1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ về tiêu thụ
Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong quá trình tiêu thụ trong công ty nhằm đạt được những mục tiêu sau đây:
- Mọi nghiệp vụ bán hàng đều có căn cứ hợp lý - Hàng bán vận chuyển đến khách hàng là có thật - Mọi nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ
- Hàng hoá được bán thuộc sở hữu của đơn vị
- Hàng đã vận chuyển và có hoá đơn ghi giá bán được thoả thuận - Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại thích hợp
- Các nghiệp vụ ghi vào sổ tổng hợp, chi tiết thích hợp và khớp đúng các số cộng - Các nghiệp vụ bán hàng, kể cả bán chịu được cho phép đúng đắn
Một hệ thống kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ phải đạt được một mục tiêu rất quan trọng là phải quản lý được các khoản phải thu, đảm bảo chắc chắn các khoản phải thu đều được ghi nhận khi nó phát sinh và các khoản phải thu ở khách hàng là có thật.
2. Các rủi ro thường xảy ra trong quá trình tiêu thụ hàng hoá của công ty
- Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán.
- Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng.
- Xuất hàng khi chưa cho phép của các cấp phê duyệt
- Xuất không đúng số lượng hoặc chủng loại hàng hoá mà khách hàng yêu cầu. - Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng yêu cầu của lô hàng.
- Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán. - Ghi sai khách hàng thanh toán .
- Không nộp tiền thu của khách hàng thanh toán.
- Mất mát trong quá trình vận chuyển hàng đi bán theo phương thức chuyển hàng. Để có thể kiểm soát được những rủi ro này, cần có các hoạt động kiểm soát thích hợp đó là phân chia trách nhiệm trong quá trình xử lý nghiệp vụ và qui định về thủ tục xử lý nghiệp vụ cho phù hợp.
3. Kiểm soát nội bộ về doanh thu tiêu thụ
3.1 Yêu cầu kiểm soát
a. Cơ sở của việc kiểm soát.
Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với doanh thu trước hết được thực hiện đối với toàn bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm tại công ty, sau đó là quá trình nhập liệu các chứng từ này vào máy tính và các sổ sách, báo cáo chi tiết và tổng hợp về doanh thu của công ty.
b. Yêu cầu kiểm soát.
Mục tiêu của kiểm soát doanh thu là đảm bảo doanh thu phát sinh từ quá trình tiêu thụ sản phẩm trong kỳ là chính xác không xảy ra các trường hợp doanh thu tháng này để kỳ sau hạch toán và ngược lại, theo dõi đúng doanh thu chi tiết của từng khách hàng, từng sản phẩm. Từ đó lãnh đạo công ty mới có cái nhìn tổng quát đến cụ thể tình hình tiêu thụ của đơn vị trong kỳ như thế nào, sản hẩm nào đang được khách hàng ưa chuộng, sản phẩm nào có xu hướng chựng lại …Khi đã có được các thông
tin chính xác thì các quyết định được đưa ra cũng sẽ phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
3.2 Các thủ tục kiểm soát
Chu trình chứng từ :
Khi có yêu cầu từ khách hàng (đặt hàng), nhân viên bán hàng căn cứ vào số lượng tồn kho thực tế của các sản phẩm để xem xét có thể chấp nhận bán hàng theo yêu cầu của khách hàng hay không, nếu số lượng hàng tồn phù hợp với đặt hàng của khách hàng thì sẽ chấp nhận đặt hàng. Tiếp đó nhân viên phòng bán hàng sẽ viết lệnh xuất kho, khách hàng cầm lệnh này xuất kho của công ty để nhận hàng. Sau đó nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn bán hàng theo số lượng mà khách hàng đã thực nhận. Hoá đơn bán hàng sau đó được chuyển cho phòng kế toán để tổ chức hạch toán doanh thu và khoản phải thu khách hàng.
Các thủ tục kiểm soát đối với các chứng từ hàng tiêu thụ và hạch toán doanh thu: Quá trình hạch toán :
Hoá đơn sau khi nhận về được kế toán tiêu thụ phân loại theo khách hàng, và theo vùng để tiện cho việc hạch toán và kiểm tra. Kế toán công nợ sẽ ghi sổ chi tiết công nợ. Ở công ty mặc dù đã áp dụng phần mềm vào công tác hạch toán nhưng kế toán công nợ vẫn thực hiện ghi thủ công sổ chi tiết công nợ, kế toán công nợ cho rằng việc ghi chép bằng tay nhằm để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu công nợ vào cuối kỳ. Mặt khác, ở công ty có các chế độ ưu đãi và chế độ thưởng cho khách hàng theo doanh thu tháng cho nên kế toán công nợ thực hiện ghi chép thủ công như vậy để tiện theo dõi và kiểm tra việc thanh toán các chế độ cho khách hàng.
Kiểm soát đối với nhập liệu chứng từ :
Hiện nay, các máy tính tại phòng kế toán và phòng bán hàng đã nối mạng với nhau, khoảng vài ngày một lần kế toán tiêu thụ tiến hành sao chép các Hoá đơn bán hàng tại máy tính của phòng bán hàng vào máy tính của phòng kế toán và lưu trữ lại. Ở phòng bán hàng và phòng kế toán sử dụng bộ mã sản phẩm khác nhau, và một số sản phẩm có tên gọi không thống nhất giữa phòng bán hàng và phòng kế toán. Do vậy trong quá trình sao chép, cập nhật dữ liệu từ phòng bán hàng thì các bộ mã về sản phẩm phòng bán hàng sử dụng sẽ tự động chuyển qua bộ mã sản phẩm và tên của sản phẩm được sử dụng tại phòng kế toán. Hoá đơn khi nhận về được kế toán tiêu thụ tiến hành kiểm tra đối chiếu từng hoá đơn một với hoá đơn được cập nhật vào chương trình. Tuy nhiên, trong quá trình sao chép cập nhật dữ liệu một số mã sản phẩm không tự động chuyển đổi được do vậy trong quá trình kiểm tra hoá đơn, kế toán tiến hành sửa những hoá đơn không tự động chuyển đổi được, sau đó những hoá
đơn đã kiểm tra và sửa sẽ được lưu lại. Lúc này thì số liệu được tự động cập nhật vào các sổ chi tiết công nợ, và vào các tài khoản và các báo cáo liên quan trong phần mềm.
Xác định doanh thu tại công ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Doanh thu sản phẩm tiêu thụ là tổng giá trị sản phẩm bán ra của công ty, doanh thu được xác định bằng tích của giá chưa thế của sản phẩm với số lượng sản phẩm bán ra, chính là dòng tổng cộng tiền hàng trên Hoá đơn GTGT.
Doanh thu sản phẩm tiêu thụ tại công ty được tập hợp bên có của tài khoản 5111, khoảng vài ngày khi số lượng các nghiệp vụ tương đối nhiều kế toán bắt đầu thực hiện cập nhật các hoá đơn GTGT từ phòng bán hàng, sau đó sẽ tiến hành kiểm tra Hoá đơn, khi thực hiện lưu hoá đơn đã được kiểm tra thì doanh thu sẽ được tập hợp vào TK 5111.
3.3 Quy trình kiểm soát nội bộ doanh thu bán hàng
Để việc theo dõi doanh thu được chính xác, cuối kỳ kế toán sẽ tiền hành kiểm tra tổng thể toàn bộ hoá đơn bán hàng xem hoá đơn nào chưa được chỉnh sửa, số hoá đơn nào đã được sao chép, cập nhật nhưng chưa có liên lưu tại phòng kế toán.
- Đầu tiên kế toán tiêu thụ phải sang phòng bán hàng kiểm tra lại có tồn tại hoá đơn gốc đó không? Công việc này được tiến hành rất thận trọng vì liên quan đến sự xác thực của doanh thu tiêu thụ trong kỳ cũng như trách nhiệm bảo quản hoá đơn. Trường hợp này có thể xảy ra do một trong những lý do sau đây:
+ Thứ nhất, là hoá đơn đã được lập nhưng chưa chuyển một liên qua phòng kế toán.
+ Thứ hai là hoá đơn đã bị hủy nhưng phòng bán hàng chưa kịp xoá trên chương trình máy tính nên phần mềm kế toán vẫn vập nhật.
+ Thứ ba là do quá trình luân chuyển hoá đơn đã làm cho hoá đơn bị thất lạc, trường hợp này rất khó xác định được trách nhiệm của các bên về vệc làm thất lạc hoá đơn.
- Tiếp đến, kế toán tiến hành đối chiếu sản lượng tiêu thụ với phòng bán hàng. - Sau khi đã đối chiếu sản lượng tiêu thụ kế toán tiêu thụ tiến hành đối chiếu với Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, số liệu bên phòng bán hàng thì được đối chiếu với các kho.
