Tổ chức chứng từ kế toán

I- Kiểm soát chi phí nguyên vâ ̣t liê ̣u trực tiếp

2. Kiểm soát kế toán

2.1. Tổ chức chứng từ kế toán

Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí nhân công trực tiếp của Tổng công ty được phản ánh ban đầu qua hệ thống các chứng từ kế toán về nhân công gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương nhân công, Bảng nghiê ̣m thu kỹ thuâ ̣t, Phiếu xác nhâ ̣n khối lượng công viê ̣c hoàn thành..

2.2. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán

* Tổ chức tài khoản kế toán

Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, Tổng công ty sử dụng tài khoản 622, có phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung chi phí nguyên vâ ̣t liê ̣u trực tiếp phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất do Bộ Tài chính ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.

- Kết cấu Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp:

Bên Nợ: + Chi phí nhân công trực tiếp tham gia thực hiện khối lượng công tác xây lắp trong kỳ.

+ Khoản trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất theo kế hoạch trong năm.

Bên Có: + Kết chuyển hoặc phân bổ Chi phí nhân công trực tiếp để tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành trong kỳ.

Tài khoản 622 không có số dư cuối kỳ

* Tổ chức sổ kế toán

Hệ thống sổ kế toán về chi phí nhân công trực tiếp được tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, phù hợp với hình thức ghi sổ kế toán tại Tổng công ty và theo đúng quy định của Bộ Tài chính.

2.3. Tổ chức quá trình ghi chép

Đồng thời với viê ̣c quản lý ngày công, giờ công cũng như tinh thần làm viê ̣c của các nhân viên thi công trên công trường thì viê ̣c ha ̣ch toán các khoản chi phí nhân công phát sinh trên công trường cũng rất quan tro ̣ng và phức ta ̣p, người thực hiê ̣n ha ̣ch toán này là kế toán chi phí. Viê ̣c ghi chép, phản ánh được căn cứ vào: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương nhân công, Bảng nghiê ̣m thu kỹ thuâ ̣t, Phiếu xác nhâ ̣n khối lượng công viê ̣c hoàn thành..

*Cách tính lương:

Ở Tổng công ty, viê ̣c tính trả lương cho người lao đô ̣ng được tiến hành theo hai hình thức chủ yếu là trả lương theo thời gian và trả lương khoán.

- Trả lương theo thời gian: Tổng công ty áp du ̣ng hình thức này đối với những công nhân gián tiếp thi công như: công nhân vâ ̣n chuyển vâ ̣t liê ̣u thi công, bảo dưỡng bê tông, do ̣n de ̣p vâ ̣t liê ̣u trên công trường…Những công viê ̣c này không ta ̣o ra mô ̣t sản phẩm cu ̣ thể nào, do đó Tổng công ty không xây dựng được đi ̣nh mức lương cho từng nhân viên mà chi dùng thước đo phân loa ̣i thi đua để trả lương nhằm khuyến khích nhân viên làm viê ̣c tích cực đem la ̣i hiê ̣u quả chung cho Tổng công ty.

Phương pháp trả lương theo thời gian có ưu điểm là đơn giản, dễ tính nhưng không phản ánh được mức đô ̣ tích cực của từng công nhân.

- Trả lương khoán: Hình thức trả lương này thường được áp du ̣ng đối với những công nhân trực tiếp thi công công trình. Dựa vào đô ̣ phức ta ̣p của công trình, Tổng công ty chia công trình thành nhiều ha ̣ng mu ̣c và khoán cho các đô ̣i. Mỗi đô ̣i sẽ đươ ̣c giao khoán mô ̣t ha ̣ng mu ̣c công trình tùy vào số lượng, kinh nghiê ̣m và trình đô ̣ tay nghề của công nhân. Cũng có thể mỗi đô ̣i sẽ phân chia ha ̣ng mu ̣c công trình của mình thành nhiều ha ̣ng mu ̣c nhỏ và giao khoán la ̣i cho mô ̣t vài công nhân thực hiê ̣n, khi phát sinh đô ̣i sẽ trực tiếp thanh toán tiền.

Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, nâng cao trách nhiê ̣m cho từng tổ, từng công nhân, kích thích tinh thần làm viê ̣c giúp chất lượng công viê ̣c được cao hơn. Tuy nhiên phương pháp này có ha ̣n chế là viê ̣c phân chia thành nhiều đô ̣i, nhiều tổ sẽ tốn kém chi phí quản lý, giám sát, hơn nữa các đô ̣i trưởng, tổ trưởng không thể kiểm soát dẫn đến hiê ̣n tượng nhiều công nhân thiếu tích cực trong quá trình làm viê ̣c nhưng vẫn đươ ̣c hưởng lương như người khác.

Cả hai hình thức trả lương trên đều có những ưu nhược điểm của nó. Tuy nhiên bằng kinh nghiê ̣m, trình đô ̣ của mình các nhân viên quản lý sẽ kiểm soát tốt nhất, ha ̣n chế đến mức thấp nhất những nhược điểm xảy ra.

BẢNG TÍNH LƯƠNG SẢN PHẨM

Công trình…

Quý 4- 2007 Đvt:đồng

Stt Tên công viê ̣c thi công Đvt Khối lượng Đơn giá Thành

tiền

GK TT GG GK

1 Đổ bê tông m3

2 Đầm đất m3

3 Đào đất móng tru ̣ m3

4 Phu ̣ trắc đa ̣o công

5 Căng dây cáp m

6 Lắp dựng tru ̣/thiết bi ̣ công

7 Xây móng công

8 Vâ ̣n chuyển thiết bi ̣ công

... ...

Cô ̣ng

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên)

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 5 tháng 12 năm 2007 ĐVT:đồng

Trích yếu Số hiê ̣u tài khoản Số tiền Ghi

chú

Nơ ̣ Có

Tiền lương công nhân trực tiếp xây lắp

Tổng

Người ghi sổ Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên)

BẢNG TỔNG HỢP TIỀN LƯƠNG

Công trình…

Quý 4-2007 Đvt:đồng

Stt Nô ̣i dung Lương

sản phẩm

Lương thời gian

Phu ̣ cấp Tổng

cô ̣ng

1 Tiền lương công nhân trực

tiếp xây lắp

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên)

SỔ CÁI

TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Công trình ...

TT Ngày CT

SH

CT Diễn giải TK đối ứng Số tiền

Nơ ̣

Số tiền Có

Nơ ̣ Có

01 Lương phải trả cho công

nhân trực tiếp thi công

622 334

Cô ̣ng

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên)

Nhìn chung, kiểm soát Chi phí nhân công trực tiếp ở Tổng công ty được thực hiê ̣n tương đối tốt ở từng khâu. Có sự phân chia trách nhiê ̣m rõ ràng ở từng khâu, tuyển cho ̣n nhân viên, giám sát thi công, tính lương, ha ̣ch toán chi phí và ghi chép vào sổ sách kế toán…nhằm đảm bảo tiến đô ̣ thi công công trình, quản lý chă ̣t chẽ khối lươ ̣ng và chất lượng công viê ̣c hoàn thành, ha ̣n chế tối đa chi phí bát hợp lý phát sinh. Tuy nhiên, trong mỗi khâu mă ̣c dù đã có sự kiểm soát chă ̣t chẽ của ban lãnh đa ̣o, ban quản lý nhưng vẫn có những sai sót, gian lâ ̣n ngoài tầm kiểm soát phát sinh.