1. Kiểm soát tổ chức
- Chi phí sản xuất chung là khoản chi phí rất da da ̣ng, phức ta ̣p, bất thường không theo dự toán như các loa ̣i chi phí khác. Do đó, viê ̣c kiểm soát Chi phí sản xuất chung luôn là vấn đề đă ̣t ra đối với nhà quản lý, làm thế nào để khống chế chi phí thấp nhất, góp phần ha ̣ thấp giá thành sản phẩm xây lắp, tăng lợi nhuâ ̣n cho Tổng công ty, đồng thời góp phần ta ̣o sự ca ̣nh tranh giữa các công ty xây dựng với nhau.
- Để thực hiê ̣n tốt công tác kiểm soát Chi phí sản xuất chung, Tổng công ty giao trách nhiê ̣m cu ̣ thể cho từng nhân viê ̣n quản lý ở đô ̣i thi công và có sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên này.
- Căn cứ vào các quy đi ̣nh của Nhà nước, Tổng công ty đã đề ra những quy đi ̣nh phù hợp, mang tính khả thi để kiểm tra viê ̣c thực hiê ̣n quản lý ở các đô ̣i xây dựng. Đô ̣i trưởng, tổ trưởng là người thực hiê ̣n đúng thẩm quyền và các công nhân thực hiện đúng nhiê ̣m vu ̣ được giao. Viê ̣c kiểm tra giám sát công trường do phòng Kỹ thuâ ̣t vâ ̣t tư phu ̣ trách, còn các chứng từ tâ ̣p hợp ở phòng Tài chính kế toán.
- Vấn đề khó kiểm soát nhất trong viê ̣c kiểm soát Chi phí sản xuất chung là các khoản mu ̣c rất nha ̣y cảm, dễ bi ̣ gian lâ ̣n. Vì thế ban lãnh đa ̣o yêu cầu các khoản chi phu ̣c vu ̣ công trình phải có chứng từ đấy đủ và hợp lý, phải được xét duyê ̣t của Ban giám đốc, đô ̣i trưởng mới được chi. Riêng vâ ̣t liê ̣u công cu ̣ du ̣ng cu ̣ xuất dùng cho mu ̣c đích chung của đô ̣i thì được tổ trưởng, các nhân viên quản lý khác theo dõi chă ̣t chẽ và báo cáo tình hình, mu ̣c đích sử du ̣ng cho đô ̣i trưởng.
2. Kiểm soát kế toán
2.1. Tổ chức chứng từ kế toán
Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến Chi phí sản xuất chung của Tổng công ty được phản ánh ban đầu qua hệ thống các chứng từ kế toán gồm: Hóa đơn vận chuyển,Hóa đơn GTGT… liên quan đến bộ phận sản xuất chung, Bảng chấm công cho nhân viên quản lý đội,…
2.2. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán
* Tổ chức tài khoản kế toán
Để hạch toán Chi phí sản xuất chung, Tổng công ty sử dụng tài khoản 627, có phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung chi phí nguyên vâ ̣t liê ̣u trực tiếp phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất do Bộ Tài chính ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Kết cấu Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung:
Bên Nợ: + Tập hợp Chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ.
Bên Có: + Các khoản được ghi giảm Chi phí sản xuất chung.
+ Kết chuyển hoặc phân bổ Chi phí sản xuất chung để tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành trong kỳ.
Tài khoản 627 không có số dư cuối kỳ
* Tổ chức sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán về Chi phí sản xuất chung được tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, phù hợp với hình thức ghi sổ kế toán tại Tổng công ty và theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
2.3. Tổ chức quá trình ghi chép
- Viê ̣c tâ ̣p hợp Chi phí sản xuất chung do kế toán chi phí thực hiê ̣n dựa vào các chứng từ hợp lý ha ̣ch toán đúng vào đối tượng chi ̣u chi phí.
- Chi phí nguyên vâ ̣t liê ̣u, công cu ̣ du ̣ng cu ̣ dùng cho bô ̣ phâ ̣n quản lý phải căn cứ vào giấy đề nghi ̣ xuất dùng vâ ̣t tư được Tổng giám đốc duyê ̣t.
- Chi phí tiền lương nhân viên quản lý đô ̣i phải căn cứ vào bảng chấm công, danh sách nhân viên quản lý ở phòng nhân sự, bảng tính lương.
- Chi phí bằng tiền khác phải căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng,giấy ta ̣m ứng…
- Riêng đối với khoản trích theo lương như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hô ̣i, kinh phí công đoàn được tâ ̣p hợp vào Chi phí sản xuất chung phần tính vào chi phí 19%. Đây là điểm khác biê ̣t so với các ngành khác. Dựa vào tiền lương hàng tháng của công nhân, Tổng công ty trích theo tỷ lê ̣ quy đi ̣nh của Nhà nước.
- Chi phí khấu hao tài sản cố đi ̣nh phân bổ cho bô ̣ phâ ̣n quản lý đô ̣i phải được căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố đi ̣nh.
BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ
Quý 4 -2007
Stt Đối tượng phân bổ GTKL công viê ̣c
hoàn thành
Hê ̣ số
phân bổ Giá tri ̣ phân bổ
1 Công trình...
2 ...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên)
- Đi ̣nh kỳ kế toán tổng hợp tâ ̣p hợp Chi phí sản xuất chung để phu ̣c vu ̣ cho công tác tính giá thành xây lắp, sau đó vào sổ tổng hợp Chi phí sản xuất chung.
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG
Công trình ...
Quý 4 -2007 Đvt:đồng
Stt Diễn giải Ghi Nơ ̣ TK 627 Cô ̣ng
TK111 TK152,153 TK214 TK334 TK338
1
2 ...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên)
SỔ CÁI
TK627 – Chi phí sản xuất chung
Công trình ...
Tt Ngày CT
SH CT
Diễn giải TK đối ứng Số tiền
Nơ ̣
Số tiền Có
Nơ ̣ Có
1 PC20 Chi tiền mă ̣t cho… 627 111
2 PX30 Xuất vâ ̣t liê ̣u… 627 152
3 PX32 Xuất công cu ̣ du ̣ng cu ̣… 627 153
4 BKH Khấu hao TSCĐ 627 214
5 PBL Tiền lương 627 334
6 PBL Trích BHXH… 627 338
Cô ̣ng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên)
Nhìn chung, viê ̣c kiểm soát Chi phí sản xuất chung ở Tổng công ty được thực hiê ̣n tương đối tốt. Tuy nhiên về cơ bản vẫn còn tồn ta ̣i nhiều vấn đề cần được khắc phu ̣c. Đối với khoản chi phí nha ̣y cảm như công tác phí, giao di ̣ch phí…thì ban quản lý chưa kiểm soát chă ̣t chẽ, kế toán chỉ xem xét những khoản chi phí phát sinh có thực sự đúng không.
PHẦN III:
MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY
DỰNG ĐIỆN VIỆT NAM