Qui trình đối chiếu ba bên như vậy bảo đảm số liệu của mỗi kỳ sau khi được đối chiếu là khá chính xác. Khi phát hiện có sự chênh lệch ở loại sản phẩm nào thì kế toán sử dụng Bảng kê hoá đơn bán hàng chi tiết theo từng sản phẩm để đối chiếu. Nếu phát nguyên nhân xảy ra chênh lệch thì tiến hành chỉnh sửa nếu nguyên nhân là
do quá trình nhập liệu hoá hoá đơn. Nguyên nhân có thể do trong quá trình kiểm tra hoá đơn kế toán đã nhập sai mã sản phẩm. nếu nguyên nhân không xuất phát từ việc nhập liệu thì nhân viên chuyển cho phòng bán hàng xem xét và xử lý.
Công việc kiểm tra đối chiếu cuối kỳ xem ra khá phức tạp vì công ty có đặc tính của nhiều loại sản phẩm tương tự nhau, bên cạnh đó tên gọi của nhiều sản phẩm không đồng nhất giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán nên trong quá trình nhập liệu có thể dẫn tới nhiều sai sót.
4. Kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu là những khoản làm giảm lợi ích của công ty, do vậy kiểm soát chặt chẽ các khoản giảm trừ doanh thu cũng sẽ xác định được chính xác doanh thu tiêu thụ trong kỳ, đồng thời kiểm soát được ảnh hưởng của các chính sách tiêu thụ mà công ty đã đề ra đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm.
4.1 Chính sách chiết khấu bán hàng của công ty hiện nay
Quá trình tiêu thụ xảy ra khi có sự hài hoà lợi ích của khách hàng và lợi ích của công ty. Hoạt động tiêu thụ càng phát triển khi lợi ích của cả hai bên đạt được ngày càng cao. Do vậy, để khuyến khích khách hàng tiêu dùng sản phẩm thì công ty không thể không đưa ra các chính sách tiêu thụ nhằm chia sẻ thêm lợi ích cho khách hàng và để cạnh tranh với các công ty khác trên thị trường.
Hiện nay các khách hàng thường xuyên của công ty là các đại lý ký hợp đồng phân phối các loại sản phẩm của công ty. Đối với các đại lý này công ty có chính sách chiết khấu.
- Hoa hồng đại lý: Đối với các đại lý cung cấp sản phẩm của công ty được hưởng mức hoa hồng đại lý như sau: Các đại lý phân phối sản phẩm sữa thì được hưởng 3% trên doanh thu, sản phẩm giấy thì được hưởng 2% trên doanh thu. Khoản hoa hồng đại lý này được đã được giảm trên giá bán cho khách hàng.
- Chế độ bán hàng:
+ Chiết khấu theo doanh thu:
Căn cứ vào doanh thu thực tế đạt được trong các kỳ trước, vùng thị trường mà nhà phân phối đang hoạt động cũng như chính sách phát triển thị trường, công ty sẽ qui định các tỷ lệ chiết khấu mà từng nhà phân phối cụ thể sẽ được hưởng.
Cụ thể sau đây sẽ là qui định về chế độ bán hàng năm 2007 đối với nhà phân phối:
Căn cứ vào Doanh thu thực tế đạt được trong tháng, Nhà phân phối sẽ được hưởng chiết khấu cụ thể như sau:
STT Doanh thu thực tế ( Triệu đồng/ tháng ) Tỷ lệ chiết khấu ( %/ doanh thu thực tế ) 1 D.thu thực tế <200 1,85 2 200<=D.thu thực tế <300 2,20 3 300<=D.thu thực tế <400 2,40 4 400<=D.thu thực tế <500 2,60 5 500<=D.thu thực tế <600 2,80 6 D.thu thực tế >=600 3,00
+ Chiết khấu theo doanh thu đạt được theo kế hoạch quý:
Căn cứ vào doanh thu thực tế đạt được theo Quý so với doanh thu kế hoạch Quý, nhà phân phối sẽ được hưởng chiết khấu khi doanh thu thực tế (Quý /2007) >= Doanh thu kế hoạch (Quý /2006).
