II. Những ý kiến hoàn thiện kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu
6. Tổ chức tìm hiểu thu thập thông tin của khách hàng mua chịu
Để đảm bảo thu được đầy đủ được và nhanh chóng các khoản nợ của khách hàng mua chịu thì công ty nên tổ chức tìm hiểu về thông tin của các khách hàng này. Việc tìm hiểu khách nợ trước khi quyết định bán chịu có ý nghĩa rất lớn trong việc đảm bảo hiệu quả của hoạt động kinh doanh, giúp công ty dễ dàng trong việc thu hồi vốn, mở rộng tái đầu tư. Vì vậy, công ty nên giao nhiệm vụ cho một nhân viên chuyên đảm trách công việc tìm hiểu tình hình tài chính cũng như hoạt động kinh doanh của khách hàng. Nhân viên này sẽ theo dõi các khách hàng mà công ty cho hưởng chính sách tín dụng cũng như các khách hàng mới quan hệ và thường xuyên gửi báo cáo lên công ty để từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn. Tuy nhiên, nhân viên được giao nhiệm vụ phải là một người nhanh nhạy và có khả năng phán đoán cao.
Ta có thể khái quát quá trình tìm hiểu khách hàng theo sơ đồ sau:
Tình hình công nợ của khách hàng do phòng kế toán cung cấp Tìm hiểu khách hàng trên sách báo, thăm dò… Phân tích
Nhân viên phụ trách công việc “tìm hiểu khách hàng” sẽ dựa vào các báo cáo về tình hình công nợ của khách hàng và tìm hiểu thêm qua sách báo, internet, thăm dò….để tiến hành phân tích, từ đó đưa ra ý kiến của mình trong “Báo cáo tình hình kinh doanh của khách hàng”.
Công ty TNHH Hữu Phúc
BÁO CÁO TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA KHÁCH HÀNG
- Tên khách hàng: - Địa chỉ: Mặt hàng đang kinh doanh Khả năng cạnh tranh Uy tín của trên thương trường Tình hình thanh toán nợ cho công ty
- Tổng số tiền còn nợ công ty:………. - Trong đó nợ quá hạn là:………..
NHẬN XÉT:……….
Đà Nẵng, ngày… tháng…. năm…. Người lập báo cáo
Sau khi đưa ra những nhận xét của mình, nhân viên này sẽ chuyển “Báo cáo tình hình kinh doanh của khách hàng” cho trưởng phòng kinh doanh. Trưởng phòng kinh doanh sẽ dựa vào những thông tin trong báo cáo để ra các quyết định về việc cung cấp tín dụng cho khách hàng. Với cách làm này tôi tin chắc công ty sẽ dễ dàng đưa ra những quyết định đúng đắn đem lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh của mình.
KẾT LUẬN
Trên đây là một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và bộ phận kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ nói riêng tại công ty TNHH Hữu Phúc.
Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu thực tế, em đã cố gắng hoàn thành đề tài sao cho khả năng ứng dụng thực tế là cao nhất, góp phần làm cho hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty ngày càng hoạt động có hiệu quả hơn. Tuy nhiên do kiến thức bản thân còn hạn hẹp, bước đầu tiếp xúc với thực tế còn bỡ ngỡ cho nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì thế em mong các thầy cô hướng dẫn và các cô chú trong phòng kế toán công ty góp ý để đề tài của em hoàn thiện hơn.
Em cũng chân thành cảm ơn các cô chú anh chị trong công ty Hữu Phúc đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài, cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Kim Hương đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành đề tài này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Lý thuyết kiểm toán. Tác giả GS, TS Nguyễn Quang Quynh. Đại học kinh tế Quốc Dân.
- Kiểm toán Tài chính. Tác giả GS, TS Nguyễn Quang Quynh. Đại học kinh tế Quốc Dân.
- Kiểm toán căn bản. Tác giả Thạc Sĩ Nguyễn Thị Hồng Minh.
- Báo cáo tài chính chứng từ và sổ kế toán. Nhà Xuất Bản Tài chính.
- Phân tích hoạt động kinh doanh. Tác giả Thạc Sĩ Phạm Rin.
- Quản trị Doanh Nghiệp, Nhà Xuất Bản Thống Kê.
- Tổ chức quản lý và tiếp thị bán hàng, Nhà Xuất Bản Lao Động.
- Ngoài ra còn thu thập thêm một số thông tin khác như: Internet, Đài Truyền Hình VN, Báo Kinh Tế Sài Gòn, Báo Tuổi Trẻ,…
MỤC LỤC
Phần một: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ
TRONG DOANH NGHIỆP...2
I. Khái niệm, sự cần thiết và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp ...2
1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ...2
1.1Kiểm soát nội bộ theo quan điểm của Liên Đoàn kế toán quốc tế...2
1.2 Kiểm soát nội bộ theo quan điểm của AICPA...3
1.3 Kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO...3
1.4 Kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam...5
2. Mục tiêu của hệ thống KSNB...5
3. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB...6
4. Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh...7
5. Nguyên tắc xây dựng hệ thống KSNB...7
II. Chức năng, nhiệm vụ và các yếu tố cấu thành HTKSNB...8
1. Chức năng và nhiệm vụ của HTKSNB ...8
2. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB...8
2.2. Hệ thống kế toán ...12
2.3 Các thủ tục kiểm soát...14
III. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ...16
IV. Kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ trong doanh nghiệp...17
1. Khái quát về quá trình tiêu thụ...17
1.1 Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu tiêu thụ ...17
1.1.1 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu...17
1.1.2 Đo lường doanh thu tiêu thụ...18
1.2 Phương thức tiêu thụ và phương thức thanh toán...18
1.2.1 Phương thức tiêu thụ...18
1.2.2 Phương thức thanh toán...19
2. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ...20
2.1 Tổ chức chứng từ...20
2.1.1 Đối với phương thức bán buôn...20
2.1.2 Đối với phương thức bán lẻ...20
3.2.2 Tổ chức tài khoản kế toán...22
3.2.3 Các báo cáo kế toán trong quá trình tiêu thụ...24
3. Kiểm soát nội bộ trong quá trình tiêu thụ...24
3.1 Mục tiêu kiểm soát...24
3.2 Các rủi ro thường xảy ra trong quá trình tiêu thụ ...25
3.3 Các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tiêu thụ...25
3.3.1 Sổ sách và chứng từ...25
3.3.3 Phân chia trách nhiệm...26
4. Quy trình kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại các doanh nghiệp ...27
4.1Mục tiêu kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ...27
4.2Các biện pháp kiểm soát nội bộ...27
4.2.2Nhận đơn đặt hàng của người mua...28
4.2.3Xét duyệt bán hàng...28
4.2.4Chuyển giao hàng...28
4.2.5Ghi nhận doanh thu...29
Phần hai: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUÁ TRÌNH TIÊN THỤ TẠI CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC...31
A. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC...31
I. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty...31
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Hữu Phúc...31
2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty...31
II. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Hữu Phúc...32
1. Thị trường, thị phần và khả năng cạnh tranh...32
2.Tình hình hoạt động kinh doanh...33
III. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý...34
1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý...34
2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận...35
IV. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán...36
1. Tổ chức bộ máy kế toán...36
2. Hình thức Sổ kế toán áp dụng tại công ty...38
B. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC...39
I. Các phương thức tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu Phúc...39
1. Đặc điểm sản phẩm và tổ chức tiêu thụ tại công ty của công ty TNHH Hữu Phúc...39
2. Phương thức tiêu thụ...41
II. Các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hữu Phúc....42
1 . Môi trường kiểm soát...42
2 . Tổ chức thông tin kế toán tiêu thụ tại công ty...43
1.1. Tổ chức chứng từ...43
1.2. Các tài khoản và sổ sách sử dụng...47
1.3 Tổ chức báo cáo tiêu thụ ...50
III. Kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu Phúc...52
1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ về tiêu thụ...52
2. Các rủi ro thường xảy ra trong quá trình tiêu thụ hàng hoá của công ty ...53
3. Kiểm soát nội bộ về doanh thu tiêu thụ...53
3.2 Các thủ tục kiểm soát...54
3.3 Quy trình kiểm soát nội bộ doanh thu bán hàng...55
4. Kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu...56
4.1 Chính sách chiết khấu bán hàng của công ty hiện nay...56
Khoản chiết khấu doanh thu theo vùng chỉ áp dụng cho các nhà phân phối ở những vùng thị trường được công ty qui định( Danh sách các nhà phân phối do Giám đốc công ty duyệt)...57
4.2 Theo dõi hàng đổi bù và hàng bán bị trả lại...60
5. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán chịu...62
5.1 Quản lý khách nợ...62
5.2 Chế độ tín dụng của công ty...62
5.4 Tổ chức công tác thu hồi nợ:...63
5.5 Xử lý các khoản thu khó đòi...63
Phần ba: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC...65
I. Những ưu và tồn tại của kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu Phúc...65
1. Ưu điểm...65
2. Những vấn đề còn tồn tại trong kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu Phúc...66
II. Những ý kiến hoàn thiện kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu Phúc...69
1. Hệ thống lại việc nhận yêu cầu đặt hàng...69
2. Phân định rõ ràng trách nhiệm đối với hoá đơn, chứng từ bán hàng ...70
3. Hoàn thiện công tác hạch toán hàng đổi bù và khắc phục sự chồng chéo trong công tác hạch toán doanh thu và công nợ...71
4. Áp dụng những chính sách tín dụng hợp lý và tổ chức tốt công tác thu hồi công nợ. 73 5. Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ...75
5.1. Xác định mục tiêu kiểm soát...75
5.2. Đo lường kết quả kiểm soát tiêu thụ...75
5.3. So sánh và phân tích...76