Mô ̣t sản phẩm xây lắp được hoàn thành không thể không tính đến Chi phí sử du ̣ng máy thi công.Đối với các công ty xây lắp,máy thi công phu ̣c vu ̣ cho công trình có thể đi thuê từ các di ̣ch vu ̣ bên ngoài hoă ̣c do doanh nghiê ̣p tự bỏ vốn ra mua sắm.Riêng đối với Tổng công ty thì máy thi công đúng mu ̣c đích,đúng đối tượng,vấn
đề bảo quản bảo trì và sửa chữa máy thi công…luôn là vấn đề đă ̣t ra đối với nhà quản lý.
1. Kiểm soát tổ chức
- Viê ̣c mua sắm máy móc nhằm đáp ứng nhu cầu sử du ̣ng thi công công trình do phòng Kỹ thuâ ̣t vâ ̣t tư quyết đi ̣nh. Xét thấy nhu cầu cần thiết phòng Kỹ thuâ ̣t vâ ̣t tư sẽ đề xuất mua trình Tổng giám đốc và kế toán trưởng ký duyê ̣t thì mới tổ chức mua. Sở dĩ nhất thiết phải có chữ ký của Tổng giám đốc và kế toán trưởng là vì viê ̣c mua sắm máy móc phải cần đến mô ̣t khoản tiền khá lớn nên không thể không có sự đồng ý của những người quản lý tình hình tài chính của Tổng công ty.
- Máy móc sau khi mua về sẽ được bàn giao cho đô ̣i thi công sử du ̣ng và quản lý. Đô ̣i trưởng là người chi ̣u trách nhiê ̣m trước Tổng công ty nếu có sự cố mất mát xảy ra. Máy móc đang thi công là do người vâ ̣n hành quản lý, khi tâ ̣p kết về kho thì do thủ kho quản lý.
- Máy thi công phải được bảo trì, sửa chữa đúng kế hoa ̣ch nhằm nâng cao tuổi tho ̣ của máy, nếu bi ̣ hư hỏng thất thường thì người vâ ̣n hành máy làm biên bản xin ý kiến của đô ̣i trưởng, Tổng giám đốc và kế toán trưởng mới được phép chuyển máy móc đi sửa.
- Viê ̣c chấm công theo dõi ca máy do đô ̣i trưởng đô ̣i thi công thực hiê ̣n. Sau đó chuyển cho kế toán đô ̣i lâ ̣p bảng lương và thanh toán cho nhân viên. Viê ̣c thanh toán lương và xuất nhiên liê ̣u dùng cho máy móc thi công là do đô ̣i trưởng đô ̣i cơ giới thực hiê ̣n.
- Kiểm soát Chi phí sử du ̣ng máy thi công có sự phân chia trách nhiê ̣m giữa các bô ̣ phâ ̣n, nhằm thực hiê ̣n viê ̣c mua sắm, sử du ̣ng, bảo quản, bảo trì, sửa chữa máy thi công đúng mu ̣c đích, đúng kế hoa ̣ch, tránh tình tra ̣ng mất cắp, la ̣m du ̣ng, sử du ̣ng máy thi công không đúng mu ̣c đích.
2. Kiểm soát kế toán
2.1. Tổ chức chứng từ kế toán
Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến Chi phí sử du ̣ng máy thi công của Tổng công ty được phản ánh ban đầu qua hệ thống các chứng từ kế toán gồm: Hóa đơn vận chuyển máy thi công, Hóa đơn GTGT, Bảng chấm công cho công nhân sử dụng máy thi công,…
2.2. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán
* Tổ chức tài khoản kế toán
Để hạch toán Chi phí sử du ̣ng máy thi công, Tổng công ty sử dụng tài khoản 623, có phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung chi phí nguyên vâ ̣t liê ̣u trực tiếp phát sinh, phù hợp với
những quy định thống nhất do Bộ Tài chính ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Kết cấu Tài khoản 623 – Chi phí sử du ̣ng máy thi công:
Bên Nợ: + Tập hợp chi phí sử dụng máy thi công phát sinh trong kỳ.
Bên Có: + Các khoản được ghi giảm chi phí sử dụng máy thi công. + Kết chuyển hoặc phân bổ Chi phí sử du ̣ng máy thi công để tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành trong kỳ.
Tài khoản 623 không có số dư cuối kỳ
* Tổ chức sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán về Chi phí sử du ̣ng máy thi công được tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, phù hợp với hình thức ghi sổ kế toán tại Tổng công ty và theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
2.3. Tổ chức quá trình ghi chép
- Viê ̣c cung ứng, vâ ̣n chuyển, điều đô ̣ng máy thi công được thực hiê ̣n bởi phòng Kỹ thuâ ̣t vâ ̣t tư. Mỗi công trình đều có dự toán, thiết kế trước khi thi công công trình căn cứ vào dự toán chi phí được duyê ̣t, phòng Kỹ thuâ ̣t vâ ̣t tư sẽ tiến hành lâ ̣p bảng “Bảng dự trù điều máy thi công”, trong đó liê ̣t kê đầy đủ số lượng,chủng loa ̣i của từng máy. Khi có nhu cầu sử du ̣ng phu ̣c vu ̣ cho quá trình thi công, phòng Kỹ thuâ ̣t vâ ̣t tư sẽ đề xuất với Tổng công ty, sau khi được Tổng giám đốc, trưởng phòng Kỹ thuâ ̣t vâ ̣t tư ký duyê ̣t sẽ tiến hành vâ ̣n chuyển máy móc xuống đô ̣i xây dựng. Khi sử du ̣ng máy thi công, các đô ̣i trưởng phải chấm công theo dõi thời gian hoa ̣t đô ̣ng của máy thông qua “Phiếu theo dõi máy thi công”.
- Khi máy thi công được mua về thì kế toán tài sản cố đi ̣nh sẽ ha ̣ch toán vào sổ theo dõi tài sản cố đi ̣nh. Căn cứ vào đă ̣c điểm, tính chất, thời gian sử du ̣ng, tỷ lê ̣ khấu hao của máy móc đi ̣nh kỳ kế toán tài sản cố đi ̣nh thực hiê ̣n đầy đủ viê ̣c tính khấu hao và phân bổ khấu hao theo đúng đối tượng chi ̣u chi phí.
- Đi ̣nh kỳ, máy móc phải được sửa chữa bảo dưỡng đúng kế hoa ̣ch. Nếu trong trường hợp máy thi công bi ̣ hư hỏng thất thường,người vâ ̣n hành máy sẽ đem đi sửa chữa sau khi được sự đồng ý của Tổng giám đốc và kế toán trưởng. Trường hợp này người vâ ̣n hành sẽ mang hóa đơn về phòng kế toán để thanh toán sau mô ̣t thời gian sửa chữa xong, các chứng từ hóa đơn đô ̣i khi không phản ánh đúng sự thâ ̣t vì kế toán chỉ xem xét tính hợp lý của chứng từ chứ không thể xác minh được tính chính xác của chứng từ, bên ca ̣nh đó rất có thể người vâ ̣n hành máy và người sửa chữa có quan hê ̣ với nhau nên dễ thông đồng dẫn đến gian lâ ̣n xảy ra.
- Đối với trường hợp sửa chữa bất thường với chi phí tương đối lớn. Để tránh rủi ro làm cho chi phí phát sinh trong kỳ tăng đô ̣t biến, Tổng công ty thường trích trước chi phí sửa chữa máy thi công :
BẢNG TRÍCH TRƯỚC CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG
Quý 4 –năm 2007 Đvt:đồng
Tên máy Số tiền Công trình ...
Hê ̣ số Số tiền
Máy phát điê ̣n TPV 450 Máy nén khí KOMATSU Máy búa 150kg
Cô ̣ng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 15 tháng 10 năm 2007 ĐVT:đồng
Trích yếu Số hiê ̣u tài khoản Số tiền Ghi
chú
Nơ ̣ Có
Trích trước chi phí sử du ̣ng máy thi công
Tổng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên)
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG
Công trình…
Quý 4- 2007 Đvt:đồng
Stt Diễn giải Ghi Nơ ̣ TK 623 Cô ̣ng
TK152 TK214 TK334 TK335
1 Công trình ...
2 ...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên)
SỔ CÁI
TK 623 – Chi phí sử du ̣ng máy thi công Công trình ... Quý 4 - 2007 TT Ngày CT SH CT
Diễn giải TK đối ứng Số
tiền Nơ ̣ Số tiền Có Nơ ̣ Có
1 Xuất vâ ̣t liê ̣u phu ̣ 623 152
2 Khấu hao máy thi công 623 214
3 Lương phải trả 623 334
4 Trích trước sửa chữa máy thi
công
623 335
Cô ̣ng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên) (Ký,ho ̣ tên)
Nhìn chung, Tổng công ty thực hiê ̣n kiểm soát Chi phí sử du ̣ng máy thi công tương đối tốt. Song, bên ca ̣nh đó cũng tồn ta ̣i nhiều vấn đề như viê ̣c theo dõi ca máy chưa đươ ̣c thực hiê ̣n chă ̣t chẽ, vấn đề bảo trì, bảo dưỡng máy thi công còn xem nhe ̣, viê ̣c sửa chữa không đúng kế hoa ̣ch diễn ra nhiều. Hoa ̣t đô ̣ng sửa chữa chi do người vâ ̣n hành máy thực hiê ̣n sau đó mang chứng từ về phòng ké toán để được hoàn chứng từ và thanh toán nên viê ̣c gian lâ ̣n mô ̣t cách tinh vi khó mà phát hiê ̣n được, đă ̣c biê ̣t các chứng từ này chỉ được kiểm tra mô ̣t cách thông thường. Vì vâ ̣y trong nghiê ̣p vu ̣ sửa chữa máy móc thiết bi ̣ thì Tổng công ty nên quy đi ̣nh phải sửa ở những nơi mà Tổng công ty thường xuyên tiến hành công tác sửa chữa để thuâ ̣n lợi cho công tác kiểm tra chứng từ dù là sửa chữa trong kế hoa ̣ch hay ngoài kế hoa ̣ch.