- Mức chiết khấu được hưởng là :0,6% D.thu thực tế (Quý/2007) + Doanh thu theo vùng
Khoản chiết khấu doanh thu theo vùng chỉ áp dụng cho các nhà phân phối ở những vùng thị trường được công ty qui định( Danh sách các nhà phân
phối do Giám đốc công ty duyệt)
Căn cứ vào mức doanh thu thực tế đạt được trong tháng, nhà phân phối sẽ được hưởng các mức chiết khấu cụ thể như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chiết khấu theo D.thu thực tế đạt được trong tháng:
STT Doanh thu thực tế ( Triệu đồng/ tháng ) Tỷ lệ chiết khấu ( %/ doanh thu thực tế ) 1 D.thu thực tế <200 1,50 2 200<=D.thu thực tế <300 1,60 3 300<=D.thu thực tế <400 1,70 4 400<=D.thu thực tế <500 1,80 5 500<=D.thu thực tế <600 2,00 6 D.thu thực tế >=600 2,10
Chiết khấu theo mức D.thu thực tế đạt được tại các khoảng thời gian qui định trong tháng:
ST T
Doanh thu tiêu thụ
Theo thời gian qui định trong tháng
Tỷ lệ chiết khấu
( %/ doanh thu thực tế )
1 Doanh thu thực tế đạt được từ ngày 01 đến ngày 10 0,6 2 Doanh thu thực tế đạt được từ ngày 11 đến ngày 20 0,4 3 Doanh thu thực tế đạt được từ ngày 21 đến cuối thàng 0,0
Liên quan đến các khoản chiết khấu bán hàng công ty cũng qui định rõ các khái niệm và cách xác định các khoản chiết khấu.
Doanh thu thực tế:
Là toàn bộ số tiền mà Nhà phân phối đã thanh toán cho công ty trong tháng đối với sản phẩm Sữa và giấy các loại( nếu thanh toán qua Ngân hàng thì phải thể hiện trên tài khoản của công ty trong tháng đó)
Doanh thu kế hoạch Quý:
Là mức doanh thu mà công ty giao cho nhà phân phối theo từng quý trong năm 2007 dựa trên cơ sở doanh thu thực tế đạt được trong năm 2006 có tính đến yếu tố tăng trưởng của năm 2007. Doanh thu kế hoạch Quý được thể hiện trong Bảng giao kế hoạch Doanh thu năm 2007 được ký kết hai bên. Doanh thu kế hoạch có thể được điều chỉnh theo từng quý để phù hợp với tình hình tiêu thụ thực tế.
Chỉ tiêu dư nợ cho phép:
- Là số dư nợ vào cuối tháng của từng Nhà phân phối được công ty quy định trên cơ sở tỷ lệ (%) so với tổng giá trị hàng nhận của nhà phân phối trong tháng đó.
- Giá trị nhận hàng trong tháng là tổng cộng tiền thanh toán của tất cả các hoá đơn nhận hàng từ ngày đầu tháng đến hết ngày cuối tháng đó mà công ty xuất cho Nhà phân phối đó.
- Chỉ tiêu dư nợ cho phép được thể hiện trong bảng giao kế hoạch Doanh thu năm 2007 đã ký kết giữa hai bên.
► Hình thức thanh toán các chế độ bán hàng:
+ Giá trị chiết khấu theo doanh thu và chiết khấu theo Doanh thu khu vực sẽ được công ty tổng hợp và thanh toán theo từng tháng.
+ Giá trị chiết khấu đạt Doanh thu kế hoạch Quý sẽ được công ty tổng hợp và thanh toán theo từng Quý.
+ Công ty sẽ thanh toán các chế độ chiết khấu trên cho các Nhà phân phối bằng cách giảm trừ vào đơn giá bán sản phẩm hoặc qui đổi ra sản phẩm.(Giá qui đổi là giá chuẩn tại công ty)
► Cách tính các chỉ tiêu chiết khấu bán hàng:
Doanh thu thực tế trong tháng của nhà phân phối dùng để tính các chỉ tiêu chiết khấu bán hàng là số tiền mà nhà phân phối thanh toán cho các khoản sau:
+ Số dư theo qui định ( nếu có ) của tháng trước chuyển sang.
Do đó, nếu doanh thu thực tế trong tháng của nhà phân phối bao gồm cả phần thanh toán cho số dư nợ vượt quá qui định cả tháng trước chuyển sang thì việc giải quyết các chỉ tiêu chiết khấu cho phần Dư nợ vượt này được qui định như sau:
(1) Đối với chỉ tiêu chiết khấu theo Doanh thu và Doanh thu theo vùng: