Việt Nam
1. Về công tác tổ chức xây lắp1.1. Ưu điểm1.1. Ưu điểm 1.1. Ưu điểm
Sự ca ̣nh tranh gay gắt trong nền kinh tế thi ̣ trường làm cho công viê ̣c trúng thầu trở nên hết sức khó khăn, đòi hỏi phải có sự đầu tư nghiên cứu,tính toán rất kỹ càng. Và để đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư Tổng công ty đã tổ chức, quản lý tốt quá trình thi công nhằm đảm bảo chất lượng và tiến đô ̣ của công trình. Là mô ̣t doanh nghiê ̣p xây lắp, Tổng công ty đã không ngừng nỗ lực phát huy sức ma ̣nh tâ ̣p thể, dám nghĩ dám làm,phấn đấu đa ̣t kết quả cao, đưa Tổng công ty ngày càng phát triển và lớn ma ̣nh trong nền kinh tế thi ̣ trường. Tổng công ty đã lâ ̣p dự toán, thiết kê ́,tổ chức thi công cho từng công trình và tùy thuô ̣c vào đi ̣a điểm thi công cũng như mức đô ̣ phức ta ̣p của các công trình mà tổ chức thực hiê ̣n hay khoán go ̣n cho các công ty trực thuô ̣c. Viê ̣c phân công phân nhiê ̣m đó giúp cho Tổng công ty điều hành,quản lý tốt hơn, đem la ̣i hiê ̣u quả cao hơn.
1.2. Nhươ ̣c điểm
Khi Tổng công ty trúng thầu, phòng Kinh tế kế hoa ̣ch lâ ̣p dự toán về các chi phí cho công trình, Phòng Tổ chức nhân sự và đào ta ̣o sẽ có kế hoa ̣ch bố trí nhân viên cũng như viê ̣c thuê mướn nhân công bên ngoài, phòng Kỹ thuâ ̣t vâ ̣t tư xem xét về thiết kế kỹ thuâ ̣t…và trình lên Tổng giám đốc duyê ̣t. Thời gian thi công được xác đi ̣nh, công viê ̣c thi công đươ ̣c chuẩn bi ̣ như vâ ̣t tư, nhân công, máy móc…sau đó công viê ̣c sẽ được thực thi. Nhưng khi đưa vào thi công thì các phòng ban trong Tổng công ty chưa có sự phối hợp chă ̣t chẽ để có thể kiểm soát lẫn nhau, giảm thiểu khả năng sai pha ̣m cũng như tìm các biê ̣n pháp để ha ̣ thấp giá thành sản phẩm, đẩy nhanh tiến đô ̣ thi công.
2. Về công tác tổ chức kế toán2.1. Ưu điểm 2.1. Ưu điểm
Tổng công ty đang áp du ̣ng hình thức kế toán vừa tâ ̣p trung vừa phân tán, rất phù hợp với đă ̣c tính của ngành xây lắp vì các công trình thường ở xa nên khi áp
du ̣ng hình thức này sẽ giúp công tác kiểm tra, đối chiếu, ghi chép được ki ̣p thời và chính xác. Cuối kỳ, kế toán các đơn vi ̣ thành viên chuyển sổ sách chứng từ về Tổng công ty để thực hiê ̣n viê ̣c tổng hợp.
Hình thức sổ kế toán Tổng công ty đang áp du ̣ng là hình thức “Chứng từ ghi sổ”, kết hơ ̣p với chương trình kế toán máy. Đây là hình thức ghi sổ đơn giản, dễ ghi chép. Viê ̣c sử du ̣ng kế toán máy giúp kế toán chỉ cần nhâ ̣p liê ̣u và tính toán toàn bô ̣ trên máy, cuối kỳ in ra các sổ sách kế toán quy đi ̣nh để lưu trữ.
Phòng Tài chính kế toán Tổng công ty có sự phân công phân nhiê ̣m cho từng người đảm trách phần hành kế toán riêng biê ̣t để dễ kiểm tra, đối chiếu, tự kiểm soát lẫn nhau. Các nhân viên Phòng Tài chính kế toán đều có trình đô ̣ chuyên môn cao, kinh nghiê ̣m làm viêc tốt, luôn có tinh thần trách nhiê ̣m đối với phần hành mà mình đảm trách.
Viê ̣c áp du ̣ng kế toán máy trong công tác kế toán giúp cho viê ̣c ghi chép, tính toán, câ ̣p nhâ ̣t dữ liê ̣u, lưu trữ thông tin được đảm bảo, nhanh chóng,chính xác.
Giữa Phòng Tài chính kế toán Tổng công ty và các phòng kế toán đơn vi ̣ trực thuô ̣c có sự liên hê ̣ làm viê ̣c hàng ngày thông qua hê ̣ thống ma ̣ng máy tính diê ̣n rô ̣ng, giúp cho viê ̣c kiểm tra, đối chiếu, giải quyết công viê ̣c được nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian.
2.2. Nhươ ̣c điểm
Ở Tổng công ty tuy đã xây dựng được bô ̣ máy kế toán khá hoàn chỉnh nhưng trong thực tế chỉ làm kế toán tài chính mà chưa quan tâm nhiều đến bô ̣ phâ ̣n kế toán quản tri ̣. Ngày nay, viê ̣c tổ chức kế toán quản tri ̣ là rất cần thiết, nhất là đối với các doanh nghiê ̣p xây lắp có quy mô lớn. Kế toán quản tri ̣ sẽ giúp cho Ban giám đốc trong viê ̣c hoa ̣ch đi ̣nh, điều hành, kiểm soát cũng như ra quyết đi ̣nh phù hợp với tình hình thực ta ̣i.
Hiê ̣n Tổng công ty vừa áp du ̣ng kế toán thủ công vừa áp du ̣ng kế toán máy nên viê ̣c tiếp câ ̣n với các phần hành không liên quan đến nhiê ̣m vu ̣ của kế toán viên thường bi ̣ vi pha ̣m. Trong khi kế toán thủ công quy đi ̣nh rõ nhiê ̣m vu ̣ của từng nhân viên thì ở kế toán máy la ̣i không có quy đi ̣nh cu ̣ thể, mô ̣t kế toán phu ̣ trách công nợ có thể nhâ ̣p liê ̣u cho kế toán phu ̣ trách thanh toán…
3. Về công tác kiểm soát chi phí xây lắp3.1. Ưu điểm 3.1. Ưu điểm
Tổng công ty có Ban kiểm soát riêng biê ̣t, viê ̣c kiểm soát chi phí xây lắp được thực hiê ̣n trên hai mă ̣t là kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán đã góp phần nâng cao chất lươ ̣ng cho từng công trình, giúp Ban giám đốc điều hành, quản lý tốt hoa ̣t
đô ̣ng xây lắp nhằm đem la ̣i hiê ̣u quả cao, ta ̣o dựng uy tín của Tổng công ty so với các đơn vi ̣ khác trong ngành.
3.2. Nhươ ̣c điểm
Mặc dù Tổng công ty đã thiết lập được kiểm soát chi phí xây lắp thông qua kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán nhưng chỉ dừng lại ở việc ghi chép, phản ánh số liệu vào sổ sách mà chưa quan tâm đến tình hình thực hiện các chi phí phát sinh như thế nào, hiệu quả đem lại ra sao, so sánh, phân tích tìm nguyên nhân gây ra sự gia tăng, thất thoát chi phí trong thi công và có biện pháp để điều chỉnh, để từ đó xây dựng các thủ tục kiểm soát phù hợp hơn. Cụ thể:
Kiểm soát chi phí nguyên vâ ̣t liê ̣u trực tiếp
Việc kiểm soát chi phí nguyên vâ ̣t liê ̣u trực tiếp vẫn còn một số bất cập sau: - Công tác thu mua vật tư chưa được thực hiện một cách đầy đủ và đúng thời điểm, khi vật tư được mua về thường không lập biên bản kiểm nghiệm để đánh giá chất lượng lẫn số lượng vật tư.
- Vật tư khi nhập kho thường không được bảo quản chặt chẽ, thủ kho thường được bố trí một người nên việc bảo quản và theo dõi vật tư gặp khó khăn, dễ dẫn đến thất thoát vật tư.
- Đối với một số vật tư khi xuất cho thi công nhưng sử dụng không hết không được quản lý chặt chẽ và thường không được phản ánh vào sổ sách.
- Khi phát sinh các chi phí đã được tập hợp và ghi sổ kịp thời nhưng chưa đi vào đánh giá, so sánh, phân tích tìm nguyên nhân để có biện pháp quản lý thích hợp
Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Việc quản lý nhân viên ở mỗi phòng ban trong Tổng công ty và ở đội thi công công trình đều thông qua bản chấm công. Bảng chấm công được lập cho mỗi tháng và được để ở địa điểm công khai nhưng thường chỉ mang tính chấp hành mà chưa đi sát với thực tế và chưa theo dõi một cách đầy đủ công việc: nhân viên không đi làm đúng thời gian quy định vẫn được chấm công…
Vì đặc điểm của ngành xây lắp nên Tổng công ty thường sử dụng lao động thuê ngoài nơi thi công công trình để giảm bớt chi phí. Việc quản lý số lao động này thông qua hợp đồng giao khoán, nhưng vẫn còn nhiều tồn tại: trình độ tay nghề không được đánh giá đúng vì không thể kiểm tra chính xác trước khi thuê mướn, việc quản lý chưa được chú trọng đúng mức dẫn đến tình trạng vật tư bị mất cắp, năng suất lao động kém, thiếu tinh thần trách nhiệm…Đôi khi việc tuyển dụng không đáp ứng đủ số lượng theo kế hoạch làm quá trình thi công bị ngưng trệ, giảm khối lượng công tác xây lắp hoàn thành, ảnh hưởng đến uy tín của Tổng công ty với chủ đầu tư.
Tổng công ty đã xây dựng được một số thủ tục kiểm soát phù hợp với chế độ cũng như thực trạng của công ty, nhưng cũng chỉ dừng lại ở việc phản ánh chi phí này vào sổ sách liên quan mà chưa đi đến giai đoạn tiếp theo của quá trình kiểm soát là so sánh, phân tích với dự toán được lập, tìm nguyên nhân chênh lệch, từ đó có phương án hành động cụ thể.
Kiểm soát Chi phí sử du ̣ng máy thi công
Máy thi công của Tổng công ty được trang bị khá đầy đủ như: máy nén khí, máy tiện, máy khoan đứng, máy đột dập trục khuỷu, máy siết bu lông…và được sử dụng cho thi công các công trình đường dây, trạm…cũng như điều động cho các đơn vị trực thuộc hay cho thuê ngoài, tuy nhiên không được theo dõi chi tiết chi phí phát sinh cho từng loại máy dẫn đến tình trạng khó quản lý, việc trích trước chi phí sửa chữa thi công làm tăng chi phí mà thực tế có thể không xảy ra.
Công tác bảo trì, bảo dưỡng chưa được thực hiện đầy đủ, việc đánh giá chất lượng máy thi công còn nhiều bất cập.
Chi phí sử du ̣ng máy thi công đã được ghi chép đầy đủ nhưng không so sánh, phân tích với dự toán đã lập để tìm các nhân tố ảnh hưởng, xác định các thủ tục kiểm soát cần thiết để quản lý tốt hơn.
Kiểm soát Chi phí sản xuất chung
Trong Tổng công ty, Chi phí sản xuất chung đã được lập dự toán theo định mức quy định đối với xây lắp công trình điện là 60% Chi phí nhân công trực tiếp, nhưng việc thực hiện chi phí này lại rất khó kiểm soát.
Việc tổ chức cán bộ quản lý tại công trình chưa đạt hiệu quả cao do bộ máy quản lý thi công cồng kềnh, chưa làm tốt nhiệm vụ. Các khoản chi như trả tiền điện thoại, tiền tiếp khách…còn nhiều bất cập. Bên cạnh đó, việc cung ứng vật tư, bố trí nhân công, máy móc thiết bị không tốt làm ảnh hưởng đến khoản mục chi phí này.
Tổng công ty cũng chưa đi vào đánh giá, so sánh, phân tích Chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh với dự toán, do đó cũng không phát hiện được các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí này để có biện pháp kiểm soát thích hợp.