1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Tất cả các công việc như kiểm tra phân loại chứng từ gốc, định khoản kế toán, ghi sổ chi tiết và tổng hợp, hạch toán tổng hợp chi phí, lập báo cáo kế toán đều được tập trung ở phòng tài chính kế toán.
a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ máy kế toán.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ máy kế toán.
Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp
b. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
Kế toán trưởng:
Là người chịu trách nhiệm phụ trách chung phòng kế toán tài vụ. Chịu trách nhiệm trước Công ty về công tác hạch toán, điều hành hoạt động chung của phòng đồng thời tham mưu kịp thời cho Giám đốc về tình hình tài chính của Công ty. Cuối kỳ tập hợp sổ sách báo cáo với Giám Đốc về tình hình kinh tế tài chính của Công ty.
Kế toán tiêu thụ:
Làm nhiệm vụ ghi chép theo giõi tình hình tiêu thụ sản phẩm. Mặt khác còn kiểm tra và giám các hoạt động của công ty. Trong công ty, kế toán tiêu thụ gồm 2 bộ phận:
-Kế toán tiêu thụ Sữa. - Kế toán tiêu thụ Giấy.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp và TSCĐ Thủ quỹ Kế toán tiêu thụ sữa Kế toán tiêu thụ giấy Kế toán kho
Cả hai bộ phận này đều chịu trách nhiệm ghi chép, nhập liệu tình hình tiêu thụ và giám sát các hoạt động kinh doanh của bộ phận. Có đặc điểm chung là cả hai bộ phận đều nhập liệu trên 2 phần mềm tin học:
- Phần mềm nhập liệu mà công ty sở hữu: Cập nhật thông tin bán hàng hằng ngày của nhân viên và xử lý số liệu.
- Phần mềm nhập liệu của Hãng đưa xuống: Nhập liệu thông tin bán hàng và chuyển các số liệu về văn phòng Hãng để theo dõi tình hình của nhà phân phối.
Kế toán kho:
Theo dõi và điều hành việc xuất - nhập hàng hoá trong công ty. Kế toán tổng hợp và TSCĐ:
- Là người chịu trách nhiệm về công tác kế toán trước kế toán trưởng, lập kế hoạch tài chính, theo dõi tình hình tăng giảm, biến động toàn bộ TSCĐ của Công ty; hằng năm đăng ký với chi cục thuế về việc tăng giảm nguồn khấu hao.Đồng thời cuối kỳ thực hiện các bút toán kết chuyển, và lập các báo cáo.
Thủ quỹ:
Là người nhận tiền từ ngân hàng, theo dõi cấp phát tiền mặt theo số liệu kế toán, ghi chép sổ quỹ và lập báo cáo quỹ hàng tháng.
2. Hình thức Sổ kế toán áp dụng tại công ty
Hình thức kế toán: Hiện tại công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán là Nhật
ký chứng từ. Công ty sử dụng phần mềm FAST 2002 vào công tác tổ chức hạch toán kế toán, giữa các máy vi tính được nối mạng. Chương trình tiến hành cập nhập chứng từ vào máy, máy tự động lên các Bảng kê hoá đơn bán hàng, Bảng tổng hợp xuất sản phẩm, Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản, Sổ cái, Báo cáo tài chính. Với sự trợ giúp của máy tính nên việc nhập chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, kịp thời, chính xác
Trình tự ghi sổ kế toán: Hàng ngày, kế toán cập nhập chứng từ gốc vào máy thì
máy sẽ tự động vào Sổ chi tiết tài khoản ( Sổ nhật ký chứng từ) theo thứ tự thời gian, bảng kê, tờ kê chi tiết có liên quan. Đối với các trường hợp ghi vào bảng kê, tờ kê chi tiết, cuối tháng tổng hợp số liệu ở các tờ kê chi tiết ghi vào Nhật ký- chứng từ hoặc Bảng kê có liên quan và tổng hợp số liệu ở bảng kê ghi vào Nhật ký- chứng từ có liên quan.
Cuối tháng, từ Sổ chi tiết tài khoản (Sổ nhật ký - chứng từ) ghi vào Sổ tổng hợp tài khoản rồi lên Sổ Cái; Từ các Sổ chi tiết tổng hợp số liệu lập Bảng tổng hợp số liệu với các tài khoản tương ứng trên Sổ cái. Cuối cùng từ số liệu của Sổ cái, Bảng tổng hợp chi tiết, Nhật ký- chứng từ ta lập các Báo cáo kế toán.
Công ty sử dụng tỷ giá thực tế thông báo tại thời điểm phát sinh làm tỷ giá chuyển đổi ngoại tệ ra Việt Nam đồng.
Kỳ hạch toán theo tháng, cuối tháng kế toán tính giá thành thực tế của sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, phản ánh vào sổ Cái mở cho tháng đó, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho tháng.
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên, tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ.
Doanh nghiệp đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
B. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC. THỤ TẠI CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC.