT Ngày CT

SH

CT Diễn giải TK đối ứng Số tiền

Nơ ̣

Số tiền Có

Nơ ̣ Có

01 Xuất vâ ̣t tư cho thi công

công trình

621 152

...

Cô ̣ng

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên)

Trường hợp vâ ̣t tư do đô ̣i tự tổ chức thu mua, bảo quản và xuất dùng cho quá trình thi công: quá trình luân chuyển chứng từ cũng tương tự như trường hợp do công ty tổ chức thu mua nhưng “Giấy đề nghi ̣ mua vâ ̣t tư” và “Giấy đề nghi ̣ ta ̣m ứng” do các đô ̣i lâ ̣p, cuối kỳ kế toán đô ̣i tâ ̣p hợp chứng từ gửi về phòng kế toán Tổng công ty để đươ ̣c hoàn chứng từ. Ở trường hợp này cũng còn nhiều vấn đề bất câ ̣p như quá trình thu mua vâ ̣t tư do các đô ̣i thực hiê ̣n dễ xảy ra gian lâ ̣n, thông đồng, không khách quan, thường bỏ qua khâu kiểm tra chất lượng vâ ̣t tư trước khi nhâ ̣p kho.

Nhìn chung quá trình kiểm soát chi phí nguyên vâ ̣t liê ̣u trực tiếp ở Tổng công ty đươ ̣c thực hiê ̣n tương đối tốt nhưng vấn đề cơ bản vẫn còn nhiều vấn đề bất câ ̣p cần phải khắc phu ̣c như công tác kiểm nghiê ̣m vâ ̣t tư trước khi nhâ ̣p kho chưa được thực hiê ̣n, viê ̣c tổ chức thu mua vâ ̣t tư nên được thực hiê ̣n bởi Phòng Kỹ thuâ ̣t vâ ̣t tư và chuyển thẳng xuống cho các đô ̣i thi công. Đô ̣i tự mua chỉ khi nào thâ ̣t sự cần thiết và chỉ mua với số lượng nhỏ, thực hiê ̣n như thế vừa mang tính khách quan đồng thời vừa tiết kiê ̣m chi phí bảo quản, lưu kho.

II-Kiểm soát đối với Chi phí nhân công trực tiếp 1. Kiểm soát tổ chức

*Khâu tuyển du ̣ng:

- Phòng Tổ chức nhân sự và đào ta ̣o là nơi lâ ̣p kế hoa ̣ch tuyển du ̣ng, tiêu chí tuyển cho ̣n những nhân viên được xác đi ̣nh dựa trên các tiêu thức kinh nghiê ̣m, trình đô ̣ nghiê ̣p vu ̣ và ý thức đa ̣o đức. Mỗi nhân viên được tuyển cho ̣n làm viê ̣c ta ̣i Tổng công ty phải có sự xét duyê ̣t của Tổng giám đốc và có mô ̣t bô ̣ hồ sơ ghi rõ ngày tiếp nhâ ̣n, mức lương quyền lợi và nghĩa vu ̣ của nhân viên. Phòng kế toán lưu mô ̣t bản để làm căn cứ tính lương cho nhân viên.

- Mỗi công trình được thi công, ngoài lực lượng nòng cốt là nhân viên công ty thì lực lượng thuê ngoài cũng chiếm mô ̣t tỷ lê ̣ khá cao. Đây là mô ̣t lực lượng lao đô ̣ng không có hợp đồng lâu dài, Tổng công ty chưa quản lý được chất lượng công nhân thuê ngoài này. Do đó rất có thể trình đô ̣ tay nghề cũng như ý thức,trách nhiê ̣m của công nhân kém sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình, làm gia tăng chi phí không hơ ̣p lý. Vì vâ ̣y về nguyên tắc, Ban giám đốc phân công cho đô ̣i trưởng quản lý chă ̣t chẽ số lao đô ̣ng thuê ngoài.

*Khâu giám sát thi công:

- Để kiểm soát tốt nhân viên thi công công trình thì các đô ̣i trưởng là người luôn có mă ̣t ta ̣i công trường để kiểm tra sự có mă ̣t của công nhân thông qua bảng chấm công, giám sát giờ làm viê ̣c của công nhân. Trường hợp công nhân nghỉ do ốm đau, tai na ̣n…phải xin phép đầy đủ với đô ̣i trưởng.

- Tổng công ty luôn đă ̣t sự an toàn cho công nhân trong quá trình thi công lên trên hết. Do đó Tổng công ty đã đưa ra mô ̣t số biê ̣n pháp quản lý như: yêu cầu đầy đủ các công nhân trực tiếp thi công trên công trình phải phải có bảo hô ̣ lao đô ̣ng,công nhân không chấp hành sẽ bi ̣ pha ̣t trừ vào lương. Quy đi ̣nh này nhằm đảm bảo sự an toàn cho công nhân đồng thời giảm bớt trách nhiê ̣m cho Tổng công ty.

- Tổng công ty thường xuyên kiểm tra đô ̣t xuất số nhân công thực tế thi công trên công trường để xem xét viê ̣c chấm công của các đô ̣i trưởng có đúng trung thực không, so sánh số nhân viên thực tế với số nhân viên theo hợp đồng ở Phòng Tổ chức nhân sự và đào ta ̣o.

2. Kiểm soát kế toán