II- Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty
3.3.Kiểm soát Chi phí sử du ̣ng máy thi công
3. Về công tác kiểm soát chi phí xây lắp
3.3.Kiểm soát Chi phí sử du ̣ng máy thi công
Các chi phí phát sinh liên quan đến việc sử dụng máy thi công phải được phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác, trung thực theo chế độ kế toán hiện hành.
3.3.2. Đo lường các kết quả
Giai đoạn kiểm soát này được thực hiện qua việc ghi chép vào sổ sách, tập hợp các chi phí phát sinh theo từng công trình cụ thể và được tổng hợp qua Báo cáo Chi phí sử du ̣ng máy thi công.
Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam
BÁO CÁO CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG
Công trình…
Đvt: đồng
TT Nhóm chi phí Dự toán Thực tế
A Chi phí nhân công
B Chi phí vật liệu C Chi phí dụng cụ D Chi phí dịch vụ D … Cộng 3.3.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu
Sau khi Chi phí sử du ̣ng máy thi công được tập hợp đầy đủ, để kiểm soát tốt hơn phòng kế toán tiến hành so sánh với dự toán:
+ Việc đảm bảo số lượng máy thi công được thể hiện qua thực tế nên phải đi so sánh số lượng đó với dự toán đã lập để đánh giá mức độ thực hiện.
+ So sánh tổng số ca máy (giờ máy) thực tế làm việc so với dự toán, so sánh ca máy làm việc bình quân trong ngày, số giờ máy làm việc bình quân trong ca…để đánh giá tình hình thực hiện dự toán sử dụng máy về thời gian.
3.3.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch
Phân tích phải tiến hành trên 3 mặt là: số lượng, thời gian, năng suất của máy thi công.
+ Phân tích tình hình đảm bảo số lượng máy móc, thiết bị thi công qua hai chỉ tiêu sau:
• Hệ số sử dụng số lượng máy hiện có (Hhc)
Hhc = Số lượng máy có khả năng hoạt động
Số lượng máy hiện có
• Hệ số sử dụng máy có khả năng hoạt động (Khđ)
Hhđ = Số máy thực tế làm việc trên công trường
Số máy có khả năng hoạt động
Phân tích hai hệ số này giúp thấy được khái quát tình trạng máy và công tác huy động máy của Tổng công ty.
+ Phân tích tình hình sử dụng máy móc, thiết bị về mặt thời gian: cần đánh giá tình hình sử dụng quỹ thời gian làm việc của máy thông qua các hệ số sử dụng máy như hệ số sử dụng thời gian theo lịch, theo chế độ…
+ Phân tích tình hình sử dụng máy móc, thiết bị về mặt năng suất: đánh giá tình hình sử dụng máy thi công về mặt năng suất để thấy máy móc thiết bị đã hoạt động ở mức độ nào, công suất đã tận dụng như thế nào và kết quả hoạt động ra sao.
+ Phân tích Chi phí sử du ̣ng máy thi công qua dự toán: - Chỉ tiêu phân tích:
Chi phí sử du ̣ng máy thi công
= Khối lượng sản phẩm xây lắp
x Số ca máy phục vụ cho 1 đơn vị khối lượng XL
x Đơn giá ca máy thi công
Ký hiệu: CM =∑ Q m p (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đối tượng phân tích:
Chi phí sử du ̣ng máy thi công thực tế: CM1 = ∑ Q1m1p1
Chi phí sử du ̣ng máy thi công theo dự toán: CMk =∑ Qkmkpk
- Chỉ tiêu phân tích: ∆CM = CM1 - CMk
Nhân tố khối lượng sản phẩm xây lắp được thực hiện bằng máy thường cố định ở thực tế nên khi phân tích các nhân tố ảnh hưởng ta loại trừ ra.
- Các nhân tố ảnh hưởng:
• Ảnh hưởng của số ca máy phục vụ cho 1 đơn vị khối lượng xây lắp:
∆m CM = ∑ Q1 (m1 - mk) pk
• Ảnh hưởng của đơn giá ca máy thi công:
∆p CM = ∑ Q1 m1 (p1 - pk)
- Tổng hợp:
∆CM = ∆m CM + ∆p CM
Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam
BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG
Công trình…
s Hạng mục
Chi phí sử du ̣ng máy thi công tính theo Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố Tổng hợp Q1mkpk Q1m1pk Q1m1 p1 ∆m ∆p 1
2 ....
Nguyên nhân ảnh hưởng đến sự biến động của Chi phí sử du ̣ng máy thi công có thể là do kỹ thuật tổ chức thi công công trình chưa hợp lý, do không đảm bảo vật liệu, nhiên liệu, thiếu công nhân vận hành máy, chất lượng máy móc…
3.3.5 Xác định hành động quản lý thích hợp
Sau khi phân tích các chỉ tiêu về Chi phí sử du ̣ng máy thi công, tìm ra các nguyên nhân ảnh hưởng, tiếp tục xác định hành động quản lý thích hợp:
+ Sự hợp lý của các giải pháp thiết kế công trình: các giải pháp thiết kế phải tạo điều kiện cho việc thi công bằng máy phát huy khả năng sử dụng máy thi công.
+ Việc lựa chọn máy móc thiết bị thi công: phải lập kế hoạch lựa chọn máy thi công để phù hợp với các điều kiện thực tế nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng máy.
+ Tình trạng kỹ thuật của máy thi công: chất lượng công tác bảo dưỡng, trùng tu máy thường xuyên cũng như lập kế hoạch sửa chữa máy thi công sẽ giúp cho tình trạng kỹ thuật của máy đảm bảo, nâng cao hiệu quả sử dụng.
+ Nâng cao trình độ tay nghề của công nhân điều khiển máy. + Đảm bảo việc cung ứng vật tư đầy đủ về số lượng và chất lượng.
Để thuận lợi cho việc tính phân bổ Chi phí sử du ̣ng máy thi công, nên lập Phiếu theo dõi máy thi công để xác nhận số giờ, số ca mà xe máy thi công hoạt động ở từng công trình, hạng mục công trình và đưa cho phụ trách quản lý xe ký duyệt chấp nhận rồi chuyển đến phòng kế toán.
Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam
PHIẾU THEO DÕI CA MÁY THI CÔNG
Tên xe máy: Mã hiệu: Nước sản xuất: Biển đăng ký: Công suất, trọng tải:
Ngày Công trình, hạng mục công trình Số giờ máy thực tế hoạt động Số ca máy thực tế hoạt động Xác nhận bộ phận sử dụng xe (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phụ trách đội quản lý xe Người điều khiển xe máy
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trước khi xuất dùng máy thi công phải thành lập ban kiểm tra đánh giá tình hình kỹ thuật xe máy thi công, lập biên bản đầy đủ, khi xe náy thi công đưa đến công trình phải lập công trình tạm để bảo quản máy thi công, khi phát sinh chi phí liên quan đến máy thi công thì căn cứ vào phiếu theo dõi xe ca máy thi công mà phản ánh vào sổ sách đầy đủ đồng thời phải có sự kiểm tra đối chiếu với sổ chi tiết Chi phí sử du ̣ng máy thi công.
3.3.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại
Giai đoạn kiểm soát này thực chất là để phục vụ cho các công trình tiếp theo. Do đó cần có sự chỉ đạo đúng đắn cũng như các bước thực hiện phải thống nhất mới giúp kiểm soát được tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn.
Công việc đánh giá lại là cầu nối của quá trình kiểm soát trước với quá trình kiểm soát sau, giúp cho quá trình kiểm soát được thực hiện một cách liên tục, phát hiện được những hành động không phù hợp để ban lãnh đạo có biện pháp phù hợp.