II- Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty
3.1.5Xác định hành động quản lý thích hợp
3. Về công tác kiểm soát chi phí xây lắp
3.1.5Xác định hành động quản lý thích hợp
Sau khi tìm ra nguyên nhân gây nên sự biến động của chi phí nguyên vâ ̣t liê ̣u trực tiếp thì Tổng công ty phải xác định hành động quản lý thích hợp.
+ Để giúp quá trình thi công được diễn liên tục, đúng tiến độ phải đảm bảo tốt công tác cung ứng vật tư, chất lượng vật tư và sử dụng tiết kiệm vật liệu cho thi công. Để làm được điều đó, Tổng công ty phải có kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời, cũng như kế hoạch dự trữ vật tư, phải tách bạch giữa chức năng mua vật tư với công tác lập dự toán, phải đánh giá tình hình cung ứng vật tư trên cơ sở so sánh giá trị vật tư mua về với giá trị vật tư cần cung ứng.
+ Vật tư khi mua về nhập kho hay chuyển thẳng cho thi công công trình phải lập ban kiểm nhận vật tư để dánh giá tình trạng vật tư. Việc bảo quản phải được theo dõi một cách chi tiết.
+ Tổng công ty nên sàng lọc, tìm kiếm nhà cung cấp gần khu vực thi công để giảm thiểu chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản,…Có chính sách khen thưởng đối với nhân viên thu mua vật tư tìm được nhà cung cấp đảm bảo chất lượng vật tư.
Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
Vào hồi... ngày ... tháng ... năm Ban kiệm nghiệm gồm :… Đã kiểm nghiệm các loại vật tư:
tt Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư MS Phương thức kiểm nghiệm Đvt SL theo CT
Kết quả kiểm nghiệm SL đúng quy cách, phẩm chất SL không đúng quy cách, phẩm chất 1 2 ...
Ý kiến của ban kiểm nghiệm...
Thủ kho Đại diện kỹ thuật Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Do đặc thù của ngành xây lắp nên đảm bảo việc sử dụng vật tư đúng mục đích, đúng đối tượng, Tổng công ty nên sử dụng “Phiếu xuất kho vật tư ” theo hạn mức thay cho Phiếu xuất kho.
Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Ngày.. tháng... năm...
Bộ phận sử dụng: Lý do xuất: Xuất tại kho:
TT Tên vật tư Đvt Hạn mức duyệt SL xuất ĐG TT Xác nhận
...
Người nhận Đội trưởng Thủ kho Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mỗi lần nhập xuất vật tư, người nhận phải ký xác nhân vào phiếu, giúp việc quản lý vật tư tốt hơn, tránh thất thoát, sử dụng sai mục đích và dễ dàng quy trách nhiệm sau